Внедрение системы «Ресторатор» в предприятие и расчет экономической эффективности от внедрения.

Внедрение системы  «Ресторатор» в предприятие и  расчет экономической эффективности  от внедрения.

Обоснование необходимости  изменений

Проведенный анализ отрасли, макроокружения и внутренней среды  позволил сформулировать сильные и  слабые стороны предприятия и возможные стратегические действия (таблица 1). SWOT-анализ является основой для последующей формулировки мероприятий по совершенствованию управления.

Таблица 1

SWOT-аналз

Выявленные проблемы управления на предприятии позволяют  сделать вывод, что предприятие  на данном этапе развития нуждается в более совершенных методах управления, требуется глубокий анализ показателей работы персонала, анализ прибыльности товарных групп и т.п. Имеющихся средств на предприятии недостаточно, для того, чтобы решить такие задачи, существует необходимость в использовании управленческих инноваций.

Для управления в подразделениях общественного  питания (кафе-бар «Для Друзей» и  уличные кафе «Зима» и «Лето») на предприятии необходимо воспользоваться информационной системой. Все виды информации, необходимой для управления, представляют собой информационную систему. Система управления и система информации на любом уровне управления образует единство. Управление без информации невозможно. Однако по назначению и структуре они различны. Например, система управления может иметь разную структуру в зависимости от масштабов производства, состава функций управления, специфики отрасли и.т.д. Информационная система по структуре всегда одинакова. Она определяется тем, что при любых объектах производства, при любой технике управления будет происходить сбор, хранение, обновление, переработка и передача информации. Рост учебного заведения, усложнение структуры управления увеличивают объем информации, которую должен переработать руководитель, чтобы принять решение и выработать команду.

Целью информационного  обеспечения управления является своевременное  представление органам управления необходимой и достаточной информации для принятия решений, обеспечивающих высокоэффективную деятельность предприятия. Информационная система должна соответствовать отраслевой специфике. Для торговли и общепита разработаны и представлены на рынке три информационные системы – «Tilipad», «Rkeeper» и «Ресторатор». Сравнительная характеристика этих информационных систем приведена в (таблице 2).

Таблица 2

Сравнительная характеристика информационных систем управления, использующихся в сфере торговли и общественного  питания

В результате анализа  всех характеристик информационных систем была выбрана система «Ресторатор» как наиболее приемлемая по цене и позволяющая решить все основные управленческие задачи. Также положительным моментом в пользу выбранной системы были положительные отзыва предприятий, которые уже внедрили эту систему – развлекательный комплекс «Малинка» (г. Екатеринбург), кафе «Розовая пантера» (г.Москва).

Структурная схема данной системы  предоставлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Структурная  схема информационной системы управления предприятием «Ресторатор»

Система «Ресторатор» охватывает все аспекты управления предприятием в едином информационном пространстве, от момента получения заказа гостя до регистрации полученного платежа со списанием израсходованных продуктов. Кроме того, накапливаемая и обрабатываемая в системе информация обеспечивает возможность всестороннего анализа работы подразделений предприятия в целом, по отдельным зонам и точкам, по ответственным должностным лицам. Вся информация постоянно находиться в актуальном состоянии, что позволяет немедленно реагировать на любые нештатные ситуации. Программный продукт системы «Ресторатор» подразделяется на модули, каждый из которых автоматизирует реализацию одной или нескольких взаимосвязанных функций по бизнес-процессам предприятия.

Для управления бизнесом предоставляется возможность в  реальном времени получать и анализировать разнообразную обработанную информацию о работе предприятия. На этой основе осуществляется оценка его операционной деятельности, финансовое и операционное планирование, выработка стратегических решений.

Для эффективного управления областью ответственности необходимо оперативно получать полную и достоверную информацию о работе соответствующих элементов предприятия. Программный продукт система «Ресторатор» решает эту задачу на основе формируемой автоматически Базы данных и Конструктора отчетов, осуществляющих их обработку в требуемом виде. Широкий набор функций системы обеспечивает возможность полного контроля над операционной деятельностью подразделений предприятия. Кроме того, обеспечивается формирование ассортиментного перечня предлагаемых товаров и услуг, отслеживание и реализация ценовой и закупочной политики, реализация ряда маркетинговых исследований, полное ведение складского учета, перемещение и списание всех видов продуктов, товаров.

Персонал предприятия в определенный степени отражает его имидж и положение. Он же является источником первичной информации, характеризующей работу предприятия. Поэтому качество и скорость работы контактного персонала существенно влияет на доходность в целом. Программный продукт системы «Ресторатор» обеспечивает высокую скорость и качество работы с заказами гостей, позволяет повысить качество и скорость обслуживания, автоматически формирует и передает задания на производство блюд и в бар.

Организованная в Системе «Ресторатор» печать заказов на расположенных  в точках производства принтерах, существенно повышает скорость и качество обслуживания гостей. Персонал избавлен от необходимости относить соответствующие задания на кухню, в бар и другие точки производства, что позволяет ему уделять больше времени непосредственной работе с гостями.

Конструктор отчётов системы «Ресторатор» является мощным средством информационного обеспечения управления предприятием. С его помощью создаются и формируются отчеты любой сложности, содержащие любую информацию из системы в любом сочетании и в любом разрезе по автоматизированы бизнес-процессам предприятия (логистика, производство, продажи, обслуживание гостей. Например, по отчетному периоду, по сменам, по количеству заказов, по продаваемости блюд, по закупочным ценам, по работе каждого официанта или иного должностного лица и т.д. Кроме того, имеется возможность просматривать и распечатывать заранее созданные отчеты. Модуль выгрузки данных из отчетов в Excel обеспечивает возможность представлять эту же информацию в графическом виде для удобства последующего анализа с целью выработки обоснованных управленческих решений.

Возможности системы «Ресторатор» в решении управленческих задач на предприятиях гостеприимства весьма обширны. Некоторые являются элементарными и решаются простым построением и анализом соответствующего отчета в системе, другие более сложные и требуют проявления смекалки по применению элементов системы, для решения третьих система только предоставляет данные как информацию для размышления. Все задачи объединяет одно: без системы автоматизации их решение или гораздо труднее, или за приемлемое время невозможно вообще. На предприятии с помощью системы «Ресторатор» возможно решение следующих задач:

1. Мотивация персонала на более  эффективную работу через анализ  персонального вклада в выручку.

Необходимо получить структурированную  информацию о персональном вкладе каждого  официанта (бармена,….) в величину выручки  предприятия за период. Для этого  в журнале системы «Продажи блюд»  подсистемы «Расширенные отчеты» необходимо сформировать отчет по продажам за выбранный период с обязательным включением в отчет полей «Обслуживающий», «Сумма», «Итого», а так же других по усмотрению. Целесообразно отсортировать отчет по возрастанию поля «Итого». Анализ данных этого простейшего отчета позволяет решить данную задачу.

Данный вид мотивации целесообразно  применять по-недельно в середине недели. При меньшем периоде сильно сказывается неравномерность заполнения предприятия гостями по дням недели, при большем – частично теряется эффективность мотивирующего воздействия.

2. Мотивация персонала на повышение  качества обслуживания посетителей.

Для этого можно использовать программный  модуль системы «Чаевые». Идея мотивации  состоит в том, что больше чаевых обычно получают официанты, лучше работающие с гостями. Получаемые ими чаевые в течении смены сдаются в кассу и учитываются через указанный модуль. По окончании смены все чаевые возвращаются официантам, а получившие наибольшую сумму или сумму выше некоторой величины, премируются. Данный вид мотивации целесообразно применять ежедневно. В противном случае частично теряется эффективность мотивирующего воздействия. Кроме того, на начальном этапе нужно учесть и предотвратить два момента: откровенное вымогательство официантами чаевых у гостей и вкладывание официантами в чаевые своих денег с целью получения премии.

3.Анализ доходности точек продаж.

В подсистеме формирования расширенных отчетов при формировании отчета по выручке предприятия за достаточно продолжительный период (например, за месяц) с группировкой по точкам продаж и сортированию по возрастанию можно проанализировать, что из указанного приносит больший доход предприятию. Таким образом, можно оптимизировать ассортиментный перечень путем анализа доходности блюд, вырабатывать решения об инвестициях. Соответствующий анализ позволит вырабатывать решения о перестановке столиков, изменении освещения и т.п., что может повысить доходность предприятия практически без затрат.

4. Анализ закупочных цен.

На предприятии ответственный  за закуп продуктов, товаров и  других необходимых товаров является агент по снабжению. При возникновении  подозрения в том, что он завышает закупочные цены или просто контроль эффективности его работы возможно с помощью Системы получить структурированную информацию об уровне цен, по которым за некоторый период (например, месяц) закупались продукты. Необходимо провести подготовительную работу с целью выяснения реальных среднерыночных цен на те позиции, по которым необходимо проверить работу агента по снабжению. Для этого можно использовать Интернет, соответствующие каталоги, звонки поставщикам и коллегам и т.п. Затем в «Расширенных отчетах» системы сформировать отчет по складу за период по всем продуктам или с установкой фильтра по выбранным продуктам с обязательным включением в отчет поля «Себестоимость» или «Стоимость за единицу».

Рекомендуемый контроль целесообразно проводить раз  в два-три месяца, даже если абсолютно  уверены в добросовестности агента. Он должен знать, что такой контроль проводиться и исключит даже сами мысли о попытках злоупотреблять за счет завышения закупочных цен. Аналогично можно и нужно периодически оценивать затраты на закупки вообще или по некоторым избранным позициям закупаемого.