Пресс-конференции их назначение и подготовка к проведению

Если пресс-коференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00. если речь идет о какой-то технической теме, то возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из единого мероприятия:

- открытие;

- представление хозяев (устроителей)  пресс-конференции;

- вступительное слово  ведущего;

- выступления (информационные  сообщения);

- вопросы и ответы;

- закрытие;

-неофициальная часть,  включающая просмотр слайдов,  видеороликов и т.п.

Общая продолжительность  пресс-конференции недолжна, превышать 30-60 минут. Менее 30 минут – это  оперативный брифинг. К исходу 60 минут внимание журналистов, как  правило, ослабевает ощущение значимости, и солидности происходящего постепенно утрачивается. Поэтому даже вопросы не иссякли, имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно. Продолжать пресс-конференцию больше часа имеет смысл в тех случаях, когда ньюсмейкер еще не высказал того, что хотел.

Важно также  на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, сто можно осуществить с помощью привлечения статистов.

Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены  в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят  от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.

Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении (хотя и необязательно). Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают).

Пресс-конференцию  ведет пресс-секретарь или ответственный  за это мероприятие сотрудник. Следует  упомянуть и о том, что пресс-секретарь  – это ключевая фигура пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты  его деятельности регулярность контакта с журналистами об информировании общественности о целях и содержании деятельности организации или фирмы, комментарий решений, действий руководства, толкование смысла решений и действий также относятся к сфере деятельности пресс-секретаря. Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.

Пресс-секретарь  или ответственный за проведение пресс-конференции обычно призывает  присутствующих тишину и начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и следит за его выступлением.

Что касается выступлений  представителей фирмы, то они должны быть информационно ёмкими, лаконичными  и краткими, особенно если предполагается, что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом слайдов.

Некоторые модераторы не уделяют должного внимания вступительной  речи. Тем не менее, значение вступительной  речи кажется нам очень важным. Вступлением вы как бы задаете  свои правила информационной игры (т.е. взаимодействия с журналистами). Вступительное слово модератора включает представление участников пресс-конференции, анонсирование темы и правил ведения пресс-конференции.

Организаторы  пресс-конференции вправе объявить любой регламент ее проведения (формат и количество вопросов). В дальнейшем, когда обнаружатся попытки журналистов нарушить регламент пресс-конференции, модератор должен немедленно их пресекать. Главное учитывать, что формат пресс-конференции не предполагает дискуссию или даже обмен мнениями. Функция пресс-конференции – информирование общественности через СМИ. Порядок вопросов регулируется обычно очередностью поднятых журналистами рук.

Предварять  вопросы журналистов должно само выступление ньюсмейкера. Главный  критерий успешного выступления  на пресс-конференции – информативность (хотя перегруженность выступления информацией также не приветствуется: в СМИ могут появиться искажения). Поэтому никогда не стоит приводить сколько-нибудь широкий перечень цифр, фамилий, организаций и другой фактографической информации (передайте журналистам соответствующие сведения в письменном виде).

Наиболее оптимальная  форма поведения на пресс-конференции:

- естественность;

- умеренная  эмоциональность;

- доброжелательность.

После завершения пресс-конференции ее организаторы должны оценивать результативность проведения мероприятия. Для этого необходим полный и детальный анализ материалов о прошедшей пресс-конференции, появившихся в СМИ спустя некоторое время, - как правило, это выполняется специалистами по связям с общественностью организации, проводящей пресс-конференцию.

Наряду с  пресс конференцией важное значение для правильной организации связей с общественностью имеет посещение  объектов представителями СМИ.

Если организаторами встречи с журналистами предусматривается  демонстрация видео материалов, то лучше всего провести просмотр после закрытия пресс-конференции. Объясняется это тем, что видео материалы несут дополнительную, детализированную информацию, и их показ в ходе пресс-конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов.

По окончании  официальной части принято угощать  журналистов. И хотя на первый взгляд фуршет представляет не столь важной частью встречи, это далеко не так. Подобного  рода неформальные встречи имеют  большой содержательный смысл и  играют важную роль. Объясняется это, прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг, как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур.

В день мероприятия (максимум - утром следующего дня) нужно материалы заинтересованным журналистам, которые не смогли прийти. А также отправить благодарности соответствующим лицам. Также необходимо организовать заседание с целью анализа сильных и слабых сторон прошедшей пресс-конференции.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ПЛАН ПРОВЕДЕНИЯ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИИ ДЛЯ АПТЕЧНОЙ СЕТИ «ФАРМЛЕНД»

 

 

Пресс-релиз  для рассылки в СМИ:

"20 февраля, в 11.30 состоится пресс-конференция, на которой руководители сети аптек "Фармленд" расскажут журналистам об итогах работы в 2012 году и поделятся планами на 2013 год.

С приветственным словом выступит генеральный директор Кальметьева Аделя Рустэмовна

Директор по персоналу и развитию сети, Зиновьева  Людмила Викторовна, расскажет о  достижениях аптечной сети и планах на её дальнейшее развитие.

В конференции  также примет участие представитель  Министерства здравоохранения Тюменской области. Он поведает о специальном проекте "Социальные лекарства" организованном министерством здравоохранения совместно с аптечными сетями. Аптеки "Фармленд" принимают активное участие в данном проекте и установили специальные цены на 26 наиболее ходовых жизненно необходимых лекарственных средств.

Конференция продлиться 1 час 20 минут".

План конференции:

11.30 – открытие.

11.35 - представление  устроителей пресс-конференции:  генеральный директор Кальметьева Аделя Рустемовна, директор по персоналу и развитию сети, Зиновьева Людмила Викторовна, директор коммерческого отдела Юрилина Ирина Геннадьевна, директор отдела маркетинга Суховаров Павел Сергеевич.

11.45 - вступительное слово ведущего.

11.50 - выступления  (информационные сообщения):

Директор коммерческого отдела Юрилина Ирина Геннадьевна: "Наши аптеки стали первыми в Тюмени полноценными аптеками самообслуживания — фармацевтическими маркетами, где действует формат открытой торговли. Аптеки самообслуживания работают по принципу супермаркетов — в продуктовых супермаркетах мы привыкли иметь прямой доступ к товарам и информации о продукции, любой продукт можем повертеть в руках, изучая состав и сроки годности. Большинство ведущих аптек России перешли на такую же форму обслуживания как на наиболее современную и удобную.

В аптеках "Фармленд" работают залы самообслуживания и рецептурные отделы — таким образом, потоки покупателей разграничиваются, и в зале не образуются очереди. При этом в залах самообслуживания в любой момент можно обратиться за профессиональным советом к врачам-консультантам, которые помогут определиться с выбором.

Аптеки "Фармленд" — это настоящие аптечные магазины. Здесь представлены не только лекарства, но и другие товары для здоровья и красоты. Медицинская техника, лечебные минеральные воды, диетическое питание, лечебная косметика — все это обязательно заинтересует людей, которые внимательно относятся к своему здоровью.

Директор по персоналу и развитию сети, Зиновьева  Людмила Викторовна: "Еще одна отличительная особенность аптек "Фармленд" — телефонная справочная служба. Не проходя в залы аптеки, покупатели могут справиться о наличии того или иного препарата. Подобной формы помощи покупателям в Тюменских аптеках не было долгие годы. Справочная служба помогает посетителям экономить время — чтобы узнать, есть ли в нашей аптеке тот или иной препарат, Вам не обязательно сразу проходить в зал аптеки.

Врачи, работающие в справочной службе "Фармленд", предоставят полную информацию о наличии лекарств и других товаров для здоровья и красоты в аптеках "Фармленд", оформят заказ необходимого Вам лекарственного препарата.

Представитель Министерства здравоохранения Тюменской области: "Стоимость лекарств традиционно является одним из наиболее болезненных вопросов для жителей города Тюмени. Особенно остро он встал в последнее время, когда на волне ажиотажа, вызванного эпидемией гриппа H1N1 (свиной грипп), многие аптеки стали злоупотреблять и необоснованно завышать цены на медикаменты. Проблема стоимости лекарств имеет большое социальное наполнение, и поэтому министерство здравоохранения воспринимает ее как вопрос первоочередной ответственности. Министерство здравоохранения области выступило с обращением ко всем аптечным сетям, работающим на территории Тюменской области, организовать акции "Социальные лекарства" и установить специальные фиксированные цены на жизненно необходимые лекарства. Аптечная сеть "Фармленд" была одной из первых, откликнувшихся на наше обращение".

Генеральный директор Кальметьева Аделя Рустэмовна: "Социальные программы, которые действуют в аптеках "Фармленд", прежде всего, направлены на помощь пенсионерам, а также беременным женщинам и молодым мамам, которых незаслуженно обходят вниманием. Еще одно преимущество сети аптек "Фармленд" — специальные предложения для постоянных покупателей, включая индивидуальные заказы лекарственных препаратов.

Мы постарались  позаботиться о самых разных категориях граждан — о пенсионерах, молодых  мамах, маленьких детях, а также  о наших постоянных покупателях. В аптеках сети "Фармленд" действует следующая система скидок:

- скидка до 10% для пенсионеров: действительна на все товары при предъявлении пенсионного удостоверения.

- скидка до 10% для беременных женщин и молодых  мам: будущей маме необходимо  своевременно (на сроке до 12 недель) встать на учет в женской  консультации и зарегистрироваться в аптеке "Фармленд" — для этого нужно принести обменную карту. В этом случае Вы получите дисконтную карту, которая дает Вам право приобретать товары в сети аптек "Фармленд" со скидкой. Карта действует до тех пор, пока ребенку не исполнится один год. Затем срок действия карты продлевается еще на два года - скидка будет распространяться на все товары для детей.