Оперативное управление финансами

6. Автоматизация бизнес-процесса  «Платежный календарь». Для поддержания оперативного управления денежными потоками потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Программное обеспечение должно позволять:

• создавать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату или реестры);
• формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, БДДС (к примеру, платежного календаря);
• реализовывать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.).
• разграничивать права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании.

Благодаря автоматизации  функций управления ДС можно оперативно составить платежный календарь, запланировать выплаты под предстоящие  поступления денег, проанализировать постоянные платежи, оценить динамику платежей дебиторами, проконтролировать  соблюдение установленных лимитов  дебиторской задолженности, оценить  баланс распределения средств на банковских счетах компании.

Поскольку основная цель платежного календаря — формирование графика  денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать  оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств  на счетах и избежать кассовых разрывов, он обязательно должен содержать  данные о поступлениях и выбытиях, а также о плановых остатках денежных средств обычно с разбивкой по дням и их источникам (табл. 2).

 Таблица 2.

Пример платежного календаря, тыс. у.е.

Статья	Дата/план-факт								Итого за месяц	Прогноз отклонений от бюджета
	1 июня	2 июня	4 июня	5 июня	6 июня	9 июня	…	30 июня
	факт	факт	факт	план	план	план	…	план
Текущая деятельность
Поступления от клиентов	120	100	90	100	100	100		100	918	–82
Прочие поступления	28								78	–2
Итого поступления	148	100	90	100	100	100		100	996	–84
Оплата основным поставщикам			–50		–90	–100		–150	–500	–50
Заработная плата	–98								–98	2
Премии									–30	0
НДС									–40	0
Налог на прибыль									–20	0
Расходы на рекламу				–10				–5	–15	0
Аренда								–20	–20	–20
Хозрасходы		–9				–10		–10	–29	1
…
Итого выбытия	–98	–9	–50	–10	–90	–110	…	–185	–752	–67
Сальдо по текущей деятельности	50	91	40	90	10	–10	…	-85	304	–246
…	…	…	…	…	…	…	…	…	…	…
Сальдо на конец периода	6	2	2	2	22	22		22	22	12

 

При формировании платежного календаря на месяц потребуется  смоделировать распределение запланированных  денежных потоков по неделям и дням (табл. 3). Понимание распределения расходов во времени поможет выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов моменты и провести мероприятия по перераспределению бремени платежей, например разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитом.

Таблица 3.

Пример распределения  платежей, тыс. у.е.

Статья	Способ распределения	Итого за месяц	Неделя/кол-во рабочих дней
			1/5	2/4	3/5	4/6
Поступления от клиента	Пропорционально количеству рабочих дней	1000	250	200	250	300
Налоги с ФОТ	2-я неделя; до 15-го календарного  дня месяца	–6		–6
НДС	3-я неделя; до 20-го календарного  дня месяца	–30			–30
Аренда офиса	4-я неделя; до конца  месяца	–8				–8
Реклама, оплата за выставку	2-я неделя; до 10-го календарного  дня месяца	–10		–10
Реклама, оплата буклетов	4-я неделя (в соответствии  с договором)	–4				–4
Оплата основным поставщикам	В соответствии с графиком закупок и договором (50% — предоплата за 2 недели до поставки, 50% — в течение  трех дней с даты поставки)	–800	–200	–150	–200	–250
Хозяйственные расходы	Еженедельно равными долями	–2	–0,5	–0,5	–0,5	–0,5
Заработная плата	1-я неделя; 2-й рабочий  день месяца	–20	–20
Непредвиденные расходы	Еженедельно равными долями	–2	–0,5	–0,5	–0,5	–0,5

 

Следует подчеркнуть, что когда бизнес-процессы финансового управления определены и оптимизированы, а соответствующие регламенты разработаны и утверждены, начинается самое сложное — их внедрение в ежедневную практику работы компании. Перенос правильной платежной системы с бумаги на практику является наиболее трудоемким. В частности, сложно бывает искоренить внеплановые платежи, например платежи, которые являются типичными и предсказуемыми, но по каким-то причинам не запланированы, а также платежи, инициированные с нарушением внутренних правил.

Практика показывает, что  если в компании более 5% платежей является внеплановыми или идут в нарушение  внутреннего порядка осуществления  платежей, то, скорее всего, это свидетельствует  о неотлаженности внутренних бизнес-процессов управления денежными потоками, некорректных внутренних регламентах осуществления платежей либо проблемах с финансовой дисциплиной. Нужно отметить, что управление денежными потоками будет результативным, если внутренние регламенты соблюдают все сотрудники. Если в компании сохранится ситуация, когда, например, генеральный директор или собственник может расходовать денежные средства в обход внутренних положений (например, на представительские расходы либо в качестве изъятия капитала из компании), то финансовый директор не сможет выполнять обязательства по обеспечению своевременности оплаты по заявкам, поданным в соответствии с регламентами. И наоборот, правильно организованные бизнес-процессы прохождения платежей позволяют финансовому директору гарантировать, что все заявленные платежи будут произведены в установленные сроки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Оперативное управление финансами  базируется на данных стратегического  и тактического уровня и преследует цель практического выполнения тех  решений, которые были приняты на тактическом уровне. В первую очередь  оперативное управление финансами  направлено на поддержание уровня абсолютной ликвидности, необходимого для осуществления  расчетов с контрагентами.

Оперативное планирование денежного  потока на определенный период осуществляется путем составления платежного календаря  в рамках бюджета движения денежных средств на основании текущего состояния  платежей, заключенных контрактов, подписанных договоров и фактических  обязательств. С точки зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования денежных средств из плана; это план движения денег в краткосрочной перспективе, отражающий все виды деятельности компании, утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия.

Основная цель платежного календаря — формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.

Если в компании более 5% платежей является внеплановыми или идут в нарушение внутреннего порядка осуществления платежей, то, скорее всего, это свидетельствует о неотлаженности внутренних бизнес-процессов управления денежными потоками, некорректных внутренних регламентах осуществления платежей либо проблемах с финансовой дисциплиной.

 

 

Список использованной литературы

 

1. Бланк И.А. Стратегия и  тактика управления финансами. –  Киев.: МП «ИТЕМлтд» СП «АДЕФ-Украина»,2006. – 534 с.
2. Бланк И.А. Основы финансового менеджмента. Т. 1, 2. – Киев: Ника-Центр, Эльга, 2009. - Т. 2 – 473с.
3. Брейли Р., Майерс С. Принципы корпоративных финансов. Пер. с англ. – М.: ЗАО «Олимп – Бизнес», 2008. – 1120 с.
4. Ван Хорн Дж. Основы управления финансами: Пер. с анг. / Под ред. И.И. Елесеевой. – М.: Финансы и статистика, 2009. – 791 с.
5. Ковалев В.В. Введение в финансовый менеджмент. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 768 с.
6. Павлова Л.Н. Финансовый менеджмент: Учебник для вузов.- 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.- 398 с.
7. «Финансовый директор», «Оперативное управление денежными потоками», №6, 2006.