Аудит основных средств

 

Введение.

Для осуществления своей деятельности предприятия должны иметь необходимые средства труда, которые в бухгалтерском учете выделены в отдельный объект учета, именуемый основными средствами.

Согласно СБУ №6, введенному в действие с 01.01.1997 г., основные средства не регламентируются стоимостью и определяются следующим образом: «Основные средства – это материальные активы, действующие в течение длительного периода времени (более одного года) как в сфере материального производства, так и в непроизводственной сфере».

Отличительной особенностью основных средств является их многократное использование в процессе производства, сохранение первоначального вида (натурально – вещественной формы) в течение длительного периода. Под воздействием производственного процесса и внешней среды они снашиваются постепенно и переносят свою первоначальную стоимость на затраты производства в течение нормативного срока их службы путем начисления износа (амортизации) по установленным нормам.

Кроме нематериальных активов, в состав долгосрочных внеоборотных активов включаются основные средства, которые используются субъектом в течение нескольких учетных периодов, т.е. сроком службы более одного года.

В соответствии с принципом соотнесения доходов и расходов затраты на приобретение или самостоятельное создание основных средств переносятся на себестоимость реализованных товаров и услуг по частям.

Основными признаками материальных активов являются:

-наличие физической формы и  содержания (здания, земля, оборудование  и т.п.);

-использование непосредственно в деятельности субъекта производства продукции, работ и услуг (в противоположность для перепродажи или инвестирования);

 -способность приносить выгоду в течение нескольких отчетных периодов.

В зависимости от учета переноса стоимости активов на продукцию различают три вида:

-активы, стоимость которых убывает  в результате износа переносится  на стоимость продукции методом  амортизации (здания, сооружения, оборудование  и т.п. ) ;

-активы стоимость которых убывает  в результате их физического истощения (природные ископаемые, водные и лесные ресурсы и т.п.);

-активы стоимость которых в  ходе производственной деятельности  не убывает (земля, библиотечные  фонды и т.п.);

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. С чего следует начинать аудит основных средств?

Аудитору необходимо, на наш взгляд, сразу по прибытии на предприятие выяснить следующее: познакомится с учетной политикой, на наш взгляд, сразу по прибытии на предприятие выяснить следующее: познакомиться с учетной политикой предприятия в части организации учета основных средств в проверяемом отчетном периоде, ее изменениями по сравнению с предшествующим; выяснить дату проведения последней переоценки основных средств; ознакомиться с договорами на аренду основных средств, заключенными с юридическими и физическими лицами; убедиться, что бухгалтерия ведет картотеку основных средств и инвентарные списки по месту их нахождения в эксплуатации и конкретным материально ответственным лицам; получить информацию (приказы, список лиц) о лицах, ответственных за сохранность основных средств в местах эксплуатации и об уволившихся материально ответственных лицах; установить, в какой мере бухгалтерия организации обеспечена действующими нормативными документами, определяющими правила ведения учета основных средств, образцами форм унифицированной первичной документации по учету основных средств.

 

Программа аудиторской проверки основных средств

№ п/п	Процедура аудита	Источник информации
1	Проверка соответствия показателей баланса данным Главной книги.	Бухгалтерский баланс. Главная книга.
2	Проверка правильности ведения синтетического и аналитического учета основных средств.	Главная книга, журналы-ордера №12 и № 10, разработочные таблицы по расчету сумм износа и переоценки основных средств, первичные документы.
3	Проверка обеспечения контроля за наличием и сохранностью основных средств в местах их хранения и эксплуатации.	Приказы руководителя хозяйствующего субъекта на назначение постоянно действующей инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц, договора с материально ответственными лицами, инвентаризационные описи и сличительные ведомости, акты инвентаризации, акты приемки-передачи, инвентарные карточки учета основных средств, инвентарный список основных средств (по месту их нахождения, эксплуатации) и др.
4	Проверка правильности оформления первичных документов по движению основных средств.	Акт приемки-передачи (ОС-1), акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ОС-2), акт на списание основных средств (ОС-3), акт на списание автотранспортных средств (ОС-4), инвентарная карточка учета основных средств (ОС-6), опись инвентарных карточек по учету основных средств (ОС-10), карточка учета движения основных средств (ОС-12), карточка учета арендованных (долгосрочно арендованных) основных средств (ОС-12а), инвентарный список основных средств (по месту их нахождения, эксплуатации – ОС-13)
5	Проверка правильности осуществления классификации основных средств	Техническая документация (паспорта, спецификации, комплектовочная ведомость и др.), ОС-1, ОС-2, ОС-3, ОС-4, ОС-6, ОС-13 и др.
6	Проверка правильности оценки и переоценки основных средств.	Протоколы договорной цены, договоры купли-продажи, аренды, разработочные таблицы переоценок основных средств, ОС-1, ОС-2, ОС-6, и др.
7	Проверка правильности оприходования основных средств.	Техническая документация, ОС-1, ОС-2, ОС-6, и др., журналы-ордера № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, Главная книга.
8	Проверка правильности начисления и отражения в учете износа основных средств.	Приказ по учетной политике, разработочные таблицы по расчету износа основных средств, нормативные документы, журнал-ордер №10, Главная книга.
9	Проверка обоснованности затрат на ремонт основных средств и правильности отражения их на счетах бухгалтерского учета	Приказ по учетной политике, проектно-сметная документация (дефектные ведомости, сметы и др.), приемо-сдаточные акты выполненных работ, договоры с подрядчиками, другие первичные документы.
10	Проверка правильности расчета и отражения на счетах арендной платы, операций по аренде основных средств.	Договоры аренды, карточка учета арендованных (долгосрочно арендованных) основных средств.
11	Проверка правильности отражения в учете выбытия основных средств.	ОС-1, ОС-3, ОС-4, ОС-6, договоры, результаты текущей инвентаризации, журнал-ордер №12, Главная книга.
12	Проверка правильности учета и начисления налогов, касающихся основных средств	Расчетные ведомости, расчеты по налогам, журналы-ордера №5 и №8, Главная книга по счетам 331, 633.
13	Анализ технического состояния и эффективности использования основных средств.	Аналитические расчеты.

 

В таблице приведена программа аудиторской проверки основных средств. Эта программа направлена на установление правильности ведения бухгалтерского учета, соответствия его действующим нормативно-правовым актам, а также на подтверждение достоверности данных финансовой отчетности. Для достижения этой цели необходимы тесты по проверке организации внутреннего контроля учета основных средств, которые должны быть составлены грамотно и понятно, чтобы получить от руководителей, финансовых менеджеров, экономистов и бухгалтеров четкие и ясные ответы на поставленные вопросы.

Полученная таким образом информация в начале проверки позволит аудитору иметь общее представление об организации учета основных средств на данном предприятии и поможет определить вопросы, требующие при проверке особого внимания.

  После аудитору необходимо проверить правильность отражения в балансе основных средств, для чего следует установить соответствие основных средств, показанных в балансе, остаткам по синтетическим счетам 121-125 подраздела 12 «Основные средства» и 131-134 подраздела 13»Износ основных средств» отраженных в Главной книге, соответствие данных этих счетов записям, произведенным в других учетных регистрах (журнал – ордер №12, журнал – ордер №10 , разработанные таблицы по расчету сумм износа и сумм переоценки основных средств и их сводные суммы), и аналогичным данным аналитического учета основных средств. Они должны совпадать по всем позициям: сальдо на начало и конец месяца, обороты за месяц. Если установлены расхождения провести инвентаризацию основных средств.

 

2.Аудит сохранности, условий хранения и эксплуатации основных средств.

Важной задачей аудитора является проверка обеспечения контроля за наличием и сохранностью основных средств. Аудитору необходимо проверить, приняты ли меры по обеспечению сохранности основных средств.

Для этого необходимо установить, назначены ли приказом руководителя предприятия материально ответственные лица за сохранность основных средств; заключены ли с назначенными лицами письменные договоры об их полной материальной ответственности; созданы ли условия материально ответственным лицам для обеспечения сохранности основных средств; назначена ли приказом руководителя постоянно Действующая инвентаризационная комиссия для проведения проверки сохранности основных средств; проводилась ли перед составлением годового бухгалтерского отчета инвентаризация основных средств; правильно ли оформлены ее результаты и соблюдаются ли сроки их рассмотрения; какие меры приняты к виновным в случае выявления недосдачи основных средств.

Проверка сохранности, условий хранении и эксплуатации долгосрочных активов предполагает получение сведений о том, за кем закреплены отдельные объекты, как организована их охрана и использование. Для этого следует провести осмотр производственных помещений или опрос сотрудников предприятия. В процессе изучение учетных данных аудитор устанавливает наличие объектов основных средств по отдельным классификационным группам (производственные, непроизводственные, собственные и арендуемые и т.д.) и местам размещения (подразделениям и материально – ответственным лицам). Выясняя правильность организации аналитического учета долгосрочных активов, обращается внимание на наличие инвентарных номеров, технической документации, на сроки поступления и оприходования. Эти данные сопоставляются с записями по счетам подразделов 10,12 Типового плана счетов  и информацией инвентарных карточек. При расхождении данных аналитического и синтетического учета определяются их причины, виновные лица и экономические последствия. (см.З.Н. Ажибаева «Часть 2. Аудит II. Глава 17. Аудит долгосрочных активов; Проверка правильности, условий хранения и эксплуатации долгосрочных активов - стр. №382»)

Аудитор обязан выборочным методом осуществить контрольную инвентаризацию для выявления реальности наличия основных фондов, числящихся на балансе предприятия. Если на предприятиях небольшое количество объектов основных средств, то следует провести их сплошную проверку. Но если их количество значительно нужно выделить группы основных средств (это могут быть, например, транспортные средства, мебель, дорогостоящие объекты), проверка которых должна быть сплошной, и группы для выборочной проверки, в который, например, будет проверен каждый 10-ый объект.

Аудитору следует обратить внимания на качество оформления инвентаризационных описей. Встречаются случаи формального проведения инвентаризации, когда сведения об объектах просто переносятся в инвентаризационные описи из инвентарных карточек или прошлогодних материалов. Необходимо проверить, были ли выявлены в процессе инвентаризации объекты основных средств, пришедшие в негодность и подлежащих списанию, не учтенные, а также излишне машины и оборудование, которые должны быть реализованы. На объекты, подлежащие реализации или списанию, составляются отдельные инвентаризационные описи. Полноту инвентаризации устанавливают сопоставлением данных по описям инвентаризации с показателями аналитического учета.

Приступая к проверке наличия и сохранности основных средств, аудитор должен установить, ведется ли аналитический учет основных средств, т.е. проверить наличие и правильность оформления инвентарных карточек, открываемых на каждый объект основных фондов, на которых фиксируется техническая и экономическая характеристика объекта, его место нахождение, первоначальная оценка и все переоценки. Здесь же отражаются и изменения характеристики объекта, например достройка, модернизация и т.д. Данные, указанные в инвентарных карточках, должны соответствовать данным первичных документов. Поэтому всегда можно проверить на месте соответствие учетных данных фактическому наличию и состоянию основных средств. 

Аудитору следует помнить, что при любой принятой предприятием организационной форме учета, под которой понимается процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров аналитического и синтетического учета, их взаимосвязь и последовательность записей в них, операции по движению основных средств оформляются  унифицированными формами первичной учетной документации.

Аудитор должен проверить первичные документы с точки зрения оформления их в соответствии с установленными правилами заполнения всех реквизитов, обращая внимание на наличие и подлинность подписей лиц, ответственных за оформление. Выявленные недочеты должны быть отражены в заключение аудитора со ссылкой на установленные факты нарушений. В необходимых случаях аудитор может провести встречную проверку. Ему следует обратить внимание на своевременность оформления актов, отражающих ввод в эксплуатацию основных средств.

 

 

3. Аудит правильности по движению основных средств.

На практике достаточно часто встречается такое нарушение, как оформление операций по движению основных средств документами произвольной формы, что недопустимо. На основании первичных документов по поступлению основных средств, технических паспортов, записей характеристик объектов в карточках по учету основных средств аудитор должен определить правильность: классификации основных средств, так как неправильное их разделение может привести к неправильному начислению износа и как конечный результата к неправильному отнесению затрат на себестоимость продукции, работ, услуг; разделения основных средств по принадлежности, так как неправильное их разделение может привести к неправильным расчетам арендной платы или начислению износа; разделения основных средств по характеру участия в производстве, так как их неправильное разделение может привести к неправильному начислению амортизации (на основные средства, находящиеся на консервации, амортизация не начисляется); разделения основных средств по назначению, так как неправильное их разделение может привести к неправильному начислению амортизации (на активную часть производственных основных фондов может начисляться ускоренная амортизация). Кроме того, неправильная классификация основных средств и разделение по назначению и классам может привести е неправильному отражению в учете результатов переоценки основных средств.

Поступление объектов основных средств должно быть проверено с точки зрения законности, целесообразности и правильности отражения в учете. При этом объем проводимых процедур аудитор определяет самостоятельно на основе его субъективной классификации операций с долгосрочными активами на типичные и нетипичные, исходя из повторяемости операций, целей создания и функционирования предприятий, сложностей при налогообложении. Проверка типичных операций может проводиться выборочным путем, а нетипичных – сплошным методом. При аудите по движению основных средств проверяются правильность оформления первичной  документации по учету поступления объектов основных средств, а также записи в технических паспортах машин и оборудования. Прежде всего, устанавливается компетентность комиссии, составившей акт приемки-передачи основных средств. В ее состав должны входить и специалисты, знающие инвентарные объекты. Основные средства приходуются на основании актов приемки-передачи типовой формы, которые составляются на каждый инвентарный объект отдельно. Акт приемки-передачи основных средств (ф№ОС-1) после его оформления с приложенной технической документацией,  относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем компании или лицами, на то уполномоченными.