Особенности специализированных автоматизированных систем управления финансами: назначение, функции, способы построения, тенденции разви

 Вместе с "Системой  управления ПАРУС" поставляется  описание структур баз данных, что позволяет формировать самые  разнообразные отчеты на базе  шаблонов, формируемых клиентом  при помощи Seagate Crystal Reports Professional - как при работе в системе, так и в среде самого генератора. При необходимости в поставку могут входить информационные модели IDF и даже исходные тексты информационного продукта. Использование API-интерфейсов позволяет интегрировать модули системы с программами, созданными силами специалистов организации-клиента. Структуру записи (в частности, записи о документе), регистрируемой в системе, можно дополнить произвольным количеством характеристик, тип и назначение которых определяются пользователем.

3. Специализация. Например, количество этапов  документооборота  устанавливается индивидуально для каждого типа документов. К предусмотренным в системе этапам документооборота можно добавлять новые. Наименование этапа и сообщение системы, сопровождающее выполнение и отмену этапов, клиент может задать по своему вкусу

4. Разграничение прав  пользователей. Каждому сотруднику организации можно назначить индивидуальные права доступа как к разделам, так и к функциям "Системы управления ПАРУС". Например, оператор, занятый вводом первичных документов, не может получить доступ к обобщенной информации; сотрудники конкретного подразделения могут работать только со своими документами и т. д.

5. Средства подготовки данных для экономического и финансового анализа. Так, каждому бухгалтерскому счету клиент может поставить в соответствие неограниченное количество аналитических счетов по пяти различным признакам классификации. Кроме того, для накопления информации по доходам и расходам в разрезе центров ответственности, видов и направлений деятельности и т.п. можно разработать систему особых пометок по десяти произвольным признакам. При агрегировании данных можно использовать произвольные периоды и планирование финансовой деятельности с точностью до дня. Проблемно-ориентированная экономическая среда в "Системе управления ПАРУС" реализуется средствами реляционной СУБД Oracle , представляющей собой OLTP-систему, а технология Oracle Express (OLAP-система) используется для решения задач планирования и управления.

"Система управления  ПАРУС" автоматизирует основные  бизнес-направления: управление финансами, логистика, управление производством, управление персоналом, страхование. Каждому из этих направлений соответствуют определенные приложения системы.

Состав приложений (модулей) системы ПАРУС и их функциональное объединение в подсистемы обусловлено объективным наличием четырех основных бизнес-направлений (бизнес-сфер) деятельности предприятия (Приложение 2).

ОАО "Генерирующая компания" – один из ведущих электроэнергетических комплексов России по объему реализации продукции, балансовой прибыли и численности персонала. Компания уделяет большое внимание вопросу построения комплексной информационной системы управления (КИСУ). Одной из наиболее значимых задач автоматизации на уровне управления бизнесом в компании является автоматизация бюджетного управления и контроля.

Ранее, когда бюджетирование в компании осуществлялось с помощью программы "Microsoft Excel", в результате процесса планирования формировались выходные формы "Бюджет доходов и расходов" (БДР) и "Бюджет движения денежных средств" (БДДС). Однако руководство компании понимало, что для оценки ее финансового состояния и потенциала, для принятия решений при определении политики развития предприятий с учетом сбалансированности финансовых показателей необходимы плановые данные в выходной форме "Бюджет по балансовому листу" (ББЛ). В связи с этим было принято решение о создании системы для формирования "замкнутой" модели бюджетирования.

Технические ограничения "Excel" не позволяли решить данную задачу, поэтому стало очевидно, что для этого нужны специализированные программные продукты. Было решено построить автоматизированную систему бюджетирования на  базе модуля "Управление финансами" системы "ПАРУС", дополнив его в части моделирования структуры бюджетного процесса и ведения многомерного анализа программным продуктом "Plan Designer". Данный подход соответствует принятому на предприятии принципу выбора средств автоматизации тех или иных процессов - best of breed, т.е. выбор лучших решений в своей отрасли и интеграция их в единую ИСУ.

В результате проекта удалось  создать целостную систему, обеспечивающую формирование всех основных финансовых бюджетов: БДР, БДДС, ББЛ. Бюджет по балансовому  листу формируется на основе БДР  и БДДС, что означает формирование "замкнутой" модели бюджетирования, позволяет убедиться в отсутствии ошибок в бюджете, несоответствий позиций БДР и БДДС.

     Главное окно модуля Системы имеет следующий вид (наименование модуля у верхнего края окна зависит, разумеется, от того, с каким модулем производится работа):

     В этом окне  можно выбрать определенный подпункт пункта главного меню для входа в нужный раздел Системы.

Рисунок 1 – Функции Система  управления Парус

Главное окно раздела выводится  после входа в раздел Системы (т.е. выбора соответствующего подпункта  Главного меню модуля).

Рисунок 2 – Главное меню модуля

      Такое окно всегда содержит таблицу (список) записей. В некоторых разделах имеется вторая (подчиненная) таблица, где выводится список записей, связанных с текущей строкой главной таблицы (спецификация этой строки). Иногда записи раздела могут иметь не одну, а несколько спецификаций.

      Наименование окна зависит от того, какой именно отчет должен быть сформирован. Например, в модуле "Бухгалтерский учет" может быть сформирована "Кассовая книга":

Рисунок 3 – Модуль «бухгалтерский учет»

В связи с формированием  ББЛ появилась возможность построения финансовых показателей деятельности компании (рентабельность продаж, оборачиваемость  капитала, ликвидность, финансовая устойчивость и т.д.). Таким образом, можно не только определить текущее состояние  бизнеса, но и контролировать его, анализируя ожидаемые значения финансовых показателей  и при необходимости внося  корректировки.

В системе осуществляется формирование платежного баланса на месяц вперед на основании условий конкретных договоров, в том числе с учетом "просроченных" обязательств.После того, какисходные данные - финансовые показатели всех договоров, зарегистрированных в базе графика платежей, – сформированы (в системе "ПАРУС"),  осуществляются их сравнение с позициями годового БДДС, консолидация платежного баланса всей компании, его балансировка, согласование и утверждение (в системе Plan Designer). Затем значения платежного баланса в качестве лимитов финансирования импортируются в систему "ПАРУС" для использования в процессе оперативного управления платежами, которое выполняется с помощью следующих разделов модуля "Управление финансами": "Журнал платежей", "Заявки на платежи", "Платежный календарь", "Остатки денежных средств", "Распоряжения на оплату".

С созданием новой системы  значительно повысилось качество оперативного управления платежами. Ответственные  подразделения самостоятельно формируют  заявку на платеж в соответствии с  закрепленными за ними позициями  бюджета, зарегистрированными в  системе договорами и графиком платежей. Важнейшую функцию в этом процессе выполняет формируемый системой документ "Служебная записка на оплату", в котором отражаются основные реквизиты платежа (строка бюджета, приложение платежного баланса, договор, лицевой счет, реквизиты  первичных документов для оплаты и т.д.). Документ содержит не только справочные, но и контрольные поля, что позволяет осуществлять целый  комплекс контрольных функций в  отношении платежей:

- показатель остатка лимита финансирования - для определения соответствия платежей утвержденным лимитам финансирования, установленным в платежном балансе;

- контрольные суммы из графиков платежей лицевого счета - для контроля за своевременностью проведения платежей согласно условиям договора;

- сальдо задолженности по лицевому счету, договору и контрагенту в целом - для контроля за состоянием взаимных расчетов с контрагентом, что, например, не позволяет провести оплату контрагенту, имеющему просроченную задолженность перед предприятием по другому договору;

- одновременное отражение сальдо взаимных расчетов по данным оперативного учета и бухгалтерского учета - для контроля за своевременностью отработки первичных документов в системе.

