Аудит расчетов с подотчётными лисами

 

7. сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе;

 

8. анализ состояния дебиторской и кредиторской задолженности с целью принятия эффективных управленческих решений;

 

9. проверка соблюдения расчетной дисциплины, дебиторской и кредиторской задолженности.

При проверке расчетов с  подотчетными лицами решается комплекс задач, связанных с исследованием  законности, целесообразности, полноты  и своевременности осуществления  расчетов для подтверждения достоверности  и реальности задолженности на счетах бухгалтерского учета.

Результаты оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего  контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и объектов исследования, перечне  аудиторских процедур и приводятся в виде тестов проверки (табл.1)

Разработка общего плана  и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом  субъекте, а также на результатах  проведенных аналитических процедур. Проведением аналитических процедур аудиторская организация должна выявить области, значимые для аудита. Аудиторская организация должна сформировать мнение о деятельности внутреннего аудита, необходимое  для планирования предстоящей проверки.

Эффективность внутреннего  аудита может оказаться важным фактором при оценке аудиторской организацией  аудиторского риска и системы  внутреннего контроля и тем самым  существенно сократить объем  процедур, которые предстоит выполнить  аудиторской организацией, хотя и  не может исключить необходимость  проведения таких процедур полностью.

Оценка внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию. Пример содержания опроса ответственных  работников представлен ниже.

Таблица 1

Тесты проверки состояния  систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Содержание вопроса или  объект исследования	Содержание ответа (результат  проверки)	Выводы аудитора
Имеется ли приказ руководителя об определении круга подотчетных  лиц, сроках отчетности и подотчетных  суммах?	Приказ о закреплении  подотчетных лиц, сроках отчетности имеется	Контроль удовлетворительный
Соответствует ли порядок  расчетов с подотчетными лицами Порядку  ведения кассовых операций в РФ, утвержденному Письмом ЦБ РФ от 04.10.93г. №18?	Порядок расчетов наличными  денежными средствами соответствует  законодательству	Контроль удовлетворительный
Своевременно ли сдаются  авансовые отчеты в бухгалтерию  организации?	Сроки отчетности соблюдаются  и не противоречат законодательству	Необходимо усилить контрольные  функции
Проверяются ли авансовые  отчеты по форме и по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка отчетов и прилагаемых  к ним документов?	Проверяются при отражении  подотчетных сумм в бухгалтерском  учете	Необходимо провести выборочную проверку
Используются ли типовые  формы первичных документов?	Соответствуют Постановлениям Госкомстата России от 05.01.04г. №1 и  от 01.08.01г. №55	Провести инспектирование  документов и арифметический контроль
Применяются ли специализированные компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами?	Используется программа 1С Бухгалтерия	Контроль удовлетворительный
Осуществляется ли контроль лимита расчетов наличными между  юридическими лицами?	Расчет наличными не превышают  установленного лимита	Провести выборочный контроль
Какие документы ведутся  по аналитическому учету расчетов с  подотчетными лицами?	Ведутся ведомости аналитического учета	Провести инспектирование  аналитического учета
Нарушаются ли сроки возврата подотчетных сумм и выдачи перерасхода?	Отсутствуют нарушения в  соблюдении сроков	Контроль удовлетворительный
Правильно отражаются на счетах бухгалтерского учета по расчетам с  подотчетными лицами?	Порядок ведения бухгалтерского учета соответствует действующему законодательству	Провести тестирование записей  в соответствии с Планом счетов

 

По результатам опроса у аудитора, складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют ему сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен или неудовлетворителен. В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами.

На начальном этапе  аудита необходимо убедиться в наличии  распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору следует  запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных  расходах. Фактически произведенные  операции сверяются с положениями, отраженными в приказах руководителя.

 

Далее осуществляется проверка документального оформления авансовых  отчетов. В ходе проверки обращается внимание:

 

1. на порядок оформления авансовых отчетов;

 

2. на порядок оформления командировочных расходов (в том числе за рубеж);

 

3. на случаи передачи подотчетных сумм другому лицу;

 

4. на факты несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;

 

5. на порядок отражения в учете операций с подотчетными лицами.

 

Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает  проверку по форме и по существу отраженных операций.

При проверке авансовых отчетов  по форме осуществляется тестирование авансовых отчетов организации  по признакам соответствия унифицированной  форме и правилам заполнения документов. При этом анализируются:

наличие номера и даты составления  документа;

факт указания подотчетного лица и суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка  и перерасхода;

факт указания назначения аванса;

наличия подписей;

порядок заполнения оборотной  стороны авансового отчета.

Методика документальной проверки авансовых по существу заключается  в проверке законности отраженных в  учете операций с подотчетными лицами.

При этом необходимо проконтролировать  соблюдение сроков предоставления авансовых  отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных  лиц аудитор проверяет путем  сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет  и в авансовых отчетах.

Срок отчетности не может  превышать  трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения  из командировки. При этом аудитор  должен убедиться в наличии приказа  руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут  выдаваться деньги под отчет, и о  сроках отчетности. Параллельно проверяется  наличие значительной дебиторской  задолженности подотчетных лиц  и сроки ее отражения в бухгалтерском  учете, а также причины непогашения  дебиторской задолженности.

Кроме того, осуществляется сверка документов, прилагаемых к  авансовому отчету, с данными, отраженными  в авансовом отчете. Проверке подвергаются авансовые отчеты и прилагаемые  к ним документы: товарные и кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, справки, счета, накладные, квитанции  и т.д.

В процессе проверки авансовых  отчетов детальному исследованию подлежат следующие операции: приобретение МПЗ, командировочные и представительские  расходы, операции по приобретению ГСМ.

Командировочные расходы. 

Контроль наличия документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении  работника в командировку по форме  №Т-9 и командировочного удостоверения  по форме №Т-10 и их соответствия требованиям Постановления Госкомстата  от 05.01.04г. №1.

Проверка наличия служебного задания для направления в  командировку и отчета о его выполнении по форме №Т-10а для определения  источника финансирования расходов и их признания в учете.

Проверка оправдательных документов, подтверждающих расходы (счет-фактура  гостиницы, кассовый чек, квитанция  к приходному кассовому ордеру, билеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, автомобильной стоянки, за право  въезда на территорию города)

Операции по приобретению горюче-смазочных материалов 

Установление производственного  характера расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации, по данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных  масел. Подтверждение расходов на приобретение ГСМ актами о расходе и путевыми листами.

Представительские расходы 

Проверка правомерности  и документального оформления расходов (проведение официального приема, транспортное обеспечение представителей, буфетное обслуживание участников переговоров, оплата услуг переводчиков).

Установление наличия  приказа руководителя и отчета о  представительских расходах, перечня  участников и программы мероприятия, авансового отчета с прилагаемыми документами (товарным и кассовым чеком, закупочным актом и др.).

Проверка обоснованности расходов статей затрат для их подтверждения  в бухгалтерском и налоговом  учете

При проверке авансовых отчетов  обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов с  наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует  проконтролировать не только лимит  суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками или другими  кредиторами, но также и платежные  условия договоров. Сумму платежа  подтверждают кассовые чеки и квитанции  к приходным кассовым ордерам, прилагаемые  к авансовым отчетам подотчетных  лиц.

На заключительном этапе  аудита осуществляется проверка организации  синтетического и аналитического учета  расчетов с подотчетными лицами. Проверка аналитического учета расчетов с  подотчетными лицами осуществляется по подотчетным лицам. При этом сверяются  записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе подотчетных  лиц и в оборотной ведомости  или журнале-ордере.

Устанавливается наличие  суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» по данным Главной  книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» на начало и  конец месяца, и обороты по счету  в аналитическом  и синтетическом  учете сверяются с данными, указанными в Главной книге.

3.3. Обобщение результатов проверки

Аудиторская проверка заканчивается  оформлением двух итоговых документов — акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и  доказательностью, однако, без включения  малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о  том, какие из этих направлений подвергнуты  сплошной проверке, а какие —  выборочной. После этого указываются  выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При  этом в акте наряду с отмеченными  недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента  знакомить третьих лиц, за исключением  случаев, предусмотренных действующим  законодательством (выявление хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской  проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия  или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской  организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.

После подготовки проекта  акта аудиторы знакомят с его содержанием  руководство предприятия, рассматривают  высказанные при этом возражения и замечания, при необходимости  вносят в акт соответствующие  коррективы и подписывают его.

Аудиторское заключение - официальный  документ, дающий оценку достоверности  бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.

Возможны пять видов аудиторских  заключений:

 

1. заключение без замечаний (безоговорочное заключение);

 

2. заключение с замечаниями (заключение с оговорками);

 

3. заключение, привлекающее внимание;

 

4. отрицательное заключение;

 

5. заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение.

Безоговорочно положительное  мнение должно быть выражено тогда, когда  аудитор приходит к заключению о  том, что финансовая (бухгалтерская), отчетность дает достоверное представление  о финансовом положении и результатах  финансово-хозяйственной деятельности аудируемого лица в соответствии с установленными принципами и методами ведения бухгалтерского учета и подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности в Российской Федерации.

Мнение с оговоркой  должно быть выражено в том случае, если аудитор приходит к выводу о  том, что невозможно выразить безоговорочно  положительное мнение, но влияние  разногласий с руководством или  ограничение объема аудита не настолько  существенно и глубоко, чтобы  выразить отрицательное мнение или  отказаться от выражения мнения. Мнение с оговоркой должно содержать  формулировку: "за исключением влияния  обстоятельств..." (указать обстоятельства, к которым относится оговорка).

Включение привлекающей внимание части с описанием проблемы, связанной  с соблюдением принципа непрерывности  деятельности или со значительной неопределенностью, обычно является достаточным с точки  зрения выполнения аудитором своих  обязанностей по подготовке аудиторского заключения. Тем не менее, в некоторых  случаях, например, в случае большого числа факторов неопределенности, значительных для финансовой (бухгалтерской) отчетности, аудитор может посчитать уместным отказаться от выражения мнения о  ее достоверности вместо включения  части, привлекающей внимание к данному  аспекту.