Логистика снабжения и ее место в логистической системе

    3. Обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями  в них. Избыток или недостаток количества поставляемых товарно-материальных ресурсов негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении балансового оптимума.

Объем закупок определяется по согласованию с другими отделами (производственным, складским, финансовым, бухгалтерией). Совместно с производственным отделом определяется требуемое количество материальных ресурсов. Проверяется наличие данного товара на складе (если склад находится в ведении отдела снабжения). Если на складе этой продукции нет (или ее недостаточно), объем закупки необходимо согласовать с финансовым отделом.

Важной задачей является и контроль процесса поставок закупленных  материальных ресурсов. Эта задача исходит из того, что подача заказа – это только начало работы. Заказ нередко надо уточнять, следует проверять сроки фактических поставок, что способствует своевременности их осуществления.

   4. Место покупки  желательно чтобы способствовало  минимизации затрат на транспортировку.

    5. Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья и комплектующих изделий. Материалы, закупленные ранее намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на оборотные фонды предприятия, а опоздание в закупках может сорвать производственную программу или привести к её изменению.

Своевременная подача заказов  – это важная задача, т.к. материальные ресурсы дороги и часто общая  сумма затрат на приобретение их непомерно высока для предприятия – покупателя. Между тем теперь, когда рынок перенасыщен товарами, многие поставщики, чтобы сбыть их, предлагают разного рода скидки и это необходимо учитывать при управлении закупочной логистикой.

Необходим контроль времени выполнения заказа с учетом необходимого времени упреждения. Время упреждения – это расчетный период от момента, когда заказ сформирован и представлен поставщику, до момента, когда ресурсы получены потребителем. Это-то время и надо учитывать, чтобы обеспечить своевременность поставки.

Оптимальные сроки поставки материальных ресурсов, готовой продукции и предоставления услуг. Опоздание в закупках может сорвать производственный график, что повлечет за собой большие накладные расходы, а закупленные ранее намеченного срока материалы ложатся дополнительным бременем на оборотные фонды и складские помещения предприятия. Например, авиакомпания не сможет перевозить пассажиров, если вовремя не будет обеспечена топливом, но хранить лишние тонны горючего также невыгодно для компании.

6.Основу экономической эффективности закупочной логистики составляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетворительного качества по минимальным ценам. В изучении рынка, которое проводится соответствующими отделами фирм, вопрос цен – главный, но существенную роль также играет анализ других факторов, в том числе возможных логистических расходов и сроков поставок.

Поиск и закупка товаров и  услуг по минимальным ценам. Эта  задача особенно актуальна для российских предприятий, так как закупочная деятельность требует большого объема оборотных средств, а, как показывает опыт, нехватка именно оборотных средств является одной из главных проблем российского бизнеса. Прибыль, полученная благодаря закупкам по более низким ценам или за счет снижения общих логистических затрат, может быть очень весомой.

Для оптового покупателя такое положение дел требует точного расчета издержек. Хотя степень влияния снабженческих издержек на уровень общих производственных издержек и затрат может быть и не особенно большим, расчет затрат на приобретение сырья и материалов во многом определяет дальнейшую стратегию производства и сбыта конечной продукции.

При выполнении этих задач  необходимо каждый раз принимать  решение: покупать ли данное комплектующее изделие в готовом виде у другого производителя или же делать его самим, на собственном производстве, если это технологически возможно. В данном случае речь идет о выборе производства либо закупок комплектующих, которые сами по себе являются законченными изделиями. Например, различного рода электромоторы или же базовое литье, которое станкостроительное предприятие не производит самостоятельно, а закупает у специализированных предприятий. Другой пример: автозавод устанавливает на выпускаемых им автомобилях шины, закупленные у специализирующихся на этом фирм, а не производит их самостоятельно.

Условия закупок согласуются  с поставщиками, уже предложившими  свои варианты и отделом снабжения. В решении данного вопроса могут участвовать и работники других отделов (финансового, логистики и т. д.). Решение данной задачи означает, что будут определены такие параметры, как цена, условия оплаты и доставки, сроки и т. д.  

4. Правила и принципы закупочной логистики

 

Выработан ряд «общих правил» или рекомендаций закупочной деятельности, которые не только существенно  облегчают отношения с поставщиками и банковской сферой, но и упрочивают положение производства, создают условия для выживания в конкурентной борьбе. Этот своеобразный кодекс характеризует этические нормы партнерства и кратко формулируется следующим образом: в основе успешной подготовки и производства продукции, при прочих равных условиях, лежат хорошие отношения между предпринимателем с одной стороны, и кредиторами и поставщиками с другой.

Особое внимание следует  уделять отношениям с кредиторами, поскольку их доверие и готовность помочь особенно важны, но взаимоотношениям с поставщиками также уделяется важное внимание. Может, эти принципы и звучат несколько высокопарно, но суть они выражают, особенно при системе поставок «точно в срок».

В отношениях с поставщиками рекомендуется держаться нескольких основных принципов.

1. Обращаться с поставщиками  так же, как с клиентами фирмы.

В маркетинге мы говорим, что главное действующее лицо в рынке – потребитель, а здесь заостряем внимание и на роли поставщика.

2. Не забывать на деле демонстрировать общность интересов.

3. Знакомить поставщика  со своими задачами и быть  в курсе его деловых операций.

4. Проявлять готовность  помочь в случае возникновения  проблем у поставщика.

5. Соблюдать принятые  на себя обязательства.

6. Учитывать в деловой практике интересы поставщика.

7. Поддерживать по  возможности стабильные контакты  в деловой сфере.

На оптимизацию звена  логистической цепи «закупка» влияют не только внешние факторы, перечисленные выше, но и внутренние приоритеты, связанные с различным пониманием оптимальной деятельности и целями других звеньев, что вызывает необходимость поиска экономических компромиссов между различными структурными подразделениями фирмы.

 

5.  Этика закупок

 

Этика имеет дело с  моральными принципами и ценностями, которые управляют нашими действиями и принятием решений.

Закупочная этика основывается на том, как представители закупок  ведут себя с поставщиками и представителями  других подразделений фирмы-поставщика.

Этика в закупочной деятельности необходима так как:

- нормальные этические  взаимоотношения с поставщиками  являются базой для создания  долгосрочных партнерских отношений и завоевания уважения партнеров;

- закупочный персонал, как никакой другой, подвержен  искушению вести себя неэтично;

- закупочный персонал для поставщиков является лицом фирмы-покупателя; 

1.6. Основные функции отдела закупок и взаимодействие с другими функциональными подразделениями фирмы

 

Отдел (служба) снабжения-закупок является функционально обособленным подразделением фирмы и входным звеном в логистической цепи системы. Поэтому ему необходимо устанавливать определенные взаимоотношения с другими структурными подразделениями фирмы для рациональной организации логистического процесса.

Рассмотрим перечень задач – один из вариантов набора полномочий работников отдела закупок производственного предприятия. В каждой фирме отдел закупок-снабжения будет иметь свой объем полномочий, которые будут зависеть от организационной структуры фирмы и логистической системы в целом.

Рассмотрим основные функции отдела закупок:

1. Определение потребности в материальных ресурсах. Для этого отдел закупок получает информацию от отдела маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно-аналитического отдела. Производится расчет средств на приобретение материальных ресурсов. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела о наличии свободных оборотных средств.

Обозначим основные принципы определения потребностей.

Определение потребностей означает выявление продуктов и услуг по их качеству, количеству и реализуется в основном двумя методами:

– путем определения  потребностей на основе заказов;

– планомерного определения  потребностей на основе расходов.

Определение потребностей на основе заказов, например в машиностроении, происходит путем разложения спецификаций на отдельные комплектующие с учетом уже имеющихся складских запасов. Первичными потребностями здесь являются потребности в готовых изделиях,  вторичными – узлы, из которых изделие состоит, третичными – детали, из которых состоят узлы. Сроки удовлетворения последующих потребностей определяются на основе сроков закупки предыдущих.

Если потребности на основе заказов не могут быть определены или применение этого метода нецелесообразно, используют метод определения при помощи простейших расчетов и дополняются они интуитивными методами прогноза.

2. Поиск, анализ данных, выбор поставщиков. Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи.

Для эффективного функционирования отдел закупок должен обладать полномочиями на принятие решений при совершении закупок в следующих областях:

- выбор поставщика - отдел закупок должен иметь опыт в определении того, кто производит нужную продукцию и как анализировать надежность поставщика;

       - метод ценообразования - определение общей стоимости закупки для формирования цены и условий договора. Это одна из основных экспертных областей деятельности отдела закупок. Здесь должно иметь место для маневра, если необходимо достичь минимальных цен и общей стоимости закупок материальных ресурсов.

 В результате анализа  выбираются наиболее приемлемые  поставщики. Производится определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа и т.д. Такой выбор в настоящее время осуществляется в основном двумя методами:

1). Анализ возможных вариантов и предложений осуществляет торговый агент фирмы, отвечающий за закупки. Он выбирает поставщика, исходя прежде всего из наиболее низких закупочных цен, делает заказ, следит за его выполнением, старается разрешить возникающие проблемы. Все вопросы обычно решаются с помощью современных средств связи, обмен официальной документацией сведен к минимуму.

2). Метод заключается  в коллегиальном обсуждении возможностей  и потребностей в поставках. Анализ проводится как на уровне отдела закупок фирмы, так и на уровне взаимодействия этого отдела с производственным и отделом контроля качества продукции.

3). Существует и третий  путь, который применяется в основном  для обеспечения снабжения с нового, плохо изученного рынка. Такая ситуация может сложиться в результате возникновения потребности в принципиально новом для фирмы сырье и комплектующих. Такая потребность появляется при диверсификации производства и разработке принципиально новой продукции, а также осуществлении закупок по импорту или в неизученном фирмой регионе и т.п. ситуациях. В этих случаях отдел закупок или торговый агент чаще всего обращаются в фирмы, выполняющие посреднические функции, имеющие, как правило, достаточно обширную информацию о возможностях потенциальных поставщиков о программе выпуска их продукции, ее качеству, быстроте реализации полученных заказов.

В одних случаях фирмы–посредники за предварительно оговоренную плату  находят возможных поставщиков или потребителей продукции, дают консультации по юридическому и финансовому аспектам предлагаемых сделок (брокер). В других, получая полномочия от компаний–клиентов, берут на себя организационную и финансовую сторону соглашения за оговоренный процент прибыли или некоторую долю от суммы контракта. (Опять тот же брокер на бирже). В этом случае они следят за количеством и качеством поставок, заботятся о своевременной доставке, могут предоставлять услуги по складированию, комплектованию, упаковке, сортировке и другим вспомогательным операциям.

Прямой задачей снабжающих органов является сбор информации о ценах. Отсюда – важнейший элемент в политике закупок – анализ цены приобретаемых товаров. Для анализа цены закупок, также как и анализа стоимости собственного производства, используются различные виды расчетов: