Аудит расчетов с подотчетными лицами

Таким образом, аудит расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

Основные задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

      проверка документального подтверждения расчетных операций;

      контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;

      проверка организации аналитического учета по каждой сумме, выданной подотчет;

      проверка синтетического учета в соответствии с рабочим планом счетов;

      сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе.

2.2 Источники информации необходимые для проведения аудита расчетов с подотчетными лицами

В ходе проверки аудитору необходимо получить достаточную уверенность в том, что перечисленные показатели отчетности, не содержат существенных ошибок. Для сбора доказательств используется информационная база, формируемая из различных источников. Приступая к проверке, аудитор комплектует пакет документов, регистры синтетического  учета и первичные документы, необходимые для проверки внутренних расчетных операции.

                  В качестве аудиторских доказательств используется следующая информационная база:

1.      Учетные документы, отражающие совершения хозяйственной операции:

      авансовый отчет (форма № АО -1) - представляют подотчетные лица об израсходовании авансовых сумм с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения;

      журнал регистрации авансовых отчетов,

      приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9), применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

      командировочное удостоверение (форма Т – 10) является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

      служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т10 а), применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).

      список лиц которым разрешено получение наличных денег из кассы,

      приказы об утверждении смет представительских расходов,

      сметы представительских расходов,

      главная книга - книга, где собраны все синтетические счета организации, которые расположены в соответствии с планом счетов. В нее переносятся записи из журналов-ордеров и вспомогательных книг,

      журнал ордер №7 – учетный регистр, применяемый для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных.

2.      Бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов.

3.      Прочие документы, отражающие законность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы, соглашения, трудовые договоры

Любой аудитор, при проведении  аудита,  должен опираться на определенные документы, регулирующие аудит расчетов с подотчетными лицами. К таким документам, при проведении аудита расчетов с подотчетными лицами относятся:

      Федеральный закон «О  бухгалтерском учете» от 21.11.96 года (в ред.от 28.09.2010)

      Приказ Министерства финансов Российской Федерации «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ  1/2008 » от 06 октября 2008 года, № 106н

      Гражданский кодекс Российской  Федерации.

      Трудовой кодекс РФ .

      Налоговый кодекс РФ.

      План счетов и инструкция по применению плана - счетов.

      Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации.

      Постановления правительства.

      Распорядительные приказы.

      Постановление ГосКомстата России об утверждении унифицированных формах.

Несмотря на то, что существует большой перечень документов регулирующих ведение  бухгалтерского  учета при расчетах с подотчетными лицами, опыт проведения аудиторских проверок предприятий показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем. По большей части они являются следствием отсутствия опыта, невнимательности, недостаточной осведомленности или неграмотности в том или ином вопросе, халатности, злого умысла и т.п. – по большей части причин, составляющих человеческий фактор.

2.3 Типичные ошибки, выявляемые при аудите расчетов с подотчетными лицами

                            Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами – могут быть классифицированы следующим образом:

1.      Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:

      выдача подотчетных сумм, не указанным в списке лицам, которые в соответствии с приказом руководителя предприятия могут получать денежные средства на хозяйственно-операционные расходы.

      Отсутствие приказа руководителя с указанием лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм.

      Выдача денежных сумм их кассы  под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия.

      Выдача денежных средств под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам

      Выдача денежных средств лицам, с которыми не оформлен договор о материальной ответственности

      Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, не которые они были выданы

      Выдача денежных средств под отчет не оформлена расходным кассовым ордером.

      Факт передачи выданных денежных средств подотчетным лицом другому лицу.

2.      Нарушения при оформлении командировочных расходов:

      отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.

      Отсутствие служебного задания с указанием причины командировки.

      Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке (при командировках по России), а также ксерокопии загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при загранкомандировках). Стоит вспомнить о том, что данные документы являются основание для выплаты суточных.

      Отсутствие указания в договоре размера суточных.

      Отсутствие оправдательных документов (билетов, квитанций, счета-фактуры, кассовые и товарные чеки) о потраченных подотчетных средствах.

      Несвоевременное оформление авансового отчета (в течении трех дней с момента окончания командировки по России и в течении 10 дней с момента окончания загранкомандировки) и отсутствие визы руководителя на авансовом отчете об утверждении целесообразности потраченных средств.

      Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3.      Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

      некорректное выделение налога на добавленную стоимость (НДС) в суммах командировочных расходов.

4.      Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате  работ, услуг подотчетными лицами:

      выделение сумм налога на добавленную стоимость (НДС) расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети.

      Отсутствие оправдательных документов подтверждающих факт приобретения материальных ценностей (кассовый, товарный чеки; счет-фактура, накладная).

      Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

5.      Нарушения при оформлении представительских расходов:

      отсутствие подтверждения представительских расходов оправдательными документов.

      Упоминание фамилии работника в связи с представительскими расходами,  которое будет трактовано как доход упомянутого работника.

      Отсутствие протокола, повестки дня, сметы расходов (с указание ответственных лиц, места проведения и т.п.).

      Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете.

      Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм

6.      Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

      некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами.

      Неправильное ведение остатков на конец отчетного периода.

      Журнал-ордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно;

      Несоответствие записей в авансовых отчетах  и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.

7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов:

2.4  Действия аудитора, способствующие выявлению ошибок в расчетах с подотчетными лицами

              Для того чтобы выявить ошибки, которые обычно совершаются на предприятии при расчетах с подотчетными лицами, аудитору необходимо совершить ряд следующих действий:

      Проверить существование списка  и приказа руководителя аудируемого предприятия с указание лиц, которые  имеют право на получение подотчетных сумм.

      Проверить наличие фактов выдачи денежных средств подотчет не являющимися сотрудниками предприятия, а также подотчетным лицам не отчитавшимся по ранее выданным авансам или отчитывающимся с регулярным нарушением сроков отчета. Здесь аудитору следует проследить, была ли при дебетовом сальдо по конкретному работнику на начало месяца выдача ему наличных денег из кассы раньше, чем составлен первый авансовый отчёт за этот месяц. Это нарушение можно увидеть в журнале-ордере № 7 или в авансовом отчёте.

      Выяснить имеет ли право подотчетное лицо тратить собственные средства, сверх выданного аванса, с последующим возмещением их из кассы (данный факт должен быть отражен в учетной политике). Это можно выяснить из авансового отчета.

      Проверить наличие договоров о материальной ответственности, составленных с подотчетными лицами.

      Проверить соответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

      Проверить правильность выдачи наличных денег работникам в подотчёт на различные цели.

      Проверить наличие и полное оформление приказов руководителя о направлении работника в командировку, служебного задания, командировочного  удостоверения с отметками о прибытии - выбытии.

      Проверить наличие ксерокопий загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

      Проверить указание в договоре размера суточных.

      Проверить факт и правильность начисления работнику среднего заработка за дни прохождения служебной командировки.

      Проверить наличие оправдательных документов, а также сравнить их с указанными в авансовых отчетах.