Аудит расчетов с подотчетными лицами

-  приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет;

-   оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

-  расходами на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

- представительскими расходами.

Все эти хозяйственные  операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации  или непосредственно из банка  под отчет.

Основной целью аудита расчетов с подотчетными лицами, а в частности, на ОАО «Жемчужина» является установление достоверности бухгалтерской или финансовой отчетности и соответствия совершенных ими финансовых и хозяйственных операций нормативным актам, действующим в РФ, а также в выражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности в частности задолженности по расчетам с подотчетными лицами и работниками предприятия. Данная цель определяется федеральным стандартом № 1 «Цель и основные принципы аудита финансовой бухгалтерской отчетности». Кроме того, аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству Российской Федерации.

Достижение поставленной цели обуславливает решение следующих  задач:

-рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;

-подтверждение своевременности погашения и правильности отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов по подотчетным суммам;

-проверка порядка проведения инвентаризации расчетов;

-на основании полученных знаний провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами и сделать выводы по ведению учета и осуществлению контроля над расчетами с подотчетными лицами.

Проверка правильности ведения  учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так  как в расчетах данного вида задействована  денежная наличность. Источниками информации для аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами являются как внешними, к ним относят сообщения третьих лиц о проведении расчетов с аудируемым предприятием, информация о курсах иностранных валют, установленных Центральным банком Российской Федерации, так и внутренние. К внутренним источникам относится:

· перечень подотчетных лиц, утвержденный приказом руководителя предприятия  на текущий год;

· заявления на имя руководителя организации от подотчетных лиц  о выдаче необходимых сумм под  отчет;

· приказы руководителя о  разрешении выдачи подотчетным лицам  необходимых сумм под отчет;

· приказы руководителя предприятия  о направлении работников в командировки;

· командировочные удостоверения  работников предприятия;

· расходные кассовые ордера (по выданным подотчетным суммам);

· авансовые отчеты и приложенные  к ним оправдательные документы (билеты, проездные документы, товарные чеки, счета за гостиницу, кассовые чеки, бланки строгой отчетности и  др.);

· отчеты о командировках, предоставляемые работниками по возвращении из командировок;

· акты на списание в производство материалов, купленных за счет подотчетных  сумм;

· журнал-ордер №7 или  другие аналитические регистры, если же на предприятии автоматизированный учет, то используются аналитические  карточки счета 71;

· Главная книга организации, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты, сальдо;

· Бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс организации, строки 240, 625; отчет о движении денежных средств строка «Средства, направленные на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных  активов» и т.д

При работе с подотчетными лицами предприятия допускают значительное количество нарушений, которые приводят к негативным последствиям. Основные нарушения - злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

1.1 Выдача денежных средств  лицам, не указанным в списке  лиц, которым в соответствии  с приказом руководителя предприятия  могут быть выданы деньги на  хозяйственно-операционные расходы;

1.2 Выдача денежных сумм  из кассы под отчет лицам,  не являющимся работниками предприятия;

1.3 Выдача денег под  отчет лицам, не отчитавшимся  в срок по ранее полученным  авансам;

1.4 Несоответствие фактического  расхода подотчетных сумм целям,  на которые они были выданы;

1.5 Списание подотчетных  сумм за счет собственных средств  предприятия.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

2.1 Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку;

2.2 Отсутствие командировочных  удостоверений с отметками в  месте пребывания в командировке;

2.3 Несоблюдение установленных  норм командировочных расходов;

2.4 Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных  норм;

2.5 Отсутствие аналитического  учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и  сверх норм.

3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

3.1 Нарушение порядка удержания  налога на доходы физических  лиц и начисления единого социального  налога с сумм превышения суточных  расходов сверх установленных  норм;

3.2 Некорректное выделение  налога на добавленную стоимость  в суммах суточных расходов.

4. Нарушения порядка учета  представительских расходов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Методы проверки учета расчетов с подотчетными лцами. Общий план и программа аудита расчетов с подотчетными лицами

 

В процессе аудиторской работы применяются  хорошо известные методы:

проведения аудиторской проверки:

подтверждение;

документационная проверка;

формальная проверка;

логическая проверка;

арифметическая проверка;

опрос;

наблюдение;

сканирование.

      Подтверждение – получение письменного ответа от клиента или 3-х лиц для

подтверждения точности информации. Полнота оприходования денег  в кассу, полученных от физических и юридических лиц.

Документационная  проверка – проверка документов и записи операций в учетных регистрах. В практике аудиторской работы при проведении документационных проверок применяют хорошо известные методы формальной, логической и арифметической проверки.

При формальной проверке выявляется полнота и правильность заполнения всех реквизитов, обязательных на первичных документах. Особое внимание при этом обращается на: дату заполнения документа; наличие не оговоренных исправлений, подчисток, дописок в тексте и цифр; подлинность подписей должностных и материально ответственных лиц (все денежные документы не подлежат исправлению и подчистке).

Логическая проверка (проверка документов по существу). Данная проверка позволяет выяснить, имела ли место та или иная операция и в указанном объеме; законность и целесообразность хозяйственной операции; правильность ее отнесения на соответствующие счета и включение в соответствующие статьи расходов и доходов. Логическая проверка позволяет выявить приписки в объеме выполненных работ, завышение себестоимости и т.д.

Арифметическая проверка заключается в проверке правильности подсчетов сумм в документах. В ходе проверки выявляются ошибки при суммировании ряда чисел в процессе составления аналитических и систематических регистров учета в показательной бухгалтерии (финансовой отчетности). Арифметическая и логическая проверка нередко дополняют друг друга.

Опрос – получение устной или письменной информации от клиента.

Наблюдение – получение общего представления о возможностях клиента на основании визуального осмотра (наблюдения);

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически  все методы получения аудиторских  доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Методы сбора аудиторских доказательств:

1. Наблюдение или участие в  инвентаризации;

2. Наблюдение за выполнением  хозяйственных; или бухгалтерских  операций;

3. Устный опрос;

4. Получение письменных подтверждений;

5. Проверка документов, полученных  клиентом от третьих лиц;

6. Проверка документов, подготовленных  на предприятии клиента;

7. Проверка арифметических расчетов;

8. Анализ

Для качественного выполнения проверки в установленные сроки аудиторской  организации необходимо составить  продуманный план предстоящих работ. Планирование аудита осуществляется с целью:

- установить объем проверяемой  информации, время проведения проверки, а также величину и состав  группы аудиторов, привлекаемых  для проверки;

- определить перечень аудиторских  процедур и методику их применения;

- определить состав информации, которую клиент должен предоставить  для установления возможности  применения выборочных методов  контроля.

Более подробно план и программу  аудита отразим в следующих таблицах (таблица 3, таблица 4).

 

Таблица 3

Общий план аудита

Проверяемая организация	ООО "Жемчужина"
Аудируемый период	с 01.01.2012 по 31.12.2012
Руководитель аудиторской  группы	Ревенко М.Г.
Состав аудиторской группы	Ревенко М. Г., Цаболова Д.Г.
Планируемый аудиторский  риск	0,09%
Планируемый уровень существенности1	159 тыс. руб.

 

Руководитель аудиторской  организации, имеющий право подписи  аудиторских заключений от ее имени:____________М. Г.  Ревенко

Руководитель аудиторской  группы____________М. Г. Ревенко

 

Таблица 4

Программа аудита

Планируемые     виды работ	Период проведения	Исполнитель	Проверяемые документы
1. Наличие приказа руководителя об определении круга подотчетных лиц, сроков отчетности и подотчетных сумм	С 01.11.2012 по 02.11.2012	Ревенко М. Г. Цаболова Д. Р.	Приказы руководителя, учетная  политика организации для целей  бух.учета
2. Своевременность сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию организации	С 03.11.2012 по 05.11.2012	Ревенко М. Г. Цаболова Д. Р.	Авансовые отчеты
3. Проверка авансовых отчетов по формальным признакам и по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка авансовых отчетов	С 04.11.2012 по 06.11.2012	Ревенко М. Г.	учетная политика организации  для целей бух.учета, положения  о документах и документообороте организации, должностные инструкции работников организации
4. Проверка использования унифицированных форм первичных документов	09.11.2012	Ревенко М. Г.	Авансовые отчеты
5. Выдаются ли деньги сотрудникам, не рассчитавшимся по предыдущим авансам	С 11.11.2012 по 14.11.2012	Ревенко М. Г., Цаболова Д. Р.	Авансовые отчеты, отчеты кассира

6. Правильность отражения на счетах бух.учета операций с подотчетными лицами бухгалтерского учета	С 15.11.2012 по 17.11.2012	Ревенко М. Г., Цаболова Д.Р.	Ведомости, карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, журналы- ордера, оборотно- сальдовые  ведомости
. 7. Проверка правильности  аналитического и синтетического  учета по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами», а также  записи в главной книге	С 18.11.2012 по 20.11.2012	Цаболова Д.Р., Ревенко  М. Г.	Ведомости, карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, журналы- ордера, Главная книга организации, оборотно- сальдовые ведомости
Руководитель аудиторской  фирмы ____________________ Токаева Д.Г.    подпись

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4 Аудит ФБО  по учету расчетов с подотчетными  лицами

В ходе проверки было установлено, что выдача наличных денег под  отчет совершается на предприятии ОАО «Жемчужина» на основании приказа руководителя организации(приложение 1), в котором зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так в этом документе сказано, что сотрудник, который получил  деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это  он должен не позднее чем через  три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия. В  ОАО «Жемчужина» не всегда выполняются  данные правила.

Согласно п. 11 Порядка  ведения кассовых операций в РФ на предприятии выдача наличных денег  под отчет производится при условии  полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка  не выполняется (таблица 4):

Таблица 4  

Выдача денег под отчет  лицам, не отчитавшимся по ранее

выданному авансу

Ф.И.О.    п/о лица	Остаток п/о сумм		Выдано из кассы
	дата	сумма, руб.	дата	№ РКО	сумма, руб
Дзиова Н.О.	01.02.12г	49450	15.02.12г	122	27500
Битиев С. Р.	17.0512г	35800	30.05.12г.	124	32400