Індексація документів з грифом секретності

       У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

       Якщо  хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

       Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, шляхом надсилання їм рішень.

       Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).

       Установа  під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

       Як  правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.

       Якщо  службовий документ потребує негайного  виконання, передача тексту документа  може здійснюватися по телефону, телеграфу  або телефаксу. [1]

       На  сьогоднішній час застосовуються слідуючи основні стандарти стосовно документів та діловодства, які постійно поповнюються:

       1. ДСТУ 2732-94 з 1.07.1995. Діловодство та  архівна справа. Терміни та визначення.

       2. ДСТУ 2394 - 94 з 1.01.1995. Інформація та  документація. Терміни та визначення.

       3. ГОСТ 3.1130 - 93. Загальні вимоги до  форм і бланків документів. Київ, Держстандарт, 1996 рік.

       4. УСД ГОСТ 6.38 - 90. Система організаційно-розпорядчої  документації. Вимоги до оформлення  документів.

       5. ДСТУ 3582 - 97 з 1.07.1998. Інформація та  документація. Скорочення слів в українській мові. Загальні вимоги та правила.

       6. ГОСТ 7.1 - 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання.

       7. ДСТУ 3008 - 95. Документація. Звіти у  сфері науки і техніки. [9] 

 

    Розділ 2 . Реєстрація документів

       Реєстрація  документів полягає у фіксації факту  створення або надходження документа  шляхом проставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу — з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

       Реєстрація  документів проводиться з метою  забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації.

       Реєстрації  підлягає вхідна, вихідна кореспонденції, а також внутрішні документи: машинописні, рукописні та створені засобами обчислювальної техніки.

       Реєстрація  документів здійснюється централізовано канцелярією крім господарських договорів, реєстрація яких здійснюється бухгалтерією в книзі реєстрації договорів. Книга зберігається у головного бухгалтера.

       Документи реєструють один раз. При передачі зареєстрованих документів від одного підрозділу до іншого вони повторно не реєструються.

       Реєстрація  документів здійснюється за кожною реєстраційною групою кореспондентів, за видом документів тощо. Порядкові реєстраційні номери надаються документам у межах кожної реєстраційної групи з початку року. Перелік книг реєстрації погоджується на кожний рік разом із номенклатурою справ організації.

       При необхідності, реєстрація документів може здійснюватись спільно для групи кореспондентів з розподілом за видами документів у кожній групі тощо. Така необхідність визначається доцільністю їх спільної реєстрації з урахуванням обсягів надходження кореспонденції від цих конкретних кореспондентів. Із вхідних документів обов´язковій реєстрації у канцелярії підлягають:

• документи, одержані від вищих органів;
• запити та звернення народних депутатів України;
• звернення громадян;
• документи від міністерств, відомств, підприємств, організацій, установ або надіслані на їх адресу, якщо вони потребують відповіді або реагування.

       Реєстрація  звернень громадян здійснюється окремо за встановленою формою (табл.1).

       Вхідні  документи, що підлягають реєстрації, реєструються в день їх одержання. Із внутрішніх документів обов´язковій централізованій реєстрації у канцелярії підлягають:

• накази та розпорядження з питань основної діяльності;
• протоколи засідання правління та ін.;
• протоколи нарад;
• доручення керівництва;
• інформаційні листи.

       Реєстрація  наказів, що стосуються особового складу (про прийняття на роботу, переведення, надання щорічних відпусток тощо) здійснюється відділом кадрів.

       Окремо  реєструються у відділі кадрів протоколи засідань конкурсної комісії щодо відбору працівників за конкурсом.

       Реєстрація  протоколів засідань колегій ведеться окремо і здійснюється відповідними секретарями цих колегій централізовано в канцелярії у справах.

       Реєстрація  доручень керівництва підпорядкованим структурними підрозділам здійснюється у відповідних групах спеціалістів.

       Реєстрація  доповідних і службових записок, а також вихідної кореспонденції за підписом керівника структурного підрозділу здійснюється діловодами відповідних підрозділів.

       Реєстраційний штамп на документах ставиться на нижньому полі першої сторінки документа праворуч.

       На  постановах Верховної Ради України, указах та розпорядженнях Президента України, постановах та розпорядженнях Кабінету Міністрів України реєстраційний штамп ставиться на зворотному боці останньої сторінки документа внизу ліворуч.

       При реєстрації документам надаються умовні позначення — реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів в межах кожної групи документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурами справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

       Документи, що виконуються кількома підрозділами спільно, реєструються за індексом того підрозділу, який є відповідальним за організацію виконання документа.

       Для реєстрації документів може використовуватися  обчислювальна техніка.

       Автоматизована  реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки.

       Запис здійснюється шляхом прямого вводу  з документа встановленого обов´язкового складу реквізитів реєстрації або з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов´язкових реквізитів реєстрації, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів.

       Склад обов´язкових реквізитів при необхідності може бути доповнений: розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання, додатки тощо.

       При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних, а при наявності мережі — Центральний банк реєстраційних даних. 

Таблиця 1

Книга реєстрації звернень громадян (пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) і скарг)

Формат A3 (297 х 420 мм)

       Автоматизовані  банки даних, при потребі, забезпечують інформацією про документи і місце їх знаходження працівників апарату організації за допомогою виводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. При частковій автоматизації пошукових операцій повинна додержуватись сумісність традиційної і автоматизованої системи реєстрації і пошуків.

       Заповнення  автоматизованого банку реєстраційних  даних про документи здійснює канцелярія, підтримку і обслуговування обладнання та програмного забезпечення — відділ інформатики. 

       2.1. Індексація вхідних  документів

       Реєстрації  підлягає, як правило, вся кореспонденція, що надійшла до організації.

       Реєстрація  вхідних документів ведеться в книгах реєстрації вхідної кореспонденції окремо за кожною реєстраційною групою кореспондентів.

       Індекс  вхідного документа при його реєстрації в канцелярії складається з двох груп арабських цифр, які проставляються через косу риску. Перша група цифр містить індекс кореспондента, якому надсилається документ для розгляду; друга група — порядковий номер реєстрації вхідних документів з початку року. Наприклад, документ зареєстровано з індексом 6-02/293, де 6 — номер кореспондента згідно з Переліком кореспондентів;

       02 — присвоєний індекс для першого  заступника керівника;

       293 — порядковий номер за книгою  реєстрації для даного виду  документів з початку року.

       Листи однієї і тієї ж установи, підприємства, організації, особи з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам та надійшли на розгляд (дублетні), обліковуються за реєстраційними індексам першого листа з наданням порядкового номера, що проставляється в кінці зазначеного індексу через косу риску. 

       Індекси присвоюються кожному структурному підрозділу.

       Перелік вхідних документів, що не підлягають реєстрації в канцелярії:

       1. Вітальні листи, телеграми.

       2. Запрошення (крім урядових та  закордонних).

       3. Повідомлення про конференції,  семінари, наради та програми до них.

       4. Листи, що надійшли до відома (в копії).

       5. Інформація, надіслана до відома.

       6. Телеграми, листи, факси на дозвіл про відрядження і відпустки.

       7. Друковані видання (книги, газети, журнали, бюлетені).

       8. Навчальні плани і програми.

       9. Рекламні повідомлення, плакати  тощо.

       10. Прейскуранти цін.

       11. Норми витрат матеріалів.

       12. Наукові звіти.

       13. Бухгалтерські документи; форми  статистичної звітності тощо.

       14. Кореспонденція з поміткою "особисто", а також адресована громадським організаціям.

       Перелічені  документи підлягають обліку у відповідних структурних підрозділах. 

       2.2. Реєстрація та  індексація вихідної  кореспонденції 

Усі вихідні  документи, які відправляються з  організації, реєструються в журналі  реєстрації вихідних документів (табл. 3) за кожною із реєстраційних груп кореспондентів.

Реєстрація  вихідної кореспонденції здійснюється централізовано канцелярією.