Аудит расчетов с подотчётными лисами

Под подотчетными лицами в  бухгалтерском учете понимают работников организации, которым выданы из кассы  наличные деньги с условием представления  отчета об их использовании (отсюда и  термин - "под отчет").

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации  наличных денег под отчет устанавливает  руководитель.

Работник, получивший подотчетную  сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).

При этом организация может  выдавать денежные средства подотчетным  лицам на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

К расходам на хозяйственные  нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Командировочные расходы  возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного  в командировку. Командировка - это  поездка работника в другую местность  для выполнения служебного поручения  вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При  этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает  в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым  заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или  поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим  законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы  по найму жилого помещения; расходы  по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или  почты). На оплату таких расходов работнику  перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах  для установления и поддержания  сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских  расходов приведен в статье 264 НК РФ.

Согласно этой статье, к  представительским расходам относятся  затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого  аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному  обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой  до места проведения встречи и  обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время  переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию  развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами  не являются.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании  расходных кассовых ордеров, по кредиту  — суммы, использованные согласно авансовым  отчетам и сданные в кассу  по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов  подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения в нематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1  «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется по каждой авансовой выдаче.

2.2 Нормативные  документы, регламентирующие расчеты  с подотчетными лицами.

В силу того, что расчеты  с подотчетными лицами затрагивают  несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете  регламентированы в Федеральном "О  бухгалтерском учете".

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила  оформления выдачи оговорены в «Порядке ведения кассовых операций».

В связи с тем, что расчеты  с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными  должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым  предельный размер расчетов наличными  по одной сделке с одним юридическим  лицом не должен превышать 60 000 руб.

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение  предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную  стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального  налога, т.е. они находят свое отражение  в следующих главах Налогового Кодекса  РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС  при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» регламентирует порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает  порядок

учета расходов, произведенных  за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.

Кроме того, расчеты с  подотчетными лицами находят свое отражение  в Положении по бухгалтерскому чету № 10/99 «Расходы организации».

При оформлении командировочных  расходов учитываю нормы Трудового  Кодекса РФ, который оговаривает  перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку, а также  порядок оплаты командированного сотрудника в выходные и праздничные дни.

Размер суточных для бюджетных  организаций устанавливается Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93.

При направлении сотрудника в командировку за границу РФ применяют  следующие нормативные акты: Закон  РФ «О валютном регулировании и валютном контроле», Положение Банка России, Инструкцию Банка России, Положение по бухгалтерскому учету № 3/2006 «Учет активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте».

2.3 Состав первичных  документов и учетных регистров  по расчетам с подотчетными  лицами

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые  необходимо подвергнуть изучению при  проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

1. авансовые отчеты;

 

2. приказы о направлении сотрудников в командировки;

 

3. командировочные удостоверения;

 

4. копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;

 

5. список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

 

6. сметы представительских расходов;

 

7. приказы об утверждении смет представительских расходов;

 

8. оправдательные первичные документы.

 

Операции по расчетам с  подотчетными лицами находят свое отражение  в следующих бухгалтерских регистрах:

 

1. журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

 

2. главная книга;

 

3. иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

Глава 3. Аудит  расчетов с подотчетными лицами: источники информации, план и программа аудиторской проверки, обобщение результатов проверки.

3.1 Источники информации

В качестве аудиторских доказательств  используется следующая информационная база:

§   нормативно-правовые документы, регулирующие порядок учета  и налогообложения расчетных  операций;

§   учетные документы, отражающие факт совершения хозяйственной  операции: авансовый отчет (форма  №АО-1), приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку (форма  №Т-9), командировочное удостоверение (форма №Т-10), служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма  №Т-10а) и др.

§   инвентаризационные материалы, отражающие результаты проведения инвентаризации расчетов: акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма №ИНВ-17), справка к акту инвентаризации;

§   учетные регистры аналитического и синтетического учета, отражающие бухгалтерские записи по расчетным операциям: карточки, ведомости  по счетам, журнал ордер №7, анализы  счетов, обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

§   бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: форма №1 «Бухгалтерский баланс», форма №5 «Приложение к  бухгалтерскому балансу»;

§   прочие аудиторские  доказательства, отражающие законность совершения расчетов: письма, приказы (распоряжения) руководителя, учетная  политика в целях бухгалтерского и налогового учета, акты проверок ревизионных  органов, аудиторские заключения и  др.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок это авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицам и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

3.2 План и программа  аудиторской проверки

Цель аудита расчетных  операций определяется федеральным  стандартом №1 «Цель и основные принципы аудита финансовой (бухгалтерской) отчетности». Цель заключается в выражении мнения о достоверности показателей бухгалтерской отчетности в части задолженности по расчетам с подотчетными лицами. Кроме того аудитор должен высказать мнение о соответствии порядка ведения бухгалтерского учета расчетных операций законодательству РФ.

В процессе аудита решаются следующие задачи:

 

1. инспектирование документального оформления расчетных операций;

 

2. проверка инвентаризационной работы и отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризаций;

 

3. проверка организации аналитического учета расчетных операций по каждому работнику, по каждой сумме, выданной под отчет;

 

4. контроль организации аналитического учета расчетов, своевременности выявления срочной и просроченной задолженности;

 

5. сверка данных аналитического и синтетического учета по счетам расчетов;

 

6. проверка организации синтетического учета в соответствии с инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета и рабочим планом счетов;