Індексація документів з грифом секретності

НАЦІОНАЛЬНИЙ  АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Кафедра безпеки інформаційних  технологій 
 
 
 
 
 
 
 

Домашня робота

з дисципліни «Організація спеціального діловодства»

на тему: «Індексація документів з грифом секретності» 
 
 
 
 

Виконала:

студентка групи 431групи ІІДС

Гребенькова А.К. 

Прийняла:

Корченко  А.О. 
 
 
 
 

Київ–2011

    ЗМІСТ 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

ВСТУП

       Документ  – це передбачена законом матеріальна  форма одержання, зберігання, ви-користання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фо-топлівці або на іншому носієві.

       Діловодство становить повний цикл обробки і  руху документів з моменту їх створення (чи одержання) до завершення виконання  і відправлення.

       Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко є письмовим доказом при виникненні майнових, трудових і інших суперечок, розглянутих цивільними, арбітражними та іншими судами.

       Документи підприємств, що відклалися в діловодстві, надалі або лишаються на тривале збереження, або зберігаються короткі терміни і потім виділяються до знищення. Для збереження справ у великих установах, організаціях, на підприємствах існують відомчі архіви, що у своїй роботі керуються «Положенням про архівний фонд», «Основними правилами роботи відомчих архівів », а також Типовими переліками документів із указівкою термінів збереження, Типовими положеннями про експертну комісію, номенклатурою справ для підприємства. У невеликих за структурою і штатною чисельністю фірмах, як правило відсутній спеціальний підрозділ – відомчий архів. У цьому випадку обов'язки архіваріуса отримує секретар-референт фірми, тобто довірена особа, відповідаючи за схоронність документації і своєчасну здачу її в державний архів.

       Реєстрація  документів полягає у фіксації факту  створення або надходження документа  шляхом проставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу — з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

       РОЗДІЛ 1. Загальні відомості 

1.   Документ як матеріальний  об’єкт. Поняття  «документ»

       Документ  – це діловий папір, що підтверджує  який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу  пред’явника; це письмові свідчення  про що-небудь.

       З наукової точки зору документ –  це засіб закріплення різними  способами на спеціальному матеріалі  інформації про факти, події, явища  об’єктивної дійсності і розумової  діяльності людини.

       Сукупність  взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить  систему документації.

       Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

       Документи є засобом свідчення, доведення  певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

       Багато  документів повинні відповідати  таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна  наочність.

       Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним  як за формою, так і за змістом. [1]

       Згідно  Закону України «Про державну таємницю», матеріальні носії секретної  інфо-рмації - матеріальні об'єкти, в  тому числі фізичні поля, в яких відомості, що становлять державну таємницю, відображені у вигляді текстів, знаків, символів, образів, сигналів, технічних рішень, процесів тощо [2].

       За  Законом України «Про інформацію», документ - це передбачена законом  мате-ріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фікса-ції її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві [3].

       Основними ознаками документа є:

• наявність інформації, що має конкретний зміст;
• стабільна матеріальна форма, що забезпечує довгострокове використання і зберігання документа;
• функціональне призначення для передачі інформації в просторі і часі.

 

       Специфіка інформації, зафіксованої в документі, виявляється в такий спосіб:

• документ — носій соціальної інформації (створеної людиною або за допомогою алгоритму, створеного людиною);
• документальна інформація повинна мати конкретний зміст;
• інформація має дискретне представлення;
• інформаційне повідомлення складене за допомогою деякого кінцевого алфавіту;
• інформація зафіксована на матеріальному носії.

 

       1.2. Види документів 

       Різноманітні  потреби, що виникають в ході господарської  діяльності, потребують іс-нування  різних документів, які б були документальним забезпеченням даного виду діяльнос-ті [4].

       Для спрощення діловодства необхідно  розбити існуючі документи на групи за різ-ними ознаками класифікації.

       Виділяють дві великі групи документів, що забезпечують різні сфери життєдіяльно-сті:

• система управлінських документів;
• системи галузевих документаційних систем.

       Нижче наведена класифікація документів у  залежності від різних критеріїв класифі-кації.

       Документи класифікуються за різними критеріями:

• За способом фіксації інформації вони поділяються на:
• письмові, графічні, фото -, фоно -, кінодокументи;
• письмові – всі рукописні та машинописні документи;
• графічні – креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани;
• фото-, кінодокументи дають можливість зберегти об’єкти, явища, процеси, які неможливо зафіксувати іншими способами;
• фонодокументи дають можливість зробити звукозапис інформації.
• За змістом документи поділяються на:
• організаційно-розпорядчі;
• фінансово-розрахункові;
• постачальницько-збутові та ін.
• За найменуванням – положення, накази, розпорядження, інструкції, звіти, акти, записки, листи, ордери, плани, баланси та ін.
• За способом виготовлення – типові, трафаретні, індивідуальні.
• типові складаються заздалегідь і служать текстом-зразком для індивідуальних. На їх основі складаються конкретні документи із збереженням композиції, форми, тексту зразка;
• у трафаретних – частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні;
• індивідуальні документи створюються кожен раз заново і складаються довільно (доповідні та пояснювальні записки та ін.).
• За ступенем складності документи поділяються на прості і складні.
• прості містять одне питання;
• складні – два чи кілька.
• За місцем складання – внутрішні і зовнішні.
• внутрішні створюються на тому чи іншому підприємстві, де вони й функціонують;
• зовнішні – ті, що надійшли ззовні або надійшли іншим підприємствам, установам, громадянам.
• За терміном виконання – термінові і нетермінові.
• За походженням – службові та офіційно-особисті (іменні).
• службові – створюються в організаціях, установах, на підприємствах з питань їх діяльності;
• офіційно-особисті – стосуються конкретних осіб (заяви, листи, скарги та ін.).
• За ступенем гласності – звичайні, секретні, для службового користування.
• За юридичною силою – справжні та підроблені.
• справжні бувають дійсними, які мають на даний момент юридичну силу, і недійсними – документи, що з якихось причин втратили юридичну силу;
• підроблені документи можуть бути внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Матеріальна підробка – коли до справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення. Інтелектуальна підробка – складання і видача документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного з формального боку.
• За призначенням – оригінали та копії.
• оригінал – документ, створений вперше і належним чином оформлений. Він може бути розмножений копіями. Оригінал і копії мають однакову юридичну силу;
• копія – це точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутку позначку “Копія” і завірена у певному порядку. Є три види копій – відпуск, витяг і дублікат. Відпуск – це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника. Витяг – копія, що відтворює частину тексту документа. Дублікат – другий екземпляр документа, виданий у зв’язку із втратою оригіналу. [4]

 

1.3. Документування управлінської діяльності установ

       Документування  управлінської діяльності полягає  у фіксації за встановленими правилами  на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні  документів.

       Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

       В установах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

       Управлінська  діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

       Видання розпорядчих документів установам визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них.

       З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

       Підставами для прийняття розпорядчих документів в установах є:

• Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим;
• провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій;
• потреба у правовому регулюванні діяльності.

       Розпорядчі документи, що надходять до установи від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери її управління. Установа має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери її управління, разом із супровідним листом.

       Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

       Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.