Аудит расчетов с подотчетными лицами

Планирование аудита осуществляется после заключения договора об оказании аудиторских услуг в соответствии с требованиями аудиторских правил (стандартов) и условиями договора.

На основе предварительного изучения систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета аудитор оценивает аудиторский риск и определяет содержание, масштаб и количество аудиторских процедур. Эта информация отражается в общем плане и программе аудита. На данном этапе решается также вопрос о привлечении экспертов и составе аудиторской бригады. Для качественного выполнения проверки в установленные сроки аудиторской организации (аудитору) необходимо составить продуманный план предстоящих работ.

Планирование аудита осуществляется с целью:

– установить объем проверяемой информации, время проведения проверки, а также величину и состав группы аудиторов, привлекаемых для проверки;

– определить перечень аудиторских процедур и методику их применения;

– определить состав информации, которую клиент должен предоставить для установления возможности применения выборочных методов контроля.

Аудитор обязан принимать во внимание две стороны существенности: качественную и количественную. С качественной точки зрения, он должен использовать свое профессиональное суждение для определения того, существенны ли отмеченные в ходе проверки отклонения. С количественной точки зрения, устанавливается, превосходят ли по отдельности и в сумме обнаруженные отклонения количественный критерий – уровень существенности.

Уровень существенности – это предельное значение ошибки бухгалтерской отчетности, начиная с которой ее квалифицированный пользователь с большой степенью вероятности делает неправильные выводы и принимает неправильные экономические решения.

Для обоснования уровня существенности руководитель аудиторской группы анализирует числовые значения базовых показателей предприятия-клиента, максимальное и минимальное значения показателей исключаются из расчета. На базе оставшихся показателей рассчитывается средняя величина, которая для удобства округляется до целого числа. Данная величина является единым показателем уровня существенности, который фиксируется в общем плане и программе аудиторской проверки

Единый уровень существенности рассчитан на основе значений базовых показателей предприятия-клиента ОАО «Механический завод» и представлены в Приложениях А и Б. Данные для расчета единого уровня существенности  ОАО «Механический завод» оформлены в виде соответствующего рабочего документа аудитора (таблица 2.1).

 

Таблица 2.1

Рабочий документ аудитора

«Определение единого уровня существенности

по бухгалтерской отчетности ОАО «Механический завод» за 2008 год»

№ п/п	Наименование базового показателя	Значение базового показателя бухгалтерской отчетности, тыс. руб.	Доля в %	Значение, применяемое для нахождения уровня существенности, тыс. руб.
1	Прибыль до налогообложения	13 108	5	655,4 (min)
2	Выручка от продаж без НДС	165 874	2	3 317,48
3	Валюта баланса на конец года	191 041	2	3 820,82
4	Собственный капитал на конец года	155 550	10	15 555 (max)
5	Общие затраты предприятия	154 858	2	3 097,16

 

Данные таблицы 2.1 показывают, что максимальное и минимальное значения показателя исключены из расчета, то есть, значения 655,4 (min) и 15 555 (max). На базе оставшихся показателей рассчитывается средняя величина: (3 317,48 + 3 820,82 + 3 097,16) : 3 = 3 411,82 68 тыс. руб., которая для удобства округлена до 3500,0 тыс. руб., поскольку расчетное значение отличается от этой суммы всего на 2,6 % [(3500 – 3411,82) : 3411,82 * 100].

Данная величина является единым показателем уровня существенности, который фиксируется в общем плане и программе аудиторской проверки. При проведении процедур по существу аудиторы сравнивают обнаруженные искажения в оборотах по счетам и в балансовых остатках с данной суммой. И если фактические искажения не превысят установленного уровня существенности, то аудитору можно сделать вывод, что отчетность достоверна во всех существенных отношениях.

 Планирование аудитором своей работы способствует тому, чтобы важным областям аудита было уделено необходимое внимание, чтобы были выявлены потенциальные проблемы и работа была выполнена с оптимальными затратами, качественно и своевременно. Планирование позволяет эффективно распределять работу между членами группы специалистов, участвующих в аудиторской проверке, а также координировать такую работу.

Планирование аудита является наиболее важным этапом проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами. Цель эффективного планирования – это предельно минимизировать аудиторский риск при проведении аудита в течение разумного времени.

Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности устанавливают единые требования по планированию аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Аудитору составляет и документально оформляет общий план аудита, описывает в нем предполагаемые объем и порядок проведения аудиторской проверки. Общий план аудита должен быть достаточно подробным для того, чтобы служить руководством при разработке программы аудита. Вместе с тем форма и содержание общего плана аудита могут меняться в зависимости от масштабов и специфики деятельности аудируемого лица, сложности проверки и конкретных методик, применяемых аудитором.

Аудитору составляет и документально оформляет так же и программу аудита, которая определяет характер, временные рамки и объем запланированных аудиторских процедур, необходимых для осуществления общего плана аудита. Программа аудита является набором инструкций для аудитора, выполняющего проверку, а также средством контроля и проверки надлежащего выполнения работы.

План проведения аудита расчетов с подотчетными лицами в соответствии с требованиями Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности № 3 «Планирование аудита» представлен в форме таблицы 2.2.

