Аудит расчетов с персоналом по оплате труда

В ст. 56 ТК РФ указано, что трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, согласно которому работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные этим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Аудитор должен проверить  имеются ли в трудовом договоре обязательные условия, предусмотренные ст. 57 ТК РФ. В трудовом договоре указываются фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключающих трудовой договор. Существенными условиями трудового договора являются место работы (с указанием структурного подразделения), дата начала работы, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Также должны быть указаны права и обязанности работника и работодателя, характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях, режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации), условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты), виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью. Должен обратить внимание на то, вносятся ли изменения в трудовой договор при изменении существенных условий. Если в трудовом договоре есть ссылка на приложение, то такое приложение должно быть неотъемлемой частью трудового договора.

В ст. 40 ТК РФ указано, что коллективный договор – это правовой акт, заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей и регулирующий социально-трудовые отношения в организации. Коллективный договор вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного в самом коллективном договоре. Действовать он может не более трёх лет, при этом допускается его продление также на срок до трех лет.

При недостижении согласия между сторонами по отдельным  положениям проекта коллективного  договора в течении трех месяцев  со дня начала коллективных переговоров  стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола  разногласий. Неурегулированные разногласия  могут быть предметом дальнейших коллективных переговоров или разрешаться  в соответствии с ТК или иными  федеральными законами.

При проверке документального  оформления договоров гражданско-правового  характера аудитор должен выборочно  проверить наличие договоров, заполненных  с соблюдением всех реквизитов, заверенных печатями и подписями сторон, а  также смет, доверенностей и актов  выполненных работ.

 Согласно Гражданскому  кодексу Российской Федерации,  по гражданско-правовому договору одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его. При проверке необходимо выявить суть договора, чтобы отличить трудовой договор от гражданско-правового договора, что важно при начислении страховых взносов. Если трудовой договор заключается на выполнение обязанностей по конкретной должности и в рамках конкретной специальности, то предметом гражданско-правового договора является определенный результат труда, выполнение фиксированного задания, совершение некоторого действия, которые должны быть четко отражены договором. При этом физическое лицо, заключившее трудовой договор, подпадает под действие трудового законодательства, предоставляющего ему те или иные социальные гарантии, а по гражданско-правовому договору эти льготы не предоставляются.

При проверке документального  оформления договоров гражданско-правового  характера аудитор должен выборочно  проверить наличие договоров, заполненных  с соблюдением всех реквизитов, заверенных печатями и подписями сторон, а  также смет, доверенностей и актов  выполненных работ.

Часто договоры оформляются  задним числом, и необходимо установить, за что и за какую работу или  объем выполненных работ начислена  заработная плата.

Проверка первичной  учетной документации по учету кадров и оплате труда.

При проверке также необходимо обратить внимание на наличие первичных документов по учету кадров:

• №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;
• №Т-3 «Штатное расписание»;
• №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;
• №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;
• №Т-7 «График отпусков»;
• №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;
• №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
• №Т-10 «Командировочное удостоверение»;
• №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника».

 На каждого работника заполняется личная карточка (форма № Т-2), а для учета научных работников заполняется учетная карточка научного работника (форма № Т-4).

Проверяются и другие  первичные учетные документы  по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

• №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;
• №Т-13 «Табель учета рабочего времени»;
• №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»;
• №Т-51 «Расчетная ведомость»;
• №Т-53 «Платежная ведомость»;
• №Т-54 «Лицевой счет»;
• №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»;
• №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;
• №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы»

В ходе аудиторской проверки аудитор должен тщательно проверить, оформляются ли в организации  все необходимые первичные документы  по учету труда и его оплаты, а также проверить, заполняются  ли все обязательные реквизиты, предусмотренные  законодательством Российской Федерации.

При применении расчетно-платежной  ведомости (форма № 49), другие расчетные  и платежные документы (формы  №51 и №53) не составляются. На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость.

Сверка данных аналитического и синтетического учета.

На основании Главной  книги и расчетно-платежных ведомостей аудитору необходимо проверить соответствие данных синтетического и аналитического учета. К регистрам синтетического учета относятся журналы-ордера и Главная книга, а аналитического учета – расчетно-платежные ведомости  по заработной плате. Проверка производится сопоставлением на одну и ту же дату сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в Главной книге  и по расчетно-платежной ведомости.

Далее аудитор проверяет  соответствие данных о начисленной  заработной плате по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»  по данным Главной книги и данным по расчетно-платежной ведомости. Также  посредством сопоставления данных журнала-ордера №1 «Касса» и дебетовых  оборотов Главной книги по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» необходимо сверить суммы заработной платы, выданной работником из кассы, за каждый месяц проверяемого периода.  Следует установить соответствие данных счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" данным книги учета депонированной заработной платы. Из анализа этих данных аудитор может определить, в каком периоде и в какой сумме возникли расхождения. Эта информация будет использована в дальнейшем при составлении аудиторского отчета.

Проверка обоснованности выдачи заработной платы.

Затем аудитору необходимо выборочно проверить правильность начисления заработной платы, отраженной по кредиту счета Кт 70 «Расчеты с  персоналом по оплате труда», на примере  нескольких работников предприятия. Для  проверки необходимо выбрать работников с различной системой оплаты труда. ТК РФ предусмотрены две основные формы оплаты труда работников: повременная и сдельная.

При повременной оплате – оплата производится за определённое количество отработанного времени независимо от количества выполненных работ. Первичными документами по учету труда работников при повременной оплате труда являются табели (формы № Т-12 и № Т-13).

Для проверки повременной  оплаты труда необходимо проанализировать табель учета использования рабочего времени, который является основанием для начисления заработной платы, и  установить, сколько часов (дней) отработал  конкретный работник в данном месяце.

Кроме того, следует выборочно  проверить соответствие фактически начисляемых ставок (окладов) тем  тарифным ставкам (окладам), которые  оформлены в виде штатного расписания и утверждены руководителем организации. Если штатное расписание отсутствует, то нужно убедиться в наличии  приказа руководителя о размере  тарифных ставок (окладов).

При сдельной оплате – оплата работникам производится за произведенное ими количество единиц продукции установленного качества по утверждённым расценкам, независимо от потраченного времени. Расчет заработка при сдельной оплате труда осуществляется по документам о выработке. Аудитор проверяет, как оформлены первичные документы (наряды, маршрутные листы и т.д.), правильность применения норм и расценок, соответствие начисленных сумм договорной стоимости работ (услуг), наличие подписей должностных лиц, заполнение соответствующих реквизитов: обращают внимание на имеющиеся исправления. Особое внимание уделяется расчетам сдельного заработка при бригадной форме оплаты труда, правильности переноса итоговых сумм по сотрудникам в расчетно-платежные ведомости. Целесообразно проверить, нет ли случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным документам.

Проверка обоснованности выплаты премии.

Проверка обоснованности выплат премии проводится выборочно  по нескольким сотрудникам.

В случае если в проверяемом  периоде работникам организации  начислялись и выплачивались  премии, носящие систематический  характер, например за достижение высоких  количественных и качественных результатов  труда, за выполнение особо важных заданий, а также вознаграждения по итогам работы за год и выслугу лет, то аудитору прежде всего следует ознакомиться с положением о премировании работников организации, положением о выплате  вознаграждения по итогам работы за год  и положением о выплате вознаграждения за выслугу лет, регулирующими порядок, размеры и условия их выплаты. При возникновении подозрения в  применении заниженных норм выработки (систематически выплачиваются премии за перевыполнение норм в размерах, значительно превышающих основную заработную плату) можно воспользоваться  услугами эксперта – специалиста, который  подтвердил бы или опроверг этот факт.

Проверка начислений пособий по временной нетрудоспособности и отпускных сумм.

Аудитор проводит контроль за правильностью начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных работникам. Аудит осуществляется выборочным способом. При этом аудитор:

1. проверяет наличие документального подтверждения начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (заявления, приказы, больничные листы);
2. смотрит, соблюдаются ли законность начисления выплат в соответствии с действующим законодательством и Трудовым кодексом РФ (стаж работы, соблюдение максимального размера пособия по временной нетрудоспособности, количество дней отпуска);
3. проводит документальную проверку начисления пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (наличие листков нетрудоспособности, расчет отпускных и их оформление);
4. производит арифметическую проверку расчетов пособий по временной нетрудоспособности и отпускных (пересчитываются суммы, указанные бухгалтером).
5. особое внимание  уделяет проверке правильности исчисления среднего заработка, который лежит в основе расчета таких выплат.

Проверка удержаний  из заработной платы.

В процессе аудита расчетов по оплате труда осуществляется проверка удержаний из заработной платы:

- обязательных удержаний  из заработной платы (начисление  налога на доходы физических  лиц и удержания по исполнительным  листам);

- удержания по инициативе  работника (профсоюзные взносы, удержания  сумм по кредитам, ссудам, удержание  материального ущерба и т.д.).

Наибольшее внимание следует  уделить правильности удержания из заработной платы налога на доходы физических лиц (НДФЛ). При этом нужно убедиться в обоснованности применения налоговых вычетов (стандартных, имущественных и т.д.), наличия заявлений работников на налоговые вычеты и документов, подтверждающих право на их получение.

При аудите других обязательных удержаний  аудитор проверяет:

• наличие соответствующих исполнительных документов в организации (исполнительные листы, выдаваемые судебными органами, судебные приказы, нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов и т.п.);
• порядок учета и движения документов. Поступившие в организацию исполнительные документы регистрируются и не позднее следующего дня после их поступления передаются в бухгалтерию под расписку ответственному лицу, которое назначается приказом (распоряжением) руководителя организации. В бухгалтерии они заносятся в специальный журнал или картотеку. Аудитору необходимо убедиться в ведении такого журнала с занесением в него соответствующих записей;
• правильность начисления и взыскания сумм, удерживаемых с доходов работников организации, их соответствие действующему законодательству.