Структура и содержание внутренней отчетности предприятия

3. Оптимальный выбор центров  возникновения затрат, ответственности и рентабельности, позволяющий устранить до некоторой степени негативное влияние системы контроля на моральное состояние работников подразделений. Планы и отчеты не должны приводить к конфликтам между управленцами сметных подразделений, между работниками бухгалтерии и менеджерами.

Классификация затрат на регулируемые и нерегулируемые для каждого конкретного подразделения. Снижение затрат, зависимых от деятельности лиц, отвечающих за центры, положительно сказывается на желании управляющих воздействовать на уровень затрат. В противном случае планы и отчеты вместо координации действии управленцев могут привести к дезорганизации хозяйственной деятельности.

Система выявления отклонений должна способствовать раскрытию ошибок в учете, ценообразовании и т. п. Иначе утратится доверие к учету в целом, отчетности об исполнении смет в частности и, в конечном счете, приведет к уклонению от ответственности лиц, занятых управленческой деятельностью.

На данном предприятии рассмотренные проблемы требуют непосредственного участия управленцев и всего трудового коллектива в разработке системы оценочных показателей, содержания отчетности. Это создаёт условия для понимания принимаемых решений и путей их реализации, координации действий лиц по осуществлению поставленных целей, предотвращения негативного воздействия системы контроля на мотивацию лиц, участвующих в производственном процессе.

 

2.2 Формы внутренних отчетов, составляемых  на предприятии

 

На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород». Важным элементом здесь является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна, и шаблонный подход в данном случае неуместен. Тем самым можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к характеристике форм отчетности ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород» (Рисунок 2.1).

Классификационные признаки форм внутренней отчетности

 

 

Рисунок 2.1 - Классификационные признаки форм внутренней отчетности

По содержанию информации внутренние отчеты ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород» подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.

Комплексные итоговые отчеты ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород» представляются, как правило, за месяц или иной отчетный период (квартал, шесть месяцев и т. п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период, о доходах и расходах по центрам ответственности, об исполнении сметы издержек, рентабельности, движении денежных средств и иных показателей для общей оценки и контроля.

Тематические отчеты ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород» представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции, и другим не входящим в оценочные плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.

Аналитические отчеты ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород» подготавливаются только по запросам управляющих и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности, например всесторонняя оценка причин перерасхода ресурсов, изменения рентабельности, уровня продаж по секторам рынка, анализ рынка и использования производственных мощностей, факторов риска деятельности в определенных направлениях и т. п.

По уровням управления отчеты ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород» различают: оперативные, текущие и сводные отчеты.

Оперативные отчеты, представляемые на нижнем уровне управления в центрах ответственности, содержат подробную информацию для принятия текущих решений; составляются еженедельно и ежемесячно.

Текущие отчеты, содержащие агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли и центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

Сводные отчеты формируются для высшего управленческого персонала организации. На их основе принимаются стратегические решения и осуществляется общий контроль и контроль деятельности управленческого персонала на среднем, иногда на нижнем уровне. Периодичность этих отчетов колеблется от ежемесячных до ежегодных.

Оперативная информация, адресованная низовым центрам ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. На нижнем уровне принимаются оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов использования ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации. Приведем для примера отчеты об издержках для разных уровней управления ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород».

Таблица 2.1 - Месячный отчет вице-президента по производству

Контролируемые издержки	По смете	Фактические	Отклонения	Неблагоприятные отклонения
Содержание офиса	108400	111400	3000	3000
Планирование и расчеты	92400	96600	4200	4200!
Прочие издержки	12300	11900	(400)	-
Издержки: цеха №1 цеха №2	280 600 389 440	285 000 382 650	4400 (6790)	4400 -
Всего	883 140	887 550	4410	11600

По смете указаны издержки в пересчете на фактический объем производства; знаком «!» отмечены отклонения, превышающие 4 % расходов данной статьи.

 

Таблица 2.2 - Месячный отчет начальника цеха №2

Контролируемые издержки	По смете	Фактические	Отклонения	Неблагоприятные отклонения
Общецеховые издержки: на оплату труда	21 340	19 680	(1660)!
на коммунальные услуги	63 200	64 300	1100	1100
прочие	10 700	8100	(2600)!	-
Издержки подразделений:
штамповочного	ПО 000	113 070	3070	3070
красильного	48 200	45 800	(2400)	-
сборочного	136 000	131 700	(4300)	-
Всего	389 440	382 650	(6790)	4170

Таблица 2.3 - Месячный отчет мастера штамповочного участка

Контролируемые издержки	По смете	Фактические	Отклонения	Неблагоприятные отклонения
Материалы основные	44 200	45 300	1100	1100
Прямая оплата труда	25 600	25 900	300	300
Специнструмент	3850	2750	(1100)!	-
Оплата обслуживающего персонала	12 430	12 880	450	450
Вспомогательные материалы	20 100	20 800	700	700
Прочие издержки	3820	5440	1620!	1620
Всего	110 000	113 070	3070	4170

По объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты.

Сводка - это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период (иногда за день, неделю).

Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях центра ответственности.

Общие (сводные) отчеты составляются по организации в целом и содержит информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.

По формам представления внутренние отчеты составляются в табличной, графической или текстовой форме.

Табличная форма представления внутренней отчетности наиболее приемлема и для составителей, и для пользователей. Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К тому же, к ней все привыкли, она стала традиционной. Нужно уметь правильно структурировать отчетные показатели, разделять их на зоны, выделяя главные, требующие особого внимания, а самое важное, стараться изложить отчет на одной странице без оборота.

Для пояснений к отчету может быть приложена записка с комментариями и раскрытием основных показателей.

Графическая форма более наглядна, но не следует перегружать графики (диаграммы) излишней цифровой информацией; нужно стремиться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняет ее восприятие. Большое количество цифровых данных нагляднее представлять в табличной форме.

Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствуют цифровые данные либо их объем незначителен; нужно подробно объяснять взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам, составленным в табличной или графической форме.

Итак, внутренняя отчетность ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород» включает в себя разного рода и детализации внутренние отчеты.

 

3 Совершенствование внутренней  отчетности ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород»

 

3.1 Выбор состава показателей  и содержание внутренней отчетности по результатам управленческого учета и контроля за деятельностью предприятия

 

Под общей системой контроля на предприятии понимают коммуникационную сеть управленческого учета, с помощью которой обеспечивается соответствие решений, принятых на предприятии, с реализацией их на практике, и основа правильных действий в будущем.

Внутренний управленческий контроль содержит методы и способы, которые помогают управлению, планированию и контролю за хозяйственной деятельностью предприятия, подразделений и внутри них. В ООО «Газпром трансгаз Нижний Новгород» примером может служить бюджетирование и составление отчетов, нормативный метод учета затрат.

Внутренний управленческий контроль сосредоточивает свое внимание на элементах предприятия - отделах, службах, цехах, участках, бригадах, называемых центрами ответственности. Поскольку у каждого центра ответственности имеются свои цели, то для их осуществления они вырабатывают свою стратегию. Иногда такую процедуру управления называют стратегическим планированием.