Індексація документів з грифом секретності

Індекс  вихідного документа містить дві групи арабських цифр, які проставляються через косу риску. Перша група цифр — індекс структурного підрозділу та номер справи за номенклатурою структурного підрозділу, який готував документ, друга — індекс посадової особи, яка підписала документ, і порядковий номер за книгою реєстрації з початку року.

Книга реєстрації вихідної кореспонденції:

 

       Формат A3 (297 х 420 мм) 

       Наприклад: якщо відправляється лист, індекс якого 23-15/ 10-1253, то:

       23 — індекс структурного підрозділу;

       15 — індекс справи за номенклатурою підрозділу (якому присвоєно індекс 23) із зазначеного питання (під номером 15 у номенклатурі справ підрозділу);

       10 — присвоєний індекс для керівництва;

       1253 — порядковий номер за книгою  реєстрації вихідної кореспонденції з початку року.

       У листах-відповідях на доручення вищих  органів, листах-відповідях на запити і звернення народних делегатів  України, міністерств, відомств, установ, організацій та підприємств необхідне обов´язкове посилання на індекс і дату, вказані в документі кореспондента, що надіслав документ, на який дається відповідь. 

       2.3.Реєстрація  та індексація  внутрішніх документів 

       Індексами внутрішніх документів (наказів, постанов, розпоряджень, протоколів тощо) є їх реєстраційні порядкові номери, які присвоюються окремо кожному виду документа в межах календарного року.

       За  кожним видом документів нумерація  ведеться арабськими цифрами, починаючи з номера 1.

       Накази, що видаються в організації, індексують за кожним видом окремо:

• накази про основну діяльність нумеруються арабськими цифрами і щороку починаються з № 1;
• до індексів наказів, що стосуються особового складу (про призначення, переведення, звільнення, відпустки тощо) додаються літери "ВК".

       Постанови та розпорядження, що приймаються організацією, індексуються додаванням до порядкового номера відповідного виду документа з початку літери "п" — для постанов і літери "р" — для розпоряджень. Наприклад: постанова від 14.02.99 №1-п; розпорядження від 28.05.99 №18-р.

       Індекс  протоколу засідання правління, наради у керівника складається  з арабських цифр порядкового  номера з початку року.

       Інструкції, методики, положення, заходи, що видаються  без розпорядчого документа, але  мають силу нормативного документа і тривалий час дії, індексуються на однакових умовах із наказами про основну діяльність.

       Оригінали цих документів зберігаються в канцелярії, а контрольні примірники — у справах структурних підрозділів, що їх розробляли.

       Після підписання документів структурні підрозділи передають перший і третій примірники до канцелярії для реєстрації, тиражування, надсилання та зберігання. Завізовані другі примірники залишаються в справах структурних підрозділів — відповідальних виконавців.

       Для визначення тиражу та забезпечення надсилання документів відповідним адресатам виконавці складають і подають до канцелярії при реєстрації розрахунок надсилання. 

       2.4. Правила реєстрації й індексування документів

       Реєстрація  документів — фіксація факту створення чи надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу (при реєстрації документів, що надходять, у реєстраційному штампі проставляються дата й індекс надходження) з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах.

       Індекс  документа складається з порядкового  номера в межах масиву документів, що, виходячи з завдань пошуку, доповнюється індексами пономенклатурі справ, класифікатором кореспондентів, виконавців і ін. У індексі документа дотримується наступна (або зворотна) послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс по номенклатурі справ, індекс по використовуваному класифікаторі. Складові частини індексу відокремлюються друг від друга косою рискою.

       Реєстрації  підлягають усі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядніцькі, планові, звітні, обліково -статистичні, бухгалтерські, фінансові й ін.), як створювані і використовувані усередині організації, так і направляються в інші організації і які поступають з вищестоящих, підвідомчих і інших організацій і приватних осіб. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створювані засобами обчислювальної техніки.

       Документи реєструються в організації один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

       Реєструються  документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи. Місце реєстрації документ із закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації.

       Реєстрація  документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах тішу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

       Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообороту до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації.

       Документи реєструються на картках. Щоб досягти  інформаційної сумісності реєстраційних даних і створити умови для переходу до автоматизованої реєстрації, визначений обов'язковий склад реквізитів реєстрації: автор (кореспондент), назва виду документа, дата документа, індекс документа (дата й індекс надходження документа), заголовок документа або його короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), термін виконання, оцінка про виконання (короткий запис рішення питання власне кажучи, дата фактичного виконання і індекс документа-відповіді, номер справи). Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений наступними: виконавці, підпис виконавця, що засвідчує одержання документа, хід виконання, позначка про додатки й ін. Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах і використання зворотного боку регістраційно-контрольних карток визначається самою організацією.

       Кількість екземплярів регістраційно-контрольних  карток визначається числом довідкових і контрольних карток у структурних підрозділах, де документ буде виконуватись і контролюватися.

       Реєстрація  документів-відповідей здійснюється на реєстраційних формах ініціативних документів. Документу-відповіді привласнюється самостійний порядковий реєстраційний номер у межах відповідного масиву що реєструється.

       Пропозиції, заяви і скарги громадян реєструються на регістраційно -контрольних картках установленої форми.

       Для реєстрації документів можуть використовуватися  копіювально-розмножуючу обчислювальну техніку.

       За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках: для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передасться разом із документом. У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірника картки.

       Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-ділові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин : виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів.

       У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

       За  журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

       а) урядових документів;

       б) наказів керівника установи з  основного складу;

       в) наказів щодо особового складу;

       г) відряджень;

       д) рішень колега установи;

       е) актів ревізій фінансово-господарської  діяльності тощо.

       Автоматизована  реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.

       Обов'язкові реквізити реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; 
резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).

       Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа.

       За  автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності  сітки - центральний банк реєстраційних даних.

       Автоматизовані  банки даних забезпечують працівників  апарату управління інформацією  про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. 

2.5. Датування і індексування службових документів

       Дата  – один із реквізитів, який надає  документу юридичну силу. Датою наказу, розпорядження, листа, довідки, службової  записки та інших є дата їх підписання; рішень колегії – дата їх прийняття; акта, протоколу – дата зафіксованої події; статуту, положення, інструкції – дата затвердження.

       Дата  оформляється двома способами: цифровим і словесно-цифровим.

       Перший  спосіб передбачає проставлення трьох  пар арабських цифр у такій  послідовності: день (число) місяця, місяць, рік. Наприклад, дату 25 лютого 1999 року цифровим способом слід позначити так: 25.02.99. Починаючи з 2001 року, рекомендується рік писати повністю. Тобто запис  словесно-цифровим способом дати 25 лютого 2001 року матиме такий вигляд: 25.02.2001.

       На  документах, які містять інформацію фінансового характеру, дату проставляють словесно-цифровим способом: 30 березня 2001 року.

       Дата  проставляється в лівій верхній  частині бланка документа у відведеному  для цього місці. Якщо документ оформляється не на бланку, дата ставиться нижче  від підпису зліва.