Організація і методика внутрішньогосподарського контролю проведення інвентаризацій запасів, грошей та інших цінностей та реалізації їх

- разові інвентаризації, як правило є річними і проводяться  зазвичай перед складанням фінансової  звітності в листопаді - грудні  поточного року. Вони є суцільними  та повними. 

За характером проведення й рядом питань, що вирішуються  інвентаризації бувають:

- планові інвентаризації  проводяться в чітко встановлені  у відповідності з розробленим  планом, затвердженим керівником  підприємства;

- необхідні інвентаризації  здійснюються у випадках, час  настання яких неможливо передбачити.  Такі інвентаризації обов'язкові, оскільки необхідність їх проведення  викликана об'єктивними причинами  та регламентується нормативно  правовими актами;

- контрольна інвентаризація  повинна проводитися після закінчення  попередньої, з метою перевірки  сумлінності дій членів інвентаризаційної  комісії та перевірки попередніх  результатів проведення інвентаризації.

За охопленням матеріально  відповідальних осіб інвентаризації бувають:

- індивідуальні інвентаризації - це перевірка певного виду  майна у однієї матеріально  відповідальної особи або бригади;

- наскрізна інвентаризація - охоплює перевіркою конкретні  види майна у всіх матеріально  відповідальних осіб даного підприємства. Різновидом наскрізних інвентаризацій є їх одночасне проведення у місцях зберігання майна (склад) і в процесі реалізації (в торгівельному залі).

За способом проведення інвентаризації поділяють:

- суцільні інвентаризації - передбачають перевірку всіх  без винятку цінностей, що знаходяться  в під звіті тієї чи іншої  матерівльно відповідальної особи;

- несуцільна інвентаризація - охоплює перевіркою лише деякі цінності у певної матеріально відповідальної особи. Таку інвентаризацію порівняно легко організувати у будь - який час без припинення роботи підприємства. На практиці проведення несуцільних інвентаризацій є найбільш доцільним в міжінвениаризаційний період за об'єктами, де облік ведеться в натурально - вартісному виразі.

За суб'єктом, що призначив  інвентаризацію поділяють:

- ординарні інвентаризації, що проводяться за ініціативою  власника для прийняття управлінських  рішень виробничого характеру,  а також для перевірки адекватності  даних бухгалтерського обліку;

- неординарні інвентаризації, що проводяться за ініціативою  зовнішніх органів контролю і  можуть здійснюватись при проведенні  аудуторської перевірки, в процесі ревізії, а також за ініціативою інших зовнішніх суб'єктів.

За способом обстеження елементів  об'єктів виділяють:

- вибіркові;

- основного масиву - це  перевірка в процесі інвентаризації  переважної частини елементів  об'єкту інвентаризації (більше 51%);

- монографічним способом  слід інвентаризувати найбільш  дефіцитні види виробничих ресурсів, що користуються підвищеним попитом,  а також тих, що тривалий  час зберігаються на складах  без руху.

Але iнвентаризація сьогодні – це не лише теоритичне підгрунття бухгалтерського обліку і господарського контролю, але й організаційна форма, яка використовується для виявлення та оцінки фактичного стану майнової бази, підвищення ефективності використання ресурсів, контролю за роботою матеріально відповідальних осіб, а також виявлення між його фактичною наявністю і даними обліку, виявлення винних в цьому осіб.

Інвентаризація забезпечує дотримання таких вимог до балансу  та звітності як правильність і реальність. Проведення інвентаризації дає можливість отримати інформацію, без якої такі елементи методу бухгалтерського обліку,як баланс та звітність втрачають функцію  способу пізнання дійсності. Лише результати проведення інвентаризації дозволяють виявити помилки при здійснені  подвійного відображення господарських  операцій, окремих фактів життя на бухгалтерських рахунках. [2]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ПРОВЕДЕННЯ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ

 

Порядок і строки проведення інвентаризації на підприємствах і  в організаціях всіх форм власності  регламентуються Інструкцією з  інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України  від 11 серпня 1994 р. № 69. [3]

Інвентаризація проводиться  як правило на перше число місяця. Це полегшує наступне порівняння її результатів  з показниками обліку. Якщо інвентаризація окремих цінностей не може бути закінчена  за один день, її можна починати до і  закінчувати після першого числа, а дані інвентаризації коригувати станом на перше число.

