Автоматизация процесса учета персонала в компании «Центр Кадровых Технологий»

• учет сотрудников:

• Кандидаты на работу
• Внештатные сотрудники
• Штатные сотрудники
• Временно неработающие сотрудники (в декретных отпусках и т.п.)
• Уволенные сотрудники

• управленческий учет:

• Прием на работу
• Перевод
• Увольнение
• Больничный лист
• Командировка
• Повышение квалификации
• Профессиональная переподготовка
• Изменение заработной платы
• Изменение ФИО
• Поощрение
• Аттестация

• учет рабочего времени:

• табель учета рабочего времени

• планирование работы

• делопроизводство:

• Распорядительные документы: приказы, служебные записки
• Информационно-справочные документы: справки, контракты, поздравительные открытки, письма, конверты
• Организационные документы: должностные инструкции, описания подразделений

• поиск информации в БД:

• Поиск по личным делам
• Поиск по кадровым операциям
• Поиск по документам

• построение отчетов:

   • Форма N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу"

   • Форма N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу"

   • Форма N Т-2 и Т-2 ГС (МС) "Личная  карточка работника"

   • Форма N Т-3 "Штатное  расписание"

   • Форма N Т-4 "Учетная  карточка научно-педагогического  работника"

   • Форма N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую  работу"

   • Форма N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую  работу"

   • Форма N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику"

   • Форма N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам"

   • Форма N Т-7 "График отпусков"

   • Форма N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником"

   • Форма N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового  договора (контракта) с работниками"

   • Форма N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку"

   • Форма N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в  командировку"

   • Форма N Т-10 "Командировочное  удостоверение"

   • Форма N Т-10а "Служебное  задание для направления в  командировку и отчет о его выполнении"

   • Форма N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника"

   • Форма N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников"

   • Форма N Т-13 "Табель учета  использования рабочего времени"

   • Форма N Т-60 "Записка-расчет  о предоставлении отпуска работнику" (первая стр.)

   • Форма N Т-61 "Записка-расчет  при увольнении" (первая страница)

   • Форма N Т-73 "Акт о  приеме работ, выполненных по  срочному трудовому договору"

 

1.6  Выводы.

 

В первой главе были рассмотрены основные направления деятельности компании, её организационная структура и основные бизнес-процессы. Также в процессе рассмотрения карты бизнес-процессов ЦКТ была выделена область деятельности, в рамках которой будет производиться  автоматизация. Таким образом, границы процесса, который будет усовершенствоваться, четко определены. Это важно для того, чтобы при анализе бизнес-процесса акцентировать внимание именно на выделенной зоне интересов и не выходить за её рамки.

Затем была подробнее рассмотрена система учета кадров. В результате был выявлен ряд существенных недостатков.

Процесс ручного выполнения операций отнимает значительную часть времени работы отдела, отсутствие печатных форм отчётов, утверждённых законодательством,  вынуждают постоянно создавать новые формы, следя за их актуальностью, малый объем СУБД вкупе с ее низкой производительностью тормозят процессы обработки информации о сотрудниках – все это в значительной степени замедляет весь бизнес-процесс.

 

2.  ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ.

 

Решение любой проблемы, изначально предполагающей в качестве результата практическое приложение в форме решения какой-либо одной задачи или комплекса задач (или это приложение появляется как логическая неизбежность в процессе изучения проблемы), в своем развитии может быть представлено двумя уровнями. Первый уровень — теоретический или описательный, который включает в себя следующие этапы: возникновение идеи, определение понятий, исследование проблемы, собственно описание, анализ, формулирование выводов и рекомендаций. Второй уровень — прикладной или технологический. Он состоит из таких этапов, как: общая постановка задачи, способы решения, детализация решения используемые средства для решения, воплощение, описание технологии, использование.

 

Задачи экономического характера и задачи, связанные с управлением людьми, имеют своей конечной целью именно практический аспект.

Одна из главных особенностей применения компьютерных технологий в практике решения различных задач, включая задачи управления персоналом, заключается в упорядочении и формализации всех потенциальных решений, которые будут подлежать автоматизации. Если речь идет об управлении персоналом в рамках предприятия, то, прежде всего, неизбежно возникает вопрос дифференциации и очередности перевода решения соответствующих задач в режим новых информационных технологий.

 

Управление персоналом – основным ресурсом каждого предприятия – сегодня становится задачей первостепенной важности. Создание условий для привлечения и удержания лучших сотрудников, своевременная подготовка кадровых ресурсов для удовлетворения потребностей бизнеса – это необходимые составляющие успеха любой компании. Но для того чтобы иметь возможность принимать верные управленческие решения, нужно владеть актуальной, полной и достоверной информацией о персонале, который, к тому же, является наиболее непостоянным, изменчивым ресурсом предприятия. Возможности его использования зависят от многих факторов – экономических, законодательных, демографических. Чтобы анализировать ситуацию, руководитель должен знать о своих кадрах всё.