Таким образом, процесс оперативного управления платежами становится прозрачным, каждый платеж проверяется на соответствие бюджету и платежному балансу, повышается эффективность управления взаиморасчетами с контрагентами, осуществляется контроль за договорной дисциплиной и своевременностью отработки документов в системе.

Система Plan Designer тесно интегрирована с ИСУ "ПАРУС" как в части планирования и калькуляции затрат, так и в части автоматизированного формирования фактов исполнения бюджета по данным бухгалтерского учета. Благодаря проведенной подготовительной работе в области регламентации ведения нормативно-справочной информации импорт данных между системами "ПАРУС" и Plan Designer не вызывает сложностей.

Автоматизированная система  управления финансами в ОАО "Генерирующая компания" является централизованной: работа всех филиалов компании осуществляется в единой базе, что дает возможность  использовать единые методологические принципы бюджетирования, автоматизировать контроль за последовательностью формирования и согласования планово-бюджетных форм. Сегодня процесс бюджетирования стал более прозрачным, сократилось время выполнения многих процессов. Так, если раньше полный цикл формирования платежного баланса по всему холдингу занимал около недели, то сегодня – не более двух дней.

Внедрение автоматизированной системы на базе системы управления "ПАРУС" и программного продукта Plan Designer способствует повышению эффективности управления финансами. Удалось создать неразрывную взаимосвязь процессов бюджетирования и оперативной деятельности компании. Система позволяет автоматизировать процессы формирования бюджета, его корректировки и план-фактного анализа, контролировать текущее состояние бизнеса и оценивать экономический потенциал компании.

Когда в 2009 году бюджет ОАО "Генерирующая компания" формировался уже в  условиях кризиса, внедренная автоматизированная система бюджетирования помогла нам быстро разработать несколько вариантов бюджета с учетом различных коэффициентов инкассации. Это позволило заблаговременно предусмотреть различные варианты развития событий в зависимости от процента ожидаемых денежных поступлений от продаж на рынке оптового сбыта электроэнергии. На основе этих данных руководство компании принимало решение об оптимальном объеме инвестиций.

Возможности быстрого моделирования  и анализа, предоставляемые системой, стали для компании важным инструментом управления финансами, особо актуальным в условиях нестабильной экономики. Этим инструментом в компании пользуются специалисты бюджетного, планового, финансового отделов, а также  отдела реализации инвестиций и некоторых  других. Результаты, сформированные системой, используются при принятии управленческих решений.

В настоящее время информационная система управления финансами развивается  в направлении налогового планирования, в первую очередь связанного с  прогнозированием постоянных и временных  налоговых отклонений (например, по суммам амортизации), и оперативного автоматизированного контроля заключаемых  договоров на соответствие бюджету [6].

3.2 Перспективы  развития автоматизированных систем  управления финансами

В современных условиях в  финансовой системе государства  все большее развитие получают местные  финансы. Отсюда важной задачей становится внедрение автоматизации финансовых расчетов в работу областных, районных и городских управлений (отделов) исполнительных комитетов. Первоначальной стадией АСФР в низовых звеньях  является внедрение в них автоматизированных рабочих мест (АРМ) с использованием микро-ЭВМ персонального пользования, а также создание информационно-вычислительных центров. Особенно это актуально для работников налоговых инспекций, имеющих дело с многочисленными, постоянно меняющимися данными. Появление в структуре местных финорганов ИВЦ и АРМов ведет к изменению труда их работников, поскольку ручной способ сбора и бумажная технология обработки информации сменяется безбумажной в виде машинных носителей информации.

 Совершенствование финансовых  отношений в страховом деле  в современных условиях невозможно  без автоматизированной системы  управления в страховании. Здесь  используется математическое моделирование  расчетов по определению размеров  страховых платежей, страховых возмещений  и др.