Управление проектом разработки электронного архива в ОАО «Азиатско-Тихоокеанский Банк»

Капитал Банка, рассчитанный по методике Базельского комитета, составил 14 062 млн рублей (рост на 13,0% по сравнению с началом года). Уровень достаточности капитала первого уровня составляет 12,8%, а уровень совокупного капитала к взвешенным по риску активам достиг 15,1%. [12, стр. 2]

          У Банка достаточно хорошо  развита филиальная сеть и   играет важную роль в деятельности, поскольку повышается его устойчивость за счет расширения территориального присутствия, привлечения дополнительных клиентов и увеличении клиентской базы, а также получения дополнительных ресурсов в виде продвижения услуг Банка для юридических и физических лиц. Организационные структуры головного офиса в г. Благовещенск и филиала в г. Улан-Удэ представлены на рисунках 2.1 и 2.2 соответственно как сетевые модели информационных потоков.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                           Рис.2.1. Сетевая модель информационных потоков Азиатско-Тихоокеанского Банка  

 

 

 

 

 

 

        Доп. офис №001 ул. Октябрьская, 17

        Доп. офис №002 ул. Краснофлотская,40

        Доп. офис №003 ул. Ленина,27

        Доп. офис №004 ул. Балтахинова, 9

        Доп. офис №005 ул. Ключевская, 25

        Доп. офис №006 пр-т Строителей,42

        Доп. офис №007 ул. Гагарина, 62

        Доп. офис №008 ул. Столичная, 6

        Доп. офис №009 с. Кабанск ,ул. Октябрьская, 7

        Доп. офис №010 г. Кяхта, ул. Рукавишникова,83 а

        Операционный отдел №1(11) г. Абакан, ул. Кати Перекрещенко,д.18, пом.2Н

        Операционный отдел №2(12) г. Красноярск, ул. Ленина,113

        Операционный отдел №3(13) г. Железногорск, ул. Советская, д.20, по

                                                                                    Рис.2.2. Сетевая модель информационных потоков Азиатско-Тихоокеанского Банка (ОАО) в  г. Улан-Удэ 

Несмотря  на успешное развитие Банка, нельзя не затронуть внешнюю среду, как  влияющий фактор. Сегодня в г. Улан-Удэ  и Республике Бурятия наблюдается  достаточное число функционирующих  банков, между которыми, естественно, активно развивается конкуренция.

         Банковская конкуренция — экономический процесс взаимодействия и соперничества кредитных организаций и других участников финансового рынка, в ходе которого они стремятся обеспечить себе прочное положение на рынке банковских услуг с целью максимально полного удовлетворения разнообразных потребностей клиентов и получения наибольшей прибыли

Отличительные особенности банковской конкуренции:

1. Товар», который обращается на рынке банковских услуг, являются деньги и связанные с ними финансовые инструменты
2. Взаимосвязь не только с экономикой, но и с политикой. Конкуренция между кредитными организациями внутри страны влияет как на внутреннюю, так и на внешнюю политику данного государства
3. Конкуренция между банками происходит в условиях жесткого, по сравнению с иными финансовыми рынками, регулирующего воздействия со стороны государства, в том числе в условиях более жесткого банковского надзора
4. Банковская конкуренция характеризуется зависимостью от доверия клиентов.
5. Банки в конкурентной борьбе никогда полностью не устраняют своего клиента

«Азиатско-Тихоокеанский Банк»  все еще находится на стадии развития и пока занимает низшие строчки рейтинга самых крупных банков России.

          Рейтинговое агентство «РИА Рейтинг» провело исследование и подготовило рейтинг крупнейших банков России по объему активов по итогам 2012 года. В рейтинге представлены данные на 1 января 2013 года по 939 банкам России, которые опубликовали свою отчетность согласно форме №101 на сайте ЦБ РФ в соответствии с Указанием Банка России № 192-У и Письмом Банка России № 165-Т. Методика рейтинга предусматривает агрегирование данных оборотных ведомостей.

Первые строчки рейтинга занимают лидеры в банковской сфере, это:

ОАО «Сбербанк России», ОАО Банк ВТБ, ГПБ(ОАО), ОАО «Россельхозбанк», ЗАО ВТБ 24 и др. Лишь 31 строчку  занимает ОАО «Азиатско-Тихоокеанский  Банк», но все-таки составляет достойную конкуренцию остальным банкам [12, стр. 3].       

        Согласно результатам исследования, в 2012 году 716 банков продемонстрировали положительные темпы роста активов, а сокращение активов наблюдалось у 218 банков (23.2% от общего числа). Для сравнения, в 2011 году только у 14% банков наблюдались отрицательные темпы роста активов. Таким образом, в 2012 году произошло заметное увеличение числа банков с негативной динамикой, что могло быть вызвано о росте конкуренции с одной стороны и об ухудшении ситуации в экономике с другой. 

2.2. Анализ проблемной  области

 

           Проблема с поиском договоров  в архиве ОАО «Азиатско-Тихоокеанский  Банк» и представлением всех  документов, прилагаемых к договору  в электронном виде – является  основной. В случаях, когда требуется найти определенное кредитное дело заемщика, работникам банка приходится спускаться в подвал, затем искать нужное дело и  вновь подниматься на рабочее место. Особенно остро эти проблемы появляются при запросах проверяющих организаций, когда за ограниченное время необходимо предоставить большое или очень большое количество документов, находящихся в разных делах. Хорошо, если при этом документы хранятся в одном месте, а не рассредоточены. Процедура поиска занимает достаточно времени, и если учесть что данного дела может не оказаться в архиве, а он находится попросту в другом отделе банка, то еще больше. Это не может не сказываться на слаженной работе сотрудников банка, так как пока он  будет искать нужное дело, он, в среднем, упускает 2 – 3 клиентов.

      Стоит отметить, что за бумажным  архивом требуется постоянный  уход, проверка целостности противопожарных  систем, обработка, переструктуризация  документов. Для высвобождения свободного  места в архиве для новых  договоров, необходимо осуществлять  постоянный вывоз старых документов  на дополнительный склад, где  хранятся договора до истечения  жизненного срока. Это в свою  очередь приводит к дополнительным  затратам, ведь вывоз осуществляется  каждую неделю.

При составлении  акта о вывозе или перемещении  договоров внутри  архива требуется  отзывать специалистов, которые в  свою очередь, занимаются ручной переписью  необходимых данных ( номер договора, ФИО, дата заключения, сумма кредита) в специальный бланк.

          Основная проблема при поиске  или переструктуризации договоров  в архиве заключается в их  не структурированности. Часто  договора складываются хаотично, не соблюдая нумерацию. Это  вызывает определенные трудности  при поиске.

          Взяв за основу данную проблему, целесообразно было бы разработать  и внедрить электронный архив  в Банк, так как осуществляется  постоянный рост клиентов и  быстрое территориальное распространение  по территории РФ.

           Учитывая достоинства электронных архивов можно отметить такие достоинства как: выгодность, экономичность, удобство использования. В настоящее время на любом предприятии требуется ведение электронного архива, так как объем информации стремительно увеличивается и использование бумажных архивов становится не целесообразным [4, стр. 38].

Можно выделить ряд преимуществ, при использовании  электронных архивов:

• хранение документов без потери качества
• быстрый доступ к документам, работа с ними
• с одним и тем же документом могут работать сразу несколько пользователей
• при необходимости – быстрый вывод на печать

         Для многих предприятий вопрос  о создании и использовании  электронного архива уже не  стоит. Он решается положительно, потому что дальнейшее использование  только бумажной документации  становится препятствием развитию, снижает эффективность работы  подразделений, вносит недопустимо  большие временные, человеческие  и материальные затраты. Другой вопрос — создавать его собственными силами или поручить выполнение этой ответственной задачи специализированному исполнителю? Однозначного ответа на этот вопрос нет, все зависит от ряда объективных факторов, среди которых следует отметить:

• специфику создаваемого электронного архива (общий объем, типы и форматы документов, дистанционная распределенность архива, вопросы авторизации и разграничения прав доступа и др.);
• особенности дальнейшего сопровождения созданного архива (интенсивность текущего документооборота на предприятии, средний темп пополнения электронного архива новыми документами, стыковка электронного архива с другими информационными системами предприятия и др.);
• наличие на предприятии административных, материальных и кадровых возможностей для ведения всех работ по созданию электронного архива собственными силами и ряд других определяющих факторов.

 [9, стр. 25].

          Для обработки накопленных массивов бумажной документации и последующего создания электронного архива, преимущества в некотором роде имеет привлечение профессионального исполнителя, имеющего необходимую инфраструктуру и опыт.

          На сегодняшний  день существует множество различных  созданных архивов, но так или  иначе, они выполняются в рамках  общего стандарта и редко имеют гибкость для определенного Банка. К тому же стоимость разработанных архивов варьируется от 2- 3500 млн. руб., а иногда больше. Все зависит от объема и специфики.

          Создавая  электронный архив самостоятельно, потребуется гораздо меньше затрат, так как практически вся техника  в Банке имеется, за исключением  сканерных машин, обладающих автоматизированной  системой ввода, распознавания  ошибок и преобразования документов.

Для этой цели можно приобрести  потоковый сканер Panasonic KV-S3105C, стоимость которого составляет 1015000 руб. Сканер KV-S3105C А3 Panasonic цветной скоростной документ , 130 стр/мин, дуплекс, 100-600dpi, ADF 1000листов, SCSI, USB2.0 (может сканировать от 18 до 706г/м.кв) ПО: RTIV,ABBY PDF Transformer 3.0.

В отделе информационных технологий есть квалифицированные специалисты, которые могут решить эту задачу. К тому же бессмысленно покупать готовый  архив, так как программисты сами могут реализовать данный продукт  специально для данного Банка с нужными ему функциями и минимальными затратами.

          Проектирование в этой области играет значительную роль и позволяет разработать собственный план по разработке и внедрению. Что бы понять суть поставленной проблемы более подробно, ее можно визуализировать и представить как отдельные взаимосвязанные блоки посредством их декомпозиции. Для этого используется известная методика – дерево проблем.

          Дерево проблем – это диаграмма, на которой проблемы расположены в иерархическом порядке.

В случае с ОАО  Азиатско-Тихоокеанский  Банк, наиболее важной проблемой является отсутствие электронного архива. Это  создает определенные неудобства при  быстром доступе к кредитному договору заемщика или другой необходимой  информации. Отсутствие электронного архива может быть связано с:

• мнением о не особой важности электронного архива и трудоемкости выполнения работ
• нежеланием специалистов разрабатывать программный продукт из-за отсутствия финансирования

Проблемы, которые возникают из-за отсутствия электронного архива:

1. Затрата времени на поиск документов
2. Неполное и несвоевременное обслуживание клиентов
3. Финансовые затраты и затраты времени на содержание бумажного архива
4. Плохая структуризация бумажного архива ( недобросовестные работники иногда раскладывают кредитные дела в хаотичном порядке, не соблюдая нумерацию и порядок)

Рис. 2.3. Дерево проблем  «Отсутствие электронного архива в  Банке»

Оптимизация деятельности Банка и  решение поставленной проблемы приводит, в первую очередь, к созданию функциональных моделей « как есть» и «как будет».

          Функциональное моделирование - это процесс моделирования функций выполняемых рассматриваемой информационной системой объектом, путем создания описательного структурированного графического изображения, показывающего что, как и кем делается в рамках функционирования объекта и объектов, связывающих эти функции, с учетом имеющейся информации.