Роль информации в деятельности организации

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны. Эти системы часто отвечают на вопросы: “что, если?”

Что произойдет с производственным календарным планом, если мы должны удвоить продажу в декабре? Что случилось бы с нашим дивидендом, если оплата будет отсрочена на шесть месяцев? Ответы на эти вопросы часто требуют новых данных вне организации или данных изнутри, которые не могут быть получены от существующих систем с эксплуатационным уровнем.[2,c.85]

Системы стратегического уровня - это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение - приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью. Каков будет уровень занятости через пять лет? Каковы длительные промышленные финансовые тренды и где наши подъемы и спады? Какие изделия мы должны производить через пять лет?

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.[2,c.86]

Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода - обслуживает стратегический уровень производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов.

Каждая система может иметь компоненты, которые используются разными организационными уровнями или одновременно несколькими. Секретарь может находить информацию относительно MIS, средний менеджер может нуждаться в данных анализа из TPS.[2,c.87]

 

Особым направлением использования информации в экономической деятельности является обеспечение эффективного функционирования организаций за счет качественного обращения информации и знаний. По мере развития организаций объем накапливаемой информации и знаний увеличивается, формируются системы обращения информации и технологии управления информацией и знаниями. От качества использования информации и знаний непосредственно зависят эффективность и перспективы деятельности практически каждой фирмы.

Информация циркулирует в рамках фирмы в горизонтальном и вертикальном направлениях. Вертикальные информационные потоки обеспечивают, в основном, процессы управления, горизонтальные - производственную деятельность. Информация и знания становятся объектами управления, вырабатываются специальные методики и системы, ориентированные на управление этими ресурсами. Управление знаниями направлено на создание таких условий, при которых сотрудники имеют возможность получить необходимые знания и информацию в нужное время и в необходимом объеме. При этом важной задачей управления становится организация эффективного взаимодействия сотрудников фирмы для обмена знаниями, передачи опыта, навыков, умений. Знания отдельных индивидов, взаимодействующих в рамках фирмы, дают несоизмеримо больший эффект нежели простая их сумма. (Эффективность информационного обмена, конечно, зависит и от технических средств, и от корпоративной культуры). [5,c.118]

Для повышения определенности в отношении спроса и предложения, динамики их изменения, требуется коммерческая информация, представленная маркетинговыми исследованиями, а для уменьшения неопределенности знания о состоянии рынка, направлениях изменения его структуры - конъюнктурная информация. Важными видами информации являются и финансовая, научно-техническая, статистическая.

Обеспечение внутрифирменных процессов за счет организации эффективного внутреннего информационного обмена позволяет повысить качество отдельных бизнес-процессов, оптимизировать использование всех ресурсов хозяйственной деятельности. Электронные сети, системы коммуникаций представляют собой элементы неосязаемых активов фирмы, определяющие качество внутрифирменных взаимодействий в области использования информации и знаний. Эффективное использование информации и знаний способствует улучшению обслуживания потребителей, расширению возможностей планирования, ускорению реакции на изменения в экономике. [5,c.119] В условиях избыточного информационного давления и дефицита времени для принятия решений, а также с учетом затрат на поиск необходимой информации брэнды и деловая репутация компании являются важными показателями, снижающими неопределенность в ее отношениях с другими субъектами рынка. Естественно, информационное программирование должно опираться на реальные достижения компании, ее корпоративную культуру.

Информационное программирование может использоваться и для манипулирования ожиданиями субъектов рынка, что может приводить и к неэффективному распределению ресурсов. Во многом кризис на рынках продукции высокотехнологичных компании имеет причиной именно переоценку их возможностей, что приводит и к неадекватным оценкам инвесторов, и к принятию неоптимальных решений. Чрезмерное информационное давление на экономических агентов, особенно на потребителей, также можно отнести к негативным последствиям информационного сопровождения. В последнее время все более распространенными становятся и информационные войны, направленные на создание негативного образа фирмы-конкурента, негативное восприятие ее продукции. [5,c.120]

Все большее значение приобретают в деятельности фирм так называемые неосязаемые активы, имеющие информационную основу, и, следовательно, требующие особых систем управления их использованием и развитием. К неосязаемым активам относятся патенты, лицензии, ноу-хау, торговые марки, знания, навыки и умения работников фирмы, организационная структура и корпоративная культура, во многом определяющие эффективность использования информации, особенно во внутрифирменных процессах. Неосязаемые активы все чаще становятся специфическими активами бизнеса, что создает предпосылки для совершенствования традиционных и создания новых его форм. [1,c.29]

Виртуальные компании, сетевые организации, интернет-компании, виртуальные команды, аутсорсинг, взаимодействие с контрагентами посредством сети Интернет становятся все более распространенными формами ведения бизнеса, обусловленными их возможностями эффективно использовать информацию и знания для решения отдельных задач экономической деятельности. Развитие компьютерной техники, информационно-коммуникационных технологий, создание и распространение глобальной сети Интернет, действительно, открывают невиданные ранее возможности для использования информации. В то же время проблемами в развитии информационной экономики в настоящее время является отсутствие адекватных систем оценки информации, трудности, обусловленные противоречивым сочетанием в информации характеристик общественного и частного блага и, конечно, отсутствие целостной экономической теории информации.[1,c.50]

