Ревизия и ревизионный процесс

Такие качества, как объективность  и независимость, больше присущи  внешним ревизорам, которым нет  необходимости заботиться о "чести  фирмы", которые не зависят от руководителей предприятия и  которые, наконец, являясь специалистами в области персонала, в курсе самых новых идей и достижений. Наиболее эффективным можно считать привлечение к проведению аудита внешних проверяющих, имеющих опыт как в организации труда и управлении трудовыми ресурсами на предприятии, так и в вопросах трудового права. Это целесообразно, поскольку организация труда тесно связана с трудовым законодательством, а оценка легитимности деятельности фирмы является одной из целей аудита.

1.4 Сбор информации для ревизионной проверки

 

Рассмотрим более детально основные источники информации, используемой при проведении ревизии в трудовой сфере. Такими источниками являются: 

законы и инструкции, 

трудовые показатели, 

анкетирования и интервью работников.

Количество законов и инструкций, регламентирующих управление трудом, весьма велико. Предполагается, что предприятия (организации) в соответствии с ними разрабатывают собственные программы и методики. Высшее руководство предприятия может в результате аудиторской проверки еще раз уточнить, насколько следуют законам и инструкциям управляющие различных уровней. Равные возможности занятости, техника безопасности и охрана здоровья, пенсионные программы- вот те основные макроэкономические проблемы, реализация которых на микроуровне может быть проверена в процессе ревизии в трудовой сфере. Оценку состояния этой работы на фирме можно дать не только на основе проверки документации и отчетности, но и на базе анализа анкет, опросных листов, в результате бесед с сотрудниками.

Руководители предприятий должны активно работать над соответствием деятельности организации законам и инструкциям, причем важно не только разработать эффективные правила и методики, но и убедиться, что подчиненные их полностью понимают. Очень часто принимается как данность, что работники знают все инструкции, касающиеся их прав и обязанностей, однако опытные аудиторы полагают, что проверка знания работниками своих должностных инструкций, трудового законодательства, так же необходима, как проверка знаний техники безопасности и охраны труда.⁷

Специфическая цель ревизионной проверки заключается в том, что она не только определяет, насколько соблюдаются в организации законы, правила и инструкции, но и одновременно в ходе индивидуальных и групповых бесед и встреч с сотрудниками, анализа материалов анкет и опросных листов дает возможность выявить устаревшие инструкции и требования, которые не были своевременно обновлены или отменены. Выход с законотворческой инициативой в вышестоящие органы и последующее устранение таких ограничений может само по себе стать источником роста производительности труда или по крайней мере облегчить и упростить работу менеджеров и персонала.

Источником внутренней информации служат документация и отчеты, в  том числе:

баланс трудовых ресурсов предприятия, 

описания видов работ и спецификаций, 

данные об издержках на найм и  увольнение, обучение и переподготовку кадров, 

анкеты и тесты для претендентов на работу, 

уровень профессиональной заболеваемости и производственного травматизма  и т.д. 

Статистические показатели становятся более доступными, если для их сбора, хранения и обработки используется электронно-вычислительная техника. Компьютерные программы позволяют технически упростить и сделать более содержательным анализ данных.⁸

Общепризнанно, что влияние отношения  к работе и ее оценки на трудовое поведение работника очень велико. Оценивая удовлетворенность занятых работой, предприниматель обычно интересуется их отношением к рабочему процессу, руководству, взаимоотношениям в коллективе и специфике организации труда. На базе такой информации можно производить организационные изменения, которые повысят у занятых уровень удовлетворенности работой. Один из наиболее объективных и экономичных подходов к получению данных для проведения организационных изменений - это проведение опросов об отношении занятых к работе. Такие опросы обычно проводятся в масштабе всей организации или предприятия и, как правило, представляют собой самостоятельное заполнение респондентом вопросников или анкет. Специалисты по управлению персоналом полагают, что опросы занятых по поводу их отношения к работе особенно результативны для оценки взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций.

Работа по проведению опросов состоит  из нескольких определенных этапов, включающих:

планирование опроса, 

разработку вопросника, 

непосредственное его использование, 

анализ данных и 

формулировку рекомендаций по совершенствованию  организации труда, социально-трудовых отношений на предприятии, 

планирование и разработку мер  по реализации рекомендаций.

