Совершенствование организации труда в организации

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала; трудовое законодательство; структуру и штаты предприятия; порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия; порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам; порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности; порядок ведения банка данных о персонале предприятия; основы делопроизводства; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

Табельщик

Должностные обязанности. Ведет табельный учет фактического времени пребывания работников на предприятии, осуществляет контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах. Делает соответствующие отметки в табеле и ежедневно составляет рапорты (сводки) о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием их причин, ведет учет списочного состава работающих. Систематически вносит изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др. Контролирует своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на их отсутствие на работе. В установленном порядке представляет табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.

Должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению табельного учета; графики сменности работы и режим рабочего времени на предприятии и в его подразделениях; организацию делопроизводства на предприятии; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование либо основное общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

 

2.2 Организация рабочего  места работника кадровой службы

Важным для каждого работника кадровой службы является организация его рабочего места, включая рациональную планировку (внешнюю по отношению к другим рабочим местам и предметам оснащения и внутреннюю, обеспечивающую рациональное расположение предметов и средств труда на рабочем месте), а также оснащение, в т. ч. информационными документами, и обслуживание, создание благоприятных условий труда.

Планировка и оснащение рабочих мест зависят от специфики трудовой деятельности работника и занимаемой должности. Можно использовать типовые проекты, которые содержат перечень работ, соответствующее оснащение и планировку, обслуживание, включая схему информационных связей, перечень поступающих документов для хранения и использования и т. п.[7]

Применительно к рабочим местам работников кадровых служб – это типовой набор мебели, отвечающий как антропометрическим и функциональным данным человека, так и эстетическому восприятию дизайна. Комплексность оснащения предусматривает наличие на рабочем месте современной техники и ее рациональное размещение, в т. ч. безопасное для здоровья. Обслуживание рабочего места должно предусматривать информационные связи, документооборот и пр., обеспечивающие оперативность, объективность и достоверность получения и обработки информации. Все вместе должно способствовать эффективной работоспособности работника в течение рабочего дня, качественному выполнению функций и обязанностей.

Рабочее место инспектора по кадрам, как правило, включает в себя набор мебели (стол, подъемно-поворотный стул, стул для посетителей), а также мини-компьютер, лотки для документов, телефонный аппарат, телефонный справочник и пр.

Типовое рабочее место табельщика оснащается столом, подъемно-поворотным стулом, сейфом для хранения документов (бланков) и пр.

Создание благоприятных условий труда предполагает наличие нормальной освещенности, допустимого уровня шума, оптимального микроклимата, эстетики, рационального режима труда и отдыха, а также психологического климата в коллективе.

Санитарно-гигиенические условия труда на рабочем месте регламентируются санитарными нормами, нормативными документами, стандартами техники безопасности. При установлении рационального режима труда и отдыха рекомендуется использовать первую половину дня для выполнения основных функций, вторую – для проведения производственных совещаний и т. п., конец дня или определенные дни недели – для консультаций и приема посетителей. В ряде случаев целесообразно использовать индивидуальные режимы труда, скользящие графики работы[8].

Эффективность трудовой деятельности персонала кадровой службы в значительной мере определяется организацией трудового процесса и также методами его осуществления. Трудовой процесс, как правило, состоит из комплекса операций или процедур, каждая из которых имеет свое назначение и порядок выполнения (последовательное, совмещенное и пр.). Так, процедура “прием на работу” включает в себя 42 операции; “оформление документов при приеме на работу работников” – 10 (в т. ч. заполнение учетной, алфавитной, личной карточек, составление приказа, запись в трудовую книжку и пр.).

Метод труда характеризует способ выполнения трудового процесса работником для получения максимального результата при минимальных затратах рабочего времени и устойчивой работоспособности в течение рабочего времени.

Методы труда любого работника в значительной мере определены организацией его рабочего места, выбранными формами разделения и кооперации трудовых функций (работ), технологией и другими моментами, регламентирующими трудовой процесс. Однако применение рациональных приемов и методов выполнения конкретной работы во многом зависит от самих работников[9]. Например, при ведении дневника времени работник может успешнее определить приоритетность решения тех или иных задач, выполнения соответствующих операций, решить вопросы делегирования отдельных работ (функций) без освобождения от ответственности (особенно важно для руководителя), учитывать использование рабочего времени и определять причины его потерь, принимать соответствующие меры, достигать оптимальную работоспособность в рамках естественного ритма с учетом своих особенностей и т. п.

Большое значение имеет применение рациональных методов работы в сфере информации и коммуникаций. Так, обработка информации может быть упорядочена, систематизирована и ориентирована на эффективное достижение задачи при применении различных методов и приемов выполнения тех или иных функций (работ). Это влияет на сроки выполнения работ, их своевременность и достоверность результатов при передаче другим работникам в условиях принятого разделения и кооперации трудовых обязанностей и т. п. В сфере коммуникаций для успешной работы персонала кадровой службы необходимо применять рациональные способы проведения совещаний, приема посетителей, ведения телефонных переговоров и корреспонденции и др.

2.3 Расчет численности спхециалистов кадровой службы

	Наименование операции	Единица измерения	Норматив времени, ч	Норма времени, чел. - ч	Объем работы за год	Трудоемкость операции, ч
1	Оформление приема на работу:  рабочих	1 работник	0,46	0,50	413	205,18
	служащих		0,74	0,80	214	171,03
2	Оформление документов при увольнении рабочих и служащих	1 увольняемый работник	0,39	0,42	304	128,04
3	Выписка новой тру- довой книжки	1 трудовая книжка	0,11	0,12	627	74,49
4	Выписка дубликата трудовой книжки	1 дубликат	0,27	0,29	77	22,45
5	Запись в трудовую книжку (вкладыш)     сведений о работе, поощрений и        награждений	Одна запись	0,07	0,08	598	45,21
6	Оформление пере- вода в другое     под- разделение или на другую должность	Один работник	0,38	0,41	225	92,34
7	Отметка о приеме на работу, о перемеще-нии или увольнении в плане обеспечения дополнительной по-требности в рабочих кадрах	Один работник	0,06	0,07	1 156	74,91
8	Составление и кор-ректировка графика отпусков	Один работник	0,10	0,11	2 500	270,00
9	Оформление отпуска	Один работник	0,11	0,12	2 500	297,00
10	Ведение картотеки	Один работник	0,08	0,09	2 500	216,00
11	Оформление листка нетрудоспособности	Один листок	0,05	0,05	656	35,42
12	Оформление взысканий	Одно оформление	0,11	0,12	487	57,86
13	Регистрация нару-шений общественно-го порядка работни-ком	Одно нарушение	0,36	0,39	89	34,60
14	Составление списка работников,     ухо-дящих на пенсию	Один работник	0,08	0,09	340	29,38
15	Оформление доку-ментов на работников –юбиляров и на по-ощрение уходящих на   пенсию	Один работник	0,48	0,52	340	176,26
16	Оформление доку-ментов работнику, ухдящему на пенсию по старости,       инва-лидности, уходу за инвалидами или   пе-рерасчет пенсии	Один работник	3,30	3,56	112	399,17
17	Составление отчета о численности работ-ников по полу и возрасту и рабочих по образованию. (Сред-несписочное число работников 990)	Один отчет	14,22	20,30	100	1 535,76
18	Составление отчета о численности, составе, движении и образо-вании работников, за-нимающих должнос-ти руководителей и специалистов и рабо-чих с высшим и сред-ним образованием. (Среднесписочное чи-сло работников 990)	Один отчет	4,42	6,32	68	324,60
19	Расчет дополнитель-ной потребности     в специалистах с выс-шим и средним    спе-циальным образова-нием	Один расчет	3,64	3,93	49	192,63
20	Оформление трудового договора	Один работник	0,24	0,26	627	162,52
21	Заключение договора об имущественной ответственности работника	Один работник	0,46	0,50	617	306,53
22	Оформление пособий малообеспеченным семьям	Один работник	0,92	0,99	221	219,59
23	Оформление дотации на детей	Один ребенок	0,08	0,09	221	19,09
24	Оформление приказа на поощрение     ра-ботников	Один работник	0,19	0,21	375	76,95
25	Обновление личных карточек	Один работник	0,10	0,11	519	56,05
26	Оформление харак-теристики на ра-ботника	Один работник	0,85	0,92	119	109,24
27	Проверка табелей	Один работник	0,02	0,02	573	12,38
28	Аттестация и пере-аттестация ИТР и  служащих	Один работник	0,76	0,82	443	363,61
29	Определение пот-ребности в работ-никах на предприятии	Одна профессия	0,02	0,02	135	2,92
30	Работа с картотекой уволенных  работ-ников	Один уволенный	0,12	0,13	304	39,40
31	Составление ежегод-ного отчета о выдаче и возврате пропусков	Один отчет	0,29	0,31	617	193,24
32	Прочие работы	1 работа	0,77	0,83	7	5,82
Суммарная трудоемкость						5 949,67

 

Расчет общей (годовой) трудоемкости:

То = Тн + Тнн

где Тнн – трудоемкость работ, непредусмотренных сборником нормативов, ч (принимается равным 70 ч);

То =  5 949,67 + 70

То = 6 019,67 ч.

Расчет численности инспекторов по кадрам (основных работников):

Ч = То/Фп

 где  Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (принимается равным 1910 ч);

Ч = 6 019,67 / 1910

Ч = 3,1 чел.

Расчет численности табельщиков (вспомогательных работников):

Чв = Чср/Нобс

где Чср – среднесписочная численность работников, 2 500 чел.

Нобс – норма обслуживания (принимается 400 чел.).

Чв = 2 500 / 400

Чв = 6,25 чел. 
2.4 Закрепление (распределение) обязанностей

Инспектор по кадрам ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка. Составляет установленную отчетность.

Табельщик ведет табельный учет фактического времени пребывания работников на предприятии, осуществляет контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах. Делает соответствующие отметки в табеле и ежедневно составляет рапорты (сводки) о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием их причин, ведет учет списочного состава работающих. Систематически вносит изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др. Контролирует своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на их отсутствие на работе. В установленном порядке представляет табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.

 

2.5 Обработка фотографии  рабочего времени

 

Для установления рабочего времени и его потерь в целях повышения производительности труда следует использовать фотографию рабочего времени. Изучите фотографию рабочего времени специалиста кадровой службы и наименования затрат рабочего времени (Приложение 5).

Для каждой строки затрат рабочего времени проставьте соответствующий индекс и рассчитайте их длительность. Для обработки результатов наблюдения можно использовать следующую форму:

Таблица 2

Затраты  времени	Индекс	Продолжительность
Подготовительно-заключительное  время	ПЗ	6+3+2+2+2=8
Оперативное время	ОП	78+75+55+20+78+69=375
Время обслуживания рабочего места	О
Время на отдых и личные надобности	ОТ	5+11=16
Время перерывов, вызванных нарушением нормального хода производственного процесса	ПТ	15+32+15=62
Время перерывов, вызванных нарушением трудовой дисциплины	ПР	1+10=11

 

 

Составьте баланс рабочего времени и определите потери, используя форму из таблицы 3:

Таблица 3

 

Затраты  времени	Продолжительность, мин.		Излишек	Недостаток
	Нормир-я	Факт-я
Подготовительно-заключительное  время	18	15		3
Оперативное время	443	375		68
Время обслуживания рабочего места	10	0		10
Время на отдых и личные надобности	15	16	1
Время непредусмотренных перерывов (потери времени)	-	73	73
Общее время наблюдения	480	479	74