Планирование, организация и контроль поставок

Как правило, системы управления запасами проектируются с учетом относительной  неизменности условий, на практике же возникают следующие случаи:

1)   изменение потребности в товарном запасе;

2)   изменение условий поставки;

3)   нарушение контракта поставщиком.

Для решения подобных задач создаются  комбинированные системы с возможностью саморегулирования. В каждой системе устанавливается определенная целевая функция, содержащая следующие элементы:

1)   затраты, связанные с организацией заказа и его реализацией, оплата всех услуг по доставке товаров на склад;

2)   затраты на хранение, которые включают:

а)    постоянные издержки (например, арендную плату);

б)    переменные издержки (зависят от уровня запасов);

в)    складские расходы;

г)    расходы на переработку товарных запасов;

д)    потери от порчи и т.д.;

3)   потери из-за дефицита. Эти потери возникают, когда снаб-женческо-сбытовая организация несет материальную ответственность за неудовлетворение потребителей и за отсутствие заказа.

 

 

 

3. Контроль поставок

 

Одной из значимых задач контроля поставок является контроль качества поставки, то есть учет количества рекламаций и брака. Контроль поставок включает в себя также отслеживание сроков поставки (количество ранних поставок или опозданий), отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки, а также контроль состояния запасов материальных ресурсов.

 

Входной контроль и размещение материальных ресурсов на складе

Важное значение имеют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества и количества товара.

 

1. Приемка продукции.

В первую очередь  необходимо удостовериться, что получен  товар: а) нужного качества; б) в нужном количестве; в) от своего поставщика; г) в обусловленное время; д) за оговоренную  цену.

В целях экономии времени, усилий и соответственно денег следует позаботиться о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемки товара были расположены как можно ближе друг к другу и недалеко от производственных помещений. Во избежание скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада, для экономии затрат труда на погрузочно-разгрузочных работах составьте график поставок, согласованный со всеми поставщиками. Предусмотрите при этом, чтобы основное сырье поставлялось в строго определенные дни, а другие виды материалов — по мере необходимости. Такие меры позволят, кроме того, не отрывать рабочих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта.

2. Документальное оформление поставок.

Для правильного  выполнения операций, связанных с поставками товаров, необходимо внимательно работать с документами, их отражающими.

Копия заказов должна быть направлена в подразделение-потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившего товара. При проверке используют и спецификации (описание товара). Уведомление об отгрузке направляет поставщик после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывается номер заказа и время поставки. Сопроводительное  письмо обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены для определенной фирмы.

Документ  доставщика применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. В этом документе указываются:

- название и адрес отправителя;

- описание продукции;

- количество мест;

- масса (вес) продукции;

- особенности транспортировки;

- название доставщика.

Подтверждение получения поставки используют для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета. В книге регистрации товаров указываются: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товаров.

Некоторые фирмы  не используют приведенные виды уведомлений о получении товара, а закладывают информацию в компьютер. Однако на случай недобросовестности поставщика необходимо проявить предусмотрительность и сохранить какие-то письменные документы. Не будет лишним в отдельном документе фиксировать брак и другие недостатки поставленного товара, так как это поможет отделу закупок принять необходимые меры.

 

3. Проверка качества и количества полученной продукции

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым  требованиям. Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:

- дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров;

-  остановка производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;

-   судебные иски;

- потеря доверия потребителей продукции фирмы из-за поставок недоброкачественных материалов (деталей, изделий).

Применяемые на практике меры по обеспечению качества принимаемых товаров могут быть классифицированы следующим образом (табл.).

 

 

Методы приемки  партий	Методы приемочного  контроля
А. Сплошной контроль Б. Выборочные методы: 1) приемочный выборочный контроль партий по качественным  признакам; 2) непрерывный выборочный контроль по качественным  признакам; 3)приемочный выборочный контроль по      качественным признакам с пропуском партий; 4) приемочный выборочный контроль по      качественным признакам; 5) ревизионный выборочный контроль	А. Апробация установленной поставщиком системы  методов и  операций по обеспечению качества Б. Апробация применяемой поставщиком методики контроля качества закупаемых товаров В. Учет и определение улучшения качества показателей  продукции данного поставщика Г. Сравнительная оценка качества продукции различных  поставщиков

 

Управление  запасами и контроль

Управление запасами предусматривает  организацию контроля за их фактическим состоянием. Необходимость организации службы контроля за состоянием запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса.

