Отчет по практике в ООО ТПК "Молагроснаб"

- тенденция к волоките и перекладыванию  ответственности при решении  проблем, требующих участия нескольких  подразделений;

- малая гибкость и приспособляемость  к изменению ситуации;

- критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом - разные;

- тенденция к формализации оценки  эффективности и качества работы  подразделений приводит обычно  к возникновению атмосферы страха  и разобщенности;

- большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;

- перегрузка управленцев верхнего  уровня;

- повышенная зависимость результатов  работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших  управленцев.

1.5. Основные информационные и  документопотоки

Документы находятся в постоянном движении, что отражает их принципиальное назначение как носителя информации.

Движение  документов связывается с понятием документооборота, который входит в  сферу технологических основ  документационного обеспечения управления (ДОУ).

Под внутренним документооборотом понимается движение документов внутри учреждения, фирмы с момента их создания или  получения до завершения исполнения или отправления. Движение документов также наблюдается между учреждениями, организациями и предприятиями. Оно именуется внешним документооборотом. Движение документов на бумажных, магнитных или других носителях, по линиям связи объективно сопровождает любую управленческую деятельность.

Процесс управления и документооборот жестко связаны единой технологией реализации функций управления.

Целью документооборота является информационное обеспечение управленческой деятельности, т.е. своевременная доставка ценной, полезной, своевременной, полной и достоверной  информации руководителям и специалистам учреждения, фирмы, необходимой им для выполнения возложенных на них функций, принятия решений и фактического претворения их в жизнь. При этом необходимо учитывать, что этим лицам нужны не сами документы, а содержащиеся в них сведения, данные и факты.

В связи с этим движение документов нельзя рассматривать только как механическое перемещение их по инстанциям, как функцию почтовой доставки корреспонденции адресатам. Основной характеристикой движения документированной информации является целевая комплексность документооборота, т.е. соединение в единую совокупность его управленческой, делопроизводственной и почтовой функций.

Управлению  экономическими, социальными, политическими, производственными структурами  свойственна устойчивая стабильность построения и единообразное функционирование документооборота. Принципы и направления движения традиционных и электронных документов в аппарате управления едины при любых технологических системах обработки и хранения документированной информации. Меняются методы доставки и работы с документами, но целевое назначение и технологическая взаимосвязь документооборота с процессом управления сохраняется. Это создает объективную возможность для научного решения документоведческих и архивоведческих проблем безбумажного документооборота.

Документооборот отражает весь “жизненный цикл” документа - период его активной жизни в  управленческом процессе и период его  достаточно пассивной архивной жизни.

Движение  документов, документированной информации в учреждении, фирме не может быть хаотичным, случайным или определяться субъективными факторами. Оно должно целенаправленно регулироваться и главное быть регламентированным. Выполнение творческих операций с документами всегда обеспечивается комплексом обязательных технологических процедур, связанных с учетом документов и справочно-информационной работой, регулированием распределения документов между потребителями информации, контролем за исполнением документов, формированием документов в дела, хранению дел.

К документообороту предъявляется ряд  принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях, фирмах при движении документов на любых носителях, а именно:

1. прямоточность движения документов, прохождение документов до потребителя  информации (исполнителя) кратчайшим  путем через наименьшее количество пунктов (инстанций), исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;

2. избирательность распределения  документов между руководителями  и специалистами в соответствии  с их функциональными обязанностями;

3. обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;

4. единообразие маршрута движения  и состава технологических процедур  и операций для массовых категорий  документов, однократность выполнения  каждой процедуры;

5. приспособленность организационной  и технологической характеристик  документооборота к новой информационной  технологии, регламентирующей состав  и назначение автоматизированных  рабочих мест и баз данных, способы и условия передачи  информации между центральной и локальными базами данных.

