Информационные технологии и автоматизация управления современным предприятием

   "Минус" у этого пути такой: придется адаптировать сложившуюся структуру управления предприятием под требования АСУП. Справедливости ради нужно отметить, что часто автоматизированные системы внедряются именно для изменения системы управления. Это в основном касается АСУП, которые поддерживают уже ставшие стандартными в международной практике методики управления ресурсами предприятия: бюджетирование, планирование потребностей в производственных ресурсах, управление проектами и т. д.

Только в том  случае, если найти подходящее готовое  ПО не удалось, стоит рассматривать  вариант его разработки по индивидуальным требованиям предприятия. Очевидное  преимущество такого способа — предприятие  получит ИС, которая полностью  соответствует сложившейся системе  управления.

   Но здесь существует обратная сторона медали:

• стоимость индивидуальной разработки может превысить стоимость аналогичной тиражируемой программы;
• предприятие попадает в зависимость от разработчиков, и если они перестанут сопровождать программу, то, возможно, потребуется приобрести другую.

   Поэтому при выборе поставщика ПО очень важно оценить его финансовую стабильность и прочность положения на рынке.

АСУП, которая одинаково  хорошо подходит и малому торговому  предприятию, и международной финансово-промышленной группе, еще не создана. Поэтому при  выборе системы следует определить, какие именно АСУП максимально соответствуют  масштабам и специфике вашего предприятия. Выбор нужно производить  среди систем одного или близких  классов.

Риски.                                                                                                                    Кроме стандартных рисков, присущих всем реализуемым проектам (большим и маленьким), внедрение АСУП характеризуется следующими "местными" особенностями:

• отсутствие четких целей проекта;
• отсутствие этапов предварительного изучения и планирования;
• высокая зависимость от внутренней структуры организации Заказчика и от лояльности персонала в частности;
• неслаженная работа участников проекта.

   Все эти риски вызваны как отсутствием системного подхода к разработке таких проектов со стороны заказчика, так и несформировавшейся инфраструктурой рынка. Свести же влияние рисков к минимуму позволяет применение методов управления проектами.

Управление  проектом.

   Нередко Заказчик ожидает, что АСУП сама внедрится и заработает на предприятии, но основной "особенностью" проектов является то, что ими нужно управлять.

   Управление проектом — это деятельность, направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях времени, денежных средств (и других ресурсов), а также качества конечных результатов проекта (документированных, например, в техническом задании).

   Жизненный цикл проекта внедрения АСУП включает четыре стандартные фазы.

   Важной чертой управления проектами является точное определение и формулирование целей, от стратегических до самых мелких и частных задач. Сам проект можно рассматривать как последовательное достижение тщательно выбранных целей, пока, наконец, не достигнута конечная.

Эпилог

   Учитывая особенности проектов внедрения информационных систем в, необходимо сосредоточить внимание на следующих моментах:

• обязательно осуществлять проект по инициативе сверху;
• правильно определять цель проекта;
• проводить предпроектную подготовку;
• создавать команду проекта;
• осуществлять функции управления проектом на всех этапах.

   Все это хоть и не гарантирует успеха проекта, но максимально повышает его вероятность

2.2. Проблемы и задачи при внедрении АСУ.

   Внедрение системы автоматизации управления, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

   Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении систем управления и рекомендации по их решению:

• отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
• необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;
• необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;
• сопротивление сотрудников предприятия;
• временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;
• необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

Ниже эти пункты описаны  подробнее:

   Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии. Наверное, этот пункт является наиболее значимым и сложным. На первый взгляд, его тема перекликается с содержанием второго пункта, посвященного реорганизации структуры предприятия. Однако на самом деле, он является более глобальным и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты. Дело в том, что большинство руководителей управляют своим предприятием, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.

   Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы бюджетирования, если само бюджетирование не поставлено на предприятии должным образом, как определенный последовательный процесс.

   К сожалению, на настоящий момент до конца не сложился национальный подход к менеджменту. В данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента (которая во многом не является адекватной существующей ситуации) и советско-российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции.

   Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления оказался удачным - максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно Вы планируете автоматизировать. В большинстве случаев, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации. Однако нужно не ошибиться в выборе консультантов.

   Необходимость в частичной реорганизации структуры и деятельности предприятия. Прежде чем приступать к внедрению системы автоматизации на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов.

   Необходимость в изменении технологии работы с информацией и принципов ведения бизнеса. Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Во-первых, одними из самых  важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета  и финансового контроля. Теперь каждое функциональное подразделение может  быть определено как центр финансового  учета с соответствующим уровнем  финансовой ответственности его  руководителя. Это в свою очередь  повышает ответственность каждого  из таких руководителей и предоставляет  в руки высших менеджеров эффективный  инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

   При наличии информационной системы руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде «с листа» при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил. Такой подход в принципе имеет право на жизнь и при наличии информационной системы, однако часто он негативно отражается на объективности менеджмента.

   Внедрение системы автоматизации вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается автоматически на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс, лишь контролируют и при необходимости вносят изменения в позиции построенных системой документов. Не стоит полагать, что работать при наличии автоматизированной системы управления станет проще. Наоборот, существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает конкурентоспособность и рентабельность предприятия в целом, а все это требует большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Возможно, что существующая производственная база не будет справляться с новым потоком заказов, и в нее тоже нужно будет вносить организационные и технологические реформы, которые впоследствии положительно скажутся на процветании предприятия.

   Сопротивление сотрудников предприятия. При внедрении корпоративных информационных систем в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это вызвано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом (например, кладовщику, проработавшему 30 лет с бумажной картотекой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер), опасение потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнь существенно увеличивающейся ответственности за свои действия. Руководители предприятия, принявшие решение автоматизировать свой бизнес, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение информационной системы и вести разъяснительную работу с кадрами.

   Временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении системы. На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится вести дела как в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием. В таких случаях руководителю предприятия помимо ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками необходимо:

• повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;
• принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.

   Формирование квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, руководителя группы. Внедрение большинства крупных систем автоматизации управления производится по следующей технологии: на предприятии формируется небольшая (3-6 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению. Применение подобной технологии вызвано двумя факторами: во-первых, тем, что предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатации системы, а во-вторых, обучение своих сотрудников и их использование всегда существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения.                                                         Все вышеперечисленные задачи, возникающие в процессе построения информационной системы, и методы их решения являются наиболее распространенными и, естественно, каждое предприятие имеет свою уникальную организационную специфику, и при внедрении могут возникать различные нюансы, которые требуют дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения