Автоматизация процесса учета персонала в компании «Центр Кадровых Технологий»

Задачи:

• Производство продукта более понятного и простого в обращении, и как следствие - сокращение расходов на обучение, адаптацию и техническую поддержку пользователя.
• Разработка продукта точно позиционированного на потребности пользователя с минимизацией риска неожиданных изменений требований к продукту.
• Проектирование и дизайн новых разработок компании.
• Обеспечение высокого уровня технических и пользовательских качеств, проектируемых решений за счёт использования передовых технологий и знаний в предметной области.
• Улучшение качества программного продукта путем наделения его свойствами и характеристиками, привлекательными для пользователя, что обеспечит продукту дополнительные конкурентные преимущества.

 

Отдел по продажам и маркетингу.

Отдел по продажам и маркетингу занимается рекламой и сбытом товара, определяет, какой должен быть стимул для покупателя. Высокий уровень конкуренции на рынке стимулирует постоянный поиск новых, еще более универсальных и гибких способов продвижения товаров.

Работники отдела принимают заказы, выписывают счета, оформляют документы. Покупка товара производится при помощи перевода необходимой суммы  денег на счёт организаций. При выдаче оплаченного товара оформляется расходная накладная и счёт-фактура.

Под продвижением товаров подразумевают коммуникационные стратегии, к которым прибегает фирма, чтобы довести до потребителей преимущества своей продукции и побудить к ее приобретению. У продвижения есть три основные задачи: информировать, убеждать и напоминать. Цель продвижения заключается в том, чтобы заставить потребителей узнавать и приобретать товары компании.

Выделяют 4 основные группы методов продвижения товаров.

1. Товарная реклама - это  форма неличного обращения к  потенциальным потребителям в  целях их убеждения приобрести товары или услуги. Товарная реклама стремится добиться известности торговой марки, а добившись ее, напоминать потребителям о её достоинствах.

2. Стимулирование сбыта. Мероприятия по стимулированию  сбыта могут быть направлены  производителем либо на участников каналов сбыта, либо непосредственно на потребителей. К таким мероприятиям относят проведение семинаров по обучению способам эффективных продаж для дистрибьюторов, пробные предложения; распродажи и торговые скидки; купоны; демонстрация и тестирование товаров; выкладка товара (мерчендайзинг); внутренние витрины; конкурсы и лотереи на упаковке товара; подарки покупателям; сувениры с напоминанием о товаре.

З. Личные продажи — это представление товара при непосредственном контакте продавца и покупателя. Существует два метода личных продаж: по телефону и через агентов. В ходе личной продажи покупатель приобретает не только товар, но и продавца в качестве консультанта и советчика. Личный контакт позволяет оказывать большее влияние на покупателя, чем реклама в СМИ, поэтому более высокие затраты на их организацию бывают оправданными.

4. Формирование общественного  мнения.

Позитивное мнение о предприятии не возникает само по себе. Обеспечение компании положительной известности в обществе и противодействие негативным мнениям и слухам о ней - основная задача.

Постоянно меняющиеся внешние условия ведут не только к трансформации и совершенствованию используемых методов продвижения, но и к смещению акцентов и приоритетов в самой теории маркетинга. В последнее десятилетие центр тяжести всей маркетинговой деятельности предприятий перемещается с продукта на покупателя.

 

Финансовый отдел.

В финансовой службе составляется: финансово-кредитное планирование, финансово - оперативная работа, контрольно-аналитическая работа, и управленческий учет.

В бухгалтерии составляют товарный отчет (формирование накладных, счет-фактур). Авансовый отчет. Книга продаж, книга покупок. Взаиморасчеты с поставщиками. Сдача документов в архив.

Обработка первичной документации • Формирование Книги - покупок, Книги - продаж, журналов-ордеров. • Начисление заработной платы. • Составление отчетности: НДС, НсП, ФСС, ЕСН.

 

Юридический отдел.

Юридическая служба способствует подготовке обоснованных ответов при отклонении претензионных и исковых требований контрагентов ООО «ЦКТ», осуществляет оформление ведение дел в судах общей и специальной юрисдикции, осуществляет их учет и хранение. Способствует укреплению договорной, финансовой и трудовой дисциплины, обеспечению сохранности собственности фирмы, ведет установленную отчетность по претензиционно-исковой и другой работе организации. Осуществляет работу по правовой пропаганде, ознакомлению должностных лиц с нормативными актами, относящимися к их деятельности, и об их изменениях в действующем законодательстве.

 

Отдел кадров.

Служба персонала организует работу с кадрами в соответствии с общими целями и поставленными задачами генерального директора, укомплектование предприятия работниками необходимых профессий, доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников, ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Своевременно предоставляет в бухгалтерию: приказы, записки расчеты на сотрудников уходящих в отпуска, копии документов на принятых, переведенных и уволенных сотрудников.

 

1.3  Существующая система учёта.

 

До автоматизации бизнес-процесса учет персонала в ООО «Центр Кадровых Технологий» осуществлялся с использованием СУБД MS Access.

 

Схема данных показана на рисунке 1.

 

Рис. 2 Схема данных.

 

Для работы с вводимыми данными в БД была создана форма для просмотра и редактирования списка сотрудников, сгруппированных по подразделениям:

 

Рис. 3 Созданная форма.

 

 

Рис. 4 Форма в режиме «Конструктор».

Недостатки существующей информационной системы:

• Отсутствие автоматического расчёта больничных листов, отпусков и т. п.;
• Сложность заполнения форм вручную;
• Отсутствие многопользовательской поддержки;
• Несоответствие печатных форм отчётов, утверждённых законодательством;
• Трудность восстановления данных при сбоях или отключении системы;
• Учет контрактов и трудовых книжек;
• Отсутствие шаблонов приказов (документов);
• Отсутствие импорта данных;
• Малый объем общих (анкетных) сведений о сотруднике.

 

К недостаткам непосредственно MS Access можно отнести ее низкую производительность. Еще более серьезный недостаток заключается в ограниченности объема обрабатываемых данных: не рекомендуется использовать эту СУБД для базы, которая может разрастись более чем до 100 Мбайт. Хотя MS Access и обладает весьма привлекательной возможностью выполнения полного цикла работ над проектом, но недостаточная отлаженность его компонентов снижает возможности широкого применения, особенно в проектах, которые, с высокой степенью вероятности, будут расширяться в дальнейшем.

 

1.4  Анализ предметной области (отдела кадров).

 

В качестве предметной области рассматривается отдел кадров «ЦКТ».

 

Отдел кадров - это структура в организации, которая занимается управлением персоналом в организации, то есть деятельностью людей, выполняющих на предприятии или в организации функции, способствующие наиболее эффективному использованию человеческих ресурсов для достижения первичных целей предприятии (организации). 

Цель отдела кадров - это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации, опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала. 
Задачи отдела кадров: 
Основными задачами отдела кадров являются:

• организация отбора, набора и найма персонала, необходимой квалификации и в требуемом объеме;
• создание эффективной системы штатных сотрудников;
• разработка карьерных планов сотрудников;
• разработка кадровых технологий и др.

Управление персоналом организации осуществляет группа специалистов, выполняющих соответствующую функцию, в качестве работников кадровой службы, а также руководителей всех линейных подразделений, выполняющих функцию управляющих по отношению к своим подчиненным.

Функции отдела кадров:

Отдел кадров на предприятии обладает функциональной и организационной функцией.

В функциональном отношении отдел кадров занимается определением стратегии предприятия. Формированием управления персоналом на предприятии, учитывается стратегия деятельности предприятия, которую выбрал руководитель. Также он занимается планированием потребности предприятия в персонале и, конечно же, привлечением, отбором и оценкой персонала.

Для привлечения, отбора и оценки кадров отдел кадров осуществляет следующие мероприятия:

• оптимизирует соотношение внутреннего (перемещения внутри предприятия) и внешнего (прием новых сотрудников) привлечения персонала;
• разрабатывает критерии отбора персонала;
• распределяют новых работников по рабочим местам.

Повышение квалификации персонала и его переподготовка также является одной из функций отдела кадров. Для осуществления этой функции отдел кадров:

• планирует меры по обеспечению уровня квалификации своих работников;
• выбирает формы обучения работников при повышении квалификации;
• организует повышение квалификации и переподготовку персонала на предприятии;
• определяет принципы, формы и сроки аттестации кадров.

В рамках работы по увольнению персонала отдел кадров должен осуществлять:

• анализ причин высвобождения персонала;
• выбор вариантов высвобождения персонала;
• обеспечение социальных гарантий увольняющимся работникам предприятия.

Отдел кадров в организации также обязан осуществить работу по построению и организации работ, в том числе определению рабочих мест, функциональных и технологических связей между ними, содержанию и последовательности выполнения работ, условий труда. Для выполнения этой функции отдел кадров должен:

• определять содержание работ на каждом рабочем месте;
• стремиться к созданию более благоприятных условий труда;
• проводить оперативный контроль за работой персонала;
• осуществлять краткосрочное планирование профессионально-квалификационного развития персонала.

И наконец, главное, за что в какой-то мере ответственен отдел кадров, - за управление затратами на персонал и социальными услугами, предоставляемыми персоналу.

Отдел кадров должен планировать затраты на персонал, должен разрабатывать и внедрять системы заработной платы, определять особенности оплаты труда отдельных категорий работников, занятых на предприятии;

Ну и конечно, отдел кадров в организации обязан обеспечить нормальную трудовую деятельность всех работников и всех структурных подразделений на предприятии, которые несут ответственность за работу с персоналом.

В результате предпроектного исследования мною установлено, что отдел кадров на предприятии нуждается в автоматизации своей деятельности с целью оперативной обработки данных о сотрудниках, что упростило бы доступ к информации о личном составе по бухгалтерии, на основе которых составляются таблицы с соответствующей информацией.

Функции выбранной предметной области ограничены следующими локальными задачами:

• оперативный контроль и учёт кадров на предприятии;
• выдача справок и выходных документов о сотрудниках, налоговых льготах и других сведений;
• анализ и обработка входной информации о персонале компании.

 

1.5  Постановка задачи.

 

В работе коммерческой организации важное значение имеет постоянный оперативный контроль и учёт кадров, что даёт возможность своевременно предвидеть и устранять возможные трудности.

Внедряемая информационная система должна автоматизировать следующие процессы:

• расчет отпусков:

• Очередной отпуск
• Отпуск без сохранения заработка
• Отпуск по беременности и родам
• Отпуск по уходу за ребенком