Управление проектом разработки электронного архива в ОАО «Азиатско-Тихоокеанский Банк»

 Рассматривая проблему с управлением информационных потоков  в отделе сопровождения кредитов ОАО «Азиатско-Тихоокеанский Банк», была выявлена и построена следующая модель данных:

Рис.2.4 Модель обращения клиента в отдел  сопровождения «AS-IS»

 

Сопровождение кредита включает в себя выполнение следующих действий:

• оценку финансового состояния заемщика и его кредитоспособности в течение всего периода кредитования;
• проверку сохранности заложенного имущества, его ликвидности (такие проверки по обычным кредитам следует производить ежеквартально, по кредитам повышенного риска — ежемесячно);
• контроль за своевременным поступлением процентов за кредит, при частичном погашении кредита — за поступлениями в соответствии с графиками платежей заемщика;
• ежемесячную корректировку резерва на возможные потери по ссудам в зависимости от качества обеспечения и изменений кредитного договора;
• ведение деловой переписки с клиентом и проведение деловых встреч;
• ежемесячное проведение анализа ссудного портфеля

Известно, что в банке всегда очень много клиентов и объем  выполняемой работы очень большой. Следующая модель показывает деятельность отдела сопровождения  ОАО «Азиатско-Тихоокеанский  Банк».

Рис.2.5 Функционирование отдела сопровождения  «AS-IS»

Как видно  на рисунке 2, отдел сопровождения  играет достаточно большую роль в  банке и выполняет важную работу по вопросам клиентов.

      Клиент приходит в банк по возникшему вопросу в отдел сопровождения кредитов. Обращается к руководителю или любому свободному специалисту, задавая определенный вопрос. Имея на компьютере данные по взятой ссуде в виде небольшой базы данных, специалист пытается решить вопрос. Если информации, хранящейся на ПК достаточно, то специалист, без особых осложнений решает вопрос. Достаточно часто приходят клиенты, у которых «проблемный кредит», т.е. либо это связано с не своевременной оплатой, либо претензиями в сторону банка и т.д. В этом случае, не имея на ПК дополнительной информации (заявка, заключение кредитного эксперта, анкетный лист заемщика, заключение службы безопасности, заключение юридической службы), специалисту приходится спускаться в архив за договором заемщика.

        Далее рассмотрим  более подробно сам процесс  поиска, декомпозировав блок «Поиск  договоров в архиве»

Рис.2.6 Поиск договора (AS-IS)

          Чтобы войти в архив, специалисту необходимо взять ключ. Для этого необходимо обратиться в службу экономической безопасности, указать в журнале время, дату, и подпись, во избежание хищения ключа или документов в архиве. Спустившись в архив, специалист начинает поиск.

Как говорилось ранее, договоры очень  часто не структурированы и процесс  поиска занимает порядка 15 минут. Бывает, что договора и не оказываются  в архиве, а находятся в другом отделе банка ( например, операционном). Тогда процесс поиска занимает еще  больше времени, тем самым усложняя ситуацию и недовольство клиентов. Если же договор найден, то специалист возвращается на рабочее место и решает вопрос клиента. В целом, процесс поиска занимает примерно 20 минут, что естественно сказывается на слаженной работе специалистов.

         Сделав  анализ функциональных моделей  AS-IS, приходим к выводу, что процедура поиска договоров в архиве занимает достаточно много времени, что не приемлемо для банка. Поэтому, учитывая всю остроту проблемы, разрабатываем модель «как будет» (TO-BE), с расчетом на использование разработанной программы, которая должна исключить большие затраты времени на поиск.

