Оперативное управление финансами

Содержание

Введение 2

1. Построение системы оперативного управления финансами 3

1.1 Принципы ОУФ 3

1.2 Функции и структура системы оперативного управления финансами. 6

2. Платежный календарь – рычаг управления ликвидностью 11

2.1 Сущность и назначение платежного календаря 11

2.2 Этапы становления бизнес-процесса «Платежный календарь» 15

Заключение 22

Список использованной литературы 23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Одна из основных, если не самая основная задача любого финансового  директора — обеспечение потребности  бизнеса в деньгах. В бизнесе  есть только одна непоправимая ошибка — остаться без денежных средств  на счетах, с которых можно финансировать  текущие операции и инвестиционные проекты. Все другие ошибки (просчеты в стратегии, маркетинге и т. п.) можно  рано или поздно исправить. А без  денег компания просто выбывает из игры, т. е. вылетает из бизнеса. При  этом совершенно не имеет значения, какова прибыль предприятия. Главное  — есть ли у него деньги для оплаты счетов в данный конкретный момент времени или нет. Отсюда — главная  цель, она же видимый конкретный результат: у компании всегда должно быть достаточно денег для оплаты своих счетов.

Для достижения этой цели существуют конкретные инструменты: прогнозирование  и бюджетирование финансов, привлечение различных заемных и инвестиционных средств и т. д. В данной работе рассмотрена возможность контроля финансовых потоков на основе оперативного управления их распределением.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Построение системы оперативного управления финансами
1. Принципы ОУФ

Управление присуще всем сферам человеческой деятельности, в том числе и финансовой. Под управлением понимается сознательное целенаправленное воздействие на объект  с помощью совокупности приемов и методов достижения определенного результата. Управление основано на знании объективных закономерностей развития общества [6, с.203].

Построение системы оперативного управления финансами (ОУФ) основывается на двух основных принципах. Во-первых, оперативное управление финансами рассматривается, как часть комплексной системы управления финансами предприятия. Во-вторых, управление финансами рассматривается, как управление процессами.

Управление процессом - есть способ наиболее эффективного достижения поставленных целей и в общем  случае осуществляется по схеме: «цель  – стратегия – тактика –  оперативное управление и практическое исполнение». Когда речь идет об управлении финансами предприятия, то под процессом  мы понимаем получение финансовых ресурсов в качестве выручки или привлечение  заемных средств и распределение  их между теми или иными направлениями  использования, а также определение  временных интервалов, в которых  будет происходить формирование и использование данных ресурсов. При этом управление финансами заключается  в принятии решений о привлечении  и использовании финансовых ресурсов с целью получения наибольшего  экономического эффекта.

Комплексной системой управления финансами можно считать такой механизм, который обеспечивает функционирование и взаимодействие всех уровней управления: стратегического, тактического и оперативного. На стратегическом уровне принимаются решения, касающиеся крупных долгосрочных вложений средств и методов их финансирования, а также существенных изменений в структуре предприятия и методах ведения бизнеса. Инструментом управления  на данном уровне является годовой бюджет. На тактическом уровне принимаются решения, связанные с обеспечением текущей ликвидности. Тактические решения реализуются в течение одного месяца и не имеют долгосрочных последствий. В рамках системы тактического управления финансами задаются плановые показатели по возникновению и погашению обязательств и формируются детальные планы расходования средств на календарный месяц [7].

Оперативное управление финансами направлено на практическое выполнение тех решений, которые были приняты на тактическом уровне. Первоочередной целью оперативного управления финансами является поддержание необходимого для осуществления расчетов уровня абсолютной ликвидности. Стабильная и ритмичная работа основного и вспомогательного производств, других служб предприятия во многом зависит от возможностей своевременно оплачивать все виды потребляемых ими ресурсов.  Должен быть сведен к минимуму риск возникновения ситуации, в которой финансовые менеджеры окажутся неготовыми к внезапно возникающим «провалам», когда обязательства предприятия не могут быть своевременно погашены из-за недостатка платежных средств. Поэтому построение системы оперативного управления финансами, как показывает практика, является задачей первостепенной важности, как для проблемного предприятия, столкнувшегося с недостатком денежных поступлений, так и для успешно развивающегося бизнеса, которому требуется надежная защита от хозяйственных рисков и получение максимального эффекта от использования денежных средств.

