Служба приема и размещения – функциональные обязанности

В-третьих, сотрудники службы приема и размещения должны быть опрятно  одетыми, иметь безупречный внешний  вид. Персонал приема и размещения должен вести себя подобающим образом и  быть максимально открытым и доброжелательным. С гостями следует разговаривать  только стоя. И самое главное - нельзя заставлять людей ждать. К примеру, признаком дурного тона является одновременное обслуживание клиента и общение по телефону.

Таким образом, выявлено, что  основными функциями службы приема и размещения являются: бронирование мест в гостинице, регистрация и  размещение туристов, оформление расчетов при выезде гостя, предоставление различной  справочной информации. 

3. Работа персонала  службы приема и размещения  с клиентами

Для клиента важными моментами  являются: безопасность, стабильность, набор услуг, их доступность и  оперативность оказания, культура поведения  персонала. Гостиница и ресторан должны быть не только местом ночевки  и цехом по приготовлению пищи, но и «домом вдали от дома», где  их ждет покой и комфорт. Гость  должен чувствовать: он не проситель  услуг, а хозяин положения. Гостеприимство - секретное оружие обслуживания.

Человеческий фактор в  индустрии гостеприимства играет ведущую  роль, является важным ресурсом предприятия. Во время обслуживания определяющее взаимоотношение - между работником и клиентом. При подготовке и отборе персонала, контактирующего с потребителями, особую значимость приобретает профессиональное владение технологий делового общения.

Профессиональная этика  работников индустрии гостеприимства связана в первую очередь с  культурой обслуживания. Целым спектром положительных качеств должны обладать работники сферы гостеприимства.

Назовем некоторые из них: дисциплинированность, добросовестность, честность, организованность, вежливость, внимательность, приветливость, гостеприимство, уравновешенность, тактичность, терпимость, сдержанность.

Важно овладеть арсеналом  способов и средств привлечения  потребителя именно к вашему предприятию. Выслушивать пожелания и принимать  заказы на услуги следует с полным осознанием их важности для клиента. Надо уметь ненавязчиво предложить свои услуги, предупредить желание  гостя, при этом не спешить давать обещания исполнить ту или иную просьбу, если вы не уверены, что сможете ее выполнить.

Персонал контактных служб  отеля как бы со стороны наблюдает  за поведением гостя. Знание последовательности совершения заказа позволяет им активно  воздействовать на клиентуру и применять  наилучшую психологическую тактику  обслуживания. Ей свойственны три  этапа.

На первом этапе необходимо овладеть вниманием клиента, вызвать  у него интерес к предлагаемой услуге. На втором этапе задачей  работника контактной зоны является умелое стимулирование решения клиента  воспользоваться услугой. Третий этап - завершение процесса оформления гостиничной  услуги.

Рассмотрим теперь наиболее распространенные варианты соприкосновения  работников контактных служб отеля  с гостями на примере службы приема и размещения. Первыми в контакт  с посетителями вступают работники  именно этой службы. Сотрудники службы приема и размещения имеют наиболее тесный контакт с гостями гостиницы  и должны обладать следующими качествами:

• профессиональная манера поведения;
• подходящие благоприятные личные качества;
• коммуникабельность;
• гостеприимное отношение;
• хороший внешний вид: одежда, прическа;
• старательность, доброжелательность, внимательность.

Персоналу службы приема и  размещения следует придерживаться элементарных правил при приеме гостей и продаже номеров:

1. Улыбнитесь.
2. Установите и поддерживайте визуальный контакт.
3. По возможности называйте гостя по имени и отчеству.
4. Будьте вежливыми, доброжелательными, знающими свое дело, деловитыми.
5. Предложите размещение в хорошем номере и постарайтесь продать его.
6. Делайте аккуратные разборчивые записи.
7. Поддерживайте опрятный и ухоженный внешний вид.
8. Выполняйте все обещания.

Предложение выбора номера - ключевая процедура процесса поселения  и продажи, она требует размышлений, планирования и опыта. Чтобы создать  благоприятное впечатление у  гостя дежурный администратор должен знать продукт детально и описывать  его положительно. Гость, возможно, даст несколько намеков о том, что его бы устроило при проживании, некоторая информация может быть уже известна из карточки бронирования.

Наряду с физическими  характеристиками номера следует упомянуть  и другие преимущества для гостей. После описания каждого номера на выбор, гость может одобрительно кивнуть или как-то иначе показать, что желательно другой номер. Некоторые  гостиницы как часть своей  политики предлагают поселяющимся гостям на выбор более одного номера и  затем спрашивают, что им предпочтительней.

После того, как гость  сделал свой выбор номера, его просят заполнить анкету или регистрационную  карточку. Дежурный администратор может  отметить одобрение номера гостем. В конце регистрации администратор  может ознакомить гостя с ценами в гостинице и имеющимися удобствами. Гостям обычно нравится такая информация.

До того как гость отошел от стойки, дежурный администратор  должен поблагодарить гостя за то, что он выбрал именно их гостиницу  и выразить личный интерес к тому, чтобы сделать его пребывание как можно более приятным. Некоторые  гостиницы добавляют личный звонок в номер гостя вскоре после  заселения, чтобы убедиться, что  гостю все нравится.

Все администраторы должны быть терпеливы и последовательны, обсуждая с прибывшими гостями отсутствие свободных номеров. Некоторые полезные рекомендации:

• гостей можно пригласить вернуться в гостиницу в ближайшие дни, как только освободятся места. После их возвращения их следует размещать как VIР и желательно вручить небольшой подарок в качестве компенсации за неудобства;
• отправить гостям, которые имели бронь, но не были размещены, письма с извинениями за причиненное неудобство и приглашением вернуться в гостиницу в будущем;
• если не был размещен участник массового заезда, следует известить организатора группового заезда. Он может решить проблему, попросив участников «уплотниться» (потесниться вдвоем). В такой ситуации дежурным администратором стоит иметь хорошие служебные отношения с организатором массовых заездов;
• если не может быть размещен член тургруппы, немедленно известите турорганизатора, объясните ситуацию может быть лучше дать возможность турорганизатору разбираться с любыми жалобами клиентов. 
  Если нет другого варианта, кроме как отказ гостю объяснить это ему следует в отдельном кабинете. Поселение гостя на глазах у того, кому отказывают в размещении, может быть очень неудобным и нетактичным. На тот случай, что в гостинице нет свободных мест, в службе приема и размещения должны быть телефоны аналогичных гостиниц, расположенных поблизости. Надо делать все возможное, чтобы гости не отвергли Вашу гостиницу в будущем. Дополнительная забота о приезжих может создать атмосферу заботливости и доброжелательности среди коллег всей индустрии гостеприимства. 

Персонал службы приема (администраторы, портье, работники, ведущие расчеты  с проживающими за услуги) в абсолютном большинстве гостиниц состоит из женщин. Их работа связана с заполнением  документов, ведением записей, однако не допускается встречать, приветствовать гостя сидя. Высокая культура обслуживания и гостиничный этикет обязывают  вести прием стоя, чем подчеркивается особое внимание к гостю.

Вежливость администратора проявляется во внимании, умении выслушать, оказать услугу, дать необходимую  справку. Невнимание к гостю, грубость и резкость в обращении - свидетельство  невежества и низкой культуры. Проявлением вежливости является умение администратора гостиницы тактично закончить беседу с гостем, разрешив с ним все вопросы, и лишь после этого обратиться к другому ожидающему. Если этому другому человеку пришлось ждать какое-то время, следует извиниться за задержку. Поскольку часто у стойки (стола) администратора в крупных гостиницах может оказаться одновременно несколько посетителей, необходимо в таких случаях, чтобы другие работники службы незамедлительно оказывали внимание ожидающему гостю.

Работникам службы размещения надо помнить, что при размещении потребителя гостиничной услуги заполнение всех видов формуляров, листков прибытия возлагается на персонал гостиниц. Клиент их только подписывает. Наличие карточек, содержащих полную информацию о клиенте, сведения о  его первом пребывании в гостинице  позволит персоналу лучше принять  и обслужить клиента, во многом предупредив  пожелания. Одновременно это помогает проводить постоянную работу с клиентом, посылая ему информацию о гостинице (новые услуги и т. д.), поздравления с днем рождения, праздниками.

Предупредительный сотрудник  службы размещения (или поэтажный  обслуживающий персонал) познакомит вновь прибывших клиентов с правилами, напомнит о наиболее важных требованиях  к гостям, перечислит основные предоставляемые  услуги. Служащий, заинтересованный в  хорошем обслуживании клиента, заблаговременно  спросит об интересующих его услугах: нужно ли погладить, постирать рубашку, необходимо ли заказать билеты на обратный путь, нужен ли завтрак в номер? Предупредительность скажется также  и в рекомендации нужной ему услуги или выполнении ее.