Понятие организационного проектирования

В то же время все стратегические решения должны предварительно согласовываться с низовыми менеджерами, которые получают свободу тактических действий.

В децентрализованных организациях на 20% выше управленческие расходы, зато ниже текучесть кадров, прогулы, травматизм.

Децентрализация позволяет:

- быстро разрабатывать и принимать самостоятельные решения, в том числе при участии непосредственных исполнителей, и адекватно отражать в них объективную ситуацию;

- отказаться от детальных инструкций из центра, снизить его перегрузку второстепенными проблемами, сократить информационные потоки;

- ориентировать исполнителей на конкретные результаты, а не на показатели;

- быстрее осуществлять обучение персонала;

- предоставить работникам инициативу, сделать их работу интереснее.

Негативными сторонами децентрализации являются:

- слабый учет или игнорирование интересов других подразделений и организации в целом;

- тактический характер;

- необходимость из-за отсутствия единых правил и процедур длительной «утряски».

Выделяют несколько видов управленческих полномочий:

1. Распорядительные предполагают, что их обладатели имеют право принимать решения, обязательные для исполнения теми, кого они касаются. К ним относятся:

- общие (принадлежат высшему руководству и распространяются на постановку целей, выработку стратегий, контроль всех основных сторон деятельности, действия в чрезвычайных ситуациях);

- линейные (обладают руководители основных подразделений для ведения оперативной деятельности);

- функциональные (предполагают принятие соответствующими руководителями решений, касающихся методов работы, по отношению к линейным руководителям и их подчиненным). Для сохранения единства управления содержание и объем функциональных полномочий строго регламентируются.

2. Рекомендательные полномочия (специалисты, обладающие ими, при необходимости дают неинициативные и необязательные для исполнения советы нуждающимся в них руководителям, каким образом лучше решить тот или иной «узкий» вопрос).

3. Представительские полномочия дают возможность от имени администрации контролировать, координировать совместную деятельность не подчиненных им лиц, вести переговоры и т. п.

4. Согласительные полномочия возлагают обязанность на обладателей высказывать в пределах компетенции свое отношение к решениям, принимаемым в рамках распорядительных полномочий; могут быть:

- предостерегающими (юрист проверяет соответствие принимаемых решений действующим правовым нормам, указывает на содержащиеся в них ошибки или нарушения и предлагает их исправить);

- блокирующими, или параллельными (главный бухгалтер дает согласие на расходование денежных средств).

Все виды управленческих полномочий неотделимы от ответственности (которая должна им соответствовать), т. е. необходимости отдавать отчет за принятые решения, действия и их последствия.

Различают два типа ответственности -общую и функциональную:

- общей называется ответственность за создание руководителем условий, необходимых для осуществления той или иной деятельности;

- функциональной является ответственность за выполнение исполнителем конкретной работы.

 

3. Проектирование подразделений

Наиболее важным документом, регламентирующим распределение прав, обязанностей и ответственности, является положение о подразделениях и должностные инструкции. Основа их составления - анализ содержания и объема функций и выполняемых работ.

Положение определяет основные требования ко всем сторонам деятельности конкретного подразделения (структурной единицы) включает следующие разделы:

1. Общие положения:

- правовой статус подразделения;

- место в организационной структуре и подчиненность;

- нормативные правовые акты, которыми подразделение должно руководствоваться в своей деятельности;

- порядок создания, реорганизации, ликвидации;

- численность персонала;

- порядок назначения и освобождения от должности руководителя, замещения его при отсутствии;

- квалификационные требования, предъявляемые к руководству;

- состав подразделения, внутренняя схема подчинения.

2. Основные цели в соответствии  с приказом об организационной  структуре (перечисляются направления  деятельности подразделения).

