Контроль бюджета проекта по графику «освоенного объема»

Далее будем предполагать, что используется второй метод. Однако и здесь существуют свои трудности. При использовании второго подхода  возникает ситуация, когда освоенный  объем за предыдущие периоды зависит  от прогноза общих затрат на завершение проекта, данного в тот период. Поэтому для расчета BCWP за прошлые периоды используют два показателя — BCWP1, вычисляемый для каждого из прошлых периодов на основе последнего прогноза, и BCWP2, вычисляемый для каждого из прошлых периодов на основе прогноза, данного в тот период. BCWP1 обычно дает более точную картину, поскольку опирается на последний, более точный прогноз. Совместное использование BCWP1 и BCWP2 позволяет оценить качество прогнозирования.

Отметим еще две характерные  особенности метода освоенного объема. Во-первых, освоенный объем может рассчитываться как в стоимостных, так и в натуральных показателях. Если используется несколько разнородных ресурсов (материалы, трудовые ресурсы), то предпочтительно использование стоимостных показателей. Если ресурсы однородны и имеют примерно одинаковую стоимость (например, трудозатраты в компании с высокими накладными расходами на человеко-час), то возможно использование натуральных показателей. И во-вторых, метод освоенного объема является упрощенным, ориентированным на использование в проектах, вариантом метода анализа отклонений при учете по нормативным затратам (standard-costing).

Анализ графиков.

Анализ по методу освоенного объема подразумевает ответы на следующие  вопросы:

1. Как фактические показатели соотносятся с плановыми?

1.1. По стоимости.

1.2. По срокам.

2. Насколько мы опережаем  график (отстаем от графика)?

2.1. По стоимости.

2.2. По срокам.

3. Тенденции?

3.1. По стоимости.

3.2. По срокам.

4. Насколько хороши  наши прогнозы?

Рассмотрим, как это можно сделать с помощью визуального анализа графиков. Для простоты будем анализировать графики попарно (в координатах время — деньги, П1, П2, ... — анализируемые периоды), рассматривая по одной или по две точки каждого графика. Около каждого рисунка, изображающего взаимное расположение точек графиков, приведено описание ситуации на графике.

Исходя из способов вычисления, в текущем периоде (обозначим  его П2) всегда BCWP2 = BCWP, то есть их графики  сходятся в одной точке. Однако в  прошлых периодах они могут не совпадать — это определяется прогнозами затрат на работу (EAC), данными в прошлых периодах:

Если в прошлом периоде (П1) BCWP2>BCWP, то это означает что оценки были слишком оптимистичны. Поэтому  в прошлом отчете (за период П1) указано, что сделана большая часть работы, чем получается исходя из текущих, более точных прогнозов.

Если в прошлом периоде (П1) BCWP2<BCWP, то это означает, что  оценки были излишне пессимистичны. Поэтому в прошлом периоде (П1) считалось, что сделана меньшая  часть работы, чем получается исходя из текущих, более точных прогнозов.

Следует обращать особое внимание на ситуации, когда BCWP2 за текущий  период (П2) меньше, чем BCWP2 за прошлый  период (П1). Это означает, что в  результате деятельности за последний  период доля сделанной работы (оцененная исходя из прогнозов) уменьшилась. Эта ситуация может быть вызвана серьезными изменениями в проекте, а если это не так, то надо коренным образом пересматривать систему прогнозирования, поскольку имеет место ошибка не только в значении показателей, но и в направлении их изменения.

Применение метода освоенного объема на практике, не требуется особых усилий. Для его реализации достаточно уметь пользоваться средствами MS Excel. Действовать можно следующим  образом.

1. Создайте следующие таблицы, поместив их для удобства в одну книгу:

"бюджет" - распределение  затрат по проекту по периодам (показатель BCWS);

"фактические затраты" - фактическое распределение затрат  по периодам (показатель ACWP);

"оценка" - оценка  затрат по проекту в целом,  даваемая в каждом периоде (для расчета BCWP1 используется последнее значение, для расчета BCWP2 - значение того периода, для которого ведется расчет);

"индексы" - расчет  индексов BCWP1, BCWP2, CV, SV по первым трем  таблицам.

2. Введите в таблицы  данные по какому-нибудь из проектов и средствами Excel постройте графики.

3. Проанализируйте графики  по приведенному алгоритму.

4. Если необходимо, поменяйте  данные, прогнозы и повторите  анализ.

 

 

 

 

 

 

Рисунок -1. Динамика показателей  метода освоенного объема

Рассмотрим рис. 1, отражающий ситуацию в некотором проекте на середину марта.

При наличии некоторого опыта графического анализа методом  освоенного объема можно сделать  следующие выводы.

По состоянию на середину марта выполнено работ на сумму  примерно на 20 у.е. меньше, чем было запланировано, но на их выполнение потрачено средств примерно на 140 у.е. больше (имеет место отставание от графика и перерасход средств).

На данный момент работы отстают от графика примерно на одну неделю. Только что оправданы выполненным объемом работ средства, потраченные около 1,5 недель назад.

Темпы выполнения работ  больше плановых, отставание уменьшается. При сохранении существующих тенденций  где-то в течение одной недели работа уже будет идти по графику  и даже с опережением.

Темпы расходования средств выше темпов выполнения работ, перерасход увеличивается. При сохранении существующих тенденций проект будет выполнен с большим перерасходом средств, чем есть сейчас.

В прошлом периоде (в  феврале) оценки были излишне оптимистичны. Поэтому в прошлом отчете указано, что сделана большая часть работы, чем было на самом деле (прогресс больше, чем по сегодняшним оценкам).

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Большинство бюджетов компании составляется для различных периодов (месяц, квартал, год). С этой же периодичностью должен проводиться и контроль их исполнения, а значит, для каждого бюджет иного периода необходимо определить диапазон допустимых отклонений. При этом нужно обеспечить их согласованность. Иначе говоря, если ежемесячные показатели деятельности находятся в допустимых пределах, то отклонение фактически достигнутых результатов за год от плановых также не должно превышать установленных нормативов.

 

 

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

На примере предоставлен отчет с простейшими показателями сравнения:

1. Абсолютное отклонение. Отклонение рассчитывается как разница между фактическими и плановыми показателями:

- Положительное значение - невыполнение плана по утвержденному  бюджету;

 - Отрицательное значение (обозначается красным цветом) - перевыполнение запланированных показателей   

2. Процент выполнения  плана. Этот показатель демонстрирует  долю фактических данных в  плановых.

- Положительное значение - процент выполнения плана (от 0 до 100%)

- Отрицательное значение (обозначается красным цветом) - процент  перевыполнения плана (> 100%)

Контроль исполнения бюджетов, отчетный период: Январь 2013 года
Статья движения ДС Контрагент	Январь 2013 год
	План	Факт	Абсолютное отклонение	Выполнение плана
Расходы	350 000	374 000	- 24 000	106,85%
Аренда	200 000	200 000	-	100,00%
ООО «Башспецстройматериал»	200 000	200 000	-	100,00%
Коммунальные платежи	25 000	23 000	-2 000	92,00%
ООО «Клининг»	25 000	23 000	-2 000	92,00%
Реклама	120 000	135 000	- 15 000	112,50%
ООО «Знак»	35 000	40 000	-15 000	114,28%
ООО «Р»	10 000	10 000	-	100,00%
ООО «Магнит»	75 000	85 000	-10 000	113,33%

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Нешитой А.С. Бюджетная  система РФ: Учебник – 5-е изд., испр. и доп. – М: Издательско-торговая  корпорация «Дашков и К», 2006г.

2. Годин А.В., Максимов  Н.С., Подпорина И.В. Бюджетная система РФ. Учебник. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006г.

3. Бюджетный кодекс  РФ.

4. Конституция РФ.

5. Романовский М.В.  Бюджетная система РФ. М.: Юрайт, 2004г.

6. Поляк Г.Б. Государственные  и муниципальные финансы. Изд.  Юнити, 2004г.

7. Красова О. С. Бюджетирование  и контроль затрат на предприятии.  – 2-е изд, стер. – М.: Омега  –2007.

8. Шим Джай К., Сигел  Джайл Г. Основы бюджетирования. Справочник по составлению бюджетов. – М.: Вершина, 2007

9. Балабанов А., Балабанов  И. Финансы. Санкт-Петербург, «Питер», 2000г.

10. Ципес Г.Л. , Товб А.С.  Менеджмент проектов в практике современной компении. – М.: ЗАО «Олимп – Бизнес», 2006. – 304 с.

Интернет-ресурсы:

1. http://www.coolreferat.com
2. www.e-xecutive.ru
3. http://www.minfin.ru/ - официальный сайт Министерства Финансов Российской Федерации.
4. http://law.optima.ru/ - нормативные акты Российской Федерации (законодательная база)