Наряду с первоочередной целью оперативного управления финансами, можно выделить ряд других целей. Они являются целями более высокого порядка, то есть обеспечение абсолютной ликвидности является необходимым, но недостаточным условием для их достижения. В общем виде иерархия целей ОУФ выглядит следующим  образом:

• максимизация экономического эффекта, получаемого от использования денежных средств;
• поддержание репутации партнера, выполняющего обязательства;
• обеспечение устойчивой абсолютной ликвидности.

Для достижения этих целей  должен быть решен целый комплекс взаимосвязанных задач. К наиболее важным задачам практического характера  можно отнести следующие:

• обеспечить взаимосвязь производственных и финансовых планов предприятия;
• поддерживать наиболее ликвидную часть оборотных средств на уровне, достаточном для проведения ежедневных расчетов;
• свести к минимуму риск задержки важнейших  платежей при изменении условий финансирования;
• создать механизмы контроля за действиями менеджеров, уполномоченных принимать решения по расходованию средств;
• своевременно обеспечивать информацией о состоянии расчетов предприятия;
• не допускать образования избыточных остатков денежных средств на счетах и в кассе предприятия.

На тактическом уровне месячный план движения денежных средств  формируется таким образом, что  поступление и расходование платежных  средств в нем сбалансированы. Но обеспечение ежедневного баланса  может быть достигнуто только путем  принятия оперативных решений по выбору даты того или иного платежа  и платежного средства, которым этот платеж будет осуществлен.

В отличие от стратегического  и  тактического уровней, инструменты оперативного управления финансами должны обеспечивать не только связь с предыдущим уровнем, но и непрерывность процесса управления. Это достигается путем применения такого способа планирования, когда начало планового периода приходится на один из дней текущего периода.

2. Функции и структура системы оперативного управления финансами.

 

  Система оперативного управления финансами выполняет пять взаимосвязанных функций:

• планирование поступлений, расходов и остатков платежных средств в краткосрочной перспективе (до одного месяца);
• исполнение намеченных планов оплаты расходов;
• учет возникающих и погашаемых обязательств, движения и остатков платежных средств;
• контроль исполнения планов по возникновению и погашению обязательств и расходованием платежных средств;
• план-факт анализ данных о движении обязательств и платежных средств и выявление причин отклонений.

 

Рисунок 1. Функциональная структура  и механизм функционирования системы  ОУФ

Для того чтобы эффективно выполнять свои функции и отвечать базовым требованиям система  оперативного управления финансами  должна включать в себя следующие  основные подсистемы и элементы:

1. Оперативное планирование поступлений и платежей. Инструментами служат заявки ответственных распорядителей, платежный календарь и дневной план платежей.
2. Система ответственных распорядителей, в отношении которых устанавливаются лимиты расходования платежных средств.
3. Система приоритетов платежей, используемая для балансирования платежного календаря и ранжирования платежей в дневном плане.
4. Механизм согласования и утверждения платежей и корректировки платежного календаря.
5. Процедуры контроля состояния лимитов ответственных распорядителей.
6. Система оперативного учета возникновения и погашения обязательств.
7. Совокупность регламентных документов по оперативному управлению финансами.

Следует отметить, что система  оперативного управления финансами  охватывает решения, принимаемые внутри месячного интервала функционирования организации. В связи с этим, необходимо учесть, что при недостаточном уровне развития более высоких уровней финансового планирования, на входе системы ОУФ не будет достаточной информации. Практика показала, что менеджмент предприятия, как правило, начинает модификацию управленческих механизмов в области финансов именно с оперативных функций.

В данном случае при построении системы ОУФ возникает необходимость, с одной стороны, создать временные  механизмы планирования, позволяющие  получить исходные данные о движении обязательств и платежных средств в разрезе ответственных распорядителей на месячном интервале. В противном случае будет невозможно установить лимит платежей ответственного распорядителя. С другой стороны, необходимо предусмотреть в перспективе совершенствование системы управления финансами на тактическом уровне и исключить возможность возникновения противоречий, обусловленных структурой создаваемой системы ОУФ.

Под ответственным распорядителем понимается руководитель или специалист организации, которому делегированы полномочия вести договорные отношения с третьими лицами, а также использовать платежные средства для выполнения обязательств. Статус ответственного распорядителя дает основания претендовать на получение лимита расходования платежных средств. Иногда, в целях контроля уровня дебиторской и кредиторской задолженности, целесообразно устанавливать лимиты на остатки или суммы изменения данных задолженностей в течение месяца. Лимит расходования платежных средств ответственного распорядителя устанавливается в финансовом плане на месяц, конкретно - в плане движения денежных средств. В зависимости от сложности организационной структуры и сложившегося распределения полномочий по управлению финансами, возможны различные подходы к выделению состава ответственных распорядителей (рис.2).

Ответственные распорядители  направляют заявки на платежи в пределах установленного лимита. На основании  таких заявок формируется платежный  календарь.  Периодичность подачи заявок определяется в зависимости от потребностей предприятия. Например, можно реализовать, так называемый, двухступенчатый подход к планированию платежей. В порядке предварительного планирования дважды в месяц проводится заявочная компания по крупным платежам. Мелкие платежи планируются на недельный период. Граница между крупным и мелким платежом устанавливается финансовым директором. 

Рисунок 2. Простой пример выделения ответственных распорядителей на промышленном предприятии

 

Следующим этапом является скользящее планирование, в рамках которого проводится ежедневная корректировка платежного календаря на основе данных оперативного учета и изменений, вносимых ответственными распорядителями. Следует отметить, что список возможных изменений, вносимых по инициативе ответственных распорядителей, может быть ограничен только такими действиями, которые не ухудшают ликвидную позицию предприятия в плановом периоде.

Система приоритетности платежей позволяет сбалансировать платежный календарь в том случае, когда сумма заявок ответственных распорядителей на платеж в определенный день перекрывает доступный объем ресурсов. С другой стороны, в дневном плане платежей (реестре) платежи также группируются в порядке убывания приоритета, что позволяет избежать потери ликвидности при отклонениях величины входящего денежного потока от прогнозного уровня. Система приоритетов может быть ограничена одним уровнем – в целом по предприятию, либо включать дополнительные уровни, например, учитывающие степень важности платежа для данного ответственного распорядителя [3, с.217].

Другим важным инструментом системы управления финансами является нормирование остатков денежных средств. Норматив необходим для определения дефицита или избытка платежных средств и позволяет принимать решения по распоряжению ими в краткосрочной перспективе с целью получения максимального эффекта.

При формировании платежного календаря возможна ситуация, когда  балансирование поступлений и платежей внутрисистемными методами невозможно. В этих случаях приходится выбирать из двух альтернатив: привлечение заемных  средств, либо корректировка производственных планов.

В том случае, если сумма  платежа, заявленного ответственным  распорядителем, соответствует остатку  лимита (проверку проводят финансовые службы), то она включается в платежный  календарь. Для исполнения платежного календаря формируется дневной  план платежей (реестр), который должен быть утвержден руководителем предприятия  до конца предыдущего рабочего дня. Утвержденный дневной план платежей служит распоряжением исполнителю (бухгалтерии) о подготовке платежных  документов и совершении платежей. С целью проведения скользящего  планирования, необходимо ежедневно  получать данные об остатках лимитов  ответственных распорядителей, а  также остатках платежных средств  на счетах и в кассе предприятия. Такая информация должна содержаться  в специальных отчетах, которые  готовятся сотрудниками финансовых служб, ответственных за ведение  оперативного учета.