3. Организационные и производственные  функции (отражают все существенные  направления деятельности, необходимые  для достижения целей, что позволяет  формулировать обязанности сотрудников):

- вопросы, в решении которых подразделение принимает участие (функции между подразделениями должны быть четко распределены, чтобы исключить параллельность);

- общий порядок, периодичность и продолжительность выполнения работы;

- функциональные связи;

- контроль;

- технологические задачи.

4. Права и обязанности подразделения, необходимые для выполнения возложенных  на него функций.

5. Ответственность (учитывает особенности работы, функции, права), касающаяся:

- своевременного и качественного выполнения задач;

- правильного подбора кадров и их рационального использования в соответствии с должностью.

6. Взаимоотношения, связи (определяются  служебные взаимодействия с подразделениями  и сторонними организациями по  вопросам производственно-хозяйственной  деятельности, согласования документов, совместного ведения работ, обмена  информацией).

7. Материальная база.

8. Правила поощрения сотрудников.

Проект положения (оно может быть временным, сроком на год) разрабатывается его руководителем, согласовывается с руководителями смежных и утверждается вышестоящим руководителем.

 

4. Проектирование управленческих технологий и процедур

Управленческая технология представляет собой оптимальную последовательность составляющих работу процедур (элементов технологии, воплощенных в конкретном самостоятельном результате) и операций, выполняемых рациональными методами с помощью современных средств с учетом требуемой квалификации и научно обоснованных затрат времени.

Проектирование управленческих технологий и процедур основывается на проектах организационных и управленческих структур, рабочих мест, должностных инструкциях и проч. На практике оно облегчает:

- унификацию выполнения работниками разных подразделений однородных действий и освоение новых;

- контроль над специалистами и техническими исполнителями;

- взаимозаменяемость работников;

- рационализацию процесса управления.

Объектами проектирования управленческих процедур и технологий являются:

- управление организацией в целом;

- отдельные управленческие системы (учет, контроль и проч.);

- схемы выполнения управленческих операций;

- автоматизированные системы управления (АСУ).

Правила проектирования управленческих технологий предполагают:

- четкое разграничение основных и вспомогательных процедур, недопущение использования квалифицированных специалистов на технических работах;

- разработку унифицированной нормативной и инструктивной документации;

- создание системы внутреннего контроля над использованием документов;

- точный учет качественных и количественных показателей работы исполнителей;

- обеспечение высокой технологической и исполнительской дисциплины;

- своевременный пересмотр устаревших нормативных документов;

- повышение культуры персонала;

- рационализацию технологии создания и обработки документов (один из наиболее существенных моментов организационного проектирования) и создания принципиальной схемы движения входящих документов и документационных потоков.

Технологии и процедуры в сфере управления персоналом могут быть представлены в следующих графических моделях:

1. Схема функциональных взаимосвязей:

2. Сводная карта процедур:

3. Структура трудоемкости процедуры:

4. Процедурограмма графически или в табличной форме (оперограмма) отражает (с указанием трудоемкости и используемых технических средств), кто, в какой последовательности, в какой взаимосвязи выполняет те или иные операции, относящиеся к определенным процедурам.

В столбцах оперограммы отражаются субъекты (подразделения, руководители, исполнители), а в строках -последовательные операции. В ячейках на пересечении строк и столбцов даются описание операции, ее трудоемкость, ответственные за выполнение лица.

Символическая оперограмма составляется в свободной форме.

5. Логико-информационная схема устанавливает сроки выполнения операции, исполнителей, входящую и выходящую информацию по каждой процедуре.

6. Технологические карты на одну (или группу) операцию, процедуру составляются в дополнение к процедурограмме и определяют состав исполнителей операции, содержание работ, методы их выполнения, потребности в технических средствах и материалах, примерную трудоемкость, прогрессивные нормы времени. Карты должны быть универсальными и простыми.

 

 

 

 

7. Матрица связи между подразделениями или отдельными сотрудниками

В клетках помещают условные значки, отражающие существующее взаимодействие.