Чтобы извлечь максимум информации из ответов на вопросники, необходимо тщательно проанализировать результаты, причем следует иметь в виду, что  данные по общему составу занятых, вероятно, раскроют те области управления трудовыми ресурсами, которые нуждаются в улучшении, однако, проблемы мелких критических групп занятых могут быть потеряны в общей массе, когда оценки всех занятых обобщаются и усредняются. Оценки тех, кто крайне неудовлетворен, будут нейтрализованы оценками тех, кто чрезвычайно удовлетворен. Чтобы получить более четкую и объемную картину, нужен групповой анализ, причем принципом выделения групп могут быть социально-демографические характеристики работников, их стаж, профессии, должности или квалификация. Такая дифференциация усилит адресность вырабатываемых рекомендаций.⁹

Другой способ узнать мнение служащих - это интервью. Интервьюеры  должны понимать, что задача интервью заключается в выяснении того, как сделать фирму, предприятие  более эффективным и привлекательным местом работы. Необходимо внимательно выслушать собеседника и побуждать его говорить свободно. Чрезвычайно важно вести запись проблем, требующих вмешательства, и давать конкретную и незамедлительную информацию занятым по предпринимаемым действиям.

Специалисты утверждают, что если система интервью приводит к реальным преобразованиям в  организации труда, все затраты  на организацию таких интервью окупаются  в виде сокращения потерь рабочего времени и текучести, уменьшения потерь и брака, улучшения показателей безопасности, роста производительности и в конечном счете более высоких прибылей.

Обработка и анализ информации

Одной из наиболее важных функций ревизора, как уже подчеркивалось, является анализ полученной информации и его оценка. Обосновать оценку организации труда на данном предприятии можно: 

сравнив ее с организацией на аналогичных предприятиях, особенно преуспевающих;

используя научно разработанные  нормы и рекомендации, опубликованные в литературе по организации труда, социально-трудовым отношениям, со ссылками на среднеотраслевые нормы и показатели;

применяя перекрестные данные и системный тип проверок и т.д. 

Существуют методики, позволяющие дать оценку эффективности  управленческих мероприятий в стоимостном  выражении. При разработке программ для оценки стоимости управления трудом, трудовыми ресурсами важно включить в работу сам персонал службы управления трудовыми ресурсами.

Методы количественной оценки труда этой категории работников не очевидны, далеко не все из них в состоянии сами оценить свой труд, тем более, это почти недоступно другим работникам фирмы. Следовательно, важнейшей задачей становится разъяснение того, что на самом деле все функции управления трудовыми ресурсами количественно измеримы, а их стоимость может быть отнесена на счет прибыли предприятия.

Путем последовательных приближений определяется значительное количество действий, которые могут  быть включены в формулы измерения  издержек.

В современной экономической  литературе широкое распространение  получил термин "организационная культура", который в трактовках различных авторов рассматривается как в широком, так и в более узком смысле. В данном контексте организационная культура рассматривается как система действий по формированию трудового коллектива и управлению им, а также созданию организационных, экономических и социальных предпосылок для высокоэффективного труда на предприятии, в совокупности определяющих "дух фирмы": демократизма и корпоративности, стиля и традиций, менталитета и нормативов поведения и т.п.

Анализ показателей  в ходе ревизорской проверки может  быть выполнен с различной глубиной. Так, если подробный анализ показателей  начинается с показателя текучести  кадров, для того чтобы этот показатель дал объективную картину обстановки на работе, нужно прежде всего разделить все увольнения по причинам на неизбежные и те, которые администрация могла бы предотвратить путем лучшего отбора работников, их профессиональной подготовки и обучения, руководящего контроля, улучшения условий труда, уровня зарплаты и возможностей роста.¹⁰

Показатель числа уволенных - не единственный, заслуживающий внимания, важны также качественные характеристики работников, покидающих предприятия, их стаж работы, опыт, квалификация. Это  говорит о том, насколько устойчиво  кадровое ядро предприятия, каковы резервы улучшения трудовой мотивации работников и повышения конкурентоспособности данной фирмы в привлечении и сохранении высококвалифицированных кадров.

Для определения истинных причин добровольных увольнений, которые  далеко не всегда сформулированы в заявлении работника, на многих фирмах проводится так называемое "выходное" интервью в течение последней недели работы. Обычно это входит в функции службы кадрового управления, поскольку работники более откровенны с тем, с кем они уже общались ранее, а кроме того, специалисты службы имеют опыт проведения подобных интервью с максимальной информационной пользой для предприятия.

При анализе и оценке в процессе ревизии эффективности  использования фонда рабочего времени  потери рабочего времени по аналогии с неизбежными и добровольными увольнениями могут быть разделены на неизбежные и те, которые можно было предотвратить.

Оценка показателей  эффективности использования рабочего времени будет более полной, если с известной степенью условности также разделить эти показатели на количественные (экстенсивные) и качественные (интенсивные). Тогда, например, к экстенсивным можно отнести такие показатели, как потери фонда внутрисменного рабочего времени, потери фонда целосменного рабочего времени, потери рабочего времени за счет обесценения труда. Здесь возможен расчет целого ряда широко применяемых в отечественной практике показателей и коэффициентов.

Одна из задач ревизора - показать руководству организации  серьезность экономических потерь от пропусков рабочего времени. Это можно сделать, если дать характеристику потерь в денежном выражении. В стоимость одного неоправданно потерянного часа рабочего времени включаются средняя часовая заработная плата, затраты на пенсии, пособия работникам, затраты на содержание административного аппарата, накладные расходы.¹¹

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. Ревизия на предприятиях общественного  питания

 

2.1 Цель и последовательность  ревизии

 

Приступая к ревизии  предприятий общественного питания, ревизор должен знать не только особенности учета товаров, по и типы предприятий общественного питания, и общие требования к ним.

При определении типа предприятий учитывают следующие  факторы: ассортимент реализуемой  продукции, ее разнообразие и сложность  изготовления; техническую оснащенность; методы обслуживания; квалификацию персонала; качество обслуживания.

Начиная ревизию, проверяющие  лица обязаны ознакомиться с деятельностью  предприятий общественного питания  и выяснить, правильно ли они отнесены к определенному типу, имеются ли лицензии сертификаты на пищевые продукты и продовольственное сырье, гигиенические сертификаты.

Проверяющие лица должны знать, что в соответствии с постановлением Правительства РФ от 13 августа 2000 г. № 1013 "Об утверждении перечня  товаров, подлежащих обязательной сертификации, и перечне работ, услуг, подлежащих обязательной сертификации" обязательной сертификации подлежат услуги питания; услуги по изготовлению кулинарной продукции и кондитерских изделий; услуги по реализации кулинарной продукции.

В соответствии с "Правилами производства и реализации Продукции (услуг) общественного питания" (п.23), утвержденными постановлением Правительства РФ от 13 апреля 1993 г. № 332, каждая партия продукции общественного питания, реализуемая кие торгового зала предприятия изготовителя, должна иметь удостоверение качества с указанием: наименования предприятия-изготовителя, нормативной документации, в соответствии с которой она производилась, даты изготовления, конечного срока реализации, массы упаковочной единицы, документа, содержащего информацию о цене одной штуки (килограмма) изделия.

Кроме того, при отпуске  продукции магазинам розничной  торговли в товарно-транспортной накладной  должна быть отметка о сертификате  соответствия и перечне услуг, оказываемых  предприятием общественного питания.

Предприятия общественного  питания должны иметь еще гигиенический  сертификат продукции. Он выдается на пищевое сырье, продукты питания, пищевые  добавки, консерванты, материалы и  изделия из них, контактирующие с  пищевыми продуктами.

На кулинарные изделия, приготовляемые с применением нетрадиционных способов холодной и тепловой обработки пищевых продуктов, а также на новые торгово-технологические проекты разрабатывают стандарты. Построение и изложение стандартов должно соответствовать ГОСТ 1.5-92. Проекты стандартов предприятия согласовываются с санитарно-эпидемиологической службой. Стандарты предприятия должны содержать: титульный лист, содержание, наименование и область применения. Стандарт имеет разделы: