Затраты ОАО «Слонимского мясокомбината» на участие в выставке

Новые и трудные зарубежные рынки — презентация предприятия и его товаров (услуг); сбор информации по рынку; контакты со значительными клиентами (покупателями); поиски делового партнера.

Классические зарубежные рынки — контакты со значительными покупателями и импортерами; презентация предприятия и его товаров (услуг); обмен информацией с потенциальными клиентами (покупателями); получение заказов.

Причины участия предприятий в выставках (ярмарках) могут быть объединены в две основные группы:

Общие причины, одинаковы для всех предприятий:

• увеличение объема сбыта товаров (услуг);
• контроль конкурентоспособности предприятия;
• определение конкурентоспособности товаров (услуг);
• изучение общей конъюнктуры в отрасли;
• обмен опытом;
• развитие сотрудничества;

 —наблюдение за конкурентами (продукция, идеи, цены, упаковка и др.).

Особые причины, зависящие от политики каждого предприятия: — товары (услуги) — проверка конкурентоспособности товара (услуги); презентация новых товаров (услуг), изучение реакции; расширение ассортимента предлагаемых товаров (услуг);

— цены и коммерческие условия — проверка реакции; предложение новых условий;

— сбыт — развитие (расширение) каналов сбыта; контроль эффективности каналов сбыта; поиски представителя;

— коммуникации — поиск новых потребителей; повышение популярности предприятия; активизация рекламной кампании; контакты со средствами массовой информации; получение информации о рынке; проработка развивающихся контактов; обмен опытом; создание благоприятного имиджа и т.д.

Приказом по предприятию назначается ответственный координатор по выставке (ярмарке), за которым закрепляют необходимый аппарат сотрудников (1—2 человека). Первой задачей координатора является разработка программы подготовки к выставке (ярмарке), которая включает в себя:

• установление контакта с администрацией выставки (ярмарки), подача заявки, подбор посредников для транспортно-экспедиционных, оформительских, рекламных и других работ;
• разработку сметы расходов на участие, в которую входят следующие статьи: заработная плата, стоимость проекта экспозиции и др.;
• разработку проектов и создание элементов экспозиции, подготовку выставочных машин, приборов, оборудования;
• подбор и обучение стендистов и другого персонала;
• разработку плана рекламных мероприятий.

Предприятие, приняв решение об участии в выставке (ярмарке), должно учитывать следующие правила подготовки выставки:

• выставка — это показ, поэтому нужно как можно больше показывать и не рассчитывать, что посетитель сам станет показывать товар (услугу) себе;
• организовывать стенд не ради предприятия, а ради товара (услуги);
• организовывать демонстрацию экспонатов так, чтобы она была предельно понятной;
• показывать максимально много реальных товаров (услуг), а не фотографий;
• демонстрировать использование товара (услуги) с отражением всех его достоинств, показывать, как другие уже применяют этот товар (услугу) в своих целях;
• задействовать все пять органов чувств посетителей для восприятия выставленных товаров (услуг).[ 15 с.247]

Особое внимание в процессе подготовки к выставке (ярмарке) должно уделяться правильному выбору персонала для работы на стенде. Продуктивность работы персонала зависит от подбора его состава, качества обучения и степени присущего ему духа коллективизма.

Правильный в количественном и качественном отношении выбор персонала зависит от различных факторов:

• вид и характер выставки (ярмарки);
• размеры стенда;
• специфика клиентов (покупателей);
• количество и специфика целей участия предприятия в выставке (ярмарке);
• тип экспонатов (потребительские товары (услуги), инвестиционные товары и др.).

Конечную продуктивность работы персонала стенда определяют на основе ответов на следующие вопросы:

—Созданы ли действующие стимулы, определяющие конечную продуктивность его работы?

—Создан ли в группе соответствующий трудовой климат? Внешний вид и внутреннее отношение персонала должны быть адекватны характеру выставки (ярмарки) и месту ее проведения.

В работе выставки (ярмарки) принимают участие три категории сотрудников: специалисты, хорошо знающие выставляемые экспонаты; специалисты, умеющие общаться; технические работники. Например, задачи последних — раздавать рекламные материалы у входа, разносить их по стендам, обслуживать переговоры, следить за стендом. Специалисты «по общению» должны уметь легко входить в контакт с посетителями и клиентами, останавливать, «завлекать» на стенд потенциальных потребителей. Специалисты, хорошо разбирающиеся в экспонатах, должны иметь полномочия для совершения сделок, владеть техникой переговоров.

Рекомендуется ставить двух стендистов на стенде длиной 2 м, еще одного — на каждые следующие 3 м и еще одного — на каждые 12 м² общей площади.

Рабочий день на стенде организуется следующим образом:

• встреча всех сотрудников за 15 мин до открытия выставки для публики;
• ознакомление с программой дня (визиты важных гостей, переговоры, пресс-конференции и др.);
• проверка состояния экспонатов (перед началом работы и периодически в течение дня);
• проверка наличия рекламных материалов на выкладках и в ячейках «для специалистов», пополнение недостающих;
• оперативное распределение кабин для переговоров, наведение чистоты и порядка после окончания переговоров (запланированные посетители не должны ждать);
• в конце рабочего дня, после закрытия — обсуждение итогов с персоналом, просмотр записей и бесед с посетителями, отправка запросов на дополнительную документацию и т.д.

Нужно предоставлять сотрудникам достаточно времени, чтобы они могли ознакомиться со стендами конкурентов, оценить их достижения и промахи.

Образ предприятия (экспонента), воплощающий его общую корпоративную культуру, отражает выставочный стенд. Он служит во время проведения выставки (ярмарки) средством передачи информации, которая должна быть как можно более содержательной, вразумительной и приемлемой для потенциальных клиентов (покупателей).

Планировка, цвет и стиль стенда должны соответствовать экспонатам и фирменному стилю предприятия, а также качественному уровню стендов других экспонентов. В связи с этим стенд должен выделять предприятие; привлекать внимание, не будучи вызывающим; вызывать интерес; «вести» к себе. Тот факт, что стенд является действенным «инструментом» коммуникации, заставляет предприятия не экономить на его размерах и рекламном оформлении.

Обеспечение желаемого расположения выставочного стенда входит в число серьезных проблем, с которыми сталкивается предприятие.

Сложность этой проблемы состоит в том, чтобы преодолеть трудности, связанные с существующими обязательствами организатора выставки (ярмарки). Предприятие (экспонент) должно стремиться расположить стенд напротив и справа от главного входа; на центральных внутренних проходах; в углах; вблизи от «активных» экспонентов и специальных помещений для проведения различных мероприятий (презентаций и т.д.). Предприятию (экспоненту) следует избегать размещения стенда: вдали от выходов и центральных проходов; в задней части зала; позади больших колонн и лестниц; лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия.

Планировка стенда тесно связана с размером арендуемой площади (6, 9, 12, 18, 24 м² и более). Если стенд достаточно большой, а товары мелкие, то рекомендуется использовать витрины. Офис на стенде отгораживается тогда, когда нуждаются в комнате для переговоров (не менее 6 м²) или месте складирования экспонатов на ночь (не менее! 2 м²). Наличие офиса увеличивает потребность в общей площади.[8 c.214]

Стенды можно планировать открытые (с хорошим внешним обзором и возможностью общения через границу стенда) и закрытые (с прозрачными или непрозрачными стенами), на которых все общение происходит внутри образовавшегося помещения. Они могут быть стандартными (может представлять организатор) или индивидуальными (собственность предприятия). Стенды, оформленные с цветовыми излишествами, перегруженные громоздкими конструкциями и запутанные по планировке, недопустимы.

Требования, обеспечивающие необходимую привлекательность стенда:

• небольшое количество точек концентрации внимания посетителей;
• наличие индивидуальности; фирменного имиджа. Например, название предприятия, его эмблема, их графическое изображение, фирменные цвета и т.д.;

—привлекательность для посетителей.

Большое значение приобретает заключительная стадий деятельности после закрытая выставки (ярмарки), которая включает следующую работу:

а) анализ контактов, осуществленных за период работы стенда 
на выставке (ярмарке);

б)проверка результатов участия предприятия в выставке 
(ярмарке), т.е. определение степени достижения целей участия;

в) составление отчета об участии предприятия в выставке (ярмарке). Последние два пункта играют решающую роль для разработки выставочной политики предприятия в будущем.

Причинами неудач участия предприятий в выставках (ярмарках) могут быть следующие: отсутствие четких целей, ошибочное определение целей участия и групп адресатов, неудачный выбор выставки, отсутствие гибкости в принятии решений, непригодность персонала, недостаток времени для подготовки, «малокровная» смета расходов, неподходящие экспонаты, неподходящее расположение стенда, нефункциональность стенда, недостаточная реклама участия, несоответствие раздаточных материалов аудитории, типу выставки и др., неспособность адаптации к условиям, формировавшимся в процессе работы.

Ответственный по стенду должен проводить анализ дневных посещений стенда, на основании степени важности контактов и анализ посетителей в зависимости от их типа, географического региона и специфических интересов. В течение первых 5 дней после выставки (ярмарки) следует обзвонить всех перспективных клиентов (покупателей).

1.4 Эффективная работа на выставке

Прежде всего организация участия в выставке начинается с аренды площади для размещения выставочного стенда. И это не стоит откладывать - на самые популярные выставки лучшие места могут быть раскуплены уже за год вперед. По словам Владимира Виноградова, генерального директора PR-агентства Pro-Vision communication (Москва), наилучшие места расположены на углах, на пересечении двух людских потоков, а вовсе не у входа и не с краю. Конечно, если стенд находится прямо у входных дверей, он попадет самым первым в поле зрения посетителей, вот только большинство людей начинают осмотр выставки с центральной ее части, пропуская начало. [10 с.40]

Что же касается самого стенда, то обычно организаторы выставки предлагают потенциальным участникам стандартный стенд-конструктор белого цвета, ограждающий экспозицию от соседей. Конечно, чтобы «голые» стены превратились в полноценную экспозицию, необходимо пригласить специалистов из PR-компании или профессионального дизайнера (впрочем, при нехватке средств можно переложить эти обязанности и на собственный отдел маркетинга). Это в первую очередь необходимо для того, чтобы привлечь максимальное количество посетителей - потенциальных клиентов, опередив соседей-конкурентов (ведь, как правило, большинство выставок тематические, а это значит, что через стенку может оказаться компания, занимающая ту же рыночную нишу и выпускающая такую же продукцию). Здесь все средства хороши - главное, это выделиться и быть оригинальным. Сам стенд можно из стандартного набора сделать совершенно невероятным (например, в виде продукта, который выпускает предприятие). На одной из выставок «Продэкспо» выставочный стенд компании «Кэдбери» был оформлен в виде сказочного шоколадного города из телевизионной рекламы, что обеспечивало узнаваемость. [10 с.45]

В оформлении стенда необходимо максимально отразить имидж фирмы, ее торговую марку, эмблему и логотип. Стенд должен быть ярким, привлекательным и запоминаться, так, чтобы посетитель всегда смог с легкостью его отыскать. Для оформления можно использовать световую рекламу, неон, проекционные телевизоры с большими экранами, но на самом видном центральном месте должна присутствовать продукция - ведь все это создается только ради нее. Некоторые дополнительные элементы предоставляют в прокат сами организаторы и подрядчики, занимающиеся монтажом выставочных конструкций. Например, на выставке «Покупайте российское» из всех экспонентов больше всех выделялся стенд производителя воды «Сенежская»: он был собран из легких прозрачных пластиковых конструкций, подсвеченных мягким голубым светом (наверное, имитирующим свежесть), а в импровизированный прудик ниспадал водопад (предполагается, что из этой самой минеральной воды). [10 с.50]