Особенности специализированных автоматизированных систем управления финансами: назначение, функции, способы построения, тенденции разви

          Ресурсы ИС рассматриваются как  комплекс информационного, технического  математического, программного, организационно-методического  и правового обеспечения.

1.Информационное обеспечение  (информационные ресурсы)

К информационным ресурсам относят унифицированную систему  документации, схемы информационных потоков, способы документооборота, Банки Данных организации (Хранилища  данных), системы кодирования, справочники-классификаторы и т.д.. Информационное обеспечение предназначено для своевременного формирования и выдачи достоверной информации для принятия управленческих решений.

          2. Техническое обеспечение, в  том числе телекоммуникации –  комплекс технических средств,  предназначенных для работы информационных  систем.

В данный комплекс входят:

а) компьютеры любых классов;

б) устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

в) устройства передачи данных и линии связи, в том числе  компьютерные сети;

г) оргтехника и устройства автоматического съёма информации

д) эксплуатационные материалы

          3.Математическое  и программное  обеспечение – совокупность математических  методов, моделей, алгоритмов  и компьютерных программ, использующихся  при обработке информации.

          К средствам математического  обеспечения относятся средства  моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы  математического программирования, математической статистики и  т.д.

          В состав программного обеспечения  входят:

а) системное программное  обеспечение, операционные оболочки;

б) Программы-утилиты (антивирусные программы, программы-архиваторы и т.д.);

в) пользовательские программы  общего назначения ( Пакет MS Office);

г) специализированные пользовательские программы (КБП, программы экономического анализа, система Клиент-Банк и т.д.)

д) техническая документация на программные средства.

          4. Организационно-методическое обеспечение  – совокупность организационных  методов и средств, регламентирующих  взаимодействие работников с  техническими и программными  средствами и между собой в  процессе разработки и эксплуатации  ИС ( управление доступом, должностные инструкции, графики работ, правила работы с документами, инструкции по работе в программах и т.д.)

          5. Правовое обеспечение – совокупность  правовых, определяющих создание, юридический  статус и функционирование информационных  систем, регламентирующих порядок  получения, преобразования и использования  информации.

          6. Инфраструктура ИС – Помещения,  используемые в деятельности  информационных систем и их  оснащение (серверная комната,  архивные помещения, кабинеты  обслуживающего персонала и т.д.)

          7. Финансовые ресурсы ИС –  денежные средства, выделяемые на  обслуживание, совершенствование и  развитие информационных систем.

          Особенности управления информационными  системами:

1. Достаточность ресурсов для осуществления непрерывной деятельности ИС
2. Сбалансированность привлечения ресурсов, т.е. равномерное их развитие и использование. В российской практике можно отметить излишек увеличения ТО, в западных фирмах – персонал.
3. Экономическая целесообразность использования ресурсов, т.е. затраты на приобретение и внедрение ресурсов ИС должны быть соотносимы с экономическим эффектом от их использования.
4. Высокая степень привлечения сторонних ресурсов (использование готовых программ, привлечение сторонних специалистов)

 

 

1.3. Общие понятия об АСУ (автоматизированные системы управления)

          Частью общего управления финансами являются автоматизированные системы управления (АСУ), базирующиеся на использовании экономико-математических методов и электронно-вычислительной техники. АСУ становятся неотъемлемым элементом структуры финансовых органов, других структур управления финансами, способствуют лучшему, более эффективному функционированию финансов.

Рыночная экономика, основанная на многообразии форм собственности, конкуренции товаропроизводителей, развитой системе финансов, порождает рост экономической и финансовой информации. Все это требует умения ориентироваться в области информатики как системе сбора, организации хранения и обработки информации. Компетентное управление финансами специалистами финансовых органов невозможно без их информационного обслуживания на основе применения автоматизированных систем финансовых расчетов (АСФР), управления финансами (АСУФ).

АСУ финансами – это совокупность экономических и математических методов, электронновычислительной техники, оргтехники и современных средств связи. Она выступает в качестве подсистемы общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством [1].