Рис.2.7 Автоматизированный поиск договоров

Клиент, обращаясь  по любому вопросу в отдел, практически  сразу же получает ответ, так как  полностью все документы, которые  хранились ранее в бумажном виде в кредитном договоре - оцифрованы и представлены в виде электронного архива. Если раньше специалисту нужно было найти тот или иной договор, ему необходимо было взять ключ у охраны, открыть архив, попытаться найти нужный договор, который обычно находится не сразу, закрыть архив, вернуть ключ охране и вернуться на рабочее место. В данном случае он в среднем упускает 2-3 клиентов, а следовательно и прибыль. В случае с использованием специальной программы все гораздо проще. Специалист, открыв программу,  вносит в поисковую строку номер договора клиента и немедленно получает все необходимые данные по договору заемщика. Если необходимо извлечь договор из архива, то благодаря программе пользователь знает его размещение (ряд, стеллаж, полка), с помощью ранее проведенной структуризации. Если сравнивать с моделью AS-IS, первоначально рассмотренной структурой (рис 2.5), то в данной модели полностью исключен блок «Спуск в архив за поиском договора», т.к. он не имеет смысла быть. 

         Применяя данную программу, необходимо  учитывать, чтобы все договора  хранились только в архиве  и строго в структурированном  порядке. Если все условия выполнены,  то применение данной программы  целесообразно, так как  объем  выполняемой работы увеличится.

        

 2.3. Определение цели и задач для реализации проекта «электронный архив»

         Формулировка цели – необходимое условие успешной реализации проекта. Целью данного проекта можно назвать оптимизацию деятельности специалистов в процессе поиска договоров

        Основными задачами создания  электронного архива в банковской  деятельности являются:

- охват  всего цикла документооборота  организации – от  постановки  задачи на создание документа  до его передачи в архив  и обеспечения хранения документов  в любых  форматах;

- объединение  разрозненного потока документов  территориально удаленных структур  в единую систему;

- гибкое  управление документами  с  помощью жесткой или свободной  маршрутизации документов;

- разграничение  доступа пользователей к различным  документам в зависимости от  их  компетенции, занимаемой должности  и полномочий.

Этапы реализации проекта:

1. Определить структуру электронного архива
2. Сбор необходимой информации
3. Массовое сканирование, обработка ошибок
4. Индексирование документов, проверка
5. Наполнение электронного архива

          Реализацию поставленной цели можно начать опираясь на стандарт Microsoft Solutions Framework (MSF). MSF – это методология разработки программного обеспечения, предложенная корпорацией Microsoft. MSF опирается на практический опыт Microsoft и описывает управление людьми и рабочими процессами в процессе разработки решения. MSF представляет собой согласованный набор концепций, моделей и правил. Модель процессов включает такие основные фазы процесса разработки:

• Выработка концепции (Envisioning)
• Планирование (Planning)
• Разработка (Developing)
• Стабилизация (Stabilizing)
• Внедрение (Deploying) [13, стр. 3].

 

 

Глава 3. Управление проектом разработки и внедрения электронного архива в ОАО «Азиатско-Тихоокеанский Банк»

3.1. Концепция проекта создания электронного архива     

   Проект разработки электронного  архива -  процедура довольно длительная  и требует серьезного подхода.  Определив этапы разработки проекта, следует начать с определения структуры электронного архива.

          Система  «электронный архив» создается  с целью оптимизации поиска  договоров заемщиков сотрудниками  банка, не покидая рабочее место.  Это существенно снизит затраты  времени на поиск договоров  и повысит эффективность работы  специалистов в целом. 

           Разработанная система  должна  быть приятной и удобной к  восприятию, так как психологический  фактор здесь так же играет  не маловажную роль. Цветовая гамма, удобство расположения вкладок, кнопок и легкое понимание программы – один из важных критериев. Программа сможет хранить все договоры в формате «doc.». Будет использоваться строка поиска как по фамилии заемщика так и по номеру кредитного договора. Возможность ввода дополнительной информации позволит загружать новые поступающие договора, а по истечении срока действия договора – будет присутствовать возможность удаления данных из системы.

          Необходимо учесть, что некоторые  документы будут недействительны  без наличия бумажного оригинала  и физический архив все –  таки придется оставить, но необходима строгая структуризация, т.е. номер договора должен соответствовать определенному стеллажу, ряду и полке, на котором он будет находиться. В случае надобности, специалист может ввести номер договора в поисковую строку программы и легко узнать месторасположение искомого документа. Если требуется предоставить документ руководству или клиенту для решения возникшего вопроса – имеется ссылка на просмотр документа и его печать. Печать будет осуществляться по готовому шаблону документов Word.

          Далее требуется осуществить сбор всей необходимой информации. Организация сбора информации для будущего архива – процедура несложная, но требует серьезного отношения специалистов. В бумажном архиве ОАО «Азиатско-Тихоокеанский Банк» хранятся дела заемщиков как по кредитам так и по ипотеке физических и юридических лиц. При сборе информации необходимо учитывать и то, что некоторые договоры могут быть устаревшими и подлежат уничтожению, так как, напомним, что структуризация архива удовлетворительная и договора иногда размещают не соблюдая последовательности. Документы должны быть упорядочены, отсортированы от ненужных документов, рабочих записей, копий, стикеров и других несущественных бумаг, которые, как правило, не изымаются из документов в процессе работы. Поэтому предварительно многие документы или отдельные массивы требуют проведения так называемой архивной обработки.

        Следующий этап – массовое  сканирование и повторная проверка  на ошибки. Можно использовать машины потокового сканирования (например Epson Sheet feed Scanner GT-S55)  стоимость которой составляет 25 300 руб., емкость податчика оригиналов – 75 листов (двусторонний), 25 стр. мин в одностороннем режиме. В течение всего периода работы можно брать и просматривать получаемые образцы документов на предмет качества получаемого изображения. В случае необходимости, в процессе сканирования параметры выходных изображений могут быть изменены по требованиям.

        Далее, каждому документу присваивается  определенный индекс, для удобства  ввода информации в систему.  Индексация документов - важный этап на пути построения системы электронного архива. Во время индексации документов описывается набор свойств характерный для определенного типа информации. После внесения этой информации в базу данных, появляется возможность описать связи между разнотипными документами, организовать параметрический поиск по определенным значениям (наименование компании, дата подписания, ответственное лицо и тп). 
          Есть несколько вариантов индексации файлов и ввода документов. При ручной индексации оператор самостоятельно присваивает атрибуты каждому документу. Операция отнимает существенное количество времени, но позволяет избежать ошибок распознавания информации, при вводе атрибутов написанных от руки. Автоматическая индексация документов проводится без участия оператора (оператор делает только контрольную выборку случайных документов для проверки качества распознавания информации). Позволяет быстро описывать документы, значения атрибутов которых напечатаны на принтере (с полями, заполненными от руки появляется большая вероятность ошибки OCR программы).

          После проведения всех необходимых  работ можно начать наполнение  электронного архива. Полученные массивы электронных документов или изданий и их индексы, как правило, заносятся в различные информационные системы для организации работы с ними большого количества пользователей. Использование при сканировании и индексировании универсальных технологий позволяет производить ввод (заливку) полученных данных в систему электронный архив.

3.2. Планирование  проектной работы и оценка  экономической эффективности от разработки  и внедрения системы

 

Для разработки программы требуется оценить капитальные затраты на приобретение программного и технического обеспечения:

• Среда программирования Delphi. Для реализации приложения и всех необходимых в нём функций будет достаточно версии Delphi XE4 Professional, стоимость которой составляет 28 286,14 рублей.
• Система управления базами данных Microsoft SQL Server. Для реализации базы данных можно использовать Microsoft SQL Server 2012 Standard Edition, стоимость которой составляет 29 641,00 рублей.

 

Необходимое техническое обеспечение:

• Машина потокового сканирования Epson Sheet feed Scanner GT-S55,  стоимость которой составляет 25 300 руб., емкость податчика оригиналов – 75 листов (двусторонний), 25 стр. мин в одностороннем режиме. (необходимо 2 шт.)