Система современного бизнеса

Функция управления и установление объёма работ по каждой функции является основой для формирования структуры  управляющей системы и взаимодействия её компонентов.

Существуют различные  подходы к классификации функций  управления. Наиболее общими являются три классификационных признака выделения функции:

• стадии процессоуправления;
• вид деятельности;
• вид объектоуправления.

Функции, выделяемые по этапам управления, называются общими. К ним  относятся:

• предвидение;
• планирование;
• организация;
• мотивация;
• контроль.

Функции, выделяемые по сфере  деятельности, называются конкретными.

По виду объектоуправления  функции могут быть подразделены по уровню производства (участок, цех, корпус и т.д.) и по элементам процесса производства (труд, орудия, предметы и  продукты труда).

 

                                           2.2 Планирование.

Планирование - процесс определения целей деятельности. Любая организация не может обходиться без планирования, так как необходимо принимать управленческие решения относительно:

• распределения ресурсов;
• координации деятельности между отдельными подразделениями;
• координации с внешней средой (рынком);
• создания эффективной внутренней структуры;
• контроля за деятельностью;
• развития организации в будущем.

Планирование обеспечивает своевременность решений, позволяет  избегать поспешности в решениях, устанавливает четкую цель и ясный  способ ее реализации, а также даст возможность контролировать ситуацию.В  общем, в процессе планирования можно  выделить:

• процесс целеполагания (определение системы целей);
• процесс сочетания (координации) целей и средств их достижения;
• процесс развития или единство существующей системы работы организации с ее будущим развитием.

Целеполагание - это процесс  разработки системы целей, начиная  от общих целей организации и  заканчивая целями отдельных ее подразделений. В результате получается дерево целей, которое лежит в основе всего  процесса планирования. Работа организации направлена на достижение планового показателя, и от того, как построена и скоординирована эта работа, зависит результат.

Весь процесс планирования в организации разделяется на два уровня: стратегический и оперативный. Стратегическое планирование - это  определение целей и процедур организации в долгосрочной перспективе, оперативное планирование - это система  управления организацией на текущий период времени. Эти два вида планирования соединяют организацию в целом с каждым конкретным подразделением и являются залогом успешной координации действий. Если брать организацию в целом, то планирование осуществляется в следующем порядке:

• Разрабатывается миссия организации.
• Производится оценка и анализ внешней и внутренней среды организации.
• Определяются стратегические альтернативы.
• Выбор конкретной стратегии или пути достижения цели.

 

2. Организация.

К понятию  организация  можно подходить с двух точек  зрения  - структурной и поведенческой.  При структурном подходе мы рассматриваем  организацию как таковую, способы  распределения производственных обязанностей и то, каким образом передаются полномочия и ответственность в  рамках организации. При поведенческом  подходе в центре исследования находится  человек. Независимо от того, насколько  тщательно продумана структура  организации , деятельность будет определяться в первую очередь людьми, входящими  в состав этой организации, их способностями  и мотивацией к труду.

Организации как процесс - это составная часть менеджмента, которая заключается в решении  вопросов формирования структуры, касающихся:

• ответственности, посредством которой поставленные перед предприятием задачи распределяются между отдельными руководителями и служащими,
• формальных внутренних взаимоотношений между служащими предприятия по поводу разделения ответственности.

Организация  состоит  из лиц, которые имеют перед собой  некую цель, работают в одной команде, группе, используют определенные знания и технические приемы, выступают  как единый целостный организм.

Существуют три главных  этапа в построении любой организации :

• определение характера выполняемой работы,
• распределение работы между отдельными позициями менеджмента,
• классификация позиций менеджмента и построение логических групп управления.

На первом этапе необходимо предусмотреть постановку задач, расчет необходимого объема работ для решения  поставленных задач, устранение бесполезной  работы и дублирования, разработку самого процесса и проверку.

 

 При распределении  работы между отдельными элементами  менеджмента нужно  установить нормы и стандарты, технические приемы в рамках научных методов управления, установление полного сотрудничества всех лиц, работающих в рамках организации.

При формировании структур управления во внимание принимаются  следующие вопросы:

• стратификация, то есть, сколько может потребоваться уровней управления,
• формализация, то есть насколько формальным должно быть взаимодействие. Чем более бюрократичен стиль, тем более системной и формальной должна быть внутренняя структура,
• централизация, то есть иерархия доведения принятых  решений до исполнителей,
• сложность организационной структуры, то есть насколько сложным должно быть управление с организационной точки зрения.

Виды отношений внутри организации аналогичны типу построения структуры управления и включают следующие варианты:

• линейные отношения,
• функциональные отношения,
• отношения управленческого аппарата,
• латеральные отношения.

Линейные отношения  - это отношения между руководителем  и его подчиненными. Например, начальник  цеха - мастер, главный бухгалтер  – бухгалтер. Полномочия линейных руководителей дают право решать все вопросы развития вверенных им организаций и подразделений, а также отдавать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами организации.

Функциональные отношения - это отношения специалиста, который  уполномочен выполнять ту или  иную функцию в рамках всей организации, с другими членами организации. Обычно такая производственная миссия имеет рекомендательный характер. Например, начальник отдела кадров поддерживает функциональные отношения с начальником  цеха в вопросах приема на работу, обучения и социального обеспечения работников.

Принципы создания хорошей организации:

• единство управления - независимо от структуры и масштабов организации ответственность в конечном итоге должен нести один человек,
• единство подчинения - у любого работника может быть только один руководитель,
• принцип соответствия  - полномочия должны соответствовать уровню ответственности; 
• масштабы управления - число лиц, находящихся в эффективном управлении, лимитировано,
• коммуникации, системы связи - должны быть установлены и поддерживаться формальные и неформальные линии связи,
• принцип ориентирования - организации должны строиться в соответствии с характером возложенных на них задач и не зависеть от субъективных факторов,
• принцип избирательности - руководство должно получать только выборочную информацию, которая является исключительной, т.е. благоприятной или неблагоприятной для ведения бизнеса,
• дифференциация работы - различные виды работы имеют различные характеристики, которые необходимо предусмотреть при создании организации (например, высококвалифицированный индивидуальный труд требует иных усилий, чем полуквалифицированные повторяющиеся операции),
• доступность всех уровней организации - любой сотрудник имеет право и возможность высказать замечание  или предъявить рекламации соответствующему руководителю.

 

3. Мотивация.

Мотивация — это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.

Менеджер ежедневно сталкивается с тем, как мотивировать деятельность сотрудников, т.е. как направить их энергию на выполнение определенной работы.

Личное удовлетворение от хорошо выполненной  работы и гордость за плоды своего труда привили работникам чувство  цели. Менеджеров всегда интересовало, в каких условиях человек мотивирован к работе по чужому заданию. Этот интерес возрастал. Чем свободнее становится человек, тем важнее для него осознание того, что им движет, и что заставляет приносить больше пользы.

Человек, получивший в процессе обучения, повышения квалификации и накопления производственного опыта знания и навыки, хочет применить свое умение в труде. И чем больше ему  это удается, тем больше степень  его удовлетворенности, а соответственно и степень выраженности мотивов. В таком случае сотрудник считает  цели организации своими целями.

Мотивировать сотрудников — это, значит, затронуть их важные интересы, дать им шанс реализовать себя в процессе трудовой деятельности.

 

4. Контроль

Контроль представляет собой  одну из важных функций в менеджменте. Как неотъемлемая часть деятельности организации контроль является непрерывным  процессом, который строится на трех основных этапах:

Первый этап — выработка стандартов. Она демонстрирует органическую связь функций планирования и контроля. Данные стандарты согласуются с методологией управленческого учета предприятия.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально  достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые  результаты соответствуют его ожиданиям, а также насколько допустимы  или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов.

На третьем, заключительном этапе контроля менеджер должен провести корректировку в хозяйственной, технологической, организационной, финансовой и других видах деятельности организации  и в зависимости от полученной информации пересмотреть стандарт либо в сторону повышения или занижения, либо — стабилизации контролируемого  показателя.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и  задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы  организация функционировала успешно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации  определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или  иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

   В системе управления контроль решает несколько задач:

Во-первых, он позволяет выявить  во внешней и внутренней среде  организации факторы, которые могут  оказать существенное влияние на ее функционирование и развитие и своевременно отреагировать.

Во-вторых, контроль позволяет  своевременно обнаружить нарушения, ошибки и промахи и оперативно принять  необходимые меры по их устранению.

В-третьих, результаты контроля служат основой оценки работы организации  и ее персонала за определенный период, эффективности и надежности системы  управления.

Цели контроля будут достигнуты, если он осуществляется в соответствии с определенными принципами.

Контроль делается не ради выявления проблем, а для успешного  решения и достижения конкретных результатов, выявления отклонений от научно обоснованных стандартов.

Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, приносимые контролем, превышали затраты на его проведение.

 Контроль осуществляется  в соответствии с определенными  принципами, к которым можно отнести:

1. охват основных сфер деятельности организации и процессов, протекающих в ней;
2. непрерывность, обусловленная соответствующим характером производственной и хозяйственной деятельности (в ряде случаев контроль может осуществляться эпизодически);
3. привлечение к осуществлению контроля всего персонала организации или его значительной части;
4. наличие четкой стратегической направленности, задаваемой основными приоритетами развития организации;
5. увязка с процессом планирования и преобразований в организации, ее структуре, системе управления;
6. гибкость, приспособление к происходящим изменениям, что обеспечивает его высокое качество и действенность;
7. своевременность, позволяющая устранять нарушения, прежде чем они примут опасные размеры;
8. ориентированность на конкретные результаты, повышение эффективности и качества работы фирмы, поддержку нового;
9. экономичность, предполагающая, что выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение;
10. индивидуализированность, нацеленность на конкретные процессы, результаты, лица;
11. максимальная прозрачность, открытость, гласность, объективность, доброжелательность, исключение слежки за людьми, поиска козлов отпущения, создание благоприятного морально- психологического климата;
12.  соответствие характеру контролируемого процесса;
13. регулярное подведение итогов контроля, своевременное проведение корректирующих мероприятий, поощрение отличившихся и наказание нерадивых.