Автоматизация бухгалтерского учета заработной платы

2. Организация учета  заработной платы 

2.1. Экономическая характеристика ЗАО «Сахарного комбината «Алексеевский»

ЗАО «Сахарный комбинат «Алексеевский» находится в юго-восточной  части области на границе с  Воронежской областью (Острогожский, Каменский, Россошанский районы), имеет  административные границы с Красногвардейским, Красненским, Вейделевским районами Белгородской области. Алексеевский район располагает сетью автомобильных дорог с твердым покрытием, а также железнодорожным сообщением, что позволяет эффективно использовать привозное сырье, материалы, топливо и осуществлять сбыт готовой продукции.

18 мая 1956 года ЦК  КПСС и Совет Министров СССР  приняли постановление за №  673 о строительстве в Белгородской  области сахарного завода. Затем  16 декабря 1958 года белгородским  советом народного хозяйства  утверждено задание на проект  Алексеевского сахарного завода мощностью 2500 тонн сахарный свеклы в сутки. 25 ноября 1962 был пущен завод. Позднее завод был реконструирован с 2500 тонн до 3000 тонн свеклы в сутки. В 1977 году завод начал использовать мощности по переработке сахара - сырца. В 1993 - 1994 годах была произведена большая реконструкция, после чего мощность завода до продуктивного отделения стала 4200 тонн свеклы в сутки. За сезон завод перерабатывал 300 тысяч тонн свеклы. Выход сахара за сезоны переработки около 14 %. В 2001 году завод выпускал сахар рафинированный, в 2005 году начат выпуск гранулированного жома. В 2004 год завод преобразован в ЗАО «Сахарный комбинат «Алексеевский». С момента существования завода были проведены реконструкции, направленные на повышение производительности, а именно реконструирован и изменен тракт подачи свеклы, свеклоперерабатавающего цеха, сокоочистительного цеха, упаковочного отделения.

Основной целью ЗАО  «Сахарный комбинат «Алексеевский» является получение прибыли. Основными  видами деятельности являются: производство и реализация сахара из сахарной свеклы; производство жома, патоки и мелассы; оказание автотранспортных услуг.

Руководство текущей  деятельностью осуществляется генеральным  директором.

 Бухгалтерский учет на предприятие осуществляется в бухгалтерии. Она  состоит из главного бухгалтера и находящегося в его подчинении  заместителя главного бухгалтера по учету и  ведущего бухгалтера по налогам. В подчинении последних находятся: бухгалтер сырьевого отдела, который возглавляет операторов по учету сырья и выписки готовой продукции; бухгалтера по учету сырья; бухгалтера по учету МПЗ, бухгалтера по учету производства; старший бухгалтер расчетов по оплате труда, возглавляющий двух операторов расчетов про оплате труда; бухгалтер финансист и находящийся в его подчинении оператор клиент-банк; бухгалтер по расчетам с поставщиками и подрядчиками; бухгалтер по учету основных средств; бухгалтер по учету готовой продукции и кассир.

Бухгалтерский учет на предприятие  осуществляется в соответствие с  требованиями, установленными в ФЗ № 129 от 21.11.1996 и в соответствие с положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ № 34Н от 29.07.1998. Бухгалтерский учет на предприятие ведется в соответствие с учетной политикой, которая составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем на основе ПБУ 1/2010 «Учетная политика организации».

Годовая бухгалтерская  отчетность ЗАО «Сахарный комбинат «Алексеевский» состоит из бухгалтерского баланса (форма № 1), отчета о прибылях и убытках (форма № 2), отчета об изменениях капитала (форма № 3), отчета о движении денежных средств (форма № 4), приложения к бухгалтерскому балансу (форма № 5), пояснительная записка.

2.2. Оперативный  учёт личного состава и использования  рабочего времени

Как подчёркивает Н.П. Кондраков в своём труде-учебнике «Бухгалтерский учёт», на основании первичных документов ведётся оперативный учёт численности работников и отработанного времени.

