Планирование проекта

Содержание

      Введение……………………………………………………………………..3

1. Основные понятия, сущность и цель планирования…………………4
2. Основные и вспомогательные процессы планирования……………..6
3. Уровни планирования…………………………………………………..9
4. Модель стратегического планирования………………………………11
5. Типичные ошибки планирования и их последствия…………………13

     Заключение…………………………………………………………………..16

     Список  использованной литературы………………………………………17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Все организации, заботящиеся о своем  развитии, в качестве которых могут  выступать и разработка новой  продукции, и модернизация или ремонт оборудования, и проведение маркетинговых  мероприятий и т.д. Более того, следует полагать, что сама организация существует в рамках проекта.

     Значение  проекта в современном искусстве  управления постоянно повышается. Это  связано с тем, что поиск наиболее эффективной формы существования  производства, действия предприятия  на рынке и преобразование самой  деятельности – все это находится  в постоянной трансляции, существует в рамках многочисленных проектов и  в немалой степени зависит  от умения менеджеров управлять этими  проектами.

     Проект  – это временная деятельность коллектива, направленная на создание нового продукта или услуги.

     В управлении проектом планирование занимает основное место, воплощая в себе организующее начало всего процесса реализации проекта. Деятельность по разработке планов охватывает все этапы проектного цикла. Она  начинается с участия проект-менеджера  в процессе разработки концепции проекта, продолжается при выборе стратегических решений выполнения проекта и разработке его деталей, включая составление контрактных предложений, заключение контрактов, выполнение работ, и заканчивается при завершении проекта. На этапе планирования определяются все необходимые параметры реализации проекта – продолжительность (в целом, отдельных этапов и работ), потребность в трудовых, материально-технических и финансовых ресурсах, сроки поставки сырья, материалов, комплектующих и технологического оборудования, сроки и объемы привлечения проектных, строительных и других организаций. Принятые решения должны обеспечить реализуемость проекта в заданные сроки с минимальными стоимостью и затратами ресурсов и при высоком качестве выполнения работ.

     Целью курсовой работы является изучение основы планирования проекта.

     Работа  состоит из введения, четырех глав, заключения и списка литературы. В  первой главе даются основные понятия, сущность и цель планирования, во-второй – процессы планирования, в третьей – уровни планирования, а в четвертой – модель стратегического планирования. Объем работы 17 страниц.

     Курсовая  работа подготовлена на базе учебников «Управление проектами» И.И. Мазура, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге, «Управление проектами» М.Ф. Меняева и т.д., также использованы сайты из интернета.  

1. Основные понятия, сущность и цель планирования

   Планирование  имеет основное значение для проекта. Сущность планирования состоит в задании целей и способов их достижения на основе формирования комплекса работ (мероприятий, действий), которые должны быть выполнены, применении методов и средств реализации этих работ, увязки ресурсов, необходимых для их выполнения, согласовании действий организаций—участников проекта.

   Деятельность  по разработке планов охватывает все  этапы создания и исполнения проекта. Она начинается с участия руководителя проекта (проект-менеджера) в процессе разработки концепции проекта, продолжается при выборе стратегических решений  по проекту, а также при разработке его деталей, включая составление  контрактных предложений, заключение контрактов, выполнение работ, и заканчивается  при завершении проекта. На этапе планирования определяются все необходимые параметры реализации проекта: продолжительность по каждому из контролируемых элементов проекта, потребность в трудовых, материально-технических и финансовых ресурсах, сроки поставки сырья, материалов, комплектующих и технологического оборудования, сроки и объемы привлечения проектных, строительных и других организаций. Процессы и процедуры планирования проекта должны обеспечивать реализуемость проекта в заданные сроки с минимальной стоимостью, в рамках нормативных затрат ресурсов и с надлежащим качеством.

   В хорошо организованном проекте за выполнение каждой цели должен нести ответственность  конкретный орган управления: руководитель проекта за все цели (миссию проекта), ответственные исполнители за частные  цели и т. д. То есть дерево целей  проекта должно совпадать со структурой подразделения организации, отвечающей за реализацию проекта. Для этого  разрабатывается так называемая матрица ответственности, которая  определяет функциональные обязанности  исполнителей по проекту, конкретизирует набор работ, за реализацию которых  они отвечают персонально.

   Чем выше уровень органа управления, тем  в более обобщенных, агрегированных показателях в нем принимаются  решения по управлению подчиненными подразделениями. С повышением уровня иерархии увеличивается временной  интервал между выдачей плановых заданий, контролем их исполнения и  т. д. При этом в промежутках между  моментами вмешательства (выдачи плановых заданий, определением контрольных  показателей и т. д.) подразделения  нижнего уровня работают самостоятельно, независимо от подразделений того же или соседнего уровня. Самостоятельное функционирование подразделений должно быть обеспечено определенными запасами ресурсов, которые тоже необходимо планировать.

   Основная  цель планирования состоит в построении модели реализации проекта. Она необходима для координации деятельности участников проекта, с ее помощью определяется порядок, в котором должны выполняться работы и т. д.

   Планирование представляет собой совокупность связанных между собой взаимными отношениями процедур. Первым этапом планирования проекта является разработка первоначальных планов, являющихся основой для разработки бюджета проекта, определения потребностей в ресурсах, организации обеспечения проекта, заключения контрактов и пр. Планирование проекта предшествует контролю по проекту и является основой для его применения, так как проводится сравнение между плановыми и фактическими показателями.