Для проведення інвентаризаційної  роботи на підприємствах, розпорядчим  документом їх керівника створюються  постійно діючі інвентаризаційні комісії  у складі керівника структурних  підрозділів, головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником.

На підприємствах де через  великі обсяги робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечено однією комісією, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях збереження та виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюються  робочі інвентаризаційні комісії у  складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених  працівників, які добре знають об'єкт  інвентаризації, ціни та первинний  облік.

Робочі інвентаризаційні комісії очолюються представником  керівника підприємства, що призначив  інвентаризацію. Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної  комісії у тих самих матеріально - відповідальних осіб , одного й того ж працівника два роки підряд.

До складу інвентаризаційної  комісії доцільно включати фахівців добре обізнаних в складській справі, інженерно-технічних працівників, здатних дати оцінку технічного стану  засобів; економістів, бухгалтерів; спеціалістів з маркетингу. Комісію очолює керівник підприємства або його заступник.

Наказ вручається голові інвентаризаційної  комісії перед початком інвентаризації або від'їздом до місця її проведення. Разом з ним видається пломбіратор або інші технічні засоби.

Перед проведенням інвентаризації керівник збирає інвентаризаційну комісію  і проводить інструктаж з наступних  питань:

– ознайомлення з виданим наказом, метою, завданнями, способами інвентаризації;

– висвітлення загальних правил і специфічних особливостей в методиці інвентаризації певних об'єктів;

– уточнення об'єктів, які підлягають інвентаризації;

– забезпечення бланками описів, канцтоварами, вимірювальними приладами склад комісії;

– ознайомлення з правилами оформлення інвентаризаційних описів;

– пояснення порядку прийняття заходів у випадку необхідності проведення повторної інвентаризації;

– висвітлення обов'язків, прав і відповідальності кожного члена інвентаризаційної комісії.

До початку проведення інвентаризації матеріально відповідальні  особи в присутності комісії  складають звіт про останні проведені  операції відображають їх у регістрах  обліку і разом з описом документів під розписку здають до бухгалтерії. Це дозволяє розмежовувати документи, що відносяться до моменту проведення інвентаризації та після її проведення, що має важливе значення для правильного  визначення облікових даних та виведення  результатів інвентаризації. Складений  матеріально відповідальною особою звіт та додані первинні документи  детально перевіряють члени комісії.

Інвентаризація повинна  проводитись в присутності всіх членів комісії та матеріально відповідальних осіб. При колективній матеріальній відповідальності – з обов'язковою участю бригадира

В приміщенні де проводиться  інвентаризація сторонні особи не допускаються. Інвентаризаційна комісія зобов'язана:

– опломбувати всі місця зберігання активів, де є окремі чи додаткові входи та виходи;

– припинити операції щодо руху майна на складі;

– отримати та перевірити звіти матеріально відповідальних осіб з доданими до них виправдовуючи ми документами. Для цього матеріально відповідальній особі пропонується рознести в книгу складського обліку всі прибуткові та видаткові документи, з виведенням залишків на момент інвентаризації;

– взяти у матеріально відповідальних осіб розписку;

– організувати необхідну підготовку майна до інвентаризації;

– перевірити правильність ваговимірювальних приладів.

Інвентаризація повинна  проводитись так, щоб все майно  було відображене в інвентаризаційних  описах так, щоб виключалася можливість пред'явлення одних і тих же активів повторно.

Інвентаризація матеріальних цінностей проводиться за місцем зберігання та окремо за матеріально  відповідальними особами. Матеріальні  запаси при інвентаризації записуються  за окремим найменуванням із зазначенням  номенклатурного номера, виду, групи, сорту і кількості

На виявлені при інвентаризації непридатні або зіпсовані матеріальні  цінності додатково складають акти, в яких вказуються причини, ступінь  і характер псування матеріальних цінностей, а також винні особи, які допустили  їх псування.

На виявлені при інвентаризації непридатні або зіпсовані матеріальні  цінності додатково складають акти, в яких вказуються причини, ступінь  і характер псування матеріальних цінностей, а також винні особи, які допустили їх псування.

Початок інвентаризації вважається час пред'явлення матеріально  відповідальною особою комісії всіх виправдовуючи документів складання  звіту опечатування і отримування  розписки про повноту пред'явлення  документів.

Важливе місце в проведені інвентаризації, займають принципи інвентаризації, які визначають її організацію та техніку здійснення, прийоми встановлення кількісної та якісної характеристики майна, його оцінку, місце інвентаризації в управлінському та обліковому процесах, а також в забезпеченні зберігання власності. Дотримання принципів інвентаризації знаходиться в тісному взаємозв'язку з методикою її проведення. В практичній діяльності недооцінюють вагомість правильного проведення інвентаризації та дотримання її принципів. Принципи інвентаризації визначають порядок її організації і техніку здійснення, прийоми встановлення кількісної і якісної характеристики майна і його оцінку, місце інвентаризації в управлінському та обліковому процесах, а також в забезпеченні зберігання власності .

При проведенні інвентаризації дотримуються наступних принципів:

1) раптовість – передбачає неочікуваність для матеріально відповідальних осіб перевірки їх дій з обліку і зберігання цінностей, що знаходяться в їх підзвіті;

2) зіставленість – полягає в тому, що одиниці виміру, які застосовуються в обліку, повинні збігатись з одиницями виміру, що вказані в інвентаризаційних документах як за способом обчислення, так і за системою розрахунків;

3) плановість – реалізується на підприємстві через систему внутрішньогосподарського планування кількості, видів і строків проведення інвентаризацій;

4) своєчасність – полягає у своєчасному проведенні, яке не дозволяє приховати недостачу та надає змогу попередити порушення за умови, що вони носять частковий і незначний характер, попереджає виникнення матеріального збитку;

5) точність – передбачає достовірне відображення фактичної наявності майна, його кількісних та якісних характеристик;

6) об'єктивність – полягає у виявленні причин та умов, які спричиняють господарські порушення, недостачі або лишки;

7) безперервність – полягає у тому, що інвентаризація повинна проводитись активно і безперервно, до повного встановлення фактичної наявності об'єкту перевірки, отримання результатів інвентаризації та прийняття відповідних рішень;

8) повнота охоплення об'єктів  – передбачає суцільну перевірку об'єкту інвентаризації. Дотримання є обов'язковим при проведенні повних і часткових інвентаризацій, коли виявляється стан та наявність майна, яке належить підприємству;

9) ефективність – передбачає, що кожна інвентаризація повинна закінчуватися прийняттям рішень і рекомендацій, загальним виявленням недоліків та впровадженням передового досвіду;

10) оперативність – полягає в необхідності проведення інвентаризації і оперативному веденні її результатів;

11) економічність – полягає в необхідності організації інвентаризації так, щоб витрати на її проведення були мінімальні та її проведення не створювало б перешкод для процесів виробництва та реалізації;

12) гласність – дотримання даного принципу ставить діяльність інвентаризаційної комісії під безпосередній контроль колективу підприємства;

13) юридичного значення  результатів інвентаризації передбачає  суворе дотримання положень, що  дозволяють відображати результати  інвентаризації в бухгалтерському  обліку;

14) виховного впливу – своєчасно і правильно проведені інвентаризації сприяють вихованню і підвищенню у матеріально відповідальних осіб почуття відповідальності за збереження довіреного їм майна;