Инвентаризация и отражение ее результатов в учете

Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении (п. 2.12 Методических указаний).

Результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей, отражаются в сличительных ведомостях.

Методическими указаниями утверждены правила проведения инвентаризации следующих объектов бухгалтерского учета.

1. Основных средств. Особенности проведения инвентаризации таких объектов определены в п. п. 3.1 - 3.7 Методических указаний. При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

Следует отметить, что при инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации, а также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

По основным средствам, выявленным комиссией как не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, составляется отдельная опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности.

2. Нематериальных активов. Согласно п. 3.8 Методических указаний при инвентаризации нематериальных активов проверяется наличие документов, подтверждающих права организации на их использование, а также правильность и своевременность отражения нематериальных активов в учете.

3. Материальных запасов. Особенности инвентаризации материальных запасов определены п. п. 3.15 - 3.26 Методических указаний. Материальные запасы заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта).

При хранении материальных запасов в разных помещениях инвентаризация проводится последовательно по местам их хранения. Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.

     Обратите внимание! Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия (п. 3.17 Методических указаний).

      Материальные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются только после инвентаризации. На это составляется отдельная опись под наименованием "Материальные запасы, поступившие во время инвентаризации".

В процессе проведения инвентаризации отпускаться материальные ценности могут в исключительных случаях только с разрешения руководителя, главного бухгалтера и в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Кроме того, такие ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации".

Тара заносится в инвентаризационные описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

4. Денежных средств. Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.

В рамках ее проведения подсчитываются не только наличные деньги, но и другие ценности, находящиеся в кассе учреждения (ценные бумаги и денежные документы: почтовые марки, путевки в дома отдыха и санатории и др.).

При инвентаризации денежных средств, находящихся на лицевых счетах, сверяются суммы остатков, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерского учета, с данными выписок банков.

5. Расчетов. Порядок проведения инвентаризации расчетов установлен п. п. 3.44 - 3.48 Методических указаний. В рамках их инвентаризации анализируются расчеты с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами. Такая инвентаризация заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бюджетного Плана счетов:

- 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами". При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение);

- 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам". Числящиеся на данном счете задолженности проверяются на основании актов сверок с поставщиками и покупателями, а также по документам в согласовании с корреспондирующими счетами (например, для выявления задолженности перед работниками, а также выявления переплат в отношении них проверяется расчетно-платежная ведомость, расходные кассовые ордера и др.);

- 303 00 000 "Расчеты по платежам в бюджеты". Этот счет применяется при проверке задолженности, возникшей в рамках осуществления расчетов с налоговыми органами и внебюджетными фондами;

- 304 00 000 "Прочие расчеты с кредиторами". В частности, по задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов (счет 304 02 000 "Расчеты с депонентами").

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

а) правильность расчетов с финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

5. Приостановление течения срока исковой давности

Приостановление течения срока исковой давности означает, что он не исчисляется в том периоде, когда согласно предусмотренным законом обстоятельствам защиту прав осуществить невозможно.

Статьей 202 ГК РФ приведен перечень обстоятельств, с наступлением которых срок исковой давности прерывается, а именно:

- предъявлению иска препятствовало чрезвычайное и непредотвратимое при данных условиях обстоятельство (непреодолимая сила);

- истец или ответчик находятся в составе Вооруженных Сил, переведенных на военное положение;

- на основании закона Правительством РФ установлена отсрочка исполнения обязательств (мораторий);

- приостановлено действие закона или иного правового акта, регулирующего соответствующее отношение.

Причем течение срока исковой давности приостанавливается при условии, если приведенные в указанной статье обстоятельства возникли или продолжали существовать в последние шесть месяцев срока давности, а если этот срок равен шести месяцам или составляет менее шести месяцев - в течение срока давности. Со дня прекращения обстоятельства, послужившего основанием приостановления давности, течение ее срока продолжается. Оставшаяся часть срока увеличивается до шести месяцев, а если срок исковой давности составляет шесть или менее месяцев - до срока давности.

6. Документальное оформление результатов инвентаризации расчетов

Результаты проведенной работы по инвентаризации расчетов оформляются инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) и инвентаризационной описью расчетов по доходам (ф. 0504091).

Согласно показателям этих форм дебиторская задолженность делится на подтвержденную, неподтвержденную и задолженность с истекшим сроком исковой давности, а кредиторская - на согласованную с кредитором, не согласованную с ним и задолженность с истекшим сроком исковой давности. Результаты проведенной инвентаризации обобщаются в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В ней фиксируются установленные расхождения данных фактического наличия финансовых и нефинансовых активов с данными бухгалтерского учета, а также выявленные излишки и недостачи по каждому объекту учета в количественном и суммовом выражении. Эти расхождения отражаются на счетах бюджетного учета в следующем порядке (п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете):

а) излишек имущества приходуется и отражается в учете в порядке, установленном Инструкцией N 148н <2>;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на расходы, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются порядке, утвержденном Инструкцией N 148н.

<2> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.

Излишки имущества приходуются по рыночной стоимости, то есть по той цене, которая может быть получена в результате продажи указанного имущества на дату принятия к бюджетному учету. В соответствии с Инструкцией N 148н оприходование выявленных в ходе инвентаризации излишков:

- основных средств сопровождается проводкой (п. 21):

Дебет счетов 101 01 310 "Увеличение стоимости жилых помещений", 101 02 310 "Увеличение стоимости нежилых помещений", 101 03 310 "Увеличение стоимости сооружений", 10104 310 "Увеличение стоимости машин и оборудования", 101 05 310 "Увеличение стоимости транспортных средств", 101 06 310 "Увеличение стоимости производственного и хозяйственного инвентаря", 101 07 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда", 101 08 310 "Увеличение стоимости драгоценностей и ювелирных изделий", 101 09 310 "Увеличение стоимости прочих основных средств"

Кредит счета 401 01 180 "Прочие доходы"

- нематериальных активов сопровождается проводкой (п. 26):

Дебет счета 102 01 320 "Увеличение стоимости нематериальных активов"

Кредит счета 401 01 180 "Прочие доходы"

- материальных ценностей сопровождается проводкой (п. 60):

Дебет счетов 105 01 340 "Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств", 105 02 340 "Увеличение стоимости продуктов питания", 105 03 340 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов", 105 04 340 "Увеличение стоимости строительных материалов", 105 05 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря", 105 06 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов", 105 07 340 "Увеличение стоимости готовой продукции"

Кредит счета 401 01 180 "Прочие доходы".

Недостачи <3>, выявленные в ходе инвентаризации, отражаются в бюджетном учете с использованием счета 209 00 000 "Расчеты по недостачам".

--------------------------------

<3> Об особенностях бухгалтерского учета недостач читайте в N 8, 2010.

В соответствии с п. 5.5 Методических указаний результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

7. Списание дебиторской и кредиторской задолженности

Сомнительная задолженность переходит в разряд безнадежной:

- в случае истечения общего срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ);

- при прекращении исполнения обязательства вследствие невозможности его исполнения (ст. 416 ГК РФ);

- при прекращении исполнения обязательства на основании акта государственного органа (ст. 417 ГК РФ). При этом имеются в виду законодательные и нормативно-правовые акты органов государственной власти и органов местного самоуправления;

- на основании акта о ликвидации организации (ст. 419 ГК РФ). При этом долги, нереальные ко взысканию, списываются в составе внереализационных расходов с даты исключения налогоплательщика-должника из ЕГРЮЛ.

С наступлением вышеуказанных случаев безнадежная задолженность подлежит списанию с регистров бюджетного учета.

Списание безнадежной задолженности производится по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя учреждения.

В бухгалтерском учете при списании дебиторской задолженности по доходам, нереальной к взысканию, используется счет 401 01 173 "Чрезвычайные доходы от операций с активами", по расходам - счет 401 01 273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами".