Система и взаимосвязь моделей предприятия

2.3 Обзор возможностей  системы ERP-системы Microsoft Dynamics AX

 

Бизнес-анализ. Модули:

• «ССП (Система сбалансированных показателей)»
• «Стратегическое управление бизнес-процессами»
• «OLAP (Многомерный анализ)»
• «Анкетирование»

Управление  финансами. Модули:

• «Бухгалтерский и управленческий учет»
• «Управления финансами холдинга»
• «Учет основных средств»
• «Расчет заработной платы»

Управление  дистрибуцией. Модули:

• «Управление торговлей»
• «Управление запасами»
• «Управление складом»

Производство. Модули:

• «Сводное планирование»
• «Управление производством»
• «Конфигуратор продукции»
• «Управление цехом»

Управление  проектами. Модули:

• «Ведение проектов»
• «Планирование и анализ результатов проектов»
• «Расширенный финансовый мониторинг»
• «Управление сервисом»

Управление  персоналом. Модули:

• «Организационная структура»
• «Подбор персонала»
• «Развитие персонала»
• «Кадровый учет»

CRM. Модули:

• «Отношения с клиентами»
• «Управление продажами»
• «Маркетинг»
• «Управление call-центром (телемаркетингом)»

Технологические возможности. Модули:

• «Сервер приложение»
• «Средства разработки»
• «Система контроля доступа»
• «Axapta Integration Framework»

Компания «АНД Проджект» вкладывает существенные инвестиции в разработку и развитие собственных решений  на базе Microsoft Dynamics AX. Все решения  «АНД Проджект» проходят тщательный контроль и регистрацию со стороны Microsoft. На сегодняшний день зарегистрировано 11 отраслевых и 9 функциональных решений  «АНД Проджект» на базе Microsoft Dynamics AX.

2.4 Бюджетирование в Axapta

Возможности ERP системы Microsoft Axapta в  области бюджетирования удобно рассмотреть  на практическом примере, для реализации которого пришлось применить большую  часть функциональности Axapta в области  бюджетирования. При реализации использовались только штатные средства Axapta без использования программирования.

В качестве основы взята задача по автоматизации бюджетирования реального  клиента. Клиент – торгово-производственная компания, занимающаяся сборкой и  продажей компьютеров специального назначения. Одним из ноу-хау компании являются отдельные элементы компьютера – платы обработки голоса и  изображения и программное обеспечение  к ним. Производство плат является серийным, для чего используются производственные мощности стороннего производителя. Программное  обеспечение, сборка готовых компьютеров  осуществляется компанией своими силами и только под заказ.

Продажи обладают слабо выраженной сезонностью: подъём продаж в конце  года и практически полное отсутствие продаж в начале января. Деньги от клиентов приходят, в основном, в конце  квартала. Для поддержания ликвидности  компании собственных оборотных  средств компании не хватает. В то же время привлечение кредитных  ресурсов имеет определённую стоимость  и уменьшает прибыль компании. Поэтому основная цель бюджетирования на Axapta - выяснить причины нехватки оборотных средств и рассчитать необходимый объём кредитных  ресурсов для функционирования компании с точки зрения ликвидности и  минимальной стоимости кредита.

В нашем примере компания занимается производством и продажей двух видов  товара: Товар А и Товар Б. Товар  А является полуфабрикатом для Товара Б, но продаётся также и отдельно от него. Товар Б производится исключительно  под индивидуальный заказ клиента. Более того, его невозможно произвести на склад, так как каждый его экземпляр  уникальный и производится по индивидуальной спецификации. Даже если заказано производство нескольких экземпляров по одной  спецификации, но тогда готовые изделия  будут различные серийные номера. Цены на Товар А и Товар Б  принимаются как усредненные  за период, полученные на основании  данных рынка и отчётов за предыдущие периоды.

В реальной компании учёт и бюджетирование средствами Axapta организованы по отделам: Отдел продаж, Отдел закупок, Отдел  разработки ПО, Отдел финансов (включая  бухгалтерию и затраты непроизводственных подразделений). В нашем примере  бюджетирование построено на основе «классических» бюджетов производственной организации. Схема бюджетирования основана на нескольких операционных бюджетах: продаж, коммерческих расходов, производства, прямых затрат и постоянных (косвенных) затрат; одном вспомогательном - кредитный план; на основе которых  будут формироваться два основных бюджета: доходов и расходов и  движения денежных средств. Остальные  бюджеты затронуты не будут, так  как их использование никаких новых данных для демонстрации возможностей системы не даёт.

Бюджет продаж формируется вручную, на основе прогнозов  продаж, основанных на целях захвата  целевого рынка, или может быть результатом  анализа продаж предыдущего года, иначе говоря, «от достигнутого». Для нашей модели это неважно. Прогнозов может быть несколько (например, Оптимистический, Пессимистический, Вероятный), но в бюджет будет включен  только один из них.

Как видно в таблице «Бюджет  продаж», в нашей модели сезонность продаж учтена в строке «Распределение продаж», которая показывает процентное соотношение продаж каждого месяца к обороту за год. Предполагаем, что  поступление денег от продаж происходит не в том месяце, что сами продажи, а в конце квартала. Разумеется, в реальной компании поступление  денег происходит по более сложным  формулам. Но главное, что мы должны учесть в данном, как и в других бюджетах – это влияние бюджета  на движение денежных средств.

На основе Бюджета продаж формируются  Бюджет коммерческих расходов и Бюджет производства. Бюджет коммерческих расходов состоит из статей затрат, напрямую зависящих от бюджета продаж, например, премиальные или комиссионные, и  условно-постоянных затрат на рекламу, командировочных и прочих:

Бюджет производства более сложен. Нам необходимо учесть три основных фактора: потребность  материалов для производства и необходимость  создания запасов продукции и  материалов для бесперебойной работы производства. Разумеется, необходимо также учесть остатки продукции  и материалов на начало периода. В  модели предполагаем, что запас материалов и готовой продукции Товара А  создаётся примерно на 2 недели производства Товара Б, в противном случае мы рискуем  не успеть выполнить заказ потенциального клиента. Цифра 2 недели взята исходя из срока выполнения субподрядчиком работ по производству Товара А. Кроме  того, увеличение объёма производства Товара Б нельзя осуществить моментально, поэтому предусмотрено плавное  увеличение и затем уменьшение объёма производства.

Бюджет прямых затрат состоит из себестоимости  производства готовой продукции. Товар  А состоит исключительно из Материала 1, а Товар Б – из Товара А  и Материала 2. Стоимость производства Товара А, которое реально производит субподрядчик, в модели не учтена. Её можно учесть в стоимости Материала 1.

В бюджет постоянных затрат включены только основные затраты, не зависящие или слабо зависящие  от объёма продаж:

На основании  вышеприведённых бюджетов автоматически  получается бюджет доходов и расходов:

Бюджет движения денежных средств также получается автоматически:

Как видим, первоначально  в прогнозе движения денежных средств  в конце второго месяца каждого  квартала получается большой дефицит  денежных средств. В первых двух кварталах  достаточно получить краткосрочные  кредиты на 3 месяца. А во втором полугодии  дефицит денежных средств становится серьёзной проблемой из-за сезонного  увеличения продаж и время кредита  придётся увеличить до полугода. Для  исправления ситуации планируем  получение кредитных ресурсов, которое  отобразим вво вспомогательном  бюджете – кредитном плане:

Кредитный план сгладит недостаток денежных средств во втором и третьем  месяцах каждого квартала и особенно в четвёртом квартале. Стоимость  кредита рассчитана из расчёта 2% в  месяц без учёта сложных процентов  и указывается отдельной строкой  в бюджет доходов и расходов.

С учётом кредитного плана прогноз  движения денежных средств примет вид:

Изменится также  бюджет доходов и расходов:

Итак, мы получили упрощённую модель бюджетирования для реализации средствами Axapta. Очевидно, что такой простой пример бюджетирования легче реализовать средствами Microsoft Excel, чем Microsoft Axapta. Но для изучения возможностей Axapta данный пример вполне подходящий, так как включает в себя все сферы деятельности реального предприятия. В примере отсутствует только Бюджет основных средств, который всегда есть в реальной жизни. Но средства Axapta по бюджетированию ОС похожи на бюджетирование продаж и закупок и даже несколько проще. Поэтому исключение данного элемента из примера несущественно.

Основной целью нашей модели будет построение двух основных отчётов: бюджета доходов и расходов и  бюджета движения денежных средств  и сравнение их с учётом и без  учёта кредитного плана.

2.5 Инструменты Axapta

Для реализации данной модели в Axapta необходимо ознакомиться с основными определениями Axapta и её инструментами бюджетирования.

Все бюджеты Axapta построены на плане  счетов. С одной стороны, это упрощает дальнейшее сравнение бюджетных  данных с фактическими. С другой стороны, заставляет пользователя очень  тщательно подходить к построению плана счетов.

Для составления финансовых планов и бюджетов используется один механизм – бюджетная модель, под которой  понимается набор планируемых оборотов по конкретным счетам на определённые даты или за определённые периоды. Моделей  может быть несколько и они  могут образовывать сложную древовидную  структуру, когда модель состоит  из подмоделей, те – из подмоделей следующего уровня. Количество уровней неограниченно. Бюджетные проводки односторонние, т.е. строка проводится только по кредиту  или дебету одного счёта, в зависимости  от знака суммы, что для российского  бухгалтера может быть неожиданностью. Дебетовые суммы в формах прижаты  влево, кредитовые – вправо. Данное правило является общим для всех форм Axapta.

Для составления бюджетов, связанных  с продажами и закупками, используется другой механизм – прогнозы продаж и закупок. Аналогично бюджетным  моделям существуют также прогнозные модели, которые представляют собой  набор прогнозов - планируемых закупок  или продаж товаров, материалов или  основных средств, причём как в денежных, так и в натуральных единицах измерения. Прогнозы формируются в  натуральных единицах измерения. Программа  сама подставляет отпускные или  закупочные цены.

Прогнозные модели могут включать в себя подмодели. Выбранные прогнозы по закупкам и продажам могут быть перенесены в выбранную бюджетную  модель. При переносе в бюджет переносятся  также количества в натуральных  единицах измерения, что позволяет  получать отчёты бюджетов с количествами закупаемых или продаваемых товаров.

Для подготовки бюджетов и их автоматического  расчёта в Axapta предусмотрен довольно широкий набор инструментов: распределение  бюджетных проводок по периоду на основе ключей распределения или  по различным отделам, центрам финансового  учёта, другим счетам; расчёт бюджета  на основе фактических данных или  другого бюджета; сопоставление  бюджетов.

Ключи распределения используются для разбиения какой-либо величины (бюджет, прогноз) за период на части  за более мелкие периоды, например, оборота за год на обороты помесячно, закупки за месяц на каждую неделю.

Также можно настроить распределение  по любому другому принципу. Например, настроить распределение общехозяйственных  расходов по отделам, целям, центрам  затрат, другим счетам в любых комбинациях. Данная функциональность позволяет  также перенести распределённые строки бюджета на несколько дней или месяцев вперёд или назад  от исходной бюджетной проводки. Это  позволяет, например, начислить затраты  на зарплату в одном месяце, а  их выплату - в другом. При распределении  на другие счета и другие отделы формируются пары проводок: по исходному  счёту и указанному в параметрах распределения.