Контроль за состоянием запасов и формирование заказа может осуществляться периодически, по одной из представленных систем:

Система оперативного управления — через определенный промежуток времени принимается оперативное решение: «заказывать» или «не заказывать», если заказывать, то какое количество единиц товара.

Система равномерной  поставки — через равные промежутки времени заказывается постоянное количество единиц товара.

Система пополнения запаса до максимального уровня — через равные промежутки времени заказывается партия, объем которой, т.е. число единиц товара, равен разности установленного максимального уровня запасов и фактического уровня запасов на момент проверки. Размер заказа увеличивается на величину запаса, который будет реализован за период выполнения заказа.

На практике применяются различные  методы контроля, которые могут осуществляться непрерывно, либо через определенные периоды.

 

 

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся  системы контроля состояния запасов:

Система с фиксированным размером заказа при периодической проверке фактического уровня запаса (с пороговым уровнем запаса). Фактический уровень запасов проверяется через равные промежутки времени. Решение о заказе постоянного объема товара принимается при условии, что товарный запас на момент проверки оказывается меньше или равен установленному пороговому уровню товарных запасов. В противном случае принимается решение «не заказывать».

Период, через который предприятие  направляет заказ поставщику, не меняется.

Система с фиксированным размером заказов при непрерывной проверке фактического уровня запасов (с пороговым уровнем запаса). — В момент достижения запасов порогового значения заказывается партия постоянного объема.

Как только запас какого-либо товара достигает заранее определенного минимального значения, этот товар заказывается. При этом размер заказываемой партии все время один и тот же (система с фиксированным размером заказа).

В этой системе контроля состояния  запасов размер заказа на пополнение запаса является величиной постоянной. Интервалы времени, через которые производятся размещение заказа, в этом случае могут быть разные.

 

Вывод

 

Хозяйственные связи по закупкам материальных ресурсов являются составным элементом  работы предприятия, цель которого – удовлетворение потребностей производства в материальных ресурсах с максимально возможной экономической эффективностью. Формирование рациональных хозяйственных связей возможно только на основе анализа различных их видов при учете положительных и негативных моментов различных форм снабжения и выборе вариантов их эффективного взаимодействия.

Процесс налаживания поставки материалов от поставщика до потребителя должен предусматривать гибкую систему, способную оперативно реагировать на запросы производства связанные с изменения конъюнктуры рынка. При наличии конкурентной борьбы, предприниматели отслеживают положительные тенденции, происходящие на рынке. На изменения выпускаемой продукции могут влиять уменьшение или повышения покупательского спроса, требующего соответственно уменьшения или увеличения объемов производства, появления на рынке нового товара изготовленного из нового материала, улучшающего пользовательские свойства товара. Все это требует от предпринимателя принятия быстрых решений связанных с изменениями условий поставки сырья, материалов. Поэтому прежде чем устанавливать хозяйственные связи с поставщиками, необходимо изучить потенциал поставщика, ориентируясь на требования производства и возможные изменения условий поставки. На оптимизацию хозяйственных связей по закупкам материалов влияют не только внешние факторы (экономические, юридические, политические и другие), но и внутренние приоритеты, связанные с различным пониманием оптимальной деятельности и целями предприятия.

 

Список литературы:

1. В.А. Гончарук. Маркетинговое консультирование. М.: Изд-во "Дело", 1998.

2. Логистика: Учебник / Под ред.  Б.А. Аникина: 3-е изд., перераб.  и доп. - М.:   ИНФРА-М, 2002.

3. Управление проектами /Н.И. Ильин, И.Г. Лукманова, А.М. Немчин и др. /Под общ. ред. В.Д. Шапиро. СПб: "ДваТрИ", 1996. - 610 с.

4. Вахнин И.  ”Формирование    условий    и    заключение    договора поставки продукции”// Хозяйство и право, 1997 № 1

 

Ресурсы Интернета:

1. http://www.bizeducation.ru/library/log/indust/8/choice.htm

2. http://www.kgau.ru/distance/fub_03/eldeshtein/logistika/02_01.html#stadia-4,

Ельдештейн Ю.М. Логистика, электронный  учебно-методический комплекс

3. www.i-u.ru

4. www.leasingworld.ru