Используют унифицированные  формы первичных учётных документов, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учёту труда и его оплаты», для учёта личного состава, начисления и выплат заработной платы. Оперативный учёт численности работников ведётся на основании приказа или распоряжения о приёме работника на работу (форма № Т-1) и приказа либо распоряжения о приёме работников на работу (форма № Т-1а), применяемые для оформления и учёта, принимаемых на работу по трудовому договору или контракту, которые составляются лицом, ответственным за приём, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

На принятых на работу на основании приказа о приёме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании  учебного заведения и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, который сообщает о себе работник заполняются личная карточка работника (форма № Т-2) и личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая применяется для учёта лиц, замещающих государственные должности государственной службы.

Для всестороннего анализа  оперативного учёта использования  рабочего времени необходимо дать понятие  штатному расписанию или утвержденный соответствующими органами перечень численного состава сотрудников какого-либо учреждения с указанием должностей и окладов. Штатное расписание (форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. В научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, которые осуществляют деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников применяется учётная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4). Аналогично ведётся также личная карточка на каждого научного и научно-педагогического работника (форма № Т-2). О переводе работника на другую работу составляется соответствующий приказ или распоряжение (форма № Т-5), а также приказ либо распоряжении о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) используются для оформления и учёта перевода работника(ов) на другую работу в организации.

Предоставление отпусков работникам происходит на основании  Приказ или распоряжения о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) и приказа или распоряжения о  предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а). Делаются отметки в личной карточке, лицевом счёте и производится расчёт заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику» на основании вышеуказанного приказа. Так же является упорядоченным и отпуска, предоставляемые работникам по средствам составления графика отпусков (расписание очередности предоставления отпусков рабочим и служащим данного предприятия, учреждения, организации (цеха, участка)) по форме № Т-7. Данная форма предназначена для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. О прекращении действия трудового договора или контракта с работником по форме № Т-8 составляется приказ либо распоряжение, равно как и составляется приказ или распоряжение о прекращении действия трудового договора либо контракта с работниками по форме № Т-8а с целью оформления и учёта увольнения работника (ов).

На основании данного документа делается запись в личной карточке, лицевом счёте, трудовой книжке, производится расчёт с работником по форме № Т-61 «Записка-расчёт при прекращении действия трудового договора или контракта с работником». Направление работника в командировку оформляется приказом либо распоряжением по форме № Т-9, как и документальное оформление о направлении работников в командировку подкрепляется приказом или распоряжением по форме № Т-9а, применяемое для оформления и учёта направлений работника (ов) в командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку. При этом документ, выдаваемый работнику, который выполняет служебное поручение вне постоянного места работы, то есть находится в командировке (командировочное удостоверение) по форме № Т-10 является документом, который удостоверяет время пребывания работника в служебной командировке. За данный период работник несёт командировочные расходы или затраты по возмещению расходов работников при выполнении ими служебного задания вне места постоянной работы. Используются для оформления и учёта служебного задания для направления в командировку, а также отчёта о его выполнении служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении по форме № Т-10а. Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Применяют для осуществления табельного учёта и контроля трудовой дисциплины табель учёта использования рабочего времени и расчета заработной платы по форме № Т-12, а так же табель учёта использования рабочего времени по форме № Т-13. Для учёта использования рабочего времени, а так же расчёта заработной платы предназначена форма № Т-12, а - только для учета использования рабочего времени - форма № Т-13, применяется в условиях автоматизированной обработки данных.

 По мнению А.И.  Пасько и его труда «Бухгалтерский  финансовый учёт», могут быть  созданы с помощью средств вычислительной техники бланки табеля с частично заполненными реквизитами, при этом форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.

