Внешний и внутренний контроль

Конкретные вопросы контроля определяются программой или перечнем основных вопросов. Программа контроля включает тему, период, который должна охватить ревизия, и утверждается руководителем контрольно-ревизионного органа.

Составлению программы ревизии и ее проведению должен предшествовать подготовительный период, в ходе которого участники ревизии обязаны изучить необходимые законодательные и другие нормативные, правовые акты, отчетные и статистические данные, другие имеющиеся материалы, характеризующие финансово-хозяйственную деятельность.

Исходя из программы ревизии  определяют необходимость и возможность применения тех или иных контрольных действий, приемов и способов получения информации, аналитических процедур, объема выборки данных из проверяемой совокупности.

Руководитель ревизуемой организации  обязан создать надлежащие условия  для проведения контроля.

В случае препятствий со стороны  руководителя ревизуемой организации  руководитель ревизионной группы сообщает об этом руководителю органа, назначившего ревизию.

При отсутствии или защищенности бухгалтерского учета в ревизуемой организации  руководителем ревизионной группы составляется акт и докладывается  руководителю контрольно- ревизионного органа, который направляется руководителю ревизуемой организации.

Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организации, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя, главного бухгалтера и иных лиц, на которых возложена ответственность за их осуществление.

Цель ревизии – осуществление контроля над соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных и финансовых операций, их обоснованностью, наличием и движением имущества, использованием материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами. Результаты ревизии оформляются актом, который подписывается руководителем ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемой организации. На ознакомление с актом и его подписанием может быть установлен срок до 5 дней.

Замечания и возражения по составленному  акту со стороны лиц ревизуемой организации  фиксируются в письменном виде и  приобщаются к материалам ревизии. Руководитель ревизионной группы проверяет  обоснованность изложенных возражений и подготавливает по ним заключение, которое после рассмотрения и  подписи руководителем контрольно-ревизионного органа направляется в ревизуемую организацию  и приобщается к материалам ревизии.

Материалы ревизии представляются руководителю контрольно-ревизионного органа в срок не позднее 3 рабочих  дней после подписания акта.

5. Организация при проведении мероприятий по контролю

Имеется ряд факторов, ограничивающих проведение мероприятий по контролю:

1. ограничение осведомленности о финансово-хозяйственной деятельности объекта проверки рамками проводимых исследований;
2. наличие некоторых фактов неопределенности в интерпретации событий финансово-хозяйственной деятельности и их оценке;
3. субъективность решений, связанная с компетентностью, опытом, профессионализмом проверяющего;
4. невозможность применения на всех участках контроля сплошного метода контроля;
5. защищенность учета или его отсутствие;
6. наличие давления со стороны руководителя субъекта или других заинтересованных в результатах контроля лиц;
7. невозможность в некоторых аспектах однозначно толковать законодательные акты, неясности и нечеткости в нормативно-правовых актах;
8. ограничения доступа к документам или службам, отделам, цехам, не позволяющие осуществить объективный контроль, либо отсутствие документов.

Существуют действия, которые нельзя осуществлять при проведении мероприятий  по контролю.

1. Предмет проводимого мероприятия по контролю должен быть в компетенции органа, проводящего государственный контроль.

2. Запрещается осуществлять плановые проверки в случае отсутствия при проведении мероприятий по контролю должностных лиц или работников проверяемых юридических лиц или индивидуальных предпринимателей либо их представителей.

3. Запрещается требовать представления документов, информации, образцов продукции, если они не являются объектами мероприятий по контролю и не относятся к предмету проверки, а также изъятия оригиналов документов, относящихся к предмету проверки.

4. Запрещается требовать образцы продукции для проведения их исследований, экспертизы без оформления акта об отборе образцов продукции в установленной форме и в количестве, превышающем нормы, установленные государственными стандартами или иными нормативными документами.

Форма акта об отборе образцов продукции  устанавливается нормативным правовым актом органа государственного контроля.

5. Запрещается распространять информацию, составляющую охраняемую законом тайну и информацию, полученную в результате проведения мероприятий по контролю, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

Охраняемой законом тайной является:

1. государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-разыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации;
2. служебная и коммерческая тайна. Информация является таковой, если она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности;
3. банковская тайна – Банк России гарантирует тайну об операциях, о счетах и вкладах своих клиентов и корреспондентов;
4. налоговая тайна – составляют любые полученные налоговым органом, органами внутренних дел, органом государственного внебюджетного фонда и таможенным органом сведения о налогоплательщике.

6. Запрещается превышать установленные сроки проведения мероприятий по контролю.

Сроки проведения мероприятий по контролю установлены:

1. по общему правилу продолжительность мероприятия по контролю не должна превышать 1 месяц;
2. срок проведения мероприятия по контролю может быть продлен, но не более чем на 1 месяц в исключительных случаях, связанных с необходимостью проведения специальных исследований, экспертиз со значительным объемом мероприятий по контролю.