 

Таблица 2.2

План проведения аудита расчетов с подотчетными лицами

Аудируемое лицо		ОАО «Механический завод»
Аудируемый период		с 01.01.2008 по 31.12.2008 года
Количество человеко-часов		50
Руководитель аудиторской группы		Королева А.Б.
Планируемый аудиторский риск		5 %
Планируемый уровень существенности		3 500 тыс. руб.
Планируемые виды работ	Период проведения		Исполнители
1. Аудит оформления первичных  документов по учету расчетов  с подотчетными лицами	С 01.01.2009 по 07.01.2009		помощник аудитора Семенова И.И.
2. Аудит оформления документов по командировкам	С 01.01.2009 по 07.01.2009		помощник аудитора Семенова И.И.
3. Аудит оформления представительских  расходов	С 01.01.2009 по 07.01.2009		помощник аудитора Семенова И.И.
4. Аудит приобретения товарно-материальных  ценностей (запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров и пр.) за наличный расчет	С 01.01.2009 по 07.01.2009		помощник аудитора Семенова И.И.
5. Аудит приобретенных услуг и  работ за наличный расчет	С 01.01.2009 по 07.01.2009		помощник аудитора Семенова И.И.
6. Аудит соответствия регистров бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами (журнал-ордер № 7) данным первичных документов (авансовых отчетов). Аудит тождественности данных журнала-ордера № 7 данным Главной книги.	С 01.01.2009 по 07.01.2009		аудитор Жукова А.И.
7. Аудит тождественности показателей  бухгалтерской отчетности и регистров  бухгалтерского учета	С 01.01.2009 по 07.01.2009		аудитор Жукова А.И.
Руководитель аудиторской фирмы ____________________ Королева А.Б.                                                                                                                подпись

 

В таблице Приложение В представлена Программа аудита расчетов с подотчетными лицами ОАО «Механический завод» за 2008 год.

В ходе аудита общий план аудита и программа аудита по мере необходимости уточняются и пересматриваются. Планирование аудитором своей работы осуществляется непрерывно на протяжении всего времени выполнения аудиторского задания в связи с меняющимися обстоятельствами или неожиданными результатами, полученными в ходе выполнения аудиторских процедур. Причины внесения значительных изменений в общий план и программу аудита должны быть документально зафиксированы.

 

2.3 Процедуры аудита расчетов с подотчетными лицами

 

Аудиторские процедуры по существу (независимые процедуры) проводятся с целью получения аудиторских доказательств существенных искажений в финансовой (бухгалтерской) отчетности.

Процедуры проверки по существу проводятся в следующих формах:

- детальные  тесты, оценивающие правильность  отражения операций и остатков средств на счетах бухгалтерского учета;

- аналитические  процедуры.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств. При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются следующие аудиторские процедуры:

• просмотр и сравнение документов,
• наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций,
• устный опрос,
• получение письменных подтверждений,
• проверка документов по форме,
• проверка арифметических расчетов,
• анализ,
• прочие.

При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор может использовать тест, содержащий вопросы, представленные в таблице 2.4.

 

Таблица 2.4

Вопросник для проверки состояния внутреннего контроля и системы учета расчетов с подотчетными лицами ОАО «Механический завод»

№ п/п	Содержание вопроса или объекта исследования	Ответ		Примечание
		нет	да
1	Утвержден ли приказом руководителя список лиц, которым разрешено выдавать деньги под отчет на хозяйственные нужды?		+
2	Осуществляется ли выдача новых авансов лицам, не отчитавшихся по ранее полученным под отчет суммам?		+
3	Производится ли оформление приказами и распоряжениями решений руководителя предприятия при направлении работника в командировку?		+	не всегда
4	Производится ли плановый расчет сумм командировочных расходов?		+
5	Облагаются ли налогом на доходы физических лиц суточные сверх норм, возмещаемые по приказу руководителя предприятия?	+
6	Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения?	+
7	Производится ли сдача остатков денежных средств, не израсходованных на командировочные и другие цели, в трехдневный срок?	+
8	Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения?	+

 

По данным таблицы 2.4 у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами ОАО «Механический завод». Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных.

В ходе аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами аудитору необходимо рассмотреть следующие вопросы:

1) соответствие  данных аналитического и синтетического  учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

2) порядок  выдачи денежных средств подотчетным  лицам;

3) порядок  документального оформления хозяйственных  операций по расчетам с подотчетными  лицами;

4) порядок  возврата неиспользованных денежных  средств, выданных в подотчет;

5) порядок  удержания налога на доходы физических лиц с сумм суточных, превышающих утвержденный лимит;

6) порядок  записей на счетах бухгалтерского  учета.

При проведении аналитических процедур аудитор оформляет рабочие документы – разработочную ведомость установленных нарушений правил выдачи и расходования подотчетных сумм в ОАО «Механический завод» (Приложение Г).

Аудиторские процедуры, применяемые для получения доказательств, состоят из тестов средств контроля в отношении эффективности функционирования систем учета подотчетных сумм, внутреннего контроля и процедур по проверке по существу.

Аналитические процедуры имеют целью изучения полученных в ходе аудита результатов и рассмотрения взаимосвязей отдельных показателей по учету расчетов с подотчетными лицами.

При проведении инвентаризации подотчетных сумм в некоторых случаях требуется физическая проверка средств, находящихся у подотчетных лиц. Например, если наличные деньги на руках имеют большой удельный вес в дебиторском или кредиторском остатке.

При проверке правильности отнесения выданных работникам сумм к подотчетным выявлено следующее:

1. В ОАО  «Механический завод» допускаются  случаи незаконного отнесения  сумм к командировочным расходам (авансовый отчет № 86 от 07.09.2008 года),

2. Денежные  средства выдаются под отчет при наличии остатка по предыдущим авансам. Отчет о произведенных расходах в установленные сроки не производится.

3. Подотчетные  суммы расходуются не по целевому  назначению.

При проверке правильности соблюдения норм командировочных расходов и обоснованности отнесения подотчетных сумм на затраты по производству продукции (работ, услуг) было выявлено, что нормируемые расходы в пределах и сверх установленных норм относятся на затраты, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций.