Информационные технологии в экономике компании «КОНЦЕРН»

Рабочие пространства можно представить себе как тома, разделяющие Livelink на области. В любой организации часть информации является публично доступной, часть информации доступна внутри команды, а часть конфиденциальна. Рабочие пространства – это основные функциональные разделения, предназначенные для хранения и организации информации в зависимости от целевой аудитории. Три основных рабочих пространства Livelink – это Рабочее пространство предприятия (Enterprise Workspace), Мое рабочее пространство (My Workspace), Рабочее пространство проекта (Project Workspace). Каждое рабочее пространство имеет уникальные средства и характеристики, но их поведение, способы навигации в них и внешний вид в общих чертах одинаковы.

Рабочее пространство предприятия  представляет собой «римский форум» в Livelink. Оно используется для хранения информации и объектов, предназначенных для всех пользователей организации. Обычно в рабочем пространстве предприятия нет ограничений на просмотр информации, однако только определенная группа пользователей имеет права на добавление, удаление или модификацию находящихся здесь объектов.

У каждого пользователя в Livelink есть личное хранилище внутри Livelink, называемое Мое рабочее пространство. Здесь  у пользователей есть абсолютно  все права.

Проект уникален тем, что он добавляется в систему Livelink как объект, а функционирует как рабочее пространство. Каждый добавленный в Livelink проект получает собственное рабочее пространство, доступное только для пользователей, назначенных для участия в этом проекте.

Контейнеры – это объекты, приводящие информацию хранящуюся в Livelink к систематизированному виду. Наиболее часто используемый тип контейнера – каталог, что обусловлено тем, что каталог может хранить объекты практически всех типов. Прочие контейнеры, такие как дискуссии или составные документы, имеют возможность хранить ограниченный набор типов объектов. Различные контейнеры обладают различными характеристиками и функциональностью.

Типы объектов Livelink

Livelink расширяет возможности по  организации и управлению знаниями  посредством наличия множества различных типов рабочих объектов. Информация, которую необходимо поместить в Livelink может приходить в различных видах, поэтому различные типы объектов поддерживают различные виды информации. Большинство типов объектов, такие как Документы или Новости, представляют определенные виды информации. Прочие объекты – это контейнеры, ссылки на объекты и шаблоны объектов.

В зависимости от перечня факторов, таких как права, привилегии, дополнительные модули или дополнительные разработки, сделанные администратором системы, типы объектов, доступных для пользователя, в различных местах Livelink (или во всей системе Livelink) могут различаться.

 

Таблица 1

Объекты - контейнеры

Иконка	Название	Описание
	Каталог (Folder)	Контейнер для хранения других объектов. Каталоги могут хранить практически все другие типы объектов. Каталог внутри каталога называется подкаталог.
	Составной документ (Compound Document)	Контейнер для хранения множества  документов (например, глав книги) последовательным образом. Составные документы могут хранить только документы, ярлыки, генерации и другие составные документы.
	Новостной канал (Channel)	Контейнер для хранения и публикации новостей.
	Проект (Project)	Рабочая среда для команды, члены  которой взаимодействуют для  выполнения общей цели.
	Дискуссия (Discussion)	Контейнер для хранения тем и  ответов, с помощью которых пользователи обмениваются информацией по определенному  вопросу.
	Список задач (Task List)	Контейнер, хранящий и организующий работу с задачами
	Группа задач (Task Group)	Контейнер внутри списка задач, призванный организовывать большие группы связанных  задач.
	Категория (Category)	Контейнер для хранения и структурирования атрибутов.

 

Таблица 2

Объекты - ссылки

Иконка	Название	Описание
	Ярлык (Shortcut)	Ссылка на объект внутри Livelink
	URL	Ссылка на внешнюю Веб страницу. URL можно использовать также как  ссылку на объект Livelink, однако для этой цели предпочтительнее использовать ярлык.
	Генерация (Generation)	Ссылка на определенную версию объекта (обычно не последнюю)
	Релиз (Release)	Особый вид версии для составных  документов. Релиз – это доступный  только для чтения «снимок» составного документа (со всем его содержимым) на определенный момент времени.
	Ревизия (Revision)	Особый вид версии для составных документов. Ревизия - это доступный только для чтения «снимок» составного документа (со всем его содержимым) на определенный момент времени. Ревизия подобна релизу. Отличие заключается в том, что ревизия призвана сохранять более мелкие изменения в составном документе, когда нет надобности делать новый релиз.

 

 

Таблица 3

Основные объекты

Иконка	Название	Описание
	Документ (Document)	Документ – это неопределенный тип. По умолчанию Livelink распознает многие типы файлов, включая файлы Microsoft Word, Microsoft Excel, HTML документы.
	Текстовый документ (Text Document)	Простой текстовый документ
	Новость (News)	Новость, добавленная в новостной  канал, показываемая проигрывателем новостей. Новость состоит из заголовка  и содержания.
	Тема (Topic)	Начало линии дискуссии
	Ответ (Reply)	Продолжение линии дискуссии
	Задача (Task)	Рабочее поручение для пользователя или группы
	Промежуточный этап (Milestone)	Маркер, призванный ассоциировать  задачу с этапом проекта или временной  вехой.
	Маршрут (Workflow)	Графическое представление структурированного рабочего процесса.
	Опросник (Poll)	Объект, позволяющий пользователям  голосовать по предложенной теме.
	LiveReport	Прямой запрос к БД, собирающий статистическую и другую информацию о БД и объектах в ней.
	Запрос на поиск (Search Query)	Сохраненные критерии поиска, с помощью которых можно повторно запустить тот же поиск.
	Снимок (Snapshot)	Сохраненные результаты поиска. Воспроизведение  снимка повторно не запускает тот  же поиск.
	Версия (Version)	Предыдущая версия документа, карты  маршрута или другого, поддерживающего версии объекта Livelink.

 

Таблица 4

Объекты - шаблоны

Иконка	Название	Описание
	Шаблон проекта (Project Template)	Объект, содержащий предопределенную иерархию объектов и содержимое, которое  вы можете использовать как основу при создании новых проектов.

 

В заключении соберем воедино  основные возможности Livelink:

1. Управление документооборотом предприятия
2. Автоматизация бизнес-процессов
3. Организация проектной документации
4. Быстрый поиск документов
5. Гибкая отчетность
6. Самая основная возможность системы: интеграция с другими системами компании (SAP)

2. SAP R/3 - конфигурируемая система

Самый краткий обзор функций системы SAP R/3 показывает ее способность решать основные задачи, стоящие перед компанией. SAP SAP R/3 - конфигурируемая система, поэтому, компания работает с индивидуальной версией, настроенной именно под ее параметры. Показателем технического уровня системы может служить способ ее настройки. Чем шире возможности конфигурирования и настройки системы без необходимости ее переписывания, тем выше технический уровень данной системы.

Система SAP R/3 состоит из набора прикладных модулей, которые поддерживают различные  бизнес-процессы компании и интегрированы  между собой в масштабе реального  времени.

• Финансы (FI). Модуль предназначен для организации основной бухгалтерской отчетности, отчетности по дебиторам, кредиторам и вспомогательной бухгалтерии. Он включает в себя: Главную книгу, Бухгалтерию дебиторов, Бухгалтерию кредиторов, Финансовое управление, Специальный регистр, Консолидацию и Информационную систему учета и отчетности.
• Контроллинг (CO). Модуль обеспечивает учет затрат и прибыли предприятия и включает в себя: Учет затрат по местам их возникновения (центры затрат), Учет затрат по заказам, Учет затрат по проектам, Калькуляцию затрат, Контроль прибыльности (результатов), Контроль мест возникновения прибыли (центров прибыли), Учет выработки, Контроллинг деятельности предприятия.
• Управление основными средствами (AM). Модуль предназначен для учета основных средств и управления ими. Ключевые элементы модуля: Техническое управление основными средствами, Техобслуживание и ремонт оборудования, Контроллинг инвестиций и продажа активов, Традиционный бухучет основных средств, Замена основных средств и амортизация, Управление инвестициями.
• Управление проектами (PS). Прикладной модуль PS поддерживает планирование, управление и мониторинг долгосрочных проектов с высоким уровнем сложности. Ключевые элементы прикладного модуля PS: Контроль финансовых средств и ресурсов, Контроль качества, Управление временными данными, Информационная система управления проектами, Общие модули.
• Управление материальными потоками (MM). Модуль поддерживает функции снабжения и управления запасами, используемые в различных хозяйственных операциях. Ключевые элементы: Закупка материалов, Управление запасами, Управление складами, Контроль счетов, Оценка запасов материала, Аттестация поставщика, Обработка работ и услуг, Информационная система закупок и информационная система управления запасами.
• Сбыт (SD). Модуль решает задачи распределения, продаж, поставок и выставления счетов. Ключевые элементы: Предпродажная поддержка, Обработка запросов, Обработка предложений, Обработка заказов, Обработка поставок, Выставление счетов (фактурирование), Информационная система сбыта.
• Управление качеством (QM). Этот модуль включает в себя информационную систему и систему управления качеством. Он обеспечивает поддержку планирования качества, проверку и контроль качества при производстве и закупках. Ключевые элементы: Проверка качества, Планирование качества, Информационная система контроля качества (QMIS).
• Техобслуживание и ремонт оборудования (PM). Модуль помогает учитывать затраты и планировать ресурсы на техобслуживание и ремонт. Ключевые элементы: Незапланированный ремонт, Управление сервисом, Планово-профилактический ремонт, Ведение спецификаций, Информационная система техобслуживания и ремонта.
• Управление персоналом (HR). Полностью интегрированная система для планирования и управления работой персонала. Ключевые элементы: Администрирование персонала, Расчет зарплаты, Управление временными данными, Расчет командировочных расходов, Льготы, Набор новых сотрудников, Планирование и повышение квалификации персонала, Использование рабочей силы, Управление семинарами, Организационный менеджмент, Информационная система персонала.
• Управление информационными потоками (WF). Эта часть системы связывает интегрированные прикладные модули с общими для всех приложений технологиями, сервисными средствами и инструментами. Управление потоком операций (workflow) автоматизирует хозяйственные процессы в соответствии с заранее определенными процедурами и правилами. Модуль включает многофункциональную офисную систему с встроенной электронной почтой, систему управления документами, универсальный классификатор и систему интеграции с САПР. Когда происходит определенное событие, запускается соответствующий процесс, и диспетчер потока операций инициирует единицу потока операций (Workflow Item). Данные и документы объединяются и обрабатываются на каждом шаге в соответствии с определенной логикой.

3. Microsoft Office

Офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др.

Microsoft Office содержит:

• Microsoft Office Word – Текстовый процессор, предназначенный для работы с документами (текстами), позволяющий компоновать, форматировать, редактировать тексты при создании пользователем документа. Включает в себя дополнительные функции по работе с блоками текста и объектами.
• Microsoft Office Excel - Электронные таблицы (табличные процессоры) – пакет программ, предназначенный для обработки табличным образом организованных данных. Пользователь имеет возможность с помощью средств пакета осуществлять разнообразные вычисления, строить графики, управлять форматом ввода-вывода данных, компоновать данные, проводить аналитические исследования и т. п.
• Microsoft Office Outlooc – персональный коммуникатор. В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга. Поддерживается совместная сетевая работа.
• Microsoft Office PowerPoint – приложение для подготовки презентаций
• Microsoft Office Access – приложение для управления базами данных.
• Microsoft Office InfoPath – приложение сбора данных и управления ими упрощает процесс сбора сведений.
• Microsoft Office Communicator — предназначен для организации всестороннего общения между людьми. Microsoft Office Communicator 2007 обеспечивает возможность общения посредством простого обмена мгновенными сообщениями, а также проведения голосовой и видео-беседы.

3. Адресная схема взаимодействия блоков диаграммы

На примере таблицы 5 рассмотрим описание документа оборота для блока А4.1.1.3.2.4, с учетом того, что часть документов поступает в блок на обработку  из внешнего источника и уходит в него же. Тогда за внешний источник, для составления маршрута примем понятие external.

Маршрут прописан следующим образом: буквы C/I/O – обозначают тип входных и выходных документов, в скобках указывается сам маршрут от источника к получателю.

Таблица 5

Наименование документа	Периодичность	Адрес	Количество экземпляров
Руководства / Инструкции	1 раз в квартал	C (A10- А4.1.1.3.2.4)	1
Циркуляры	1-5 раз в месяц	C (A10- А4.1.1.3.2.4)	1
Приказы	1 раз в квартал	C (А4.1.1- А4.1.1.3.2.4)	1
Поручения	ежедневно	I (А4.1.1 - А4.1.1.3.2.4) I (А4.1.1.3 - А4.1.1.3.2.4)	1   1
Запрос предложения у поставщика	2-3 раза в месяц	O (А4.1.1.3.2.4 - external)	1
Предложение от поставщика	2-3 раза в месяц	I (external - А4.1.1.3.2.4)	1
Анализ предложениям	2-3 раза в месяц	O (А4.1.1.3.2.4 - А4.1.1)	1
Договор на оказание услуг (на согласование)	1 раз в месяц	I (external - А4.1.1.3.2.4)	1
Договор на оказание услуг (на согласование )	1 раз в месяц	O (А4.1.1.3.2.4- А4.1.4.2)	1
Договор на оказание услуг (подписание)	1 раз в месяц	O(А4.1.4.2 - А4.1.1)	2
Договор на оказание услуг (для передачи поставщику)	1 раз в месяц	I (А4.1.1 - А4.1.1.3.2.4)	2
Счет на оплату *	2 раза в неделю	I (А4.1.4.2-А5.2)	1
Запрос технической информации для сертификации	1 раз в день	О (А4.1.1.3.2.4-А4.1.1.3.2.n)	1
Запрос логистической  информации для сертификации	1 раз в день	О (А4.1.1.3.2.4-А4.1.4.1)	1
Счет-фактура, Акт выполненных работ	по факту выполнения работ	I (external - А4.1.1.3.2.4)	2
Счет-фактура, Акт выполненных работ	по факту выполнения работ	O (А4.1.1.3.2.4- А4.1.4.2)	2
Счет-фактура, Акт выполненных работ	2 раза в неделю	O (А4.1.4.2 - А6.7)	1
Акт сверки (для передачи поставщику)	1 раз в квартал	O(А4.1.4.2- А4.1.1.3.2.4)	2
Анализ работы по сертификации оборудования	1 раз в 2 недели	О (А4.1.1.3.2.4- А4.1.1.3)	1
Анализ работы по аттестации оборудования	1 раз в 2 недели	О (А4.1.1.3.2.4- А4.1.1.3)	1
Анализ затрат по работам	1 раз в месяц	О (А4.1.1.3.2.4- А4.1.4)	1