6. Порядок оформления результатов мероприятий по контролю

Для обобщения результатов комплексной  ревизии всей деятельности предприятия  составляется акт, в котором отражаются выявленные ревизией недостатки в работе и нарушения государственной  дисциплины.

Акт ревизии подписывается руководителем  ревизионной группы, руководителем  и главным (старшим) бухгалтером  ревизуемого предприятия, а в  необходимых случаях – руководителем  и главным (старшим) бухгалтером, ранее  работавшим в ревизуемом предприятии, к периоду работы которых относятся  выявленные нарушения.

При наличии возражений или замечаний  по акту ревизии руководитель и главный (старший) бухгалтер делают об этом оговорку перед своей подписью и  не позднее 3 дней со дня подписания акта представляют письменные объяснения. По акту представляются также объяснения других должностных лиц ревизуемого  предприятия, непосредственно виновных в установленных ревизией нарушениях. Правильность фактов, которые изложены в объяснениях, должна быть проверена ревизующим. По результатам проверки дается письменное заключение.

В тех случаях, когда выявленные ревизией нарушения или злоупотребления  могут быть скрыты или по выявленным фактам необходимо принять срочные  меры к устранению нарушений или  привлечению к ответственности  лиц, виновных в злоупотреблениях. В  ходе ревизии, не ожидая ее окончания, составляется отдельный промежуточный акт, требуются от должностных или материально ответственных лиц необходимые объяснения.

Промежуточные акты составляются также  для оформления результатов ревизии  отдельных участков деятельности ревизуемого  предприятия: по результатам ревизии  кассы, инвентаризации материальных ценностей  и основных фондов, контрольного обмера и проверки качества выполненных  строительно-монтажных работ и  др. Промежуточные акты прилагаются  к основному акту ревизии и  подписываются членами ревизионной  группы, которые участвовали в  ревизии данного участка деятельности ревизуемого предприятия, и должностными лицами, отвечающими за этот участок работы, или материально ответственными лицами, отвечающими за сохранность денежных средств и материальных ценностей. Один экземпляр промежуточного акта вручается должностному лицу ревизуемого предприятия, подписавшему акт.

Факты, изложенные в промежуточных  актах, включаются в основной (общий) акт ревизии.

В акте ревизии приводятся:

1. общие данные о выполнении ревизуемым предприятием производственных и финансовых планов;
2. выявленные факты нарушений законов РФ, указов Президента РФ, постановлений Правительства РФ, нормативных актов министерств и ведомств;
3. факты неправильного планирования производственных и финансовых показателей, невыполнения заданий и обязательств, неправильного расходования средств и других нарушений финансовой дисциплины;
4. факты неправильного ведения бухгалтерского учета и составления отчетности;
5. выявленные факты бесхозяйственности, недостач и хищений денежных средств и материальных ценностей;
6. размеры причиненного материального ущерба и другие последствия допущенных нарушений с указанием фамилий и должностей лиц, по вине которых они были допущены;
7. вскрытые при ревизии дополнительные возможности и резервы увеличения выпуска и реализации продукции, снижения ее себестоимости, увеличения прибыли, сокращения затрат на содержание аппарата управления, ликвидации потерь и непроизводительных расходов, увеличения доходов бюджета.

В случае, когда по результатам  ревизии возникает необходимость  использовать хорошие образцы работы и распространять их в других предприятиях и хозяйственных организациях, руководитель ревизионной группы отдельно докладывает об этом руководителю, назначившему ревизию.

7. Методы и источники получения знаний о деятельности экономического субъекта

Основными методами получения знаний о деятельности экономического субъекта являются:

1. изучение общеэкономических условий деятельности проверяемого экономического субъекта;
2. анализ особенностей региона, влияющих на деятельность субъекта;
3. учет отраслевых особенностей сферы деятельности экономического субъекта;
4. знакомство с организацией и технологией производства;
5. сбор информации о персонале экономического субъекта, ассортименте выпускаемой продукции, методах ведения бухгалтерского учета, его автоматизации;
6. сбор информации о структуре собственного капитала, анализ размещения и котировок акций;
7. сбор информации об организационной и производственной структурах, проводимой маркетинговой политике, основных поставщиках, покупателях;
8. анализ деятельности экономического субъекта на рынке ЦБ;
9. учет наличия и взаимоотношений с филиалами и дочерними (зависимыми) обществами и методов консолидации финансовой отчетности, порядка распределения прибыли, остающейся в распоряжении организации;
10. сбор информации о финансовых и юридических обязательствах экономического субъекта, что имеет существенное значение на стадии планирования при оценке уровня существенности и расчета внутрихозяйственного риска;
11. знакомство с организацией системы внутреннего контроля.

Если выявлены аспекты деятельности, требующие определенных специальных  знаний, проверяющий должен иметь  достаточно глубокое понимание деятельности экономического субъекта, чтобы можно  было установить, нужна ли ему консультация того или иного специалиста, т. е. должен оценить возможность привлечения эксперта. В целях получения наиболее глубоких знаний о деятельности экономического субъекта применяются аналитические процедуры, выявляющие существенные отклонения от различного рода базовых показателей.