            В управлении государственными финансами используются автоматизированные системы финансовых расчетов (АСФР). В частности, в системе Министерства финансов Российской Федерации функционирует АСФР, которая стала органической частью структуры финансовых органов. Эта система способствует повышению эффективности управления финансами на основе сокращения трудоемкости, сбора, обработки и анализа информации, обеспечения многовариантных расчетов финансовых планов и лучшего их согласования между собой, рационализации структуры аппарата финансовых органов. Ее применение требует совершенствования системы финансовых показателей, разработки новых методов выявления и мобилизации доходов и накоплений, формирования финансовых резервов в народном хозяйстве, рационального расходования финансовых ресурсов.

АСФР содержит 4 подсистемы, в которых решается комплекс задач  по сводным расчетам бюджета; доходам  и налогам; расходам бюджетных учреждений; финансам отраслей народного хозяйства. Наряду с решением задач в области  планирования АСУФ помогает решению  вопросов в области исполнения государственного бюджета через составление росписи  бюджета, внесение изменений в бюджетные  показатели, учет исполнения бюджета  по доходам и расходам [4].

В настоящее время актуальной задачей является внедрение автоматизации  финансовых расчетов в работу низовых  финансовых органов. Особенно это актуально  для работы налоговых инспекций, имеющих дело с многочисленными, постоянно меняющимися данными  по налогоплательщикам. Эта работа должна быть активизирована и проводиться  в органической связи с АСФР Министерства финансов Российской Федерации.

При всем положительном значении и важности АСУФ в то же время  нельзя преувеличивать ее возможности. Они небезграничны. Часть задач  по управлению финансами не поддается  формализации, требует опыта работников финансовых органов, традиционных методов  их работы. АСУ финансами не может  выполнять то, что им несвойственно, а именно – совершенствование самих финансовых отношений, их форм. В этих системах специалисты ставят цели и корректируют их. Первичная информация поступает от человека. В них имеет место постоянный контроль за работой системы. Работник финансового органа делает выбор решений из подготовленных АСУ возможных вариантов. Но для этого требуется его высокая квалификация.

АСУ представляют качественно  новый шаг в совершенствовании  управления экономикой и финансами. В целях повышения эффективности  их функционирования требуются меры по техническому оснащению работников финансовых служб, постоянное совершенствование  системы управления [2].

1.4. Значение автоматизации  бизнес-процессов

 

Практически повсеместно  внедряются информационные системы и автоматизируется управление. Мотивы здесь разные: и влияние моды, и желание "не отстать от конкурента", а зачастую – это вполне понятное стремление руководства предприятия внедрить эффективную и современную систему управления, которая:

- снизит транзакционные издержки, ускорит бизнес-процессы, сбалансирует соотношение полномочий и ответственности у подчинённых и партнеров;

- не требует постоянного вмешательства, контроля и не отвлекает от стратегических задач.

Традиционный способ автоматизации бизнес-процессов – разработка или приобретение готового прикладного программного обеспечения. Однако на практике при использовании прикладных программ, внесение даже небольших изменений в схему бизнес-процесса означает необходимость перепрограммирования и большие затраты времени. В результате прикладные программы не успевают обновляться в том темпе, который диктуют изменяющиеся условия бизнеса и потребности самого предприятия. Поэтому изначально, когда выбирается продукт для автоматизации, необходимо оценивать его возможности с точки зрения решения именно этой конкретной проблемы. Очень важно чтобы программа позволяла производить проектирование бизнес-процессов непосредственным прикладным специалистам без участия программиста. При исполнении бизнес-процессов необходимо проводить отслеживание смены их состояния. Обязательным элементом программы должен быть «персональный список задач», назначенных данному конкретному пользователю или ролевой группе, к которой он принадлежит. Программа должна накапливать ценную статистику о параметрах выполнения бизнес-процессов:

- интенсивность (число экземпляров в неделю или месяц),

- продолжительность (время от запуска до завершения),

- нагрузку на отдельных специалистов (число и продолжительность выполненных заданий),

- количество выполненных просроченных и невыполненных заданий [5].

Для того, чтобы автоматизировать бизнес-процесс, нужно иметь его описание, нужно представлять себе объект, который необходимо автоматизировать. Описание бизнеса, описание бизнес-процессов – это важная и самостоятельная задача и решают ее не автоматизаторы и не программисты, а бизнес-аналитики, менеджеры. Они создают модель бизнеса, на детальном уровне которой описываются схемы автоматизируемых бизнес-процессов. Автоматизировать можно только ту схему, которая прошла логический контроль со стороны менеджеров и бизнес-аналитиков. Но возникает проблема, что менеджеры и бизнес-аналитики плохо понимают языки автоматизации исполняемых бизнес-процессов класса BPM.