  Результаты  стадии планирования проекта должны быть задокументированы и представлены для утверждения. План проекта может включать в себя следующие основные разделы:

1. Краткий обзор проекта;
2. Введение;
3. Цели и ожидаемые результаты проекта;
4. Стратегия;
5. Объем работ;
6. Организационные связи;
7. Ссылки на внешние документы;
8. Структура проекта;
9. Роли и ответственности;
10. Процесс управления проектом;
11. Обзоры и утверждения;
12. Комплекс работ;
13. Работы проекта, оценка объема работ и квалификации;
14. Внешние задачи;
15. Возможные изменения;
16. График работ по этапам;
17. Список вех;
18. Ресурсное обеспечение;
19. Персонал;
20. Оборудование;
21. Средства;
22. Прочее;
23. Финансирование;
24. История финансирования подобных проектов;
25. Бюджет;
26. План затрат;
27. Фонды;
28. Предположения;
29. Ограничения, риски и неопределенности проекта;
30. Зависимости от внешних проектов/событий;
31. Риски и неопределенности;
32. Процесс решения проблем.

  Информация, содержащаяся в плане проекта, должна быть представлена в форме, удобной  для рассмотрения руководством организации  исполнителя. Любые вопросы, требующие  дальнейших исследований, должны быть, по возможности, решены до утверждения  плана. Руководство должно согласиться  и одобрить соглашения по ресурсам, критические вехи и ключевые риски  проекта, а также процедуры управления рисками. Любые согласованные изменения  должны быть задокументированы. 

2. Основные  и вспомогательные  процессы планирования

  Планирование  относится к наиболее важным процессам  для проекта, так как результатом  его реализации является обычно уникальный объект, товар или услуга. Объем  и детальность планирования определяется полезностью информации, которую  можно получить в результате выполнения процесса и зависит от содержания (замысла) проекта.

  Эти процессы могут повторяться и  входить в состав итерационной процедуры, выполняемой до достижения определенного  результата. Например, если первоначальная дата завершения проекта неприемлема, то требуемые ресурсы, стоимость, а  иногда и содержание проекта должны быть изменены. Результатом в этом случае будут согласованные сроки, объемы, номенклатура ресурсов, бюджет и содержание проекта, соответствующие  его целям. Сам процесс планирования не может быть полностью алгоритмизирован и автоматизирован, так как содержит много неопределенных параметров и  часто зависит от случайных факторов. Поэтому предлагаемые в результате планирования варианты плана могут  отличаться, если они разрабатываются  разными командами, специалисты  в которых по-разному оценивают  влияние на проект внешних факторов.

  Некоторые из процессов планирования имеют  четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в  одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала  следует определить из каких работ  состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость  проекта. Эти основные процессы выполняются  по несколько раз на протяжении каждой фазы проекта. К основным процессам планирования относятся:

• Планирование целей - разработка постановки задачи (проектное обоснование, основные этапы и цели проекта);
• Декомпозиция целей - декомпозиция этапов проекта на более мелкие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенного контроля;
• Определение состава операций (работ) проекта - составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта;
• Определение взаимосвязей операций - составление и документирование технологических взаимосвязей между операциями;
• Оценка длительностей или объемов работ - оценка количества рабочих временных интервалов, либо объемов работ, необходимых для завершения отдельных операций;
• Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) проекта - определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы на работах проекта (ресурсов организации) и их характеристик;
• Назначение ресурсов - определение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных операций проекта;
• Оценка стоимостей - определение составляющих стоимостей операций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения;
• Составление расписания выполнения работ - определение последовательности выполнения работ проекта, длительностей операций и распределения во времени потребностей в ресурсах и затрат, исходя и с учетом наложенных ограничений и взаимосвязей;
• Оценка бюджета - приложение оценок стоимости к отдельным компонентам проекта (этапам, фазам, срокам);
• Разработка плана исполнения проекта - интеграция результатов остальных подпроцессов для составления полного документа;
• Определение критериев успеха - разработка критериев оценки исполнения проекта.

   Кроме перечисленных основных процессов  планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта. Такие процессы включают в себя:

• Идентификация риска - определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;
• Оценка риска - оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;
• Разработка реагирования - определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;
• Планирование организации - определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;
• Назначение персонала - назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;
• Планирование поставок - определение того, что, как и когда должно быть поставлено;
• Подготовка условий - выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.
• Планирование качества - определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как эти стандарты достичь;
• Планирование взаимодействия - определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта;

3. Уровни  планирования

  Определение уровней планирования является также  предметом планирования и проводится для каждого конкретного проекта  с учетом его специфики, масштабов, географии, сроков и т. д. В ходе этого процесса определяется вид и число уровней планирования, соответствующих выделенным пакетам работ по проекту, их содержательные и временные взаимосвязи.

  Планы (графики, сети) как выражение результатов  процессов планирования должны образовывать в совокупности некоторую пирамидальную  структуру, обладающую свойствами агрегирования  информации, дифференцированной по уровням  управления информированностью, эшелонироваться  по срокам разработки (краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные). Уровни планирования и система планов должны строиться с использованием принципов  «обратной связи», обеспечивающих постоянное сравнение плановых данных с фактическими и обладать большой гибкостью, актуальностью  и эффективностью.