Первичные документы  содержат в себе, как правило, такие  реквизиты или показатели, независимо от их формы, как место работы, то есть цех, участок, отделение; время работы либо дата; наименование и разряд работы или операции; количество и качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих; нормы времени и расценки за единицу работы; сумму заработной платы рабочих; шифры учёта затрат, относимая начисленная заработная плата; количество нормо-часов по выполненной работе. На основании табелей показатели, которые необходимы для контроля за использованием рабочей силы на производстве, ликвидации простоев, сокращения невыходов на работу, устранения других непроизводительных затрат рабочего времени и для составления информации по труду, характеризуют трудовые ресурсы по предприятию в целом, сгруппированные за месяц. Успешно используются приёмы рационального учёта отработанных часов в настоящее время на многих предприятиях. Невыходы на работу, на основании данных о которых и неотработанных часах определяется отработанное время определяются по отсутствующим пропускам; учёт рабочего времени ведется во многих случаях путём регистрации только неотработанных часов, а в табелях отражают только отклонения от нормальных условий работы.

2.3. Учёт выработки и  документальное оформление заработной  платы

Необходимо выяснить, как выполняются плановые показатели норм выработки.

Для этого средняя  плановая выработки одного рабочего, определяемая путём деления плановой выработки одного рабочего на плановый коэффициент выполнения норм, сравнивается с фактической нормой выработки, то есть фактическая выработка делится на фактический коэффициент выполнения норм.

Изменение размера оплаты труда относится к изменениям определенных сторонами условий  трудового договора. Снижение оплаты труда по инициативе работодателя возможно лишь в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены. Основным документом, закрепляющим существующий в организации размер оплаты труда по определенным должностям, является штатное расписание, о необходимости составления которого указывается в трудовом законодательстве, форма утверждена Постановлением Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».

Согласно которому по учёту кадров документальное оформление заработной платы следующее: 1) №  Т-1 «Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу»; 2) №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приёме работников на работу»; 3) № Т-2 «Личная карточка работника»; 4) № Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»; 5) № Т-3 «Штатное расписание»; 6) № Т-4 «Учётная карточка научного, научно-педагогического работника», № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»; № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»; № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»; № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»; № Т-7 «График отпусков»; № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»; № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»; № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»; № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»; № Т-10 «Командировочное удостоверение»; № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»; № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников». Согласно Постановлению Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учёту труда и его оплаты» по учёту рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда предусмотрена такая документация как: 1) № Т-12 «Табель учёта рабочего времени и расчета оплаты труда»; 2) № Т-13 «Табель учёта рабочего времени»; 3) № Т-49 «Расчётно-платежная ведомость»; 4) № Т-51 «Расчётная ведомость»; 5) № Т-53 «Платежная ведомость»; 6) № Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»; 7) № Т-54 «Лицевой счет»; 8) № Т-54а «Лицевой счёт»; 9) № Т-60 «Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику»; 10) № Т-61 «Записка-расчёт при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»; 11) № Т-73 «Акт о приёме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы». Как подчёркивает Е.В. Галкина и её труд - учебник «Бухгалтерский учёт и аудит», нередко работодатель, считая, что порядок изменения штатного расписания детально не урегулирован законом, изменяет его по своему усмотрению, в том числе и заработную плату работников. Заработная плата работников является необходимым условием трудового договора. Работодатель, изменяя размер оплаты труда, не всегда задумывается о документальном оформлении данных действий или не предвидит последствия, которые могут быть вызваны неправильным оформлением этого. По учёту рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда Постановление Госкомстата России «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты» подразумевает такие документы как: 1) № Т-12 «Табель учёта рабочего времени и расчета оплаты труда»; № Т-13 «Табель учёта рабочего времени»; № Т-49 «Расчётно-платежная ведомость»; № Т-51 «Расчетная ведомость»; № Т-53 «Платежная ведомость»; № Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»; № Т-54 «Лицевой счёт»; № Т-54а «Лицевой счёт»; № Т-60 «Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику», № Т-61 «Записка-расчёт при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»; № Т-73 «Акт о приёме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».