Информационные системы в экономике

 

Итак, план счетов однозначно определяет структуру учетной информации, накапливаемой программой в результате обработки каждой введенной в  программу бухгалтерской проводки.

 

Программа хранит на бухгалтерских  счетах накопленную информацию не только по состоянию на дату последней введенной  информации, но и сохраняет промежуточные  итоги в виде начального и конечного  сальдо, а также оборотов за каждый месяц всего периода учета, по отдельным счетам включая аналитические  объекты. Кроме того, все введенные  проводки в хронологическом порядке  регистрируются в журнале проводок. Накопленная за определенный учетный период информация может быть представлена бухгалтеру для оценки и анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют и объектов аналитики посредством определенного набора стандартных отчетов, таких как «Анализ счета», «Оборотно-сальдовая ведомость», «Главная книга» и др. Стандартные отчеты могут быть сформированы на любой диапазон дат и в любой момент времени

 

Обобщение учетной информации в целях предоставления сведений о результатах деятельности предприятия  различным заинтересованным лицам  осуществляется посредством формирования регламентированных отчетов. По содержанию регламентированные отчеты – это Баланс, Отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств, Декларация об НДС и другие налоговые и статистические отчеты, предоставляемые различным фондам. Работа с регламентированными отчетами аналогична работе со стандартными отчетами, поскольку также осуществляется путем вызова диалоговой формы настройки параметров. Все отчеты заполняются автоматически на основе анализа и дополнительной обработки накопленной учетной информации. Кроме того, существует возможность прямо из отчета выходить на документы и операции, участвующие в формировании любой отчетной суммы и в случае необходимости, исправлять допущенные на этапе ввода ошибки. Важно также и то, что программа дополнительно поддерживает режим «ручного» заполнения и редактирования сумм в отчетах.

 

Мы рассмотрели в общем, технологические аспекты реализации процедуры бухгалтерского учета. А  если говорить про уровень автоматизации  отдельных этапов указанного процесса, то наиболее тяжелым в этом смысле является этап введения хозяйственных  операций. Сложность заключается  в том, что наравне с широким  спектром объектов учета существует огромное количество схем движения этих объектов.

 

Тем не менее, программа позволяет  вводить проводки любой хозяйственной  операции с помощью диалогового  окна «Операция». С другой стороны, эта форма ориентирована только на ручной ввод проводок, что значительно  снижает уровень автоматизации.

 

Всего программа включает 38 видов различных документов, которые  позволяют автоматизировать огромное количество бухгалтерских процедур Следует отметить, что «Документы» формируют проводки не только для целей бухгалтерского учета, но и налогового тоже. Для этого в программе предусмотрено использование дополнительных (внутренних) внебалансовых счетов. Например все суммы валовых доходов и расходов накапливаются на счетах «ВД» и «ВР» соответственно. А суммы балансовой стоимости основных средств – на счетах «ОС1», «ОС2» и «ОС3» соответственно для первой, второй и третьей групп. В дальнейшем программа имеет возможность обращаться к остаткам на счете соответствующей группы основных средств для расчета суммы амортизации и внесения этой суммы на валовые расходы.

 

Таким образом, учетно-аналитические  возможности программы определяются составом и функциональным наполнением  таких средств, как «План счетов», «Документы», «Справочники», «Журналы», «Отчеты». Совокупность этих средств  объединено названием «Конфигурация». Поскольку 1С: ориентирована на широкое  поле пользователей, то ее конфигурация отражает только общие (типовые) технологические  схемы учета и не учитывает  специфики отдельных предприятий. С учетом всего вышеперечисленного такую конфигурацию называют типовой. Для многих предприятий Типовая  конфигурация может быть принята без каких либо существенных изменений или служить базой для реализации своих собственных моделей учета. Как именно вносятся изменения в конфигурацию? Для этого предусмотрено специальный режим работы – Конфигуратор. Запустив программу в этом режиме, пользователь получает возможность не только вносить изменения в уже существующие средства конфигурации (изменить состав проводок, которые формируются документом, добавить новую колонку в любом журнале, заменить параметры счета в Плане счетов), но и создавать новые документы, справочники, журналы, отчеты и т.д. Также для каждого работника, который работает с программой, можно установить пароль и определить список средств, которые будут доступны для работы. Ради справедливости следует отметить, что внесение серьезных изменений в конфигурацию требует некоторых навыков и знаний в области в области макропрограммирования на встроенном языке 1С. С другой стороны в комплект поставки программы входит набор технической документации, который довольно детально описывает как процедуры конфигурирования, так и встроенный язык программирования

 

 

Глава 4.Состав и характеристика нормативно-справочной информации.

 

Значительное место в  БД автоматизированной системы учета  занимает нормативно-справочная информация (НСИ). Нормативную информацию составляет совокупность норм, нормативов, цен, расценок, тарифов, процентных ставок и других величин, вычисленных до начала формирования бухгалтерской информации в процессе технической подготовки производства, ценообразования и т.д.

 

Состав показателей НСИ  охватывает натуральные, абсолютные и  относительные данные.

 

Специфика информации об объектах учета диктует необходимость  группировки НСИ по этим объектам (НСИ для учета основных средств, учета производственных запасов  и т.д.), причем каждая из характеристик  объекта также имеет свои отличительные  черты и должна, по возможности, иметь  единообразное представление.

 

По назначению НСИ используются для:

 

1.    идентификации  единиц информации;

 

2.    информационно-поисковых  целей;

 

3.    формирования  характеристик объектов учета;

 

4.    обеспечения  информационных взаимосвязей и  расчетов.

 

В зависимости от назначения НСИ группируются в различные  информационные совокупности:

 

·       по структуре  построения НСИ может быть представлена в виде списка, таблицы или в линейном виде;

 

·       по сфере  применения различается универсальная и специальная НСИ;

 

·       по источнику  формирования НСИ делится на первичную  и производную.

 

Универсальная НСИ пригодна для использования в нескольких автоматизированных информационных системах. В более узком смысле (с точки зрения бухгалтерского учета, контроля и аудита) универсальная НСИ обслуживает функционирование всех учетных задач.

 

Специальная НСИ участвует в решении конкретных задач или определенного комплекса задач. К специальной НСИ относятся локальные классификаторы и словари.

 

К первичной НСИ относятся данные учетного и нормативного характера. Производная НСИ формируется в результате преобразования первичной НСИ.

 

Первичную и производную  НСИ, используемую без какой-либо предварительной  доработки, в пределах бухгалтерского учета называют базовой НСИ.

 

Необходимо, чтобы вся  НСИ, формируемая другими автоматизированными  системами, для решения учетных  задач представлялась в готовом  к потреблению виде, не требующем  какого-либо преобразования, т.е. она  должна быть базовой НСИ.

 

В системе НСИ выделяются следующее виды данных: классификаторы, справочники, таблицы соответствия, словари.

 

Классификаторы информации — это систематизированные перечни  наименований и кодовых обозначений  классифицируемых объектов. Для НСИ  объектами классификации могут  быть различные элементы данных, сгруппированные  по определенным признакам.

 

Общегосударственные классификаторы должны создаваться для решения  задач по различным функциям управления. Данные классификаторы разделяют на три вида:

 

1) общая для всех информационных  систем информация, описывающая  различные ресурсы предприятия, - это классификатор единиц измерения,  кодов предприятий и т.д.;

 

2) классификаторы, содержащие  уникальную для различных информационных  систем информацию, отражающую характеристику  ресурсов, - классификаторы основных  средств, материальных ценностей,  трудовых, денежных ресурсов;

 

3) классификаторы, используемые  только в пределах учета, контроля, анализа и аудита, - это классификаторы  синтетических счетов, субсчетов  и кодов аналитического учета,  хозяйственных операций и т.д.  Перечень основных классификаторов  НСИ, используемых при автоматизации  учета, контроля, анализа и аудита, приведен в таблице 1.

Таблица 1. Перечень основных классификаторов НСИ, используемых при автоматизации учета, контроля, анализа и аудита

 

Наименование

 

Система кодирования

 

Классификатор календарных  месяцев

 

Код двузначный, соответствует  порядковому номеру месяца

 

Классификатор календарных  лет

 

№ ед. четырехзначный, соответствует порядковому номеру года

 

Классификатор календарных  кварталов

 

Кодовое обозначение соответствует  порядковым номерам кварталов

 

Классификатор структурных  подразделений

 

Кодовое обозначение пятизначное 1 знак — номер предприятия, последующие  два знака - номер высшего структурного подразделения, последние два знака  соответствуют низшим звеньям управления

 

Классификатор учетных номенклатур

 

Кодовое обозначение семизначное  два знака — синтетический  счет, один знак — субсчет, четыре знака  — код аналитического учета

 

Классификатор профессий  рабочих

 

Кодовый словарь разрабатывается  в соответствии с тарифно-квалификационным справочником работ и профессий  рабочих

 

Классификатор видов оплат  и удержаний

 

Классификатор разрабатывается  на предприятии на основании введенных форм и видов оплат и удержаний

 

Классификатор типовых хозяйственных  операций

 

Классификатор разрабатывается  на основании анализа хозяйственных  операции и соответствующих им бухгалтерских  проводок

 

Классификатор номенклатура-ценник готовой продукции, выполненных  работ и услуг

 

Классификатор разрабатывается  на предприятии самостоятельно

 

Классификатор экономических  элементов

 

Классификатор разрабатывается  самостоятельно Структура классификатора наименование элемента и его код

 

Классификатор статей калькуляции

 

 

 

Классификатор разрабатывается  с учетом специфики учета затрат на производство и имеет следующую  структуру наименование статьи и  ее код Код калькуляции состоит из двух знаков первый знак позволяет получить затраты в целом по статье, второй знак дает возможность дифференцировать затраты по их видам в разрезе подстатей

 

Классификатор групп основных средств

 

Классификатор разрабатывается  в соответствии с требованиями и  группировками, принятыми при составлении  годового отчета, форма N 3

 

Классификатор инвентарных  номеров

 

 

 

Классификатор разрабатывается  на основании имеющихся основных средств с присвоением инвентарных номеров Инвентарные номера присваиваются по порядково-серийной системе кодирования

 

Классификатор норм амортизационных  отчислений

 

Классификатор разрабатывается  согласно существующих норм амортизационных отчислений

 

Классификатор поставщиков, подрядчиков

 

Классификатор разрабатывается  предприятием самостоятельно на основании имеющихся на предприятии расчетов со сторонними организациями

 

Классификатор хозяйственных  операций

 

Классификатор разрабатывается  на основании анализа проведенных  по учету хозяйственных операций

 

 

 

Справочник представляет собой сборник справок, т.е. фрагментальных сведений, получаемых по запросу.

 

Справочники служат для описания объектов учета, установления взаимосвязи  информации посредством идентификации  сходных признаков, для распечатки в выходных документах постоянных реквизитов.

 

По содержанию и сфере  применения могут быть разнообразные  справочники. Они могут содержать  описание возможных значений объектов, субъектов, процессов и их отдельных  свойств.

 

Справочники, подобно классификаторам, могут быть как общего, так и  локального назначения. Перечень справочников, используемых в автоматизированной системе учета, контроля, анализа  и аудита, приведен в таблице 2.