Отчет по практике в Минском облпотребсоюзе

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Структура документооборота и особенности ведения делопроизводства в Минском облпотребсоюзе

Документооборот в организации — это движение документации с момента ее создания (получения) вплоть до завершения работы над ней (отправления). Документооборот является важным звеном делопроизводства. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее оптимальному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Функциональное назначение документооборота учреждения - обеспечить надлежащую эффективность работы с документами.

Система делопроизводства Минского облпотребсоюза характеризуется, прежде всего, строгой вертикальной направленностью, т.е. все документы, поступающие в организацию, после регистрации направляются на доклад к руководителю (организацией потоков документов занимается сектор по контролю и делопроизводству). После рассмотрения документа руководитель накладывает резолюцию, в которой указывает ответственного исполнителя. Далее документ попадает к ответственному исполнителю, который либо исполняет документ, либо направляет его на исполнение своим подчиненным, и таким образом, обрастая резолюциями, двигается вглубь к основанию иерархии. Перед тем как отправить документ ответственному исполнителю, он ставится на контроль в секторе по контролю и делопроизводству. Таким образом, третье лицо – делопроизводитель – всегда знает, у кого находится документ на исполнении и когда он должен быть исполнен. После того, как документ исполняется, он совершает обратный путь снизу на самый верх, где и докладывается об его исполнении.

Таким образом, работу с  документами можно представить в виде структурной схемы, изображенной на рисунке 1. При этом отделом-исполнителем может являться любой отдел согласно организационной структуре облпотребсоюза.

 

 

 

 

 

 

 

  

Рисунок 1 - Структурная  схема документооборота

Различают потоки входящих, исходящих и внутренних документов.

Первая группа включает всю документацию, поступающую на имя фирмы: распоряжения и приказы  от вышестоящих инстанций, решения  суда, письма от налоговой инспекции, деловую корреспонденцию, коммерческие предложения, обращения граждан. Работа с входящими документами в организации включает следующие этапы: прием, регистрацию, рассмотрение, резолюцию, постановку на контроль, доставку исполнителям, передачу на архивное хранение (рисунок 2).

Рисунок 2 - Бизнес-процесс  работы с входящими документами

Ко второй группе относится  документация, отправляемая от имени организации: доклады об исполнении приказов, иски, кассации, деловая почта, ответы на запросы и жалобы. Работа с исходящими документами в организации включает следующие этапы: подготовка, согласование, утверждение, регистрация и отправка исходящих документов (рисунок 3).

Рисунок 3 - Бизнес-процесс  работы с исходящими документами

Следует отметить, что  объёмы входящих и исходящих документов очень велики, т.к. в деятельности облпотребсоюза задействованы его многочисленные внешние связи. К ним относятся:

• Белкоопсоюз;
• Минский областной исполнительный комитет;
• районные потребительские общества;
• унитарные предприятия;
• контролирующие структуры (налоговые службы, Комитет государственного контроля, суды);
• банки;
• партнёры;
• поставщики;
• средства массовой информации и прочие.

В третью группу включается документация, не выходящая за пределы организации:

• распорядительная (приказы, распоряжения, решения, указания, постановления);
• финансово-бухгалтерская (главная книга, баланс, годовой отчет, акты ревизий и т. п.);
• организационно-правовая (устав, штатное расписание, должностная инструкция и т. п.);
• информационно-справочная (служебные, объяснительные и докладные записки, предложения, акты, протоколы, заявления и т. п.);
• документация по трудовым отношениям (трудовые контракты, личные дела, графики отпусков и т. п.);
• личные документы (расписки, автобиографии, доверенности и т. п.).

Эти документы последовательно проходят этапы: подготовка, согласование, утверждение, регистрация, исполнение, передача на архивное хранение.

Рисунок 4 - Бизнес-процесс  работы с внутренними документами

Таким образом, система документооборота облпотребсоюза охватывает бизнес-процессы следующих видов:

• Регистрация: документ попадает к делопроизводителю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью организации и отправки корреспонденту.
• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
• Исполнение: документ передается на исполнение всем сотрудникам по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из сотрудников может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
• Ознакомление: нужный документ рассылается всем сотрудникам по списку для ознакомления.
• Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.

При этом чёткая организация потоков документов осуществляется специалистами сектора по контролю и делопроизводству, которые в своей деятельности руководствуются:

• уставом потребительской кооперации;
• основными положениями ЕГСДОУ;
• правилами и указаниями Государственного архива Минской области по постановке документальной части делопроизводства;
• инструкциями по ведению делопроизводства, утвержденными Правлением Белкоопсоюза, Минского облисполкома;
• распорядительными материалами вышестоящих организаций и облпотребсоюза;
• сборником нормативных документов по «Организации работы с обращениями граждан» Администрации Президента Республики Беларусь;
• Положением о порядке работы с обращениями граждан в организациях, учреждениях и на предприятиях потребкооперации Республики Беларусь (Постановление Правления Белкоопсоюза от 23.12.1997г. № 20);
• должностными инструкциями.

Проведенный анализ показывает, что документооборот организации пассивно адаптирован к обслуживанию потребностей руководителей и специалистов. К тому же, документационное обеспечение управления в современных условиях характеризуется новыми тенденциями: формирование полноценного информационного ресурса организации, создание условий его хранения и использования в целях достижения релевантного документационного обеспечения процесса принятия управленческих решений, реализация информационных контактов. Это позволяет сделать вывод о необходимости совершенствования существующего документационного обеспечения управления путем внедрения в облпотребсоюзе системы электронного документооборота. Грамотное использование технико-технологических новшеств в итоге повысит оперативность работы организации, а так же повысит её управляемость, при этом ещё и снижая издержки.

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В ходе производственной информационно-управленческой практики были решены основные её задачи и, таким  образом достигнута главная цель, а именно: углублены теоретические  знания и приобретены необходимые знания о будущей профессиональной деятельности.

Проведенный анализ финансово-хозяйственной  деятельности Минского облпотребсоюза показал, что организация по результатам своей работы на протяжении последних лет работает рентабельно. Рост розничного товарооборота по Минскому облпотребсоюзу за истекшие пять лет составил 177,7% в сопоставимых ценах при плане 131,8%. На протяжении всех лет анализируемого периода выполнялись основные прогнозные показатели, утвержденные Правлением Белкоопсоюза. Увеличился коэффициент текущей ликвидности и, как следствие, улучшилась платежеспособность организаций, позволяющая производить закуп товаров у востребованных поставщиков, и тем самым улучшить качество обслуживания населения.

АИС Минского облпотребсоюза полностью технически обеспечена, т.е. каждое рабочее место оснащено ПК и организован доступ к оргтехнике. ЛВС облпотребсоюза организована с применением современных технологий и отвечает стандартам. Программное обеспечение АИС соответсвует задачам, которые выполняют специалисты. Информационное и организационно-методическое обеспечение организовано на надлежащем уровне.

Система делопроизводства Минского облпотребсоюза характеризуется, прежде всего, строгой вертикальной направленностью. Вобщем, документооборот организации пассивно адаптирован к обслуживанию потребностей руководителей и специалистов. Это позволяет сделать вывод о необходимости совершенствования существующего документационного обеспечения управления путем внедрения в облпотребсоюзе системы электронного документооборота (СЭД). СЭД предоставляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми сотрудниками, позволяет сократить время, требуемое на выполнение конкретных задач, исключить ошибки при подготовке отчётной документации, обеспечивает удобство в работе, рациональную организацию труда и снижение психологических и физиологических нагрузок. СЭД обеспечивает эффективное управление в организации, компетентность сотрудников, их солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.