Роль информации в деятельности организации

 

Информатизация экономики - превращение информации в экономический ресурс первостепенного значения. Термин информация означает сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний. Экономическая сущность информации не отделима от процесса информирования, поэтому необходимо рассматривать источник информации и потребителей информации. Роль потребителей информации с экономической точки зрения очерчивается в следующем определении: «информация - новые сведения, принятые, понятые и оцененные конечным потребителем как полезные, представляющие экономическую ценность. Экономическая информация выступает одновременно как: предмет (первично-необработанные данные), средство (совокупность знаний, приемов, средств для переработки информации), результат труда (информация, которая обладает потребительскими свойствами).

В информационных экономических отношениях по своей природе информация является коллективным продуктом. Она обостряется противоречием между общественным характером производства и капиталистической формой присвоения. В связи с важной ролью, которую играет информация в современном мире, все более острой становится проблема доступа к ее источникам и общественных форм обслуживания.

В качестве товара информация не может отчуждаться подобно  материальной продукции. Ее купля-продажа  имеет условное значение. Переходя к покупателю, она остается и у продавца. Она не исчезает в процессе потребления. Государство само является одним из крупнейших потребителей компьютерной техники, производителем, потребителем и накопителем информации.

При работе с информацией всегда имеется ее источник и потребитель (получатель) (рис.1):

 

 

Рис. 1. Передача сообщения  от источника к получателю.

 

Сообщение от источника  к получателю передается посредством  какой-нибудь среды, являющейся в таком  случае «каналом связи».

Характеристики экономической  информации: объем информации, целостность информации, цикличность, удельный вес значений.

Свойства экономической  информации: 

1. ценность и полезность экономической информации характеризуется стоимостью, трудоемкостью, доступностью, истинностью и релевантностью;
2. полнота экономической информации может быть: достаточной, недостаточной, избыточной;
3. независимость содержания от форм предоставления.

Классификация экономической  информации:

1. По значению в  процессе управления:

- управляющая (состоит из доводимой до сведения исполнителей информации в форме прямых приказов, плановых заданий либо в форме экономических и моральных стимулов);

- осведомляющая (воплощена  в отчетных показателях, выполняет  в экономической системе функцию  обратной связи: сведения о результатах выполнения решения и состояния управленческого объекта).

2. По содержанию:

- по фазам и процессам  производства: информация о рынке,  информация о производстве;

- по отображенным структурным  единицам: по отраслям, по экономическим районам, по отдельным предприятиям.

3. По возможности использования  ценности информация для принятия  решения: 

- полезная;

- ложная;

- избыточная.

4. По степени обработки  и месту в информационном процессе:

- первичная; 

- производная. 

5. По постоянности: 

- постоянная;

- условно-постоянная;

- переменная. [3]

 

Содержание информации - конкретные сведения о данном объекте или явлении, определяющие совокупность элементов, сторон, связей, отношений между ними.

По своему содержанию информация может иметь политический, военный экономический, научно-технический, производственный или коммерческий характер и быть секретной, конфиденциальной или несекретной

Секретная информация - информация, которая представляет собой государственную или служебную тайны и охраняется государством.

В зависимости от величины политического или экономического ущерба, который может быть нанесен  интересам государства в случае разглашения секретной информации она может иметь гриф «особой важности», «совершенно секретно» или «секретно».

Конфиденциальная информация - информация, которая представляет собой коммерческую или личную тайны и охраняется ее владельцем.

Несекретная информация - информация, которая не представляет собой государственную, служебную, коммерческую или личную тайны и может быть опубликована в открытой печати.

Несекретная информация не защищается от утечки, так как  не содержит в себе каких-либо тайн, но в случае если она представлена в форме документов (библиотеки) или банка данных ЭВМ она может  и должна защищаться от нарушения целостности и блокирования.

Государственная тайна - сведения, охраняемые государством, разглашение которых может оказать отрицательное воздействие на качественное состояние военно-экономического потенциала страны или повлечь другие тяжкие последствия для ее обороноспособности, государственной безопасности, экономических и политических интересов. К государственной тайне относится секретная информация с грифами «особой важности» и «совершенно секретно».

Служебная тайна - охраняемые государством сведения в любой области науки, техники, производства и управления, разглашение которых может нанести ущерб интересам государства.

К служебной тайне  относится секретная информация с грифом «секретно».

Коммерческая тайна - сведения конфиденциального характера из любой сферы деятельности государственного или частного предприятия, разглашение которых может нанести материальный или моральный ущерб ее владельцам или пользователям (юридическим лицам). Охрана коммерческой тайны осуществляется ее владельцем.

Личная тайна - сведения конфиденциального характера, разглашение которых может нанести материальный ущерб отдельному (физическому) лицу. Охрана личной тайны осуществляется ее владельцем.

Говоря об информации как объекте посягательства необходимо выделить термин «Охраняемые сведения».

Охраняемые сведения - сведения, составляющие государственную, служебную, коммерческую или личную тайны, на распространение которых накладываются ограничения соответствующими заинтересованными органами. [4]

 

2. Виды информационных систем в организации

 

Так как имеются различные  интересы, особенности и уровни в  организации, существуют различные  виды информационных систем. Никакая  единственная система не может полностью  обеспечивать потребности организации  во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

 

Типы информационных систем	Группы служащих
Стратегический уровень	Высшее руководство
Управленческий уровень	Средние менеджеры
Уровень знаний	Работники знания и данных
Эксплуатационный уровень	Управляющие операциями

Таблица 1. Типы информационных систем

 

Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать  контроль, управление, принятие решений  и административные действия средних  менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны.

Системы стратегического  уровня – это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение – приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

Типичная организация  имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция  имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода – обслуживает стратегический уровень.[4]

 

2. ВЛИЯНИЕ ИНФОРМАЦИИ НА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ

 

 

1. Взаимосвязь организационной деятельности организации и информационных систем.

 

Организация - это устойчивая формальная социальная структура, которая  берет ресурсы из окружающей среды  и обрабатывает их, чтобы произвести продукцию.

Техническое представление  сосредоточивается на трех элементах  организации: капитал и рабочая  сила – первичные факторы производства, окруженные внешней средой. Организация (фирма) преобразовывает их в изделия  и услуги посредством производства. Организация более устойчива и долговечна, чем неформальная группа. Она имеет внутренние правила и процедуры, должна соблюдать законы. Организации - также социальные структуры, потому что они представляют собой собрание многих социальных элементов, так же, как машина, имеет структуру - определенное расположение клапанов, кулачков, валов и других частей.

Более реалистическое поведенческое  представление организации то, что  она является совокупностью прав, привилегий, обязательств и ответственностей, которые тщательно сбалансировались за какое-то время посредством конфликтов и разрешения. В этом поведенческом взгляде фирмы персонал, который работает в организации, совершенствует общепринятые способы работы, он приспосабливается к существующим связям и заключает соглашения с подчиненными и руководителями относительно того, как работа будет выполнена, сколько и на каких условиях.

Технический взгляд на организацию  поощряет нас сосредоточиваться  на способе, которым входы превращаются в выходы, когда технологические изменения внедряются в компанию. Фирма видится как бесконечно гибкая, с капиталом и рабочей силой, замещающими друг друга совершенно легко. Но более реалистическое поведенческое представление организации предполагает, что создание новых информационных систем или переоборудование старых влияет намного больше, чем техническая перестановка машин или рабочих, что некоторые информационные системы изменяют организационный баланс прав, привилегий, обязательств, ответственностей и чувств, который установился за длительный период времени.

Технологическое изменение  требует изменений в том, кто  обладает и управляет информацией, кто имеет право на доступ и  модернизацию, кто принимает решения  относительно кого, когда и как.

Технические и поведенческие  представления организаций непротиворечивы. Техническое представление сообщает нам, как тысячи фирм в конкурентных рынках объединяют капитал, рабочую силу и информационные технологии, в то время как поведенческая модель позволяет видеть, как эта технология воздействует на внутреннюю работу организации.