Системный подход к разработке и реализации управленческих решений

7. Модель, которая связывает воедино цель, альтернативы, ресурсы и критерии.

Методика  проведения системного анализа

1. Описание системы:

а) определение  цели системного анализа;

б) определение  целей, назначения и функций системы (внешних и внутренних);

в) определение  роли и места в системе более  высокого уровня;

г) функциональное описание (вход, выход, процесс, обратная связь, ограничения);

д) структурное  описание (вскрытие взаимосвязей, стратификация  и декомпозиция системы);

е) информационное описание;

ж) описание жизненного цикла системы (создание, функционирование и в том числе совершенствование, разрушение);

2. Выявление и описание проблемы:

а) определение  состава показателей эффективности  и методик их вычисления;

б) Выбор  функционала для оценки эффективности  системы и задание требований к ней (определение необходимого (желаемого) положения дел);

б) определение  фактического положения дел (вычисление эффективности существующей системы с использованием выбранного функционала);

в) установление несоответствия между необходимым(желаемым) и фактическим состоянием дел  и его оценка;

г) история  возникновения несоответствия и  анализ причин ее возникновения (симптомы и тенденции);

д) формулировка проблемы;

е) выявление  связей проблемы с другими проблемами;

ж) прогнозирование  развития проблемы;

з) оценка последствий проблемы и вывод о ее актуальности.

3. Выбор  и реализация направления решения  проблемы:

а) структуризация проблемы (выделение подпроблем)

б) определение  узких мест в системе;

в) исследование альтернативы «совершенствование системы – создание новой системы»;

г) определение  направлений решения проблемы (выбор альтернатив);

д) оценка реализуемости направлений решения  проблемы;

е) сравнение  альтернатив и выбор эффективного направления;

ж) согласование и утверждение выбранного направления  решения проблемы;

з) выделение  этапов решения проблемы;

и) реализация выбранного направления;

к) проверка его эффективности.

 

 

 

2. Механизм реализации системного подхода при принятии управленческих решений

 

2.1 Процедуры системного подхода при разработке и реализации управленческих решений

управленческий решение циклический системный

Принятие  управленческого решения представляет собой сознательный выбор руководителем  одного из имеющихся вариантов или  альтернатив действий, которые сокращают  разрыв между текущим и будущим  желательным состоянием организации. Процесс принятия решения лежит  в основе планирования деятельности любой организации, так как план — это набор решений по использованию  ресурсов и для достижения целей  организации.³ Сложность выбора решений повышается по мере увеличения количества вариантов. Потребность в принятии решений определяется наличием проблем в производственной и коммерческой деятельности фирмы.

Процесс принятия управленческих решений включает следующие этапы:

• анализ вариантов;
• оценка достижений и потерь по каждому варианту;
• оценка фактических результатов осуществляемых решений.

Принятию  любого управленческого решения  предшествует экономический анализ, направленный на изучение вариантов. Критерием  принятия решения является выбор  наиболее экономичного варианта.

Экономический анализ – это многочисленные методы для оценки затрат и выгод, а также относительной прибыльности деятельности предприятия.

В процессе экономического анализа выявляются цели, устанавливаются их приоритеты, взаимосвязи и противоречия. На основе целей ведется разработка стратегий развития фирмы, производственного отделения, предприятия. Структура фирмы рассматривается как производная от целей. Главное, что было внесено системным подходом, – это обоснование необходимости гибкой организационной структуры, возможности ее программной перестройки.

Повышение роли экономического анализа в принятии решений привело к использованию  системного анализа, что было обусловлено  коренными изменениями в управлении производством, а именно:

• переходом от текущего управления процессами к стратегическому, перспективному;
• переходом от обособленных частных подсистем к комплексной системе;
• повышением гибкости и оперативности при освоении новых изделий, процессов, рынков;
• переходом от анализа отдельных случаев к систематическому анализу вариантов решений;
• переходом от подсчета отдельных элементов эффективности к комплексной оценке всех факторов;
• применением текущего контроля на основе использования вычислительной техники и экономико-математических методов.

Важнейшим требованием к управлению стала  подготовка и принятие рациональных решении на основе экономического анализа  с использованием компьютерной техники.

Рациональное  решение – это выбор, подкрепленный результатами объективного анализа. В отличие от основанного на суждении рациональное решение не зависит от опыта, накопленного в прошлом.

Имеются отработанные процедуры для реализации системного подхода при разработке и реализации управленческих решений, среди них:

1. Выделение наиболее важных (приоритетных) элементов или процессов при реализации управленческих решений:

– приоритеты в технической сфере деятельности (прибыль, ставка кредита, объем продаж, качество и др.). Определение ориентации либо на конечную продукцию, либо на процесс ее получения (например, ориентация на диплом или на получение знаний);

– приоритеты в биологической сфере деятельности (здоровье, питание, отдых, жилье и др.);

– приоритеты в социальной сфере деятельности персонала, коллектива и общества (самовыражение и самопроявление, информация, общение, управление и организация и др.). Ориентация на потребителя, его потребности и интересы.

2) Выделение элементов второго уровня в технической, биологической и социальной сферах деятельности, которые могут оказать влияние на реализацию управленческих решений, чтобы акцентировать внимание на главном и не углубляться в мелочи.

3) Каждый элемент или процесс первого уровня следует рассматривать с учетом его истории (с чего начиналось и к чему пришло).

4) Корректировка и согласование элементов и их приоритетов, необходимых для реализации управленческих решений.

5) Приближение процесса решения проблем к источникам информации об их возникновении и развитии.

Системный анализ в управлении имеет целью  дать лицам, принимающим решения, рекомендации по выбору целей и стратегии (с  использованием математических методов), направленных на повышение эффективности  производства. Системный анализ предполагает сравнение альтернативных курсов действий с точки зрения затрат и эффективности  при достижении определенной цели. Обычно такое сравнение осуществляется в форме отыскания альтернативы, которая обеспечивает минимум затрат на достижение некоторых заданных результатов  или, наоборот, является попыткой привести к максимуму некоторый натуральный  показатель результатов деятельности при наличии ограничений на затраты  средств. Разработка таких оценок носит название, анализа «стоимости-эффективности». Различные альтернативы проверяются посредством моделей, которые показывают, какие последствия можно кидать, следуя каждой из альтернатив, а именно: каков уровень затрат и какова степень достижения каждой из поставленных целей. Затем используется критерий взвешивания затрат по отношению к результатам, и таким образом альтернативы могут быть расположены в порядке их предпочтительности.

Процесс анализа включает:

• формулирование проблемы;
• отбор целей;
• составление альтернатив;
• сбор данных;
• построение моделей;
• взвешивание затрат по отношению к результатам.

Процесс анализа разбивается на три стадии:

1) формулирование  проблемы – выясняются исходные предпосылки, очерчиваются сфера исследования, определяются элементы анализа;

2) исследование  – сбор информации и разработка альтернатив;

3) оценка  альтернатив.

Элементами  анализа являются:

• цель (или цели) руководителя, принимающего решения. Это предполагает выявление степени фактического достижения цели при различных вариантах решения;
• альтернативы – это способы достижения целей, стратегии, при помощи которых можно качественно и при минимальных затратах выполнить поставленные цели;
• затраты – ресурсы, которые могут быть использованы для достижения конкретных целей и не могут быть в дальнейшем использованы для других целей.
• Большинство затрат принимает денежное выражение и истинная мера затрат выражается в тех возможностях, которые утрачиваются при использовании ресурсов;
• модель (или модели) – это упрощенное отображение причинно-следственных связей при помощи математических уравнений, программ на ЭВМ, словесного описания ситуации, которая дает возможность оценить предстоящие затраты для каждого варианта, а также степень достижения намеченных результатов;
• критерий – это правило, в соответствии с которым альтернативы располагаются в порядке их предпочтительности. Он обеспечивает средство для взвешивания стоимости по отношению к эффективности;
• в процессе системного анализа рассматривается проблема в целом в тех условиях, в которых она действительно возникает. Это предполагает:
• систематическое исследование целей, стоящих перед людьми, принимающими решения, и отыскание обоснованного критерия оценки этих решений;
• сравнение (количественное) затрат, эффективности, риска и сроков по каждому варианту стратегии достижения целей;
• попытку составить лучшие альтернативы и выбрать другие цели, если после проверки прежних целей в этом возникает необходимость.

Следует заметить, что идеи системного анализа  о необходимости сравнения затрат и конечных результатов не являются новыми. Они и раньше использовались управляющими при планировании производства. Новым является то, что системный  анализ представляет собой попытку  рассматривать проблему в целом  с акцентом на ясность анализа, на количественные методы и на выявление  неопределенности. Новыми являются также  схемы и модели, которые используются как для выяснения последствий  различных решений, так и для  предотвращения нерациональных действий в ситуации, где связи не могут быть адекватно выражены с помощью математической модели.

Вследствие  усложнения производственного процесса, с одной стороны, и воздействия  внешних факторов, с другой возрастает значение перспективного стратегического  планирования. В связи с этим развитие методов системного анализа для  обоснования управленческих решений  приобретает особое значение. Он предполагает использование единого подхода  к выбору целей, поскольку при  решении проблем управления выявляются множественность и противоречивость целей, подлежащих уточнению, и необходимость  их ранжирования.

Множественность целей и их непостоянство вынуждают  к поискам такой стратегии, которая  обеспечивает удовлетворительную (а  не максимальную, так как это невозможно) степень достижения целей, при этом важнейшим условием является гибкость (адаптивность) организационной структуры  фирмы.

Системный анализ в управлении обеспечивает всестороннюю оценку целесообразности новых вложений, комплексный учет факторов, совершенствование  информационных потоков и гарантирует  большую устойчивость системы, оптимизацию  принятых решений.

В отличие  от методов исследования операций методы системного анализа применяются  для решения более широкого круга  задач. В управлении, в условиях неопределенности, многие важные факторы не поддаются  количественному выражению и  нет однозначного соответствия между  поставленными целями и критериями эффективности возможных альтернативных вариантов решений. В ходе анализа  для оценки различных решений  вырабатываются сопоставимые критерии эффективности вариантов.

Важнейшей задачей системного анализа является выработка структуры (структурирование) процесса принятия решений посредством  тщательного изучения всех существующих факторов, в том числе и интуитивных, которые воздействуют на ситуацию.

• Процедура системного анализа определяется следующими принципами: придерживаться определенности во всех аспектах анализа;
• определять цели;
• количественно оценить все ключевые факторы, относящиеся к решению поставленной задачи;
• определить экономические последствия каждой рассматриваемой альтернативы.