Аудит расчетов с подотчетными лицами

При проверке авансовых отчетов  необходимо учитывать, что на лицевой  стороне этого документа должны быть указаны:

- наименование организации,  которая выдала под отчет деньги  своему сотруднику;

- номер авансового отчета  и дата его составления;

- структурное подразделение,  в котором работает сотрудник,  получивший деньги под отчет;

- фамилия, имя, отчество  и профессия этого сотрудника;

- назначение аванса;

- сумма, выданная из  кассы сотруднику;

- расход и остаток (перерасход) денег.

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает  проверку по форме и по существу отраженных операций. Порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами регулируется Постановлением Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»

Операции с подотчетными лицами отражаются в учете на основании  и в порядке установленном  законодательством.

Параллельно проверяется  наличие значительной дебиторской  задолженности подотчетных лиц  и сроки ее отражения в бухгалтерском  учете, а также причины непогашения  дебиторской задолженности. Дебиторская  задолженность на конец отчетного  периода отсутствует.

В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие  документов, подтверждающих командировочные  расходы: приказа (распоряжения) о направлении  работника в командировку по форме  № Т-9 и командировочного удостоверения  по форме № Т-10. Важным внутренним первичным документом является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а. Этот документ применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т-9. Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом.

Особую важность имеет  форма № Т-10а «Служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении»  с точки зрения определения источника  финансирования расходов на командировку и признания данных расходов как  для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения.

Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные  расходы (счет, счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг  гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки  автомобилей, талоны об оплате права  въезда на территорию города и др.).

 В ОАО «Жемчужина» соблюден не весь порядок подтверждения командировочных расходов. Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

- отсутствует журнал регистрации  авансовых отчетов;

- в авансовых отчетах  не указана сумма, полученная  из кассы (а/о Галабуева А.  Б. в январе)(приложение 2)

- не всегда указывается  дата составления авансовых отчетов,  что затрудняет оценку своевременности  предоставления отчетов (а/о Овчинниковой  Е.М. в феврале)(приложение 3);

Кроме того,  ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):

Таким образом, было выявлено, что в ОАО «ЖЕМЧУЖИНА» из-за среднего уровня организации системы внутреннего контроля были допущены следующие нарушения: отсутствие письменных заявлений на выдачу денежных средств в подотчет, на предприятии подотчетные лица по подотчетным сумма отчитываются не всегда вовремя, существует выдача денежных средств подотчетному лицу, когда тот не отчитался по предыдущему отчету.

На предприятии документации ОАО «Жемчужина» используются унифицированные первичные документы, Имеющие законодательно установленную форму.

Проверка аналитического учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются записи в ведомости  аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе  подотчетных лиц и в оборотной  ведомости или журнале-ордере. Устанавливается  наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  на начало и конец месяца и обороты  по счету в аналитическом и  синтетическом учете сверяются  с данными, указанными в Главной  книге. Никаких нарушений в этой части проверки не было выявлено (таблица 5).

 

 

 

 

 

Таблица 5

 

Проверка правильности аналитического и синтетического учета

 

№ опера-ции	По данным учета			По данным аудитора			Рекомендации аудитора
23	Д	К	Сумма	Д	К	Сумма
24	71	50	15000	71	50	15000	-
25	26	71	27600	26	71	27600	-
26	71	50	12600	71	50	12600	-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 Аудиторское заключение

 

ПО расчетам с подотчетными лицами

ООО «Региональная информационно-консалтинговая система»

за 2012 год

Аудитор:

Наименование: Ревенко Милана Георгивна;

Место нахождения: г.Владикавказ,  тел: 446565, ИНН454468123;

Государственная регистрация: свидетельство  о государственной регистрации  564 от 12.01.12

Лицензия: 4654 на осуществление аудиторской деятельности выдана Министерством финансов Российской Федерации;

Адресат: Учредителю проверяемой организации

Аудируемое лицо:

Наименование: ОАО «Жемчужина»

Место нахождения: Россия, 672000, г. Владикавкз, ул. Ленина, д.1 Телефон: (3022) 33-44-66, факс: (3022) 33-46-01.

Государственная регистрация: Свидетельство  о регистрации № 750070883 выдано Межрайонной  инспекцией Федеральной налоговой  службы России № 2 по г. Чите

Аудит расчетов с подотчетными лицами указанной организации проведен за период с 1.01.12г по 31.12.12г

Ответственность за подготовку и ведение  расчетов с подотчетными лицами несет  исполнительный орган Организации. Моя обязанность заключается  в том, чтобы выразить мнение о  достоверности во всех существенных отношениях данной отчетности и соответствия порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации на основе проведенного аудита,

Был проведен аудит в соответствии с:

1.  Федеральным законом «Об аудиторской деятельности» №119-ФЗ от 07.08.2001 г.;

2.  Федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002г №696 и Постановлением Правительства РФ от 04.07.2003г.№405, 19.11.2008

3.  Правилами (стандартами) аудиторской деятельности аудитора

Аудит планировался и проводился таким  образом, чтобы получить разумную уверенность  в том, что финансовая (бухгалтерская) отчетность в части отражения  расчетов с подотчетными лицами не содержит существенных искажений. Аудит  проводился сплошным методом и включал  в себя изучение на основе тестирования доказательств, подтверждающих значение и раскрытие в финансовой (бухгалтерской) отчетности информации о состоянии  расчетов с подотчетными лицами.

Полагаю, что проведенный аудит  предоставляет достаточные основания  для выражения мнения о достоверности  во всех существенных отношениях финансовой (бухгалтерской) отчетности в части  отражения расчетов с подотчетными лицами и соответствии порядка ведения  бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами законодательству Российской Федерации.

Не изменяя мнения о достоверности  финансовой отчетности в части расчетов с подотчетными лицами, обращаю внимание на информацию о том, что в ходе проверки были выявлены нарушения в  порядке оформления расчетов с подотчетными лицами, т.е выдача денежных средств  лицу, которое не отчиталось по предыдущей подотчетной сумме, несоблюдение сроков отчета по полученным суммам и т.п, которые  не влияют на показатели отчетности проверяемой  организации.

По моему мнению, финансовая (бухгалтерская) отчетность ОАО «Жемчужина» отражает достоверно во всех существенных отношениях состояние расчетов с подотчетными лицами на 31 декабря 2012 г.

 

Заключение

В заключении можно сдать  выводы о том, что в процессе написания  работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы. А именно рассмотрены основные первичные документы и нормативные  акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском  учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Проведенный аудит показал, что в ряде случаев имеются  нарушения в оформлении первичной  документации. Кроме этого в ОАО  УМЗ отсутствует журнал регистрации  авансовых отчетов, что затрудняет ведение учета. 

Таким образом, изучив организацию  бухгалтерской работы и внутреннего  контроля за состоянием расчетов с  подотчетными лицами в ОАО «Жемчужина»  в целях совершенствования учета  и повышения его достоверности, следует  наметить следующие мероприятия:

- привести в соответствие  заполнение первичной документации, то есть уделить большее внимание  полноте, достоверности,  правильности и своевременности заполнения первичных документов, к чему в ОАО «Жемчужина» относятся небрежно;

- провести инвентаризацию  расчетов с подотчетными лицами  и в дальнейшем проводить ее  регулярно;

- вести журнал регистрации  авансовых отчетов;

- аналитический учет расчетов  с подотчетными лицами вести  по каждой авансовой выдаче  во избежание нарушений;

- уделить серьезное внимание  проверке наличия прошлой задолженности  по предыдущим авансовым выдачам;

- ужесточить контроль  за соблюдением установленного  ограничения расчетов по одной  сделке;

-

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Гражданский кодекс Российской  Федерации (части первая, вторая  и третья) с изм. и доп. от 23 декабря 2003 г.

2. Кодекс Российской Федерации  об административных правонарушениях  (КоАП РФ) от 30 декабря 2001 г. №195-ФЗ   с изм. и доп. от 09.05.2004

3. Налоговый кодекс Российской  Федерации - с изм. и доп.  от 29 декабря 2004 г.

4. Трудовой кодекс Российской  Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ в  ред. Федерального закона  от 27.04.2004 № 32-ФЗ.

5. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете» с изм. и доп. от 30 июня 2003 г.

6. Федеральный закон от 7 августа  2001 г. № 119-ФЗ «Об аудиторской  деятельности» с изм. и доп.  от 14 декабря, 30 декабря 2001 г.

7.  Постановление Правительства РФ от 12 июня 2002 г. № 409 «О мерах по обеспечению проведения обязательного аудита».

8.  Постановление Правительства РФ от 23 сентября 2002 г. № 696 «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности» с изм. и доп. от 4 июля 2003 г.

9. Постановление Правительства  РФ  от 8 февраля 2002 года № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

10. Постановление Госкомстата РФ  от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  труда и его оплаты».

11. Постановление Правительства  РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах  возмещения расходов, связанных  со служебными командировками  на территории РФ, финансируемых  за счет средств федерального  бюджета».

12. Положение по ведению бухгалтерского  учета и бухгалтерской отчетности  в Российской Федерации. Утверждено  Приказом Минфина РФ от 29.07.98 №34н.

13. Положение по бухгалтерскому  учету «Расходы организации»  ПБУ 10/99». Утверждено приказом  Минфина РФ от 6 мая 1999 г. №  33н изм. и доп. от 30 марта  2001 г.

14. Порядок ведения кассовых  операций в Российской Федерации.  Утвержден Решением Совета Директоров  Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40.

15. План счетов бухгалтерского  учета финансово-хозяйственной деятельности  организаций: Приказ Министерства  финансов России  № 94н от 31.10. 2000.