 

Информация о персонале аккумулируется в кадровых службах, деятельность которых сегодня, как правило, поддерживается теми или иными программными приложениями для автоматизации процессов ведения кадрового учета, расчета заработной платы и пр. Однако в крупных распределенных компаниях типична ситуация, когда кадровая информация различных подразделений и бизнес-единиц хранится разрозненно, частично – в бумажном виде, объемы информации очень большие, и для того чтобы провести какой-либо анализ движения персонала приходится потратить значительное количество времени и сил.

 

Одной из современных тенденций в применении средств автоматизации процессов управления персоналом на крупных предприятиях становится создание единой централизованной информационной системы управления персоналом, которая служит эффективным инструментом для автоматизации процедур HR-отдела, для консолидации и анализа информации о кадровых ресурсах. Единая система позволяет вводить данные однократно и в дальнейшем использовать в разных видах кадровых операций и учета. В централизованной автоматизированной системе поддерживается единое хранилище информации, что дает возможность формировать сводные отчеты и получать интересующую руководителя информацию.

 

2.1  Бизнес-процессы  кадрового учета на ООО «Центр Кадровых Технологий».

 

Созданная модель описывает работу отдела кадров, одним из результатов действий которого является формирование отчетов по запросам.

 

Контекстная диаграмма проекта показана на рисунке 5. В контекст входит описание цели моделирования, области (описания того, что будет рассматриваться как компонент системы, а что как внешнее воздействие) и точки зрения (позиция, с которой будет строиться модель).

 

Рис. 5  Контекстная диаграмма проекта.

Диаграмма детализации второго уровня модели представлена на рисунке 6. Блоки на диаграмме размещаются по «ступенчатой» схеме в соответствии с их доминированием – влиянием, которое один блок оказывает на другие.

 

Организация управления персоналом.

Первый уровень декомпозиции состоит из 4 блоков (рисунок 6):

• Планирование потребностей в персонале
• Учет движений сотрудников
• Управления компетенциями сотрудников
• Учет отпусков персонала

 

Рис. 6  Организация управления персоналом.

Планирование потребностей в персонале.

Целью планирования персонала как ресурсов и затрат является определение численного состава работников на должностях в подразделениях (фактически, штатное расписание) и определение затрат на персонал.

Планирование потребностей в человеческих ресурсах будет осуществляться с помощью кадрового плана, который состоит из штатного расписания, определяющего плановый численный состав работников в подразделениях, и из фонда оплаты труда, определяющего издержки на оплату (покупку) труда.

Планировать потребности в персонале будет менеджер по персоналу на основе данных годового плана фирмы, текущих потребностей в персонале, а также данных мониторинга рынка труда. Утверждение кадрового плана входит в полномочия генерального директора фирмы.

В случае принятия решения по открытию новой вакансии в организации, менеджер по персоналу будет оформлять документ типовой конфигурации «Изменение кадрового плана», в котором указывается подразделение, проектируемая должность, количество ставок и плановые ежемесячные затраты на оплату труда. Кроме того, менеджер по персоналу будет готовить описание должности, должностные инструкции и должностные требования в регистре сведений «Кадровый план». Подготовленный проект изменений кадрового плана будет либо утвержден, либо отклонен генеральным директором.

 

Рис. 7  Планирование потребностей в персонале.

Учет движения сотрудников.

Учет работы с кандидатами будет реализован с помощью подсистемы подбора кадров, предназначенной для документирования и автоматизации процесса подбора и оценки кандидатов, проводимой отделом кадров. В рамках этой подсистемы предусмотрено выполнение следующих функций:

• хранение личных данных о кандидатах как о физических лицах;
• хранение материалов, появляющихся в процессе работы с кандидатами, от резюме до результатов анкетирования;
• планирование встреч с кандидатами и регистрация принятых решений вплоть до принятия на работу.

Для работы с кандидатами будут использоваться следующие средства:

• менеджер контактов, позволяющий осуществить всю процедуру подбора кадров;
• список кандидатов;
• события  (для регистрации запланированных и хранения уже совершившихся событий и их результатов), регистрация кандидатов, регистрация собеседования кандидата, электронное письмо, оценка кандидата и оценка испытательного срока.

 

Рис. 8  Учет движения сотрудников.

Управление компетенциями сотрудников.

• Оценка персонала по компетенциям.

Под компетенцией понимаются формализованные критерии оценки качеств персонала, оценку которых необходимо проводить по шкалам оценки. При оценке качеств персонала могут использоваться различные шкалы оценки: двухбалльная, трехбалльная и т.д.

Для описания критериев оценки персонала в информационной системе будет использоваться справочник «Компетенции работников», в котором менеджер по персоналу будет описывать компетенцию и систему её оценки.

После описания компетенций в соответствующем справочнике, необходимо для каждой должности задать набор должностных компетенций.