Документооборот в соответствии с требованиями к  информационному обеспечению управленческих функций и существующими стандартными элементами структуры управления (учреждение, структурное подразделение, направление  деятельности, конкретный сотрудник, решаемая задача) делится на несколько составляющих его частей - документопотоков:

1. поток поступающих документов (входной,  входящий документопоток);

2. поток отправляемых документов (выходной, исходящий документопоток);

3. поток внутренних документов (внутренний документопоток).

Последние два потока характеризуются  значительным технологическим единообразием  и могут рассматриваться как  единый поток или документопоток подготовленных и изданных документов.

Под документопотоком понимается структурированная совокупность перемещаемых в заданном направлении документов (документированной информации), предназначенных для обеспечения выполнения персоналом управленческих функций и принятия решений. В технологическом аспекте документопоток представляет собой схему (совокупность маршрутов, ручейков) движения человекочитаемых (традиционных), машиночитаемых и электронных документов по установленным пунктам их распределения, рассмотрения, исполнения и использования для выполнения творческих, формально-логических и технических процедур и операций.

Входной документопоток несет исходную (первичную) информацию и включает документы  вышестоящих органов управления (указы, постановления, решения, приказы, указания, инструктивные письма), документы подведомственных предприятий, организаций, учреждений, филиалов (служебные письма и письма граждан, запросы, заключения, отчеты, справки, представления, формы первичного учета), документы неподчиненных предприятий и учреждений (письма, решения, акты и т.д.).

Выходной документопоток несет  информацию, выработанную в процессе функционирования органа управления в  целях ее передачи (отправления) вышестоящим  или нижестоящим организациям, неподчиненным  учреждениям, гражданам (письма, организационные  и распорядительные документы, согласованные, одобренные или утвержденные документы, инструкции).

Внутренний документопоток обеспечивает решение задач и реализацию функций  в пределах данного аппарата управления без направления информации за его  пределы (организационные и распорядительные документы, инструкции, методики, руководящие материалы, служебные записки). Как правило, в этом потоке решается задача правового и информационного обеспечения принимаемых решений. Во внутренний документопоток не включаются письма, т.к. переписка между структурными подразделениями не разрешается. Возникающие вопросы решаются путем составления конкретных видов документов (докладных или служебных записок, запросов, заключений, справок).

Следует учитывать, что наличие  перечисленных документопотоков обязательно свойственно не только учреждению в целом, но и любому структурному подразделению учреждения, филиалу, управленческой функции, автоматизированной информационной системе, задаче, отдельному виду работы, конкретному сотруднику. Документопотоки возникают и между предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами, они реализуют содержание внешнего документооборота.

Каждый из потоков отличается определенным составом, направленностью и количеством  движущихся документов, наличием подпотоков в соответствии с избирательным функциональным разбиением потока, сложившимися маршрутами движения каждого типа документов. По существу, поток изначально можно представить в виде множества подпотоков. Это не река, как иногда кажется, а обилие ручейков, текущих в одном направлении, но каждый по своему руслу. Содержательная структура документопотока представляется достаточно сложной и включает не только традиционные бумажные управленческие документы, но и документы на любых других типах носителей (магнитных, фотографических и др.), а также электронные документы, передаваемые по линиям компьютерной связи в режиме “безбумажного документооборота”, направляемые по факсимильной связи, электронной почте и др.

Документопоток разбивается на достаточно автономные и законченные технологические стадии (этапы), которые соответствуют установленным пунктам обработки документов. Состав технологических стадий стабилен при любом типе технологической системы обработки и хранения документов. Стадия состоит из совокупности технологических процедур. Процедуры подразделяются на комплексы операций и подопераций, выполняемых методами, свойственными конкретной применяемой в учреждении, фирме системе обработки документов. Число пунктов обработки, быстрота перемещения документов между ними и оперативность выполнения в каждом пункте стандартного набора процедур и операций с документами определяет степень совершенства принятой в учреждении, фирме схемы движения документов.

Входной документопоток содержит следующие  стадии:

1. прием и первичная обработка документов;

2. предварительное рассмотрение  и распределение документов;

3. регистрация документов и формирование  справочно-информационного банка  данных по документам;

4. рассмотрение документов руководителем  и передача их сотрудникам  для исполнения, ознакомления или использования в работе;

5. исполнение, использование документов  или ознакомление персонала с  документами.

Выходной и внутренний документопотоки  включают следующие стадии обработки:

1. исполнение документов;

2. контроль за исполнением документов и поручений;

3. регистрация изданных отправляемых  и внутренних документов, формирование  справочно-информационного банка  данных по документам;

4. отправка документов, передача  внутренних документов на рассмотрение  и исполнение;

5. систематизация исполненных документов;

6. оформление, формирование и хранение  дел;

7. передача дел в архив;

8. уничтожение документов и дел  с истекшими сроками хранения

Количество документов в сумме  документопотоков за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота. Одновременно может учитываться количество экземпляров документов и количество листов в документах. Учет количества документов осуществляется по месту их регистрации или исполнения и хранения. Отдельно учитываются обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан. Количество тиражированных копий документов учитывается в службах оперативной полиграфии и машинописных бюро.

Ежедневному количественному учету  подлежат все без исключения документы: поступившие (в т.ч. нерегистрируемые), отправляемые и внутренние, документы на бумажных и технических носителях, в т.ч. на фотографических носителях, аудио- и видеодокументы, документы, циркулирующие в линиях электронной, факсимильной и иной связи. Подсчет документов фиксируется в учетной таблице в разрезе документопотоков, видов документов, видов носителей, групп корреспондентов или по другим избирательным признакам. За единицу учета принимается каждый экземпляр документа, в т.ч. тиражированный.

Годовой объем документооборота является исходной величиной для расчета численности сотрудников документационных служб, выбора типов и количества средств организационной и вычислительной техники и других целевых исследований. Объем документооборота характеризует своего рода “производительность” труда служащих, уровень эффективности их деятельности, степень реальной загруженности решением функциональных задач. С другой стороны, рост объема документооборота сигнализирует о наращивании бюрократизации аппарата, расширении бумажного стиля руководства и необоснованном разбухании штатной численности работников, снижении эффективности документационных процессов, ошибочности принципов распределения функций среди руководителей и специалистов.

Информационный поток — информация, рассматриваемая в процессе ее движения в пространстве и времени в определенном направлении.

ООО ТПК "Молагроснаб" распространяет и получает информацию по следующим  каналам:

1) Прайс (адресная рассылка)

2) Телефон и факс (оперативная  информация)

3) Объявления на сайтах (информация  в Интернете)

Входной и выходной документопоток представляют счета, счет-фактуры и  накладные. Также фирма осуществляет перевод и получение денежных средств через банк, в котором  имеет расчетный счет.

К внутреннему кадровому документопотоку  в ООО ТПК "Молагроснаб" можно отнести приказы о назначении на должности, о государственном отпуске, о премии, отпуске без оплаты.

Финансовый документопоток включает в себя расчетные ведомости на зарплату, кассовую книгу, вкладной лист кассовой книги, платежные поручения.

Складская деятельность сопровождается такими документами как счета-фактуры, накладные, оборотно-сальдовые ведомости по счету 41.1.

1.6. Применяемая техника и технология  производства

ООО ТПК "Молагроснаб" является торговой фирмой и поэтому не имеет  собственного производства. Она осуществляет торгово-закупочную деятельность. В распоряжении организации находится склад площадью 100 м. На нем хранится оборудование для продажи. Новые единицы привозятся по необходимости с предприятий Урала, Сибири, Алтайского края, Чувашии, Смоленской и Тверской областей, Москвы и Московской области. Для удобства, оборудование по складу перемещается на грузоподъемной тележке. В офисе, для осуществления своих функций, у предприятия есть телефон-факс, компьютер, принтер.

Продажа осуществляется по следующей схеме - после ознакомления клиента с представленным ассортиментом, согласовывается наименование товара и цена. При внесении предоплаты товар может быть получен самовывозом или через предприятие грузовых перевозок (пример – "Автотрейдинг"), по накладным и счет-фактурам.