8. Функциональная матрица разделения труда в подразделении

Анализ состава и содержания функций управления проводится на основе следующей таблицы:

9. Органиграмма -графическая модель распределения управленческих функций в организации (подразделении). Имеет форму таблицы, в столбцах которой отражаются подразделения (должности), в строках -функции. В ячейках на их пересечении отражаются процедуры управленческого процесса с указанием их последовательности. В примечаниях дается описание «входа» и «выхода» каждого процесса.

10. Функциональная матрица распределения прав и ответственности в подразделении:

11. Документограмма -график (маршрутная схема) движения документа в организации от момента получения до сдачи в архив через звенья управления с указанием сроков, характера выполняемой работы. Помогает проследить логическую последовательность и связь этапов работы над документом, выявить случаи дублирования, совместить документы, несущие однородную информацию.

12. Схема документооборота:

Основной принцип организации движения документов (документооборота) - прямоточность, т.е. прохождение ими минимального количества инстанций. Он обеспечивается оптимальным разделением труда между руководителем и исполнителем. Для изучения рациональных маршрутов движения документов используется оперограмма.

13. График работы руководителей устанавливает определенную регламентацию и четкий распорядок их рабочего времени. Это облегчает текущее планирование и организацию труда, вносит ритм в деятельность коллектива, дисциплинирует, снижает непроизводительные затраты времени у подчиненных, увеличивает оперативное время.

Графики рабочего времени всех руководителей должны быть скоординированы. Руководители низового уровня привязывают графики своей работы к графикам вышестоящих руководителей, прежде всего первого лица.

График работы руководителя

14. Функциограмма (разработана в СССР в 1920-е гг.) определяет состав функций и их распределение между исполнителями. В центральной части документа размещается перечень функций (работ), выполняемых в подразделении; слева приводится список действующих сотрудников (должностей), а справа -их список для планового периода. Линиями отображается существующее или предполагаемое связь между исполнителями. Полезна при проектировании загрузки работника. Аналогично можно составить функциограмму для организации в целом.

15. Правила внутреннего трудового распорядка включают следующие разделы:

- общие положения;

- порядок приема, перевода и увольнения служащих (представляемые и заполняемые документы, порядок их оформления, заключения и расторжения контрактов, организации увольнения);

- перечень основных обязанностей служащих и администрации;

- нормативы рабочего времени и его использования (график работы, отпусков, отгулы, неявки на работу с разрешения администрации, перерывы, кратковременные отпуска);

- основные обязанности сотрудников и администрации (условия, организация, оплата труда, социальные гарантии);

- основания для поощрения за успехи в работе и взыскания нарушителям трудовой дисциплины;

- требования к внутреннему режиму и организации работ;

- служебная и коммерческая тайна (объекты и содержание).

16. Единый (общий) распорядок рабочего дня вносит системность в работу аппарата, упорядочивает информационные потоки, сокращает потери времени по операциям, повышает эффективность управленческого труда в целом. Его элементами являются:

- режим работы подразделений, время начала и окончания;

- прием посетителей;

- прием сотрудников по личным вопросам;

- выдача справок;

- оформление заявок;

- техническая учеба;

- повышение квалификации;

- заседание квалификационных комиссий и проч.

17. Распорядок работы руководителей и основных подразделений

Документ утверждается первым лицом (или руководителем кадровой службы), содержит необходимые визы и согласование с решением общего собрания (номер протокола). Правила должны обеспечивать стабильность и эффективность работы, ограничивать произвол (но и свободу), освобождать от личной зависимости, защищать права участников, препятствовать дестабилизирующим действиям.

18. План-график проведения управленческих работ

19. Хронограмма (ленточный график) состоит из отрезков, которые отражают виды работ и затраты времени.

5. Проектирование организации труда

Важным моментом организационного проектирования в сфере управления персоналом является обеспечение оптимальной для данных условий организации работы, которая включает: