Аудит учета денежных средств в кассе

2. Не оприходование или не  полное оприходование денежной наличности

Не оприходование денежной наличности может быть результатом злого умысла либо недостаточной квалификации или организованности бухгалтера.

Таким образом, почти единственной ситуацией, когда применение санкций реально, является та, когда в течение длительного периода времени проводки по счету 50 "Касса" вообще не делаются, иначе ошибка будет выявлена не позднее следующего дня (или четвертого рабочего дня, следующего за получением денег, в случае получения наличности для выплаты заработной платы). При списании кассовых расходов на счете 50 неминуемо образуется кредитовое сальдо. 
Что касается случаев неполного оприходования полученных денежных средств, то эта ошибка является более распространенной (по сравнению с полным неоприходованием). Чаще всего причиной такой ошибки является неправильное перенесение в учетные регистры (например журнал - ордер N 2) суммы, указанной в чеке. Наиболее часто ошибка допускается в случае, если получаемая сумма не является точной. При этом весьма вероятно ошибочное перенесение порядка цифр.[4]

3. Осуществление расчетов наличными  денежными средствами с другими  организациями

Расчеты наличными денежными средствами между организациями не запрещены, но ограничены предельной суммой, установленной Указанием Банка России. 
Под одним платежом понимаются расчеты одного юридического лица с другим юридическим лицом наличными деньгами за приобретаемые товарно - материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам О разъяснениях по отдельным вопросам "Порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью"). Расходование наличных денег подтверждается копией товарного чека, счетом, накладной, отчетом подотчетного лица о расходовании полученных наличных денег с приложением первичных документов. Законодательством не запрещается проводить оплату по одному договору или поставке в течение нескольких дней в пределах указанных пределов. Таким образом, внесение в кассу, например, 10 000 руб. ежедневно в течение пяти дней в оплату поставки общей суммой 50 000 руб. ошибкой не является.

Что же касается организации - покупателя, то данное нарушение чаще всего имеет место не в кассе: аргументы в подтверждение того, что бухгалтерская проводка Д-т 60 К-т 50 должна считаться неправомерной, будут приведены ниже. Сейчас же отметим, что наличные деньги в оплату товаров (работ, услуг) вносятся не кассиром, а подотчетным лицом организации - покупателя, который работает по доверенности организации и которому под отчет могут быть выданы суммы, значительно превышающие установленные пределы.

4. Нарушения в обеспечении сохранности  денежных средств

В данном случае речь должна идти не об ошибках, а о нарушениях. Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при их доставке из учреждения банка и сдаче в банк. Кроме того, действующими нормативными документами установлен целый ряд требований к техническому оборудованию кассы, организации доставки наличных денег из кредитного учреждения и при их хранении в организации, а также требований к персоналу, выполняющему функции по выдаче денег, их доставке из учреждения банка и охране помещения кассы. 
Даже формальное минимальное отступление от установленных требований может иметь весьма конкретные последствия для руководителя организации и главного бухгалтера. В этом случае договор о полной материальной ответственности, заключенный с кассиром организации, практически может прекратить свое действие. Например, если касса технически оборудована ненадлежащим образом, взыскание недостачи денег с кассира возможно только в судебном порядке, да и то при условии, что имело место не недостача, а хищение, и кассир в этом хищении участвовал.[9], [16]

5. Нарушения ведения кассовых  операций

В штате предприятия предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении руководитель предприятия обязан ознакомить кассира с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной материальной ответственности.

Отсутствие договора о полной материальной ответственности исключает возможность взыскания сумм допущенных недостач в полном объеме. В этом случае к кассиру может быть применена только ограниченная материальная ответственность: взыскан ущерб в размере, не превышающем его оклад.

Кассир не может передоверить кому бы то ни было выполнение своих обязанностей. При необходимости временной замены обязанности кассира возлагаются на другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь) находящиеся у него под отчетом ценности передаются другому кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта (форма инв-15).

Невыполнение данных требований, в частности не составление акта инвентаризации кассы, снимает материальную ответственность и с самого кассира, и с лица, которое его замещает.

Прием наличных денег, поступающих с расчетного счета в банке от покупателей, заказчиков и т.д. в кассу предприятия, производится по приходным кассовым ордерам (форма N КО-1), которые выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер или лицо, на это уполномоченное письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег лицу, внесшему деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Квитанция вручается физическому лицу или прикладывается к выписке банка. До передачи в кассу приходный ордер обязательно регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов (форма N КО-3 ).[11]

Приходные кассовые ордера (выписанные в бухгалтерии, которая расположена отдельно от кассы) запрещается выдавать на руки лицам, внесшим денежные средства. Приходный кассовый ордер передается для исполнения непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписей главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию.

Последствия нарушения этих требований также очевидны. Наиболее вероятной будет ситуация, когда плательщик внесет неполную сумму, подлежащую оплате. Если ордер выписан в бухгалтерии, но не проверен кассиром, ответственность за нанесенный материальный ущерб будет солидарной: бухгалтера, выписавшего ордер, и кассира.

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным (расчетно - платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

В случае если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.[1], [10]

Выводы по разделу два:

В данном разделе была изучена цель и задача аудита, также изучена законадательно - нормативная база при проведении аудита . Изучение источника информации и объекта аудита условного предприятия. Разработан общий план и программа аудита для условного предприятия, составлены возможные аудиторские процедуры и их характеристики, а также составлен перечень типичных ошибок, выявленные в ходе проведения аудита.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 ПРАКТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АУДИТА  ИССЛЕДУЕМОГО ОБЪЕКТА

 

     3.1 Конкретные ситуационные задачи

 

Ситуация 1

 

В фирме «Кулинар» конечное сальдо Главной книги (на 1.01.14) по счету 50 «Касса» равно 6542 руб. При проверке были обнаружены следующие факты:

1) Банковские комиссионные платежи  на сумму 754 руб. не отражены в  ж/о №2 по Кредиту счета 50 «Касса»;

2) Начальное сальдо по счету 50 занижено на 1725 руб.;

3) Пять чеков были отражены  в ж/о №2 по Кредиту 50 «Касса», но представлены в банк. Общая  сумма по чекам равна 2060 руб.;

4) Чек на сумму 6511 руб., полученный 15.12.2013 был  записан по Дебету 50 ж/о №2, однако не был предъявлен к оплате в банк;

5) Чек, выданный Смирнову В. Г. На  сумму 510 руб., был неверно показан  по Дебету 50 «Касса» и Кредиту счета 56 «Денежные документы»;

6) Сальдо по счету 50 «Касса», отраженное  в выписке банка на 1.01.14г., равно 2552 руб.

Необходимо:

а) Определить рекомендации аудитора по внесению корректировок в ведомость и ж/о №2;

б) Подготовить банковскую сверку на 1.01.14г.

 

Решение:

Аудитору следует предоставить письмо на имя руководителя фирмы-клиента с предложением действий, которые должен выполнить главный бухгалтер:

1. Начальное сальдо, показанное в сумме 6542 руб., было искусственно занижено на 1725 руб. На самом деле главный бухгалтер должен был показать его в сумме 6542+1726=8267 руб. Далее из полученной суммы надо изъять банковские комиссионные платежи в сумме 754 руб., а также сумму чека, выданную Смирнову В. Г. на 510 руб. В результате, конечное сальдо должно быть равно 7003руб. (8267-754-510) руб.
2. Банковская сверка на 1.01.14г.: Сальдо по выписке банка – 2552 руб.;  
   Плюс не откредитованные  депоненты – 6511 руб.; 
   Минус не предоставленные чеки – 2060 руб.; 
   Сальдо по счету 50 «Касса» - 7003 руб.

Вывод: Ошибка в подсчете начального сальдо носила арифметический характер и исправляется корректурным способом, т.е увеличением 6542 руб. на 1725 руб. На сумму банковских комиссионных платежей банку бухгалтер должен рекомендовать аудитору составлять запись:

Д 80                   К 50                                        754

На сумму выданного чека необходимо составить запись:

Д 50                   К 56                                        510

Д 56                   К 50                                        510.

Рабочий документ:

Первичный уч. документ.	Наименование поставщика	Основание платежа	Сумма в рублях.
Прих. кассовый ордер	Фирма «Кулинар»	Банковские комис. платежи.	754
Прих. кассовый ордер	Смирнову	Выданный чек	510
Прих. кассовый ордер	Смирнову	Выданный чек	510

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ситуация 2

 

Согласно кассовым отчетам и приложенным к ним документам организация производила расчет наличными деньгами со следующими поставщиками:

Таблица 3

Дата	№ РКО	Наименование поставщика	Документ	Сумма, руб.	В т.ч. НДС
15.10.	51	ЗАО «Полюс»	Сч-фактура №456	24 000	4 000
15.10.	52	ООО «Конус»	Сч-фактура №35	15 600	2 600
15.10.	53	ЗАО «Полюс»	Сч-фактура №456	39 000	6 500
15.10.	54	Физ. лицо Андреев	Акт закупки	15 000	2 500