Проектирование процесса управления организацией на примере ДОУ №59 "Дружба"

 

Проанализируем влияние каждого  из внешних факторов на деятельность ДОУ №59 "Дружба"

Технологические факторы

Совершенствование средств связи (+)

Играет не мало важную роль в управлении, поэтому следует уделять большое  внимание ИУС (информационно управляющая  система).

Современное техническое оснащение (+)

Очень большое значение на предприятиях играет техническое оснащение. К  техническому оснащению мы относим  как компьютеризацию организации  в целом, современное кухонное оборудование, так современное световое, звуковое и музыкальное оборудование ведущих  мировых производителей. Развитие техники  происходит постоянно, она усовершенствуется, становится удобнее и качественнее. Техническое оснащение облегчает  труд и делает его более качественным, поэтому необходимо следить за новыми изобретениями. Этот фактор является одним  из самых важных для достижения цели.

Социальные факторы

Установки, жизненные ценности и  традиции (+)

Все люди разные у каждого есть своя религия, свои традиции, ценности. Если организация хочет процветать, то она должна учитывать все эти  факторы человеческой жизни.

Уровень образования рабочей силы (+)

В организации должны работать специалисты  и компетентные работники, уровень  образования должен соответствовать  выполняемой работе. В организацию, с вопросом о трудоустройстве, не всегда приходят работники готовые  к выполнению работы. Поэтому необходимо к вопросу трудоустройства подходить  с большим вниманием. Возможно обучение работника уже в стенах организации, если он еще не совсем готов к  работе.

 

3.2.2 Управленческое обследование  внутренних сильных и слабых  сторон организации

Проанализируем внутреннюю среду  ДОУ №59

Рассмотрим каждый из факторов внутренней среды.

Сфера	Факторы	Сильная сторона	Слабая сторона
кадры	Управленческий персонал (стиль управления, квалификация)	+
	Мораль и квалификация сотрудников.		-
	Совокупность выплат работникам в сравнении с аналогичным  показателем у конкурентов и  в целом по отрасли.	+
	Кадровая политика.		-
	Использование стимулов для  мотивирования выполнения работ.	+
	Текучесть кадров и прогулы.		-
	Опыт.	+
Организация общего управления	Организационная структура (четкость распределения в организации  прав и обязанностей).	+
	Престиж и имидж фирмы.	+
	Организационная культура.		-
Финансы	финансируется государством	+

Кадры

Управленческий персонал (+)

Высшее руководство использует демократический стиль управления, характеризующийся высокой степенью децентрализации полномочий, активным участием сотрудников в принятии решений, созданием таких условий, при которых выполнение служебных  обязанностей оказывается для них  привлекательно, а достижение при  этом успеха служит вознаграждением.

Менеджер высшего звена находится  на своем со дня открытия фирмы, поэтому  полностью в курсе всех дел  на предприятии, владеет информацией  и ситуацией.

Квалификация менеджеров среднего уровня управления позволяет им справляться  со своими обязанностями. Кроме того, менеджеры постоянно занимаются повышением своей квалификации.

Мораль и квалификация сотрудников (-)

Квалификация сотрудников полностью  соответствует текущим задачам. Все работники предприятия периодически повышают свой профессиональный уровень  на курсах повышения квалификации для  того, чтобы квалификация сотрудников  соответствовала новым задачам. Поведение работников соответствует  высоким моральным принципам, принятым в обществе. Это закон для тех, кто работает непосредственно с  людьми.

Совокупность выплат работникам в  сравнении с аналогичным показателем  у конкурентов и в целом  по отрасли ()

В соответствии с политикой оплаты труда на нашем предприятии, по сравнению  с другими организациями аналогичного профиля, совокупность выплат работникам несколько выше, чем у конкурентов. Заработная плата работникам индексируется  в соответствии с темпами инфляции, применяется целый ряд надбавок и доплат работникам (за выслугу  лет, высокий уровень квалификации и т.д., и т.п.), премий, социальных выплат, что позволяет сохранять  кадры и привлекать новых квалифицированных сотрудников. Следует также отметить, что данный показатель находится на уровне среднего по отрасли.

Кадровая политика (+;-)

Так как текучесть кадров довольно таки высокая, требуется высококвалифицированная  работа по удержанию кадров, наем дополнительных профессиональных кадров. Работникам предлагаются различные льготы: дополнительное обучение и повышение квалификации за счет предприятия, повышение занимаемой должности и многое другое.

Строгие требования к подбору кадров позволяют не только отобрать лучших специалистов, но и напомнить тем, кто уже работает, какие высокие  требования предъявляются к персоналу.

Использование стимулов для мотивирования  выполнения работ (+)

Стимул, мотив - внутренняя психологическая  причина, определяющая выбор направленности поведения, скрытая психологическая  пружина, которая тормозит или раскручивает поведение человека.

Менеджеры понимают, что благодаря  стимулированию сотрудники начинают работать на 110% и используют мотивирование  для достижения определенных целей. Организация - это организм и если он полностью здоров, то он легко  достигает свои поставленные цели.

Предприятие активно стимулирует  отличившихся работников и награждает их премиями, надбавками к з/пл. и  повышение з/пл, социальные выплаты. А также на собраниях при всех сотрудниках хвалят его и ставят всем в пример.

После чего данный сотрудник работает еще лучше, а остальные стремятся  его "догнать". Так должно быть в любом нормально функционирующем  предприятии, но происходит не всегда. Иногда сотрудник бывает, равнодушен к мотивации, а значит, его производительность нельзя повысить. От такого персонала  стараются "избавится" и на их место ищут целеустремленных людей.

Текучесть кадров и прогулы (+;-)

Как я уже говорил в сфере  обслуживания и общественного питания  текучесть кадров довольно таки высокая. С одной стороны это хорошо, с другой плохо.

Хорошо: Новые люди, а значит и  новые идеи, новые взгляды, новые  предложения. Плохо то, что новым  сотрудникам необходимо какое-то время  для адаптации на новом месте, для знакомства с будущими партнерами по месту работы, время для привыкания. Так как привыкание у всех длится по разному. Менеджеры стараются  помочь новым сотрудникам как  можно быстрее войти в калию.

Прогулы наказываются очень сильно, от обычного штрафа вплоть до увольнения. Я считаю это правильным, т.к. устраиваясь  на работу, ты должен работать, а не отдыхать.

Организация общего управления

Организационная структура (+) (четкость распределения в организации  прав и обязанностей).

В ДОУ №59 есть четкое распределение  прав и обязанностей. Каждый сотрудник  знает, что ему делать, как ему  делать для того, что бы учреждение процветало. Для этого вначале  сотрудников вводят в курс дела о  учреждении, его целях и задачах. Знакомят с правилами и обязанностями  и традициями. Инициатива не наказуема, а только поддерживается.

Менеджер высшего звена - осуществляет контроль функционирования учреждения, руководствуясь внешней средой в  целом.

Менеджер среднего звена, т.е. по персоналу, и набору дополнительных кадров, по финансовой части - осуществляют свою деятельность в пределах организации, во внутренней среде организации  и немного захватывают внешнюю  среду. Каждый в своей сфере. Менеджер по персоналу разрешает вопросы  по приему на работу и увольнению с  работы. А также по поводу наказания  или премирования отличившихся работников. Менеджер по финансовой части занимается расчетом всех средств проходящих на предприятии, а также занимается работой с поставщиками.

Менеджер низшего звена, т.е. администратор. Следит за работой персонала, разрешает  спорные вопросы и докладывает  о проделанной работе менеджеру  по персоналу.

3.3.3 Изучение стратегических альтернатив  и выбор стратегии

Стратегическое планирование - это  одна из функций управления, которая  представляет собой процесс выбора целей организации и путей  их достижения. Стратегическое планирование обеспечивает основу для всех управленческих решений, функции организации, мотивации  и контроля ориентированы на выработку  стратегических планов. Динамичный процесс  стратегического планирования является тем зонтиком, под которым укрываются все управленческие функции, не используя  преимущества стратегического планирования, организации в целом и отдельные  люди будут лишены четкого способа  оценки цели и направления корпоративного предприятия. Процесс стратегического  планирования обеспечивает основу для  управления членами организации. Проецируя  все выше написанное на реалии обстановки в нашей стране, можно отметить, что стратегическое планирование становится все более актуальным для российских предприятий, которые вступают в  жесткую конкуренцию как между  собой так и с иностранными корпорациями.

4. Организация взаимодействия  и полномочия

4.1 Построение структуры организации

Структура ДОУ №59 "Дружба" является линейно-функциональной, построенной  по региональному принципу. Выбор  данной функциональной структуры, основанной на региональном принципе, обусловлен, с одной стороны, четким разделением  всех полномочий в фирме, а, с другой стороны, приспособлением организации  к нуждам особых потребителей и к  особенностям различных региона. Региональная структура облегчает решение  проблем, связанных с местным  законодательством, обычаями и нуждами  потребителей, упрощает связь организации  с клиентами, а также связь  между членами организации. Как  и в любой организации, присутствуют определенная бюрократизация управления, характеризующая способ функционирования аппарата, обусловленный не личными  качествами сотрудников, а особенностями  положения в нем. В нашей организации  действуют принципы, обеспечивающие рациональность бюрократии и смягчающие ее отрицательные черты.

 

4.2 Делегирование полномочий

Рассмотрим распределение линейных полномочий.

Директор наделен полномочиями по выдаче премий, по постановке краткосрочных  задач, по постановке долгосрочных задач, по заключению договоров с поставщиками, по контролю за деятельностью предприятия, представляет интересы предприятия  в дирекции и перед администрацией города и подписывает договора о  приеме на работу.

Зав. Производством (шеф-повар) наделен  полномочиями по разработке меню, по приему на работу поваров, по контролю деятельности на кухне, по заказу продуктов для  блюд.

Бухгалтер наделен полномочиями по выдаче финансовых средств: заработная плата, премии, на закупку продуктов  и напитков, по вычислениям себестоимости  блюда и их наценки, по выплате  налогов и других выплат государству.

Все предоставляют полный отчет  о деятельности каждого отдела в  отдельности, а бухгалтер о достижения поставленных целях. В свою очередь  директор предоставляет полный отчет  генеральному директору.

На основе распорядительных (линейных и функциональных) полномочий формируются  схемы управления. Существуют следующие  схемы управления:

Ч Линейная схема формируется путем  развития взаимодействий между руководителями и подчиненными по горизонтали или  по горизонтали и по вертикали  одновременно.

Ч Линейно - штабная схема подразумевает  создание при линейном руководителе ему в помощь группы специалистов - так называемый штаб для получения  и анализа информации о внешней  и внутренней ситуации, подготовка проектов решений, содействие в принятии решений и др.

Ч Функциональная схема отражает распределение  функциональных полномочий, обладатели которых предписывают, как выполнять  те или иные задания.

Ч Линейно-функциональная схема связана  с рациональным разделением полномочий между линейными руководителями и работниками штаба, получившими  функциональные полномочия, связанные  с возможностью отдавать обязательные для исполнения распоряжения, регламентирующие содержательную сторону работы организации  по функциям.

4.3 Мотивация

Наиболее эффективной и наиболее полно учитывающей разнообразные  потребности людей, с точки зрения руководства ДОУ №59 "Дружба" является теория А. Маслоу. Менеджер, который  знает уровень потребностей своего подчиненного, может предвидеть, какой  тип потребностей будет доминировать у него в будущем, следовательно, может выбрать наиболее эффективный  мотиватор. При применении иерархии потребностей по Маслоу большая роль отводится интуиции, что и является лучшим объяснением ее популярности.

Соотношение различных мотивов, обуславливающих  поведение людей, образует его мотивационную  структуру. У каждого человека мотивационная  структура индивидуальна и обусловливается  рядом факторов: уровнем благосостояния, социальным статусом, квалификацией, должностью, ценностными ориентациями и пр.

В иерархии потребностей для сотрудников-управленцев (менеджеров) наибольшее значение имеет  удовлетворение их потребностей в самоутверждении  и в самовыражении. Это связано  со стремлением людей к получению  высокого статуса, завоеванию авторитета, продвижению по службе, власти, а  также к реализации своих потенциальных  возможностей, творческих способностей в то время, как они, занимая высокую  должность, в основном удовлетворили  свои первичные, а также социальные потребности.