Система и взаимосвязь моделей предприятия

В результате одна бюджетная проводка автоматически разбивается на части  в соответствии с ключом распределения, либо правилам распределения по финансовой аналитике (например, отделам) или другим счетам.

Ещё один инструмент бюджетирования - сопоставление. Его суть заключается  в принятии решения о создании бюджетной строки в зависимости  от значения исходной. Например, при  превышении бюджета выше определённой величины остаток переносится на другой счёт. Данный инструмент удобен при настройке различных сценариев  при моделировании разных вариантов  развития событий.

Бюджетирование в Axapta представляет собой инструмент долгосрочного  планирования. Кроме бюджетирования, в Axapta существуют механизмы оперативного управления финансами: прогноз движения средств, анализ ликвидности и расчёт потребностей в валюте, но для нашей  модели они не потребуются. Данные инструменты  используют данные из других модулей  системы и позволяют планировать  намного точнее, учитывая текущее  состояние компании и её текущие  планы: остатки товаров и материалов на складах и в производстве, текущие  и планируемые закупки у поставщиков  и заказы клиентов, а также текущие  остатки на расчётных счетах, кассах и счетах бухгалтерского учёта. В  результате анализа ликвидности, проводимого  путём расчёта планируемых проводок по счетам денежных средств, система  может автоматически вычислить  необходимую потребность в денежных средствах («Потребность в валюте») в оперативной деятельности предприятия.

 

Axapta содержит  набор отчётов по бюджетированию, используемых для принятия управленческих  решений, проверки выполнения  бюджетов и их сравнения. Кроме  штатных отчётов, можно использовать  встроенный генератор финансовой  отчётности, который позволяет использовать  бюджетные данные наравне с  фактическими, предоставляя пользователю  дополнительные возможности для  получения более полных и информативных  отчётов.

2.6 Реализация в Axapta

Сначала опишем основные настройки, которые  мы будем использовать при реализации модели.

Все бюджеты разбиты по бюджетным  моделям, которые образуют двухуровневую  иерархическую структуру в соответствии с названиями бюджетов нашей модели: Бюджет продаж, Бюджет закупок, Бюджет коммерческих расходов и т.д.. В большинстве  случаев термины «Бюджет» и «Бюджетная модель» будут синонимами. Но в  ряде случаев это правило будет  нарушаться. Например, когда бюджетные  проводки одного бюджета используются в другом бюджете.

Бюджетные модели «Сводный бюджет»  и «Без кредитного плана» соответствуют  двум сводным бюджетам с учётом и  без учёта Кредитного плана. Это  потребуется при анализе потребности  в денежных средствах на протяжении года и анализа влияния стоимости  кредита на прибыль.

«Сводный бюджет» (бюджетная модель «Сводный») включает все бюджеты:

Сводный бюджет «Без кредитного плана» (бюджетная модель «Сводный2») включает все бюджеты, кроме Кредитного плана.

Для формирования бюджета продаж необходимо сначала создать прогноз продаж и перенести его в главную  книгу. Для формирования прогноза продаж удобно создать ключ распределения  по периоду.

На его основе создаётся прогноз  продаж.

Далее прогноз продаж переносится  в главную книгу. В результате появляются бюджетные проводки в  бюджетной модели «Прогноз продаж». Проводки по дебету сформировались по счету «90.100 ПРОДАЖИ: Выручка» по отпускной  цене, а по кредиту счета «90.200 ПРОДАЖИ: Себестоимость продаж плановая»  – по плановой цене закупки (План счетов взят из демонстрационной модели Axapta).

Чтобы дополнить бюджет продаж коммерческими  расходами, которые прямо пропорциональны  продажам, можно также воспользоваться  ключом распределения. Но мы воспользуемся  другим инструментом: копирование бюджетных  проводок. Данная функциональность позволяет  автоматически получать из одних  бюджетных проводок другие. При копировании  возможно изменить название бюджетной  модели, номер счета главной книги, финансовые аналитики, сделать сдвиг  на определённое количество дней или  месяцев, уменьшить или увеличить  сумму проводки:

Расходы, независимые от продаж (постоянные), формируем вручную с использованием метода распределения «Период», когда  программа автоматически формирует  одинаковые проводки через определённое количество месяцев или дней.

В результате получаем бюджет коммерческих расходов и бюджет постоянных затрат. При создании бюджетных проводок по денежным счетам будем использовать аналитику цель, которую будем  использовать для отчёта движения денежных средств.

Для формирования отчётов по бюджетам используется генератор финансовой отчётности, позволяющий создавать  отчёты по бюджетам как в денежных, так и в натуральных единицах измерений, с учётом фильтрации и  группировки по финансовым аналитикам. Его дизайн довольно ограничен, но возможности  для анализа данных он предоставляет  более чем достаточные. Мы не будем  останавливаться на изучении его  настроек. Покажем только результат  отчёта «Бюджет коммерческих расходов»  с разбивкой по кварталам.

Бюджет постоянных затрат нас интересует в части закупок материалов и  их оплаты. Для формирования данного  бюджета создаём прогноз закупок  и переносим его в главную  книгу так же, как и в случае с прогнозом продаж. В случае краткосрочного периода система умеет автоматически  формировать планируемые закупки  и производственные заказы под планируемые  и текущие продажи. Но в случае долгосрочного планирования данная функциональность недоступна да и практически  бесполезна, поэтому формирование прогноза закупок производится пользователем  вручную или импортируется из внешнего файла.

В результате получаем два основных бюджета: доходов и расходов и  движения денежных средств. Но в результате анализа бюджета движения средств  помесячно мы видим, что для функционирования компании необходимо привлечение кредитных  ресурсов в начале квартала с их возвратом в конце квартала или  в конце года. Например, в случае первого квартала бюджет движения денежных средств без привлечения кредитных  ресурсов будет выглядеть так.

Привлечение кредитных ресурсов фиксируем  в бюджете «Кредитный план», в  котором учитываем не только получение  и возврат кредитов, но и их стоимость, которая повлияет также на прибыль.

Последние три строки кредитного плана  фиксируют стоимость кредита  и реально формируют 12 проводок - на каждый месяц года.

После формирования кредитного плана  получаем окончательный вариант  бюджета движения денежных средств (Строки отчёта отсортированы по кодам  аналитики Цель).

Теперь мы можем узнать, как привлечение  кредитных ресурсов повлияло на прибыль.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Ввиду ограниченности модели мы использовали далеко не все инструменты Axapta для  бюджетирования. Тем не менее, можно  сделать некоторые выводы о возможностях программы в этой области.

Встроенные возможности системы  позволяют создать систему бюджетирования предприятия практически любой  сложности: от небольшой компании до многоуровневого холдинга. В ней  представлено большинство инструментов, присутствующих в специализированных системах. Интегированность бюджетирования с другими модулями обеспечивает точность фактических данных для  сравнения, кроме того, данные других модулей могут быть использованы для построения бюджетов. Поэтому  построение системы бюджетирования на основе работающей ERP системы позволит предприятию более грамотно осуществлять планирование своей деятельности, контролировать выполнение планов подразделениями, заблаговременно  узнавать о возможных проблемах  ликвидности или невыполнения плановых показателей и своевременно принимать  управленческие решения.

В то же время нельзя не сделать  ряд замечаний, показывающих ограниченность системы для построения системы  бюджетирования предприятия.

В программе невозможно настроить  автоматическое изменение одних  бюджетных проводок при изменении  или удалении других. Функции копирования, распределения и сопоставления  бюджетов выполняются только вручную. Если возникает необходимость моделирования  различных вариантов развития событий, когда при изменении одного бюджета  должны пересчитываться другие, данный функционал необходимо будет доработать.

Используемый генератор отчётов  далеко не всегда может удовлетворить  пользователя своим дизайном. В результате неизбежны доработки финансовых форм, используемых в бумажном виде. Альтернативным решением может быть использование шаблонов в Word или Excel с выводом данных из Axapta. Использование  шаблонов является штатным средством  и используется, в частности, для  получения российских ответов: форма  №1, форма № 2 и т.п.

Иерархическая структура моделей  очень удобна для формирования бюджетов многоуровневого холдинга. Но средства, визуально показывающего эту  иерархию, в системе не предусмотрено.

Но все эти минусы полностью  компенсируются интегрированностью системы. Интегрированность становится особо  полезной при краткосрочном планировании, когда используются другие инструменты  планирования – прогноз движения средств и сводное планирование.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Автоматизация управления предприятием. / Баронов В.В. и др. – М.: ИНФРА-М, 2000.
2. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник. / Под ред. Г.А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ, 2002
3. Г.Н.Сорокина, А.А.Сорокин, Ю.Ф.Тельнов Проектирование экономических информационных систем
4. http://www.kiborg.net/stat_3.htm
5. http://www.andproject.ru/axapta/