Инструменты для описания бизнес-процессов – инструменты класса BPA (Business Process Analysis). Например, Oracle BPA (ARIS), Casewise Corporate Modeler, IDEF**, Proforma и др. создают понятные для менеджеров картинки и диаграммы, но для ИТ-специалиста они не всегда пригодны. ИТ-специалисты должны получать, четкое, понятное описание бизнеса, а не создавать его заново, используя свои инструменты, инструменты автоматизации.

Таким образом, необходима связка между инструментами описания бизнес-процессов  и инструментами автоматизации  бизнес-процессов класса BPM (Business Process Management) такими как Oracle Business Studio (ранее BEA Business Studio), Tibco, Lombardi и др [2].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2.  Особенности специализированных автоматизированных систем управления финансами: назначение, функции, способы  построения, тенденции развития, основные фирмы-разработчики

Применение автоматизированных информационных систем особо важно  в управлении финансовым подразделением фирмы. Использование автоматизированных информационных систем позволяет:

• оптимизировать планы работы,
• быстро вырабатывать решения,
• четко маневрировать финансовыми ресурсами и т.д.

Основными факторами, определяющими  результаты создания и функционирования автоматизированных информационных технологий и процессов информатизации, являются:

• активное участие человека в системе автоматизации обработки информации и принятия управленческих решений;
• интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса;
• наличие научно обоснованной программно-технологической платформы, реализуемой на экономическом объекте;
• создание и внедрение научных прикладных разработок в области информации в соответствии с требованиями пользователей;
• формирование условий организационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное, системное и программное обеспечение;
• постановка и решение конкретных практических задач в области управления с учетом заданных критериев эффективности.

 

В настоящее время на рынке  представлено достаточно большое количество как универсальных бухгалтерских  систем, автоматизирующих учетные функции, так и сложных и дорогих ERP-систем, модули которых могут автоматизировать практически все участки деятельности любого предприятия.

 Первые системы недороги  и просты, но предназначены для  автоматизации достаточно простого  круга задач. 

 Мощные ERP-системы, напротив, универсальны, но именно по причине  универсальности, их внедрение  представляет собой сложный, длительный  и дорогой процесс. При этом  для внедрения и поддержки  системы требуются специалисты  достаточно редкой и очень  высокой квалификации, что увеличивает  стоимость проекта [6].

 Пример некоторых крупных  компаний:

1. SAP R/3. SAP R/3 (разработчик германская фирма SAP AG) наиболее широко используемое в мире стандартное решение класса ERP, служащее для электронной обработки информации на основе архитектуры «клиент-сервер». Система позволяет обеспечить одновременную работу до 30 тысяч пользователей.

 Все компоненты системы  R/3 настраиваются на конкретное  предприятие и позволяют обеспечивать  внедрение эволюционным путем.  Заказчик может выбрать оптимальную  конфигурацию из более чем 800 готовых бизнес-процессов. В состав системы входят следующие подсистемы, построенные по модульному принципу: IS - отраслевые решения; WF - управление информационными потоками; PS - проекты; AM - основные средства; CO - контроллинг; FI - финансы; SD - сбыт; MM - управление материальными потоками; PP - планирование производства; QM - управление качеством; PM - техническое обслуживание и ремонт оборудования; HR - управление персоналом.

 Хранилище бизнес-информации обеспечивает обработку внешних и внутренних данных и поддержку принятия решений на всех уровнях корпорации.

 Основными элементами  учета и отчетности являются  следующие модули.

 Финансовая бухгалтерия  (FI), включающая главную бухгалтерию,  бухгалтерию дебиторов и кредиторов, бухгалтерский учет основных  средств, консолидацию в соответствии  с законодательством, статистический  специальный учет.

 Финансовый менеджмент (TR), содержащий управление наличностью,  управление финансами (денежный  рынок, иностранная валюта, ценные  бумаги и дериваты), управление  рыночными рисками, управление  бюджетом.

 Контроллинг (CO) состоит из контроллинга косвенных затрат, контроллинга затрат на продукт, учета результатов хозяйственной деятельности.