В последние десятилетия все более явной становится тенденция к распространению принципиально новых явлений и процессов в экономике, выявляются иные факторы экономического развития как на макроуровне, так и на уровне фирм. Основной причиной подобных изменений является начало и развитие "информационной революции", ведущей к становлению новой экономической системы. Происходит замещение машинной техники как главного производственного ресурса индустриальной эпохи информацией, знанием, интеллектом. Растущая автоматизация процессов материального производства позволяет сконцентрировать трудовые усилия на сфере интеллектуального производства, создания информационных продуктов и услуг.[1,c.47]

 

2.2 Пути и методы совершенствования информационных систем в организации

 

При обсуждении вопросов проектирования ИУС отмечались некоторые из требований к повышению их эффективности, например, требование, чтобы тип выдаваемой информации соответствовал потребностям управляющего для принятия им решения. К сожалению, множество потенциальных проблем не позволяет эффективно работать даже такой ИУС, которая на первый взгляд хорошо спроектирована.

 Возможно, потенциальные  пользователи не поймут преимуществ  системы или будет испытывать  перед ней страх и не захотят  ею пользоваться. Может также  оказаться, что система получилась  слишком дорогой. Следовательно, необходимо обратить внимание на то, как разрешить эти и другие проблемы, чтобы новая ИУС оказалась эффективной не только на бумаге, но и на практике. [6,c.97]

Сложные компьютеризированные информационно-управляющие системы обычно проектируются группой специалистов с помощью сторонних консультантов. Чтобы проектируемая ИУС была эффективной на практике, этим специалистам очень важно привлечь к процессу проектирования тех управляющих, которые в последствие будет ею пользоваться. Эти пользователи лучше других знают, какие решения являются главными и какая информация нужна для их принятия. Кроме того, если те руководители, которые будут пользоваться информацией, не примут определенного участия в процессе разработки, может оказаться, что система не будет давать им необходимой информации или будет перегружать из бесполезной информацией. Не следует забывать то, что привлечение к проектированию людей, ответственных за внедрение, обычно уменьшает сопротивление изменениям. Уменьшить сопротивление переменам также можно, если как следует обучить пользователей работе с системой. Такое обучение должно уменьшить страх перед неизвестностью, который внушает сложная ИУС. И, что наиболее важно, предварительное обучение позволит пользователям глубоко узнать возможности системы и поможет им избежать тех «ловушек», которые являются следствием имеющихся ограничений. Без такого обучения пользователи могут оказаться во власти обслуживающего технического персонала и чувствовать себя так, будто ИУС управляет ими, а не наоборот.[6,c.99] В результате может возникнуть чувство досады и нежелания пользоваться системой. Критерий затраты – эффективность ИУС не может считаться эффективной, если выгоды от ее использования заметно не превышают затраты на ее создание. Наилучшая ИУС – это не обязательно такая, которая дает наибольшее количество информации и набольшую точность и скорость. Лучшая система – это система, которая дает информацию такого количества, которое необходимо для целей управления при наименьших возможных затратах.

Стоимость эксплуатации ИУС значительно превосходит затраты на оплату труда специалистов и стоимость оборудования обработки данных. В состав затрат входит время, затраченное на проектирование системы, ее установку, обучение персонала, а также время и расходы, связанные со сбором, накопление и обработкой информации. Однако, оценкой экономической эффективности ИУС часто пренебрегают. Одна из важных проблем, связанных с новой технологией ИУС, - это легкость, с которой можно выдавать чрезмерное количество информации. А избыток информации также затрудняет процесс принятия решения, как и ее недостаток. Погребенные по грудой несущественных фактов, руководитель может просмотреть важную информацию, или не сможет достаточно быстро установить ее для современного принятия решения. Следовательно, хорошо проектированная ИУС избирательно снабжает руководителя информацией лишь того типа, которая необходима для его деятельности. По возможности, информацию необходимо как можно плотнее «сжимать», чтобы ускорить процесс ее накопления. [6,c.100]

Необработанная информация, вводима в компьютерную информационную систему, называемую базу данных, должна быть организована так, чтобы ее можно было извлечь в пригодном виде. Разные управляющие имеют разную потребность в информации в разное время. Чтобы помочь им эффективно использовать аппаратное оснащение системы, были разработаны разнообразные пакеты программного обеспечения.[6,c.101] 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Практическая часть (Вариант 17)

 

3.1 Трудовые ресурсы организации

 

1. Среднегодовая выработка в натуральном выражении рассчитывается по формуле:

                                            ГВ=

                                                 (1)

где ВП – объем выпущенной продукции в натуральном выражении, шт.;

Чппп – численность промышленно-производственного персонала, чел.

    ГВ

2. Среднегодовая выработка в стоимостном выражении, которая рассчитывается по формуле:

                                           

                                                    (2)

где ВП – объем выпущенной продукции в стоимостном выражении, млн. руб.;

Чппп – численность промышленно-производственного персонала, чел.

ГВ =

=2,47(млн.руб)

3. Среднедневная выработка, которая рассчитывается по формуле: