Роль информации в деятельности организации

Продолжающийся процесс информатизации, накопление опыта производства информационной продукции, расширение границ применения информации в экономике обуславливают постоянное обновление теоретических и практических основ функционирование информации.

Стремительный рост темпов научно-технической революции и компьютеризации всех сфер деятельности общества привели к выделению некоторых понятий, казавшихся обыденными и тривиальными еще несколько лет назад. Такими феноменами, занимающими в нашей повседневной жизни все более значимое место, становятся информация и порождаемые ею производные понятия. Нормальное функционирование рыночного механизма сегодня невозможно представить без адекватной системы информационного обеспечения, которая должна поддерживать субъектов рыночных отношений на всех стадиях производственного цикла, а также во всех областях их деятельности. В то же время нельзя сводить роль информации только к процессу производства, поскольку экономика — это не только движение продуктов и ресурсов, это, в первую очередь, обращение информации, без которой воспроизводство становится невозможным. Очевидно, что именно рациональное отношение к информации и информационным технологиям стало одним из важнейших условий опережающего развития экономики в ведущих странах мира.[7,c.89]

Под системой управления понимается та часть производственной системы, для которой проектируется информационная система с использованием информационных технологий. Характеристика объекта управления включает в себя организационную, функциональную и информационную структуры.

Организационная структура представляется в виде схемы и ее описания. На схеме представляются уровни управления и взаимосвязь отделов. Более подробно описываются те элементы системы, для которых разрабатывается информационная система. Каждый элемент организационной структуры должен сопровождаться набором параметров с их численными и другими характеристиками.

Функциональная структура включает в себя перечень функций по обработке данных и управлению, их взаимосвязь, которая отображается в тесной взаимосвязи с элементами организационной системы.

Информационная структура системы управления включает в себя схему документооборота, формы водных и выходных документов, используемые накопители информации, системы кодирования информации, показатели и реквизиты.

Схема документооборота изображается в тесной взаимосвязи с элементами организационной и функциональной структур и строится по правилам построения технологических схем обработки данных. Формы документов прилагаются к схеме. Описание документов сводится к характеристике содержащихся в них данных с указанием вида ( цифровая, алфавитная, алфавитно-цифровая) и максимальной разрядности в символах. [7,c.91]

Информационным отображением всей предметной области экономического объекта служит информационная база ЭИС. Для описания предметной области необходимы такие термины, как объект, свойство объекта, взаимодействие (связь) объектов, свойство взаимодействия.

Компонентами экономической информационной системы (ЭИС) являются:

1. База данных 

2. Методы (алгоритмы) решения задач, записанные в виде программ

3. ЭВМ как исполнитель  алгоритмов 

4. Пользователи, то есть лица, которые используют  результаты решения 

    задач в своей профессиональной деятельности.

База данных (БД) - это набор данных, которые являются истинными для соответствующей экономической системы (предприятия).

Система управления базой данных (СУБД) - комплекс программ, обеспечивающих централизованное хранение, накопление, модификацию и выдачу данных, входящих в БД. Например СУБД: MS Access, DBase, Fox Pro, MARK, СЕТОР.

Предполагается, что в управлении базой данных принимает участие специальное должностное лицо - администратор базы данных (АБД).

Объект - это любой элемент системы.

Свойство объекта - это некоторая величина, которая характеризует состояние объекта в некоторый момент времени. Отдельный экземпляр объекта можно точно описать, если указать достаточное количество значений его свойств. Объекты одного класса описываются одноименными свойствами. Объекты, входящие в некоторый тип, содержат ряд свойств, характерных для типа в целом.

Свойство взаимодействия - это такое свойство, которое характеризует совместное поведение объектов, но не относится ни к одному объекту в отдельности. Например, взаимодействуют рабочий, материалы, оборудование - свойство взаимодействия (количество изделий, произведенное за определенный момент времени). [6,c.93]

Вместе с тем, необходимо отметить недостаточное внимание, уделяемое в экономической теории исследованию информационных аспектов. Традиционные концепции обычно пренебрегают всесторонним анализом влияния информации на экономику, рассматривая лишь некоторые отдельные аспекты такового. При этом остаются практически не изученными такие важные вопросы как экономическая сущность информации, определение ее цены и стоимости, влияние информационных издержек на рыночное равновесие, качественное изменение мировой экономики под влиянием информационных факторов и многие другие. В качестве основного классификационного признака АИС целесообразно рассматривать особенности автоматизируемой профессиональной деятельности – процесса переработки входной информации для получения требуемой выходной информации, в котором АИС выступает в качестве инструмента должностного лица или группы должности лиц, участвующих в управлении организационной системой. [4,c.67] В соответствии с предложенным классификационным признаком можно выделить следующие классы АИС:

- автоматизированные  системы управления (АСУ);

- системы поддержки  принятия решения (СППР);

- автоматизированные  информационно-вычислительные системы (АИВС);

- автоматизированные системы обучения (АСО);

- автоматизированные  информационно-справочные системы (АИСС).

Рассмотрим особенности каждого класса АИС и характеристики возможных видов АИС в составе каждого класса.

-Автоматизированные  системы управления (АСУ).

АСУ представляет собой АИС, предназначенную для автоматизации всех или большинства задач управления, решаемых коллективным органом управления группой управления и т.д. В зависимости от объекта управления различают АСУ персоналом и АСУ техническими средствами. АСУ является организационной и технической основной реализации рациональной технологии коллективного решения задач управления в различных условиях обстановки. В этой связи разработка рациональной технологии организационного управления является определяющим этапом создания любой АСУ.[4,c.68]

- Системы поддержки  принятий решений (СППР).

 СППР называется  АИС, предназначенная для автоматизации  деятельности конкретных должностных  лиц при выполнении ими своих  должностных (функциональных) обязанностей  в процессе управления персоналом и (или) техническими средствами.

-Автоматизированные информационно-вычислительные системы(АИВС).

АИВС предназначены для решения сложных в математическом отношении задач, требующих больших объемов самой разнообразной информации. В зависимости от специфики области деятельности, в которых используется АИВС, различают следующие виды этих систем.

-Информационно-расчетные  системы (ИРС).

 Эти системы  предназначены для обеспечения  оперативных расчетов и автоматизации  обмена информацией между рабочими местами в пределах некоторой организации или системы организаций.

- Системы автоматизации  проектирования (САПР).[4,c.69]

 Эти системы  предназначены для автоматизации  деятельности подразделений проектной  организации или коллектива специалистов  в процессе разработки проектов изделий на основе применения единой информационной базы, математических и графических моделей, автоматизированных проектных и конструкторских процедур.

- Проблемно-ориентированные  имитационные системы (ПОИС).

 Эти системы  предназначены для автоматизации разработки имитационных моделей в некоторой предметной области.

- Моделирующие  центры (МЦ).

 Это АИС, представляющая  собой комплекс готовых к использованию  моделей, объединенных единой предметной  областью, информационной базой  и языком общения с пользователями .

-Автоматизированные  системы обучения(АСО).

 Одним из  возможных путей преодоления  трудностей является создание  АСО – АИС, предназначенных для  автоматизации подготовки специалистов  с участием или без участия  преподавателя и обеспечивающих обучения, подготовку учебных курсов, управление процессом обучения и оценку его результатов. Основными видами АСО являются автоматизированные системы программированного обучения (АСПО), системы обучения деловым играм (АСОДИ), тренажеры и тренажерные классы (ТТК). АСПО ориентированы на обучение в основном по теоретическим разделам курсов и дисциплин. В зависимости от действий обучаемого и его ответов на поставленные вопросы АСПО формирует очередную дозу представляемой информации. АСОДИ предназначены для подготовки и проведения деловых игр, сущность которых заключается в имитации принятия должностным лицами индивидуальных и групповых решений в различных проблемных ситуациях путем игры по заданным правилам. Технической базой АСОДИ являются высокопроизводительные ЭМВ или локальные вычислительные сети (ЛВС), а методической базой, как правило, является имитационное моделирование на ЭМВ. [4,c.70]

Автоматизированные информационно-справочные системы (АИСС).

Это АИС, предназначенная для сбора, хранения, поиска и выдачи в требуемом виде потребителям информацией различают следующие виды АИСС:

- Автоматизированные  архивы (АА);

- Автоматизированные  системы делопроизводства (АСД);

- Автоматизированные  справочники и картотеки;

-Автоматизированные  системы ведения электронных карт местности (АСВЭКМ) и др.[4,c.71]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Влияние  информации на деятельность организации

 

2.1 Взаимосвязь организационной деятельности организации и информационных систем

 

Управленческую деятельность можно условно разделить на три основные категории. И именно они, на мой взгляд, определяют и характеризуют преобладающие по важности, по распространению виды и категории управленческой информации. Информация по стратегическому планированию позволяет высшему управлению нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективы оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции. Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, привидения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов. [1,c.54]

Информация, которая необходима этим управляющим, может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня. Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о политике и процедурах, а также о деятельности управляющих в родственных структурах, подразделениях. Хотя управляющие на различных уровнях организации имеют различные потребности в информации ( см.), все они сталкиваются с общим «требованием» самой ИУС. Производя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых решений. Следовательно можно рассматривать ИУС как встроенный механизм контроля качества, поощряющий обучение на собственном опыте и использование знаний для совершенствования мастерства и исполнение работы.[1,c.55]

Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Виды информационных систем, лежащих в основе организации: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный, далее разделены на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются, чтобы обслужить эти различные организационные интересы.

Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.[1,c.56]

Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость, кредитуют решения и поток материалов на фабрике. Основная цель систем на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.[1,c.57]

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь деловой фирме интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов.

Группы служащих информационных систем знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.