Аудит расчетов с подотчетными лицами

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов, что отражается записью:

Дебет 44 «Расходы на продажу»,

или Дебет 26 «Общехозяйственные расходы»,

или Дебет 10 «Материалы»,

или Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается записью:

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в кассу в установленные сроки, отражаются записью:

- Кредит  счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

- Дебет  счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Далее эти суммы списываются:

- Кредит  счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

- Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работника,

- или Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», если они не могут быть удержаны из заработной платы работника.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере № 7.

 

1.2 Нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами

 

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но, с другой – именно на этом участке допускается большое количество ошибок. Наиболее распространенные из них: отсутствие оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и другие. Порой эти ошибки ведут к довольно неблагоприятным налоговым последствиям.

В данной работе исследованы следующие нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами:

• нарушение порядка выдачи подотчетных сумм,
• нарушения при оформлении командировочных расходов,
• нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов,
• нарушение при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами,
• нарушения порядка учета представительских расходов,
• нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами,
• нарушения в форме и реквизитах первичных документов

1. Нарушение  порядка выдачи подотчетных сумм заключается в:

- выдаче денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

- выдаче денежных средств из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками организации;

- выдаче денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;

- выдаче подотчетных сумм без определения срока, на который выдана подотчетная сумма;

- несоответствии фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

- систематической выдаче подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу;

- списании подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы;

- списании подотчетных сумм по неправильно оформленным первичным документам;

- списании подотчетных сумм при отсутствии первичных документов;

- списании подотчетных сумм по первичным документам, выписанным на другое лицо.

2. Нарушения  при оформлении командировочных  расходов заключаются в следующем:

- в отсутствии приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

- в отсутствии командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;

- в несоблюдении установленных норм командировочных расходов;

- в отсутствии приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

- в отсутствии аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушение  порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов – не правильное выделение суммы НДС в суммах командировочных расходов.

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами – выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети и без приложения счета-фактуры. У организаций возникают проблемы с вычетами по НДС, обязательно должны быть соблюдены условия:

1) в чеке  сумма НДС обязательно должна быть выделена отдельной строкой,

2) наличие квитанции к приходному кассовому ордеру (или квитанции), кассового чека.

Одной из типичных ошибок является списание материальных ценностей на счета затрат (20, 23, 25, 26, 29, 44) без их оприходования на счета учета материально-производственных затрат. Это приводит к снижению внутреннего контроля за движением материально-производственных затрат в организации, а также к штрафным санкциям за грубое нарушение правил учета доходов и расходов.

5. Нарушения  порядка учета представительских расходов заключаются в:

- несоответствии фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

- отсутствии учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

6. Нарушения  порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами заключаются в:

- не правильном  составлении бухгалтерских записей по операциям расчетов с подотчетными лицами;

- не правильном выведении остатков на конец отчетного периода;

- ведение журнала-ордера № 7 не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме;

- несоответствие записей в авансовых отчетах данным журнала-ордера № 7 или других регистров.

7. Нарушения  в форме и реквизитах первичных  документов. Это ошибки в приказах, служебных заданиях и командировочных удостоверениях, недочеты в первичной документации.

Кроме того, могут присутствовать следующие нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами.

1. Подотчетные суммы возвращены не в установленный срок. Например, подотчетное лицо обязано согласно приказу руководителя отчитаться за взятые в подотчет денежные средства в течение трех рабочих дней, а отчиталось по истечении четырех рабочих дней. Подотчетное лицо обязано вернуть взятые денежные средства либо отчитаться за них в срок, установленный руководителем организации (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации)3. По суммам, выданных на командировочные расходы, работник обязан отчитаться не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

2. Авансовый отчет оформлен не в соответствии с установленными к нему требованиями. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1)4. К нему прилагаются (первичные) документы, подтверждающие произведенные расходы, которые нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

3. Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы не соответствуют предъявляемым к ним требованиям. Чаще всего документами, подтверждающими понесенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. В случае если в кассовом чеке не отражено, за что производилась плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств. Все приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы согласно произведенным записям. Аудитору при проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:

- даты, наименование  организации на кассовом и  товарном чеках должны совпадать, кроме того, даты не должны  приходиться на субботу, воскресенье  или праздничный день. В случае если подотчетное лицо согласно представленным документам приобрело материальные ценности в такой день, оно в письменной форме должно указать причину совершения расхода подотчетных сумм в этот день;

- в товарном  чеке должны быть заполнены все реквизиты согласно имеющимся данным (прописью написана общая сумма товарного чека, а также должна стоять подпись кассира, печать организации);

- товарный  чек должен содержать конкретный  перечень приобретенных подотчетным  лицом материальных ценностей, а не обобщающее их наименование («хозяйственные товары», «канцелярские товары»), их количество и стоимость;

- цель выданного аванса (на командировочные расходы или хозяйственные расходы) должен соответствовать цели произведенных расходов.

4. Дата утверждения авансового отчета руководителем организации не соответствует периоду затрат. Например, на авансовом отчете дата его утверждения «2 марта 2009 года», затраты по данному авансовому отчету включены бухгалтером в затраты февраля 2009 года, следовало включить в затраты марта 2009 года. Дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки, содержание служебного транспорта, представительских расходов и иных подобных расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (подпункт 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ).

В бухгалтерском учете операции по учету расчетов с подотчетными лицами отражаются достаточно просто, но постоянно меняющаяся законодательная база предъявляет жесткие требования по порядку оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, а также правильности начисления всех налогов по этим операциям. Даже незначительные нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привести к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов (налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц, единый социальный налог). Поэтому на предприятии необходимо наладить строгий контроль за порядком выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных денежных авансов. Особенно этот контроль должен быть тщательным на этапе соприкосновения бухгалтерского и налогового учетов. Ведь не все расходы организации, понесенные в процессе финансово-хозяйственной деятельности, возможно списать на себестоимость продукции, многие из них нормируются законодательством РФ, как, например, командировочные, представительские, затраты на использование для служебных поездок личных автомобилей и прочие.

2 Аудит расчетов с подотчетными лицами

 

2.1 Цели, задачи и информационная база аудита расчетов с подотчетными лицами

 

Назначение аудита расчетов с подотчетными лицами – это проверка полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности расчетов за проверяемый период, а также соблюдения законодательных и нормативных документов, регулирующих правила ведения учета и составления отчетности.

Целью аудита расчетов с подотчетными лицами является выражение мнения о достоверности отражения в учете и отчетности показателей дебиторской, кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами.

Задачи данного вида аудита – установление правильности определения и отражения в учете расчетов с подотчетными лицами.

В процессе аудита расчетов с подотчетными лицами руководствуются нормативными документами:

- Федеральный закон от 21.11.96 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

- положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденное приказом Минфина России от 6.05.99 года № 32н;

- положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденное приказом Минфина России от 6.05.99 года № 33н;

- положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006, утвержденное приказом Минфина России от 27.11.06 года № 154н;

- приказ Минфина России от 22.07.03 года № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»;

- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.95 года № 49;

- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России 22.09.93 года № 40;

- Постановление Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации».

Информационной базой аудита расчетов с подотчетными лицами являются:

- авансовые  отчеты с приложениями подтверждающих расход документов (счета-фактуры, счета, накладные, закупочные акты, акты выполненных работ, сметы на представительские расходы, чеки товарные, чеки контрольно-кассовых машин, командировочные удостоверения, приказы об установлении перечня лиц имеющих право получать денежные средства, и прочие);

-   приказ  по учетной политике предприятия, коллективный договор, учетные регистры по счету 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами», журнал-ордер № 7, Главная книга, Бухгалтерский баланс (форма № 1), Приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5).

 

2.2 Составление плана и программы аудиторской проверки подотчетных лиц

 

В соответствии с Правилами (стандартами) аудиторской деятельности основные мероприятия, проводимые в ходе аудита, включают в себя:

– планирование аудита;

– получение аудиторских доказательств;

– использование работы других лиц и контакты с руководством аудируемого предприятия, третьими сторонами;

– документирование аудита;

– обобщение выводов, формирование и выражение мнения о бухгалтерской